趙華軍

摘 要：現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新信息時(shí)代的節(jié)奏，檔案管理的轉(zhuǎn)變已經(jīng)是無法避免的問題，檔案管理的信息化是已是發(fā)展的必然方向。信息時(shí)代在飛快進(jìn)步，檔案管理的質(zhì)量也需要同步提升，但一直沒有顯著的效果。檔案管理辦公室必須要根據(jù)時(shí)代做出改變和創(chuàng)新，有必要將檔案管理與高科技、新技術(shù)相結(jié)合。為了使信息管理更加科學(xué)有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本次研究以信息化在檔案管理的作用為主要內(nèi)容，探討在這個(gè)過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

從近年來的社會發(fā)展形態(tài)來看，信息技術(shù)正處于快速發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來。不同的行業(yè)認(rèn)識到信息技術(shù)在這種環(huán)境中的重要性，并將這種技術(shù)廣泛應(yīng)用于實(shí)踐。檔案管理行業(yè)也適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)了信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案在現(xiàn)實(shí)社會中具有重要的價(jià)值和作用，無論企業(yè)、事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，都離不開完整的檔案。因此，根據(jù)我國國情，重視檔案管理的發(fā)展進(jìn)步是社會發(fā)展重要的一環(huán)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)與意義

與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，解決網(wǎng)絡(luò)用戶信息資源不同步的問題，高度達(dá)成檔案信息的同步共享，讓檔案服務(wù)變的更加便捷和效率。檔案的管理和使用將通過基于強(qiáng)力運(yùn)算的互聯(lián)網(wǎng)信息的計(jì)算機(jī)程序，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔、信息存儲和搜索、自動標(biāo)記、統(tǒng)計(jì)、編排、調(diào)閱、倉庫管理等手段，節(jié)約大量的時(shí)間和人員，極大地提高了檔案的存儲和搜索效率，極大地提高了檔案管理的效果和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“管好檔案”到“用好檔案”的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設(shè)有利于新時(shí)代的檔案管理平臺的完善，促進(jìn)檔案服務(wù)完整體系的建設(shè)。

2 分析現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

2.1 檔案管理的安全意識影響其創(chuàng)新發(fā)展

我國的檔案管理制度存在許多問題，與社會發(fā)展不相適應(yīng)。由此可見，檔案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，但仍有許多問題亟待解決。因此，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)過程是復(fù)雜的，管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間的矛盾需要通過有效的措施來解決。傳統(tǒng)文件管理的目的很明確，即快速搜索文件，保證文件的安全性。然而，在歷史檔案管理中很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這就對我國當(dāng)前的檔案管理提出了更高的要求，即檔案管理必須多元化。

2.2 目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化

客觀地看我國目前檔案管理存在的問題，信息化不足的局面沒有得到解決，檔案利用范圍有限，資源沒有共享。其原因主要集中在以下三個(gè)方面：1）由于管理方法和制度的限制，不同的檔案管理部門沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。從我國政府部門的情況來看，沒有規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理處于分散狀態(tài)。2）從具體情況來看，各級政府或部門的檔案信息管理內(nèi)容不同，存在不協(xié)調(diào)之處。3）我們這個(gè)時(shí)代的信息技術(shù)發(fā)展迅速，變化動態(tài)，對系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求，具有很強(qiáng)的時(shí)效性。如果失去時(shí)效性，對平臺建設(shè)不利。

2.3 檔案管理應(yīng)對電子政務(wù)有更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)

中國的電子政務(wù)系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，而是與互聯(lián)網(wǎng)接軌的。它具有很強(qiáng)的功能性，能夠滿足社會和公共服務(wù)的需求，并且必須履行政府職能。然而，辦公自動化系統(tǒng)的早期投入目的是建設(shè)在政府內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，服務(wù)僅限于自身業(yè)務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)由多個(gè)系統(tǒng)組成，文件管理系統(tǒng)是其中不可缺少的一環(huán)，與傳統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)相比，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容是確定的，必須處理好以下兩個(gè)問題：1）安全體系。為了增加該階段的功能，有必要授權(quán)和信任該模塊。2）建立自動備份系統(tǒng)。為避免信息丟失，應(yīng)備份檔案的所有內(nèi)容，包括電子檔案，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會丟失。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了給社會和有需要的人提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，必須重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須齊全，并運(yùn)用現(xiàn)代新科技、3D等高端技術(shù)。傳統(tǒng)檔案和信息資料逐步網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化，構(gòu)建了一個(gè)多方位、多功能、能提供視覺、聽覺等不同聽覺感受的三維展示平臺。數(shù)字文檔和文檔具有引入感和真實(shí)性，提供的信息服務(wù)更具吸引力、更全面、更完善。需求方能夠不受現(xiàn)實(shí)因素的限制登錄網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，完成所需檔案的查詢。

3.2 優(yōu)化創(chuàng)新檔案信息資源體系建設(shè)

檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)的首要任務(wù)是加強(qiáng)檔案資源系統(tǒng)的規(guī)劃和布局。檔案資源系統(tǒng)的建設(shè)不是一次性的工作，需要有耐心的同心協(xié)力才能取得成效。因此，強(qiáng)有力的政策支持和科學(xué)合理的規(guī)劃布局設(shè)計(jì)至關(guān)重要。在宏觀層面上，應(yīng)盡快頒布檔案資源建設(shè)的法律法規(guī)，為檔案信息資源提供立法保障，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)國家檔案資源體系的規(guī)劃，對檔案資源獲取、開發(fā)、利用和共享的各個(gè)階段和全過程進(jìn)行司法和行政監(jiān)督，并落實(shí)制度保障。在微觀層面上，合肥應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)靥攸c(diǎn)規(guī)劃和布局檔案資源建設(shè)，緊緊跟隨當(dāng)?shù)貧v史文化，尊重公眾和檔案使用者在檔案資源體系建設(shè)中的主體地位，充分發(fā)揮群眾的自覺能動性，激發(fā)人民的創(chuàng)造力。

3.3 改變傳統(tǒng)檔案管理方式，強(qiáng)化檔案信息化管理模式

為了使檔案信息化的應(yīng)用達(dá)到更高的效率，企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息化，加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高適應(yīng)性，形成主動服務(wù)意識。還應(yīng)注意的是，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息管理建設(shè)時(shí)，應(yīng)用電子軟件，有效搜索信息內(nèi)容，使檔案管理更加規(guī)范，提高檔案管理的安全性和有效性。

3.4 根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

隨著社會的發(fā)展，檔案的功能也在動態(tài)變化，許多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對管理者提出了更高的要求。要適應(yīng)時(shí)代的變化和要求，調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，完成新的職能定位。在部門和機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新和改革過程中，要處理好人事調(diào)整問題，打造一個(gè)功能更加完善的工作平臺，方便檔案管理人員使用這個(gè)平臺為需求者帶來更優(yōu)服務(wù)。

3.5 健全檔案管理信息化的安全管理制度

檔案管理信息化的安全系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化的重要保護(hù)手段。首先，由于檔案信息管理系統(tǒng)的資源共享，要充分挖掘和使用檔案信息，最大程度地發(fā)揮其服務(wù)作用。存儲電子資料和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要有可靠性、真實(shí)性和完整性。要持續(xù)完成檔案管理信息化的安全管理系統(tǒng)，擬定一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩侄?。檔案管理者應(yīng)不斷加強(qiáng)思想認(rèn)識，增強(qiáng)自身預(yù)警意識。此外，要同步完善檔案管理信息化對應(yīng)的法律法規(guī)，及時(shí)頒布有關(guān)檔案管理的法規(guī)條例。

3.6 加強(qiáng)檔案管理信息化的人才機(jī)制建設(shè)

檔案管理信息化是在不停進(jìn)步的動態(tài)進(jìn)程，要達(dá)成檔案資源的建成和完善，高端的檔案管理人才是根本。在日常檔案管理工作過程中，可以專業(yè)地使用和維護(hù)本部門的局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站和軟件程序，促進(jìn)系統(tǒng)各項(xiàng)功能的應(yīng)用，增加檔案管理的效率，確保信息系統(tǒng)的安全有效運(yùn)作。目前，信息人才的短缺可以通過內(nèi)部設(shè)備、外部引進(jìn)和高科技就業(yè)來解決。不斷加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的整體系統(tǒng)的深度教學(xué)和再學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的新需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們對檔案信息化建設(shè)的重要性已經(jīng)達(dá)成共識，我們應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，更好地發(fā)揮資源的作用，提高檔案管理能力。從發(fā)展的角度看，檔案信息應(yīng)該發(fā)揮更大的作用，更好地利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我們必須提高服務(wù)水平，使檔案管理服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)，朝著信息化和數(shù)字化的發(fā)展方向大步前進(jìn)。