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        城建檔案利用中存在的問題及對策探究

        2020-12-01 03:13:32鄭雅麗
        卷宗 2020年24期
        關(guān)鍵詞:解決對策存在問題

        鄭雅麗

        摘 要:檔案的利用價值就在于它能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開展提供最原始的依據(jù)和參考。對城建檔案的充分挖掘與利用可以極大的推動城市建設(shè)的發(fā)展。檔案所涉及的內(nèi)容包括了城市在發(fā)展過程中的是如何規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和維護(hù)的,是如何就一些城市建設(shè)與民生問題之間所產(chǎn)生的糾紛和問題的。這些內(nèi)容真實(shí)的反映了城市發(fā)展的歷程,也為城市的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的參考。但由于人們對檔案管理意識的薄弱使得檔案資料的利用率并不高,再加上檔案管理活動的組織機(jī)構(gòu)、管理模式等有著明顯的滯后性,極大的影響了檔案管理工作質(zhì)量的提高,進(jìn)而影響了其的利用價值。在此,文章就著重對城建檔案的內(nèi)涵、在利用中存在的問題等進(jìn)行了分析,由此提出了對應(yīng)的解決對策作為參考。

        關(guān)鍵詞:城建檔案;利用服務(wù);存在問題;解決對策

        1 引言

        城建檔案是整個城市發(fā)展歷程的濃縮。在20世紀(jì)80年代召開的全國科技檔案工作會議中,黨和國家就重視起了城建檔案管理工作,并多次強(qiáng)調(diào)了它在城市建設(shè)和發(fā)展過程中的利用價值和作用。由此城建檔案的管理工作體系也在逐漸的完善和成熟起來,并滲透到了社會生活的各個領(lǐng)域中。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,城市的建設(shè)以及人們對檔案資源的需求發(fā)生了巨大的變化,城建檔案管理工作也面臨著極大的困境和挑戰(zhàn),再加上其他各方面主客觀因素的影響,整個城建檔案管理工作也還存在著很多不足之處,檔案的利用價值也受到了一定的限制。若想改變現(xiàn)狀,提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和水平,滿足當(dāng)前工作的現(xiàn)實(shí)需求,檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變思想,樹立服務(wù)意識,并積極創(chuàng)新管理工作的方法和途徑,尤其是利用信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行深入的挖掘和利用,推動檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)。

        2 城建檔案概述

        城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料,是在城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理等活動中直接形成的對國家和社會具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數(shù)據(jù)以及特定實(shí)物等各種載體形式的歷史記錄。它是為城市建設(shè)活動服務(wù)的,其工作原則、范圍、成果最終由城市建設(shè)活動的內(nèi)在規(guī)律所決定。它反映出的不僅僅是今天我們開展的任何城市建設(shè)活動,更重要的是它記錄著這個城市的建設(shè)歷史。

        3 城建檔案利用中存在的問題

        1)檔案利用意識薄弱。檔案管理人員缺少必要的服務(wù)意識。通常來講,城建檔案的管理機(jī)構(gòu)并不是完全開放的,它幾乎很少會參與到其他部門的工作中,也不會積極主動地去提供相應(yīng)的服務(wù),只是等著用戶需要時才予以配合;同樣其他部門也對該項(xiàng)工作保持著不作為的態(tài)度,不會積極的去配合該工作的開展,這樣的一種信息閉塞的狀態(tài)不可避免的會引發(fā)系列與用戶之間的矛盾和沖突,缺乏調(diào)研和引導(dǎo)需求的規(guī)劃和策略。

        2)檔案管理機(jī)制單一。檔案部門所收集的內(nèi)容和信息并不全面和豐富,來源也不夠均衡。一般來講,城建檔案的管理主要集中在建筑類檔案資料上,很少有與社會民生有關(guān)的、與百姓生活有關(guān)的檔案資料,這種單一性就嚴(yán)重的削減了檔案資料的公平性、完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性,無法全面客觀的反映這個城市的面貌。比較常見的就是在所有的檔案中,房地產(chǎn)移交的數(shù)據(jù)和資料居于大半,城市基礎(chǔ)設(shè)施以及地下管線等這樣類型的檔案數(shù)量相對偏少,但需要具體利用檔案的工作人員查詢的內(nèi)容往往都是地下設(shè)施建設(shè)的領(lǐng)域,從而導(dǎo)致了收集與利用的錯位。

        3)檔案管理機(jī)制滯后。城建檔案管理過程中政府在其中扮演著重要的角色,但它制定的相關(guān)規(guī)定卻缺乏靈活性。比如在城建檔案管理規(guī)定上并沒有相關(guān)的章程予以規(guī)定和制約?!肮_的時間和范圍是會根據(jù)檔案資料的價值有所不同”已成為人們默認(rèn)的共識,但這個“不同”卻沒有具體的界定。其次,對檔案資料的利用是需要收取一部分費(fèi)用的,像綜合性的服務(wù)費(fèi)、查詢費(fèi)、復(fù)制費(fèi)等,但相對于其他檔案,城建檔案的費(fèi)用就略高。尤其是機(jī)構(gòu)組織所查詢的不是本單位的城建檔案,它的收取費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)就高于個人,并且查閱的費(fèi)用是與查閱的次數(shù)成正比的。

        4 城建檔案利用問題的有效解決對策

        1)要積極整合館藏資源。如前所述城建檔案的范圍十分狹窄,無法充分的被利用,因此我們要對檔案資源進(jìn)行有效的整合和配置。比如,根據(jù)城建項(xiàng)目的不同,來建立 不同的管理目錄,并對整合后的檔案資源進(jìn)行集中管理,最大限度的消除檔案實(shí)體“各自為政”與社會利用之間的沖突。另外,還要根據(jù)城市文化品味的提升,加強(qiáng)對當(dāng)?shù)靥厣珯n案的調(diào)查、整理和收集,比如著名的景點(diǎn)、文化古跡、有年代感的建筑物等,這些都要納入檔案的收藏和管理范圍,讓館藏結(jié)構(gòu)更加豐富。

        2)要強(qiáng)化管理隊(duì)伍素質(zhì)。檔案資源的存在價值是通過發(fā)揮自己的知識、研究價值來服務(wù)用戶,滿足不同需求。因此檔案資源管理機(jī)構(gòu)要做好對資源的推薦服務(wù),以各具體的文獻(xiàn)描述、知識單元分析為基礎(chǔ)建立科學(xué)索引庫,運(yùn)用多種渠道挖掘檔案資源及內(nèi)容,擴(kuò)大用戶的體驗(yàn)范圍;其次從業(yè)人員要對用戶檢索檔案的習(xí)慣、用戶類別等進(jìn)行調(diào)查,增加彼此的認(rèn)知,從而有效的把握不同用戶的不同需求,進(jìn)而增加用戶對檔案資源知識價值的探索和利用。再次,將知識服務(wù)落實(shí)到位,根據(jù)不同用戶特征、不同需求以及所面臨的不同問題進(jìn)行綜合分析,采取有針對性的服務(wù)解決方案。

        3)要創(chuàng)新檔案管理模式。首先要充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立信息開放服務(wù)中心,對資源信息開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)信息資源的安全共享。比如可以將語義技術(shù)應(yīng)用在資源檢索環(huán)節(jié),在固定領(lǐng)域的資源范圍內(nèi)建立本體知識庫,形成共享模式,在此基礎(chǔ)上再對此資源按照不同的模塊予以具化和標(biāo)注,并保持與本體知識之間的關(guān)聯(lián)性;另外對于用戶多元需求的檢索系統(tǒng),制定個性化的結(jié)果界面,以規(guī)范化的結(jié)果輸出形式來保障用戶所檢索出的結(jié)果符合自己的實(shí)際需求,讓用戶獲取額外受益的檔案資源。

        4)要制定合理收費(fèi)制度。城建檔案管理部門所在轄區(qū)的政府機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)組織部門要認(rèn)清檔案資源管理的目的,要根據(jù)社會需求和社會發(fā)展規(guī)律制定出合理的收費(fèi)制度,而檔案管理部門也要對自己的工作有明確的界定,要知道自己的工作是具有公益性特點(diǎn)的,要在對資源予以利用的過程中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定、按照服務(wù)時長和勞動量來減少甚至減免普通用戶的查詢費(fèi)用,從而最大限度的滿足不同用戶的需求。

        5 結(jié)語

        面對快速發(fā)展的社會,城建檔案利用所展現(xiàn)出來的價值愈加明顯和突出,同樣面臨的挑戰(zhàn)和困境也越來越艱巨,為了更好地發(fā)揮檔案資源的服務(wù)利用價值,檔案管理部門應(yīng)該正視檔案利用過程中存在的問題,并通過分析原因制定出可行的解決對策,比如積極開展信息化建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)、創(chuàng)新模式等,從而推動檔案資源管理的進(jìn)一步發(fā)展,全面提升檔案資源的利用率。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王寧.我國城建檔案利用服務(wù)問題與對策分析[J].編研與利用,2018(09):28-29.

        [2]許英.當(dāng)前城建檔案利用中存在的問題及對策分析[J].編研與利用,2016(02):33.

        [3]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對策[J].交流,2014(09):21-23.

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