摘 要：處于信息化社會(huì)，檔案管理工作也逐漸朝著信息化方面發(fā)展，各大企業(yè)都要積極進(jìn)行改革，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平，才能實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展前景。本文具體分析了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理的重要意義、企業(yè)檔案信息化管理具備的特征、企業(yè)檔案管理當(dāng)中存在的不足以及提升檔案管理水平的主要措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;影響;對(duì)策

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理的重要意義

首先，能夠滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。運(yùn)用信息化技術(shù)是目前檔案管理工作發(fā)展的一大趨勢，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革已經(jīng)成為企業(yè)積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)、實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的必然選擇，現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理模式與技術(shù)來說具有較大優(yōu)勢，能夠滿足新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際需求。其次，能夠滿足社會(huì)發(fā)展的必然要求。采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理是適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)新情況、新問題的必然要求。現(xiàn)如今，現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的運(yùn)用十分廣泛，多數(shù)企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，這樣一來不但提高了企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，也提升了檔案管理的水平。此外，隨著目前社會(huì)發(fā)展中各個(gè)行業(yè)之間信息交流越來越普遍，要想獲得良好的發(fā)展前景，信息技術(shù)的運(yùn)用也越來越普遍，各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門之間的合作交流模式發(fā)生變化，所以必須要采用信息技術(shù)統(tǒng)一檔案管理方式，才能滿足社會(huì)發(fā)展的必然要求。

2 企業(yè)檔案信息化管理具備的特征

其一，檔案信息管理數(shù)字化。以往的企業(yè)檔案管理主要是將紙質(zhì)檔案管理作為重要內(nèi)容，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普遍運(yùn)用，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用先進(jìn)的電子掃描技術(shù)把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成為數(shù)字信息，這樣一來有利于檔案信息軟件的識(shí)別以及管理。其二，檔案信息傳輸呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。以往的企業(yè)檔案查詢、利用主要是通過面對(duì)面的借閱，檔案服務(wù)對(duì)象必須要自己到檔案室或者檔案館現(xiàn)場進(jìn)行檢索、查詢和辦理各項(xiàng)借閱手續(xù)，過程繁瑣，需要消耗大量時(shí)間、人力以及物力，效率不高。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案可以從根本上提高檔案信息傳輸?shù)馁|(zhì)量以及效率。其三，檔案信息檢索呈現(xiàn)自動(dòng)化。以往的企業(yè)檔案檢索、查詢主要靠人工檢索紙質(zhì)檔案，效率低，易出錯(cuò)。企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理之后，可以在網(wǎng)絡(luò)客戶端從事先創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中自動(dòng)檢索，全面提升了檢索的效率以及質(zhì)量。其四，檔案信息存儲(chǔ)海量化。以往的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)信息量非常低，而采用信息化技術(shù)可以將以往檔案室存儲(chǔ)的大量紙質(zhì)檔案都濃縮在幾張光盤中，提高了信息儲(chǔ)存量和利用率。

3 企業(yè)檔案管理當(dāng)中存在的不足

3.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理意識(shí)薄弱，企業(yè)決策者沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，把檔案工作作為文字抄寫和保管事務(wù)性工作，片面的以為檔案工作不能給單位創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，基本沒有從整體和長遠(yuǎn)的角度來規(guī)劃檔案管理工作。其一，檔案管理觀念比較落后，管理方式單一。當(dāng)下，部分企業(yè)檔案管理工作仍舊將手工管理為主要手段，檔案的收集、整理以及查閱都采用的是傳統(tǒng)的手工方法，很少使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使得檔案管理質(zhì)量偏低。其次，資金保障不足。尤其是基層企業(yè)辦公經(jīng)費(fèi)比較緊張，對(duì)于檔案收集、整理以及保管方面的資金投入較少，不利于檔案管理工作的有序開展。

3.2 檔案管理缺少規(guī)范性

企業(yè)缺乏科學(xué)合理的檔案管理體系，使得檔案管理不夠規(guī)范。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)檔案管理的保管要求越來越高。企業(yè)必須要?jiǎng)?chuàng)建一套科學(xué)合理的檔案管理體系，確保檔案的安全，然而目前缺少統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，信息共享與開發(fā)的程度較低，使得現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢無法得到有效發(fā)揮。大部分企業(yè)檔案管理中都存在檔案案卷標(biāo)題不規(guī)范、多數(shù)案卷沒有卷內(nèi)目錄、組卷混亂等問題，使檔案管理水平和歸檔的材料真實(shí)性及準(zhǔn)確性不能得到保證。

3.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

首先，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。目前多數(shù)企業(yè)雖然在努力建立專業(yè)化的檔案管理部門，也積極制定本收集整理檔案管理方面的規(guī)章制度，然而大部分企業(yè)檔案管理人員都不都是檔案專業(yè)出身，有的人甚至在工作之前都沒有接觸過檔案管理方面的知識(shí)。專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)，業(yè)務(wù)不精湛，就會(huì)增加檔案管理人員工作的隨意性，工作過程當(dāng)中經(jīng)常按照自己的想法去做，導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確、不全面，不能有效地解決各種突發(fā)問題，甚至?xí)孤吨匾畔?。其次，缺少憂患意識(shí)和創(chuàng)新精神。檔案工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性與條件性較強(qiáng)的工作，多數(shù)檔案管理人員的思維固化，缺少創(chuàng)新精神和學(xué)習(xí)精神，對(duì)于新問題和新情況還是采用老辦法解決，使得檔案工作效率較低。

4 提升檔案管理水平的主要措施

4.1 加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

首先，加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)力度。檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)是檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，檔案信息更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能夠順利進(jìn)行。其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理力度。企業(yè)要積極使用目前快速發(fā)展的信息技術(shù)，創(chuàng)建健全的數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理。最后，做好檔案數(shù)字化制度建設(shè)工作。企業(yè)要盡快創(chuàng)建現(xiàn)代檔案管理制度，細(xì)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高文件數(shù)字化管理意識(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理水平。

4.2 做好檔案管理數(shù)字化的安全性建設(shè)工作

檔案安全問題是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵所在，如果企業(yè)的核心檔案信息泄露，就會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)造成巨大損失，因此必須要做好檔案管理數(shù)字化的安全性建設(shè)工作。積極創(chuàng)建檔案安全技術(shù)保障，在使用信息化技術(shù)管理檔案工作當(dāng)中，采用合適的技術(shù)，是保證安全的重要手段，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)以及入侵檢測技術(shù)等。根據(jù)實(shí)際情況采用相匹配的保護(hù)技術(shù)能夠有效避免信息被截取，從而增強(qiáng)了電子檔案的安全性。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

其一，加強(qiáng)職業(yè)道德培養(yǎng)。良好的職業(yè)道德是做好本職工作的重要前提。檔案管理人員必須要具備較高的職業(yè)道德，才會(huì)全心全意為企業(yè)和人民服務(wù)。所以，企業(yè)要采取各種手段，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，讓他們可以真正熱愛這份工作。其二，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。采用豐富多樣的宣傳模式讓檔案管理人員從內(nèi)心深處意識(shí)到檔案工作的服務(wù)屬性，才能使他們主動(dòng)服務(wù)，并提升服務(wù)質(zhì)量。其三，不斷學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力。企業(yè)要定期或不定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使檔案人員能夠不斷調(diào)整思想觀念，更新知識(shí)體系。信息化技術(shù)在飛速發(fā)展，要想保證工作人員可以及時(shí)了解新技術(shù)，就需要制定系統(tǒng)的技術(shù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，給人員提供較多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提升業(yè)務(wù)能力，確保其可以采用更加科學(xué)、更先進(jìn)的管理手段，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，才能真正提高案管理工作水平。

總之，隨著社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為我們工作和生活里的重要構(gòu)成部分。企業(yè)也要與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)開展檔案管理工作，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

范闖闖（1988-），男，漢族，河南孟津人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。