王旻玥，郭 偉，陳 勇，張 洋

(湖北工業(yè)大學(xué) 《中國機(jī)械工程》雜志社，湖北 武漢 430068)

科技期刊和學(xué)術(shù)會(huì)議都是科技工作者獲取專業(yè)信息的重要渠道。科技期刊以文字和圖片等書面形式傳播和交流學(xué)術(shù)成果，內(nèi)容具有創(chuàng)新性、實(shí)用性、科學(xué)性和時(shí)效性等; 學(xué)術(shù)會(huì)議則是以現(xiàn)場(chǎng)交流的形式進(jìn)行，具有學(xué)術(shù)性、專業(yè)性、組織性、團(tuán)體性和互動(dòng)性等特點(diǎn)[1]。相對(duì)而言，科技期刊是一個(gè)靜態(tài)交流平臺(tái)，而學(xué)術(shù)會(huì)議是一個(gè)動(dòng)態(tài)交流平臺(tái)[2]。學(xué)術(shù)會(huì)議的參會(huì)者與期刊的作者、讀者、學(xué)術(shù)會(huì)議的演講者甚至期刊的編委都有交集?？萍计诳山柚鷮W(xué)術(shù)會(huì)議提升影響力[3]、強(qiáng)化作者隊(duì)伍和完善審稿專家隊(duì)伍、進(jìn)行組稿約稿; 學(xué)術(shù)會(huì)議的成功舉辦也可借力期刊的品牌號(hào)召力、高水平的編委會(huì)隊(duì)伍及讀者作者群?？萍计诳煤脤W(xué)術(shù)會(huì)議有助于推動(dòng)自身發(fā)展[4]。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展使得科技期刊對(duì)編輯各方面能力的要求進(jìn)一步提高。參加學(xué)術(shù)會(huì)議不僅是提升科技期刊辦刊水平的重要手段，也是編輯提高編輯業(yè)務(wù)素質(zhì)的有效途徑[5，6]?？萍计诳瘏⑴c舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議有助于擴(kuò)大影響力，提高知名度和美譽(yù)度，進(jìn)而吸引優(yōu)質(zhì)稿源，同時(shí)也有利于推動(dòng)學(xué)科交流與發(fā)展，是達(dá)到學(xué)科和期刊互相促進(jìn)、共同進(jìn)步的目的的一種有效手段。

在傳統(tǒng)辦會(huì)模式[7]下，期刊作為會(huì)議的主辦或協(xié)辦單位，編輯加入會(huì)議籌備階段，參與到會(huì)議的聯(lián)絡(luò)、組織、記錄、報(bào)道的會(huì)務(wù)工作中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且不一定能使期刊得到良好的宣傳，會(huì)議效果難以保證。因而有必要采用更高效更有力的手段進(jìn)行組織和宣傳工作，在新媒體時(shí)代利用好新技術(shù)，開發(fā)出一種增值辦會(huì)的模式，擴(kuò)大會(huì)議影響力，變傳統(tǒng)辦會(huì)的被動(dòng)傳播為主動(dòng)傳播[8]。

一、增值辦會(huì)模式

增值辦會(huì)是建立在學(xué)術(shù)社群[9]基礎(chǔ)上的一種新的辦會(huì)模式。當(dāng)今時(shí)代，在新媒體背景下，學(xué)術(shù)社群廣泛存在于QQ、微信等即時(shí)通信工具中，其中不乏學(xué)科領(lǐng)軍人物與青年學(xué)者翹楚，與這些活躍的學(xué)科人才建立聯(lián)系，使其參與到辦會(huì)的過程中，不僅作為傳統(tǒng)的匯報(bào)人的角色，而且同時(shí)擁有組織者、主持人、提問者、解答者等多元化的身份，那么在辦會(huì)過程中，學(xué)者們的主動(dòng)性提高，大力推動(dòng)辦會(huì)進(jìn)度和擴(kuò)大會(huì)議影響，能使期刊在辦會(huì)過程中事半功倍。

與傳統(tǒng)辦會(huì)模式不同，充分利用學(xué)術(shù)社群是增值辦會(huì)的關(guān)鍵(見表1)。學(xué)術(shù)社群具有時(shí)間跨度大、空間跨度大、人員跨度大的特點(diǎn)。不在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的人員也可以通過各種社群和平臺(tái)收看會(huì)議內(nèi)容直播或點(diǎn)播、參與相關(guān)議題的討論以及轉(zhuǎn)發(fā)擴(kuò)散，克服了時(shí)間空間的限制。同時(shí)，學(xué)術(shù)社群中存在各類成員，如專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)者、期刊編輯、企業(yè)職工等，只要是對(duì)會(huì)議主題感興趣的人員都可以參與討論，這更有利于多角度分析問題，也間接擴(kuò)大了會(huì)議規(guī)模和影響。

表1 傳統(tǒng)辦會(huì)模式與增值辦會(huì)模式對(duì)比

1.會(huì)議籌備

在學(xué)術(shù)會(huì)議籌備階段，充分利用學(xué)術(shù)社群進(jìn)行前期會(huì)務(wù)平臺(tái)的搭建、分類組織和成員溝通聯(lián)絡(luò)的工作。

首先辦會(huì)人員需要規(guī)劃確定會(huì)議主題與規(guī)模、增值辦會(huì)的形式和參與增值辦會(huì)的相關(guān)學(xué)術(shù)群。此處不局限于期刊自己建立的社群，也可以和其他機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)社群協(xié)商合作，取得可控范圍內(nèi)盡量多的學(xué)術(shù)群的支持。

然后利用學(xué)術(shù)社群進(jìn)行會(huì)議的宣傳和幾輪通知的發(fā)布，動(dòng)員群成員分享和轉(zhuǎn)發(fā)，使得消息持續(xù)擴(kuò)散，在學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)取得盡量高的知名度和關(guān)注度。

2.會(huì)議直播

在會(huì)議舉辦過程中，通過學(xué)術(shù)社群進(jìn)行直播。直播方式包括視頻直播和圖文直播。

視頻直播是通過在會(huì)場(chǎng)布置攝錄設(shè)備對(duì)會(huì)場(chǎng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)視頻播送，觀眾通過手機(jī)或電腦瀏覽器觀看直播，并在留言區(qū)交流互動(dòng)。

圖文直播需由專人對(duì)會(huì)議中匯報(bào)者的演示圖片進(jìn)行實(shí)時(shí)發(fā)布并配以文字解說，同時(shí)轉(zhuǎn)載在多個(gè)學(xué)術(shù)社群中，便于遠(yuǎn)程觀眾收看會(huì)議和參與討論。

這兩種直播方式都有助于參會(huì)者和遠(yuǎn)程觀眾互動(dòng)。視頻直播優(yōu)勢(shì)在于：(1)記錄會(huì)議過程的視頻資料的完整性；(2)操作簡便，設(shè)備到位后，人員只在開始和停止階段中操作，會(huì)議直播時(shí)注意監(jiān)控，如有故障及時(shí)排除，較為省心省力。缺點(diǎn)是前期投入大，攝錄設(shè)備和信號(hào)傳輸設(shè)備需要一定的資金投入。

圖文直播優(yōu)勢(shì)在于：(1)信息分為圖片和文字，有利于后續(xù)整理和傳播；(2)實(shí)時(shí)互動(dòng)，聽眾參與感更強(qiáng)。關(guān)鍵是負(fù)責(zé)圖文直播的人員必須具有熟練操作多媒體的能力和一定的相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能準(zhǔn)確傳達(dá)匯報(bào)人的報(bào)告內(nèi)容以及總結(jié)報(bào)告后的問答互動(dòng)環(huán)節(jié)。

3.會(huì)議資料整理及知識(shí)平臺(tái)構(gòu)建

會(huì)議中得到的視頻或圖文資料、調(diào)查問卷等都需要在后期進(jìn)行加工整理，建立專項(xiàng)資料庫，匯入知識(shí)平臺(tái)，然后在公眾平臺(tái)發(fā)布，使會(huì)議得到更持久、更廣泛的傳播，有助于營造期刊良好的口碑，擴(kuò)充期刊公眾平臺(tái)的內(nèi)容，提升期刊影響力。

以圖文直播會(huì)議為例，匯報(bào)者的PPT、會(huì)議照片、匯報(bào)文字記錄、問答記錄都可以經(jīng)過加工重構(gòu)后多次利用。將含圖文的會(huì)議記錄加工整理后發(fā)布到期刊的微信公眾號(hào)，供參會(huì)者和相關(guān)專業(yè)人士閱讀，可吸引更多粉絲關(guān)注；針對(duì)匯報(bào)PPT，經(jīng)過授權(quán)和編輯后也可在公眾號(hào)逐個(gè)發(fā)布，形成系列影響，帶來一段時(shí)間持續(xù)的關(guān)注度；PPT存入網(wǎng)盤后可供下載留存等。這都有助于提高期刊的關(guān)注度和影響力。另外，將同主題的會(huì)議資料(一次會(huì)議的多個(gè)匯報(bào)PPT或不同會(huì)議同一子學(xué)科的PPT等)整理成專欄在超星學(xué)習(xí)通或微信公眾號(hào)發(fā)布，可以提供更有針對(duì)性的信息，給受眾更好的使用體驗(yàn)，進(jìn)一步擴(kuò)大期刊的影響力。

4.學(xué)術(shù)社群維護(hù)與擴(kuò)展

利用增值辦會(huì)模式舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議，緊密聯(lián)系辦會(huì)者、參會(huì)者和觀眾，以社群為溝通的載體，能激活現(xiàn)有的學(xué)術(shù)社群，同時(shí)保證穩(wěn)定持續(xù)的溝通，維護(hù)學(xué)術(shù)社群網(wǎng)絡(luò)。

經(jīng)過溝通討論，進(jìn)一步細(xì)分方向，設(shè)立新的學(xué)術(shù)群，不僅便于后續(xù)提供更有針對(duì)性的服務(wù)，而且擴(kuò)大了社群規(guī)模，有助于規(guī)劃后續(xù)會(huì)議，形成持續(xù)影響，最終打造出期刊自己的品牌會(huì)議。如此形成了良性循環(huán)。

二、增值辦會(huì)實(shí)例

1.視頻直播

第二屆中國(武漢)智能制造大會(huì)于2018年6月5日在武漢舉辦。在會(huì)議中本刊新媒體部組織了攝錄人員對(duì)會(huì)議全程進(jìn)行了視頻直播，一部分人員在現(xiàn)場(chǎng)支持視頻攝錄與播送工作，負(fù)責(zé)直播設(shè)備的正常運(yùn)行；另一部分在直播間留言板主持秩序，發(fā)布演講者信息，為觀眾答疑。視頻直播在學(xué)術(shù)社群中反響良好，其高效便捷的特性獲得了觀眾的肯定。截至目前這一會(huì)議的視頻已獲得上萬次點(diǎn)擊。

在2020年新冠疫情影響下，中國機(jī)械工程學(xué)會(huì)會(huì)員日湖北分會(huì)場(chǎng)活動(dòng)于5月21日以遠(yuǎn)程會(huì)議和視頻直播的形式舉行。本刊在公眾號(hào)和學(xué)術(shù)社群中對(duì)會(huì)議的全流程進(jìn)行了宣傳。會(huì)議的主持人、演講者和其他參與者均是遠(yuǎn)程參會(huì)，這次會(huì)議成為特殊時(shí)期難得的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)。

2.圖文直播

2018 年全國先進(jìn)生產(chǎn)系統(tǒng)理論與應(yīng)用研討會(huì)暨服務(wù)型制造與創(chuàng)新論壇暨湖北省首屆工業(yè)工程應(yīng)用與創(chuàng)新大賽于2018年11月9日—11日在武漢科技大學(xué)舉辦。會(huì)議采用圖文直播的形式對(duì)10日的全國先進(jìn)生產(chǎn)系統(tǒng)理論與應(yīng)用研討會(huì)以及11日的服務(wù)型制造與創(chuàng)新論壇進(jìn)行了實(shí)時(shí)播送。

會(huì)議中發(fā)放了調(diào)查問卷，統(tǒng)計(jì)結(jié)果反映了讀者對(duì)期刊提高效率、縮短周期、關(guān)注學(xué)術(shù)熱點(diǎn)、組織交流活動(dòng)、精準(zhǔn)推送等方面的期待。問卷結(jié)果是指導(dǎo)編輯下一步工作的重要參考[10]。

參會(huì)者反映這種會(huì)議形式新穎，匯報(bào)內(nèi)容展示更清晰，知識(shí)點(diǎn)簡明扼要，尤其對(duì)遠(yuǎn)程觀眾而言是一種更高效的參會(huì)方式。

三、增值辦會(huì)的特點(diǎn)

增值辦會(huì)使得學(xué)術(shù)會(huì)議不僅是一場(chǎng)在現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)人員之間進(jìn)行的內(nèi)部交流會(huì)議，而是能夠輻射到更大范圍、更長時(shí)間、更廣人群的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。

在交流形式上，不局限于面對(duì)面交流，在遠(yuǎn)程觀眾之間、遠(yuǎn)程觀眾和現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)者之間都可以暢通無阻地交流。交流的人群也不限于學(xué)者之間，編輯、學(xué)者、企業(yè)界人士之間均可交流，甚至遠(yuǎn)程可匿名的形式更利于無所保留地溝通。

增值辦會(huì)靈活的交流形式更易于收集關(guān)于會(huì)議的反饋，有助于會(huì)議的持續(xù)改進(jìn)；不同學(xué)科方向、不同行業(yè)的從業(yè)者也能借助直播平臺(tái)產(chǎn)生跨群體的交流；對(duì)學(xué)生群體或?qū)?huì)議感興趣的業(yè)余群體是更有深度的科普。這些群體不論是期刊現(xiàn)有的讀者還是潛在的讀者，吸引他們的關(guān)注都能增大“用戶黏性”，有助于期刊影響力的提升。

傳統(tǒng)辦會(huì)模式下，一次學(xué)術(shù)會(huì)議后只會(huì)發(fā)布簡短的會(huì)議報(bào)道，而在增值辦會(huì)模式下，公眾號(hào)變?yōu)楦黝愋畔ⅰ①Y料和知識(shí)平臺(tái)的入口，內(nèi)容更充實(shí)，功能更豐富，更容易吸引讀者。

增值辦會(huì)使得全員參與、個(gè)人身份多元化，讓學(xué)者、編輯、觀眾都轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織者、參與者、傳播者，在過程中更有參與感，易于調(diào)動(dòng)積極性。所有人都成為學(xué)術(shù)會(huì)議內(nèi)容的制造者和知識(shí)平臺(tái)的受眾。

在增值辦會(huì)過程中，編輯能夠與參會(huì)者更便捷地交流，和學(xué)者們拉近距離，易于選題策劃和組約稿。如果在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放調(diào)查問卷等，參會(huì)者也會(huì)更積極地配合。

通過學(xué)術(shù)會(huì)議和社群中的交流，易于組織新方向的學(xué)術(shù)交流群，激活學(xué)術(shù)圈的生命力。

增值辦會(huì)需要注意以下問題。

(1)版權(quán)問題。在會(huì)議開始前必須取得直播內(nèi)容的授權(quán)，經(jīng)匯報(bào)人和主辦方同意后方可將PPT等匯報(bào)資料在線分享，然后才可以進(jìn)行多個(gè)群的傳播。

(2)信息量問題。會(huì)議中的信息密集，學(xué)術(shù)社群如果對(duì)所有信息不加篩選地轉(zhuǎn)載，容易使觀眾疲憊，因此有必要控制信息量和發(fā)布信息的節(jié)奏，引導(dǎo)觀眾的注意力，使觀眾更有同步參與感。

(3)措辭問題。新媒體平臺(tái)的信息傳播速度驚人，直播操作人員有必要在發(fā)布消息前對(duì)會(huì)議發(fā)言人的信息仔細(xì)審核。

四、 結(jié)語

增值辦會(huì)是媒體融合背景下的辦會(huì)模式的重要突破。它結(jié)合了當(dāng)今時(shí)代新媒體特有的傳播快、范圍廣、影響大、受眾多的優(yōu)勢(shì)，參與者具有全員性和身份的多元性，會(huì)議內(nèi)容及傳播的深度、廣度都得到大幅提高，容易形成良好的口碑，有益于后期形成系列會(huì)議和品牌。采用增值辦會(huì)模式更便于學(xué)術(shù)傳播，助力科技期刊影響力的提升。