其木格

摘 要：檔案數(shù)字化作為信息化建設的重要內容，既要充分認識其巨大現(xiàn)實意義，也要嚴格遵守檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)律，堅持數(shù)字化原則，尤其是要加強檔案數(shù)字化加工過程中的質量控制，最大限度地做好檔案信息資源的安全管理和快捷利用，發(fā)揮檔案信息的服務作用。

關鍵詞：檔案;數(shù)字化;質量控制

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有不可替代的先進性。突出表現(xiàn)在：

1.1 有利于管理效率的提升

檔案數(shù)字化管理中，檔案管理人員能夠充分利用數(shù)字化加工技術，將其應用到檔案管理，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式下的時間和空間限制，在遠程操作系統(tǒng)的協(xié)助下，即可實現(xiàn)檔案分類、管理、查閱。無論是檔案管理的即時性，還是檔案管理的有效性均得到大幅提升。此外，隨著大數(shù)據(jù)、云計算的應用，檔案數(shù)字化管理能夠及時掌握館藏檔案數(shù)字資源數(shù)量及利用情況，便于檔案管理者追蹤管理，實現(xiàn)精準服務，有效提升檔案管理效率。

1.2 有利于檔案資源的共享

傳統(tǒng)檔案管理轉變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，是建立在信息技術快速發(fā)展的基礎上的。檔案數(shù)字化管理摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式及檢索方式，檔案管理的通用性得到有效提升。借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云平臺、計算機信息技術等，數(shù)字化檔案成為“無墻界檔案”，檔案文件以電子信息的形式在互聯(lián)網(wǎng)中實現(xiàn)無障礙傳輸，實現(xiàn)了檔案的異地調閱，檔案庫的數(shù)字化使其成為便捷的信息控制服務中心，檔案利用空間進一步拓展，有利于檔案信息資源的共享。

2 檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)

1）檔案整理。重點是要規(guī)范目錄內容、做好拆卷裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、修整頁面，并做好登記，是檔案數(shù)字化前期的必要準備。2）檔案掃描。根據(jù)檔案字跡清晰度，以及后期的利用要求，設置檔案掃描的分辨率、亮度，并選定相應的掃描色彩模式。掃描完成后要進行認真登記，核對掃描頁數(shù)與檔案整理時的頁數(shù)是否一致，不一致時，應及時進行處置或標注緣由。3）圖像存儲。檔案掃描后的圖像存儲格式，主要與壓縮率密切相關，在保證掃描后的圖像清晰度的基礎上，盡量減少存儲空間的占用，以釋放更多空間用以保存圖像。一般多選用TIFF、JPEG、PDF、CEB等格式。4）數(shù)據(jù)掛接。主要是對目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行分批處理，將已經(jīng)掃描處理好的圖像與之相對應的目錄進行掛接，建立起圖像文件與檔案目錄之間的對應關系，確保圖像文件名與目錄數(shù)據(jù)庫中文件檔號的一致性和唯一性。5）數(shù)據(jù)備份。對經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)進行備份，備份方式可采取離線或在線進行，做好異地保存，確保數(shù)據(jù)安全。6）成果管理。確保檔案數(shù)字化成果的安全、完整、長期有效的基礎上，實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化成果的高效檢索利用，發(fā)揮應有價值和效益。

3 檔案管理數(shù)字化建設存在的問題

3.1 未建立健全數(shù)據(jù)庫

在檔案管理數(shù)字化建設過程中，需要轉變傳統(tǒng)管理模式，以電子信息資源代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質版檔案資料，建立系統(tǒng)化的數(shù)字化管理平臺。但就當前的檔案管理數(shù)字化建設情況來看，還未建立健全數(shù)據(jù)庫，從而導致檔案資料難以轉變?yōu)樾畔①Y源。此外，因為沒有建立健全數(shù)據(jù)庫，使得數(shù)據(jù)庫中的信息資源在查找過程中容易出現(xiàn)失誤與遺漏，并需要耗費較多的時間，從而為檔案管理數(shù)字化建設帶來了較多不良影響。

3.2 數(shù)據(jù)查詢服務仍需改善

數(shù)據(jù)查詢服務是檔案數(shù)字化管理中的一項重要內容，檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理是提高數(shù)據(jù)查詢服務水平的一種體現(xiàn)。目前，大多數(shù)檔案依然只是在部門內部流動使用，導致檔案數(shù)字化的利用受到局限，同時難以有效發(fā)揮檔案數(shù)字化服務平臺功能和作用。正因如此，就應針對那些需求更強的部門和個人加大開放力度，在今后的工作中，推廣和使用檔案數(shù)字化平臺，進一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。

4 檔案數(shù)字化及質量控制的策略

4.1 檔案數(shù)字化建設要重視其安全保密性

考慮到檔案數(shù)字化與信息技術息息相關，為了保障檔案數(shù)字化的安全性、科學性，要設置安全保密方案。對于檔案數(shù)字化整個操作管理過程都需要在封閉的計算機中進行，以物理隔斷方式隔絕外網(wǎng)。且檔案數(shù)字化的客戶端與服務器要做到防水防寒，避免外界電磁干擾影響計算機正常運轉。檔案數(shù)字化技術人員進入系統(tǒng)之前需要進行身份驗證，核實身份后才能進入系統(tǒng)。這一環(huán)節(jié)是避免非工作人員進入系統(tǒng)盜取檔案資料。對于計算機中訪問控制要遵循“最小授權原則”，盡可能細化到單個用戶，為了避免出現(xiàn)電磁泄露情況，對檔案數(shù)字化保密要求較高的企事業(yè)單位可以在完全屏蔽空間中進行檔案管理，若不具備這一條件，對檔案數(shù)字化保密要求較高的企業(yè)可以購買安裝高強度電磁干擾器。

與此同時，我國還要完善關于檔案數(shù)字化方面的法律法規(guī)，使檔案數(shù)字化管理工作變得有法可依、有據(jù)可循。對于一些以網(wǎng)絡手段盜取重要檔案信息的情況加以細化并納入法律體系中，真正形成檔案數(shù)字化法律法規(guī)。各個檔案管理部門也要在企業(yè)內部構建管理制度，在工作制度中嚴格要求每一個與檔案數(shù)字化工作有關人員做到權責一致，將檔案數(shù)字化安全管理作用發(fā)揮到最大，盡可能減少因檔案泄露造成的風險。

4.2 對參與檔案數(shù)字化建設的相關人員進行專業(yè)培訓

對于建設檔案數(shù)字化，首先就應該加強對參與建設的相關人員的專業(yè)素養(yǎng)以及綜合能力。這是因為在進行檔案數(shù)字化建設的過程中，需要相關人員的操控進行調整，可以說，相關參與人員在這個過程中占有重要地位。

因此，在進行檔案數(shù)字化建設的過程中，應該對參與其中的相關人員進行專業(yè)培訓，其相關人員能夠認識到自身所進行的工作的重要性，并且能夠對自身的工作情況有一個詳細的了解，使其能夠熟練的掌握專業(yè)技能。而且，通過對相關人員的培訓，能夠使參與人員之間的默契得到增強，大大的增強其在工作過程中的工作效率以及專業(yè)性，推動檔案數(shù)字化建設的速度。

4.3 制定完善統(tǒng)一的建設標準

在進行檔案資料管理數(shù)字化建設時，相關部門還必須提前制定出完善、統(tǒng)一的建設標準，這樣才能保證檔案資料數(shù)字化建設工作順利進行。在建設標準的過程中，必須依據(jù)相關條文準則，結合本地區(qū)檔案管理工作的實際情況，制定出統(tǒng)一的格式與標準，然后根據(jù)標準開展數(shù)字化建設工作，并保證嚴格按照建設標準來進行，從而保證數(shù)字化檔案建設工作的合理性和規(guī)范化。在建設的過程中，地方政府還要積極發(fā)揮出宏觀調控的作用，加強指導，并加大政策和資金的扶持力度，在條件允許的情況下，對本地區(qū)不同城市之間的檔案進行有效整合，打造綜合利用數(shù)據(jù)平臺，適當增加查詢、在線閱覽、在線交流討論以及提建議或意見的功能，這樣能促進檔案管理數(shù)字化建設系統(tǒng)多樣化的發(fā)展，從而滿足不同階層使用群體多元化的使用需求，提高其使用的效率。

5 結束語

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，促進了信息技術的不斷發(fā)展，也使得檔案數(shù)字化管理得以實現(xiàn)，檔案數(shù)字化管理使相關人員的工作效率能夠得到提升，并且檔案管理工作的質量也能夠隨之提升，提升了檔案管理工作的有效性。

參考文獻

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