劉文婧

摘 要：在辦公室工作中，辦公室文書檔案是其中較為重要的一項組成內(nèi)容，其對于其他各項工作的開展具有極為重要的意義。因此在當(dāng)前新形勢下，需要做好辦公室文書檔案管理工作，在落實好文書資料收集和歸檔的基礎(chǔ)上，還需要加快推進(jìn)檔案管理工作向系統(tǒng)化和精細(xì)化的方向發(fā)展，更好的發(fā)揮出文書檔案的價值，為辦公室工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;檔案管理;問題;優(yōu)化策略

文書檔案管理是辦公室不可或缺的重要組成部分，辦公室文書檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到辦公室工作的質(zhì)量?；谛碌陌l(fā)展階段，辦公室文書檔案管理工作更具復(fù)雜性，這就需要與自身的實際情況相結(jié)合，立足于辦公室管理工作，做好文書檔案管理工作的有效落實，全面提升文書檔案管理工作的水平，使其能夠更好的服務(wù)于辦公室工作和單位各項工作的開展。

1 辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)實價值

1.1 梳理辦公室文件，提供信息檢索服務(wù)

在辦公室文書檔案管理工作中，其主要是針對各種文件性資料作為管理對象，對其進(jìn)行收集、整理和分析，進(jìn)一步梳理辦公室文件內(nèi)容和價值。而且辦公室文書檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，涉及范圍較廣，針對文書檔案進(jìn)行管理，深入挖掘檔案信息，并對其進(jìn)行開發(fā)利用，不僅能夠為辦公室工作提供有效的支持，同時也能夠滿足信息檢索需求，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

1.2 記錄單位運行信息，具有法律憑證作用

文書檔案涉及較多方向 的信息，單位各項工作的流程和環(huán)節(jié)都在文書檔案中有著詳細(xì)的記載，能夠?qū)挝痪唧w的運行狀態(tài)全面反映出來，具有較強(qiáng)的有效性和真實性，能夠為管理層提供重要的信息參考依據(jù)。而且文書檔案具有法律憑證效力，對單位工作的開展具有一定的指導(dǎo)作用。

1.3 整合各類資料，服務(wù)于單位的發(fā)展

針對各類文書資料信息進(jìn)行收集，更好的凸顯出文書檔案的全面性和系統(tǒng)性，使其成為單位檔案中較為重要的一項內(nèi)容。而且通過重視辦公室文書檔案管理工作，還能夠為單位各項工作的開展提供更全面和客觀的信息資料，有利于促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量的提升，為單位各項工作的開展提供重要的信息支持。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏對文書檔案的重視

一直以來在單位發(fā)展過程中，部分領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作都存在認(rèn)識上的誤差，覺得只是針對文書資料進(jìn)行簡單的保管即可，將主要精力都放在主營業(yè)務(wù)上，覺得檔案管理工作無法為單位創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，因此對其重視度不足。許多單位文書檔案管理工作都沒有設(shè)置專門的檔案室，檔案管理制度也不規(guī)范，文書檔案資料較為分散，收集和歸檔不及時。部分辦公室人員往往為了便于使用，對使用完畢的文書檔案沒有及時歸檔，一些文檔散亂的存在而導(dǎo)致流失的問題，這對文書檔案的綜合開發(fā)利用帶來了較大的影響。

2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書工作與檔案工作之間存在緊密的聯(lián)系，但兩者之間又存在區(qū)別。多數(shù)單位針對文書和檔案都實施分塊管理，但這也導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在相脫離的問題，無法實現(xiàn)有效的銜接。單位文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員對文書工作缺乏重視，因此導(dǎo)致文書檔案管理工作中公文格式和處理方法上存在不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)的情況，這對文書檔案管理工作的質(zhì)量帶來了較大的影響。

2.3 文書檔案管理模式滯后

目前辦公室文書檔案管理模式相對落后，對于歸檔時間和文書類型對篩選組卷的影響不重視，特別是當(dāng)前辦公自動化普及應(yīng)用的新形勢下，電子檔案的發(fā)展加快推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，但文書檔案落后的管理模式，必然會影響檔案管理效率的提升，文書檔案管理質(zhì)量也得不到保障，從而對其服務(wù)于辦公室和單位的發(fā)展帶來較大的影響。

2.4 文書檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

文書檔案管理工作的好壞與文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有直接的關(guān)系。目前大部分單位文書檔案管理人員都沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案專業(yè)知識，在實際檔案管理工作中，對于檔案分類和立卷的要領(lǐng)掌握不到位，自身的專業(yè)素質(zhì)無法滿足當(dāng)前文書檔案管理工作的要求。還有部分檔案人員自身的責(zé)任心不強(qiáng)，工作中不認(rèn)真，從而導(dǎo)致檔案管理工作較為混亂，對檔案信息的查詢和利用帶來較大的阻礙。

3 加強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視

針對文書檔案的管理，需要提高領(lǐng)導(dǎo)對其重視度，這樣才能在實踐工作中給予更多的支持，并促進(jìn)檔案管理制度的完善，積極配備完善的檔案管理設(shè)施，并將檔案管理制度進(jìn)行有效落實。在具體建立健全文書檔案管理制度過程中，需要以相關(guān)檔案管理規(guī)范為基礎(chǔ)，并與單位實際情況相結(jié)合，確保制度的科學(xué)性和合理性，明確文書檔案管理的具體的流程，做好責(zé)任劃分和明確分工，針對具體的管理環(huán)節(jié)實施量化考核，進(jìn)一步提升整體工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.2 重視文書工作與檔案工作的銜接

在文書檔案工作實際開展過程中，需要以文書工作為基礎(chǔ)，這也決定了文書的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的整體質(zhì)量。因此在實際工作中，需要對文件資料的質(zhì)量加以重視，并對一些具體的環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，做到文件的及時和準(zhǔn)確收發(fā)，做好文件材料信息的收集工作，并對其實施統(tǒng)一保管，為后續(xù)查詢和利用提供有利的條件。同時在具體進(jìn)行文書檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用時，還需要對文書處理和后期歸檔管理工作進(jìn)行綜合考慮，將兩者都納入系統(tǒng)中來，實現(xiàn)文書和檔案的一體化管理。

3.3 加快文書檔案信息化建設(shè)

為了能夠提升文書檔案管理工作的水平，需要重視運用先進(jìn)的技術(shù)手段，積極構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，重視電子檢索工具的應(yīng)用，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要作用，使其能夠為辦公室工作提供重要的信息支持。特別要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅提高了檔案信息收集的效率，而且擴(kuò)充了文書檔案內(nèi)容。在具體工作開展過程中，還要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來加快推進(jìn)檔案信息的共享，構(gòu)建檔案共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)對文書檔案的高效檢索，確保文書檔案能夠發(fā)揮出更大化的價值。

3.4 強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)

作為辦公室文書檔案管理人員，其自身的綜合素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此檔案管理人員要強(qiáng)化自身的專業(yè)技術(shù)，并重視自身責(zé)任意識和奉獻(xiàn)精神的培養(yǎng)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升。這就需要單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，積極采取各種具有針對性的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。并在培訓(xùn)過程中重視檔案管理人員能夠熟悉運用信息技術(shù)，以便于加快促進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案的開發(fā)利用效率。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作直接關(guān)系到辦公室工作開展的效果，因此在實際工作要加以重視，積極推進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和信息化，促進(jìn)文書檔案作用的發(fā)揮。

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