劉芳汝

摘 要：長期以來，人事檔案管理工作一直是事業(yè)單位的重點工作之一，發(fā)揮的作用不容忽視。實施科學合理的人事檔案管理，可以保證事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。但是在新形勢下，各方面的工作要求越來越高，事業(yè)單位對人才的需求也越來越大。唯有做好機關(guān)人事檔案管理工作，才能使優(yōu)秀人才充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文就事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策進行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;現(xiàn)狀;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.009

在人力資源管理中，事業(yè)單位干部的人事檔案管理工作是其中一項極其重要的內(nèi)容。干部人事檔案資料包含干部經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容，是機關(guān)對干部進行分析和評優(yōu)的重要依據(jù)，是人事工作的重點。在新的歷史條件下，干部人事檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，為機關(guān)資源優(yōu)化配置提供有價值的資料。目前，隨著人事制度改革和信息化技術(shù)的應(yīng)用，新形勢下檔案管理體制改革的步伐越來越大，檔案管理工作效率提高，更加適應(yīng)社會發(fā)展。

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1）管理制度不完善。干部人事檔案管理在干部選拔、任用等一系列社會活動中發(fā)揮著重要的證明作用，要在管理制度上下功夫，如果管理不到位，就會造成許多嚴重問題。據(jù)悉，目前我國大部分機關(guān)檔案管理工作還不合理，沒有建立專門小組負責這項工作，整個工作管理流程混亂，管理檔案沒有制定相應(yīng)的統(tǒng)一標準，管理重點沒有明確，有些人事檔案資料沒有及時收集歸檔，內(nèi)容不全;還有一些檔案凌亂，明顯缺乏分類整理。另外，還存在相關(guān)人員干部檔案管理意識不強，管理模式陳舊，直接導致其他管理手段落后，多數(shù)縣級單位干部人事檔案基本上依靠人工管理，主要是手工填制，工作量大，速度慢，效率低，在科技、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人工管理明顯不適應(yīng)新形勢。有些單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式，如事業(yè)單位人員變動頻繁，部分人員對檔案重要性認識不足，致使檔案管理工作隨意性，檔案管理效率不高。2）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是當前檔案部門工作人員對檔案工作對每個重要性認識不足，工作態(tài)度不認真。在平時的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理作為簡單材料的裝訂整理，只要在工作中對材妥善保管好，避免材料丟失、漏報即完成工作要求。這一狀況使得檔案工作常常處于應(yīng)付狀態(tài)。二是一般事業(yè)單位工作人員對自身檔案不重視，歸檔不及時。例如有的干部平時考核后沒有及時移交給檔案管理部門;有的干部提供的個人信息不全面，致使檔案管理部門無法全面掌握干部的真實情況;有些干部對自己的前途沒有任何劃，認為檔案對自己沒有多大用處;有些干部不知道哪些材料要歸檔，在填寫情況時比較隨意，造成導致填錯的現(xiàn)象。3）檔案管理信息建設(shè)力度不夠。目前，雖然部分單位有效建立了人事檔案管理系統(tǒng)，但是管理人員素質(zhì)不高，系統(tǒng)應(yīng)用能力不足，僅簡單地記錄和統(tǒng)計了員工的信息，對員工的生活、工作等方面的信息不涉及，嚴重影響了檔案信息化的效果。與此同時，也有許多單位由于領(lǐng)導忽視、經(jīng)費不足等原因，在推進人事檔案管理信息化工作中力度不夠，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作。因此，檔案管理的工作量大，保存困難，而且管理效果差。4）檔案管理綜合質(zhì)量不高。檔案內(nèi)容不夠全面。一般干部檔案資料中，老資料比重較大，新資料較少，同時，新資料的補充也比較滯后，許多干部的真實面目不能及時表現(xiàn)出來，也會影響其他工作的開展。第二，檔案材料不規(guī)范;文件材料的管理比較細致，因此在填寫文件材料時也應(yīng)遵循相應(yīng)的原則，避免出現(xiàn)填寫錯誤、不完整等問題。但問題比較普遍，主要原因還是填寫人對此不夠重視。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理對策

新時期做好事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，有利于適應(yīng)事業(yè)單位自身的快速發(fā)展，有利于調(diào)動和激發(fā)干部潛能，有利于強化人力資源配置，充分發(fā)揮人力的資源價值。具體管理對策可以從下三個方面著手：

1）建立科學合理的事業(yè)單位干部人事檔案管理制度。實際工作中，對檔案管理系統(tǒng)進行科學合理的配置，可以保證其更有效的進行，使檔案的價值得到充分的發(fā)揮。干部人事檔案管理工作具備較強的政策性、專業(yè)性和操作性，目前，其管理體制還不規(guī)范和完善，會顯著地影響到相關(guān)工作的實施效果，甚至影響到人事檔案管理工作的順利開展。尤其在人事檔案鑒定、審核工作中，要有層次的保證，防止虛假材料、不規(guī)范材料進入檔案信息存儲環(huán)節(jié)，造成人事檔案價值低、參考性差，影響價值的挖掘。與此同時，還要配合建立鑒定審核歸檔制度，并與責任追究機制相結(jié)合，協(xié)助檔案管理員把好質(zhì)量關(guān)，確保材料能按其屬性分類，協(xié)助事業(yè)單位其他部門工作能穩(wěn)定、高效地開展。對干部人事檔案中的信息進行鑒定、歸檔，還應(yīng)嚴格按照操作流程進行工作落實，分清主次，消除冗余。尤其要嚴格審核干部檔案中的學歷、經(jīng)歷、職稱、職務(wù)、晉升、培訓、考核等材料，確保材料的一致性、完整性和一致性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如內(nèi)容缺失、含糊等，要及時徹底檢查，查漏補缺，確保檔案資料完整，不影響干部人事工作。另外，如有未歸檔的材料，應(yīng)及時進行清理，交由相關(guān)管理部門處理。如果填寫有誤或手續(xù)不全，應(yīng)將其退回有關(guān)人員，并要求補齊后再放入檔案，以確保干部人事檔案信息的權(quán)威性、準確性和真實性。2）加強事業(yè)單位干部人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理過程中，人才隊伍建設(shè)具有重要作用。實際工作過程中，企業(yè)強化檔案人才隊伍建設(shè)，是保證檔案工作高效運轉(zhuǎn)，更好地為機關(guān)服務(wù)的根本保證。首先，事業(yè)單位管理人員要按照崗位設(shè)置要求核定人數(shù);同時，還要通過合理的薪酬制度，使職位升遷有較大的空間，保證崗位流動率能控制在最低限度。其次，在人員配置上，要從招聘環(huán)節(jié)入手，對優(yōu)秀人才進行甄選，注重選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強，能夠在實際工作中恪守強烈的責任感和使命感的人才，確保機關(guān)人事檔案管理工作落到實處，保證機關(guān)人事檔案管理隊伍整體素質(zhì)。再次，還應(yīng)對人事檔案工作人員進行系統(tǒng)的培訓，并以更科學、更系統(tǒng)的方式對檔案工作人員進行技能培訓。另外，還應(yīng)引進更多的計算機專業(yè)人才，以保證人事檔案信息價值的充分發(fā)揮。同時，借助電子信息技術(shù)，使此項工作更好地開展起來，進一步提高機關(guān)干部人事檔案的管理效率。3）加強事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)。目前，隨著信息化時代的發(fā)展，事業(yè)單位信息化建設(shè)加快，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展需求，存在重重弊端。因此，事業(yè)單位要提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須改革管理方法，積極引進現(xiàn)代信息技術(shù)，開展信息化建設(shè)。根據(jù)自身情況，購置現(xiàn)代化信息設(shè)備，及時將人事檔案輸入計算機系統(tǒng)，產(chǎn)生各種電子檔案，不僅可以提高信息查詢的效率，還可以減輕工作人員的負擔，防止檔案的損壞和磨損，使檔案更好地發(fā)揮其價值，滿足事業(yè)單位人才流動管理的需要。與此同時，事業(yè)單位要積極構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息的共享，通過身份認證、密碼認證等多種認證方式，實現(xiàn)對檔案信息的查詢。

3 總結(jié)語

在新形勢下，檔案管理工作還存在一系列問題需要解決。必須抓住管理的核心，建立健全檔案管理體制，培養(yǎng)一支綜合素質(zhì)高、管理水平高、管理效率高的檔案管理隊伍，并通過信息化手段，提高檔案管理的信息化水平，從軟件和硬件設(shè)施等方面進行創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢的要求。

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