宋寶杰

摘 要：近年來，社會(huì)進(jìn)步迅速，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能符合時(shí)下檔案管理的需求，行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術(shù)在現(xiàn)階段檔案管理中起著積極的影響，一定程度上提高了檔案管理工作效率，方便了對(duì)檔案的整理和查閱，有效提升了新時(shí)代行政檔案管理工作的水平。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理;信息化技術(shù);應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)也注入到工程檔案管理領(lǐng)域，為工程檔案管理增添了新的管理理念和技術(shù)。如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體通信技術(shù)等，這些全新的管理方法推動(dòng)了工程檔案管理的電子化、信息化建設(shè)進(jìn)程，將“互聯(lián)網(wǎng)”的理念植入到工程檔案管理領(lǐng)域之中，可以極大地突顯出工程檔案的管理價(jià)值和效率，較好地抑制工程領(lǐng)域內(nèi)存在的腐敗現(xiàn)象，從而更好地提升工程檔案的管理水平。

1 在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的意義

1）滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求。對(duì)于新時(shí)期的檔案管理工作，檔案管理的信息化標(biāo)志著一個(gè)單位對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，一定程度上反映了國家信息化建設(shè)的質(zhì)量。在信息化時(shí)代，對(duì)行政檔案的管理也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提出了新的要求，在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，就是為了滿足國家社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中提出的客觀要求，對(duì)于行政檔案的管理，其核心內(nèi)容就是信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，逐步形成行政檔案管理的綜合性管理的機(jī)制。從而有效提升檔案管理的透明度，促使行政檔案管理向信息化技術(shù)邁進(jìn)，催使單位走向安全穩(wěn)定發(fā)展的實(shí)際道路。

2）提升檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。新時(shí)期的行政檔案管理要符合時(shí)下檔案管理的需求，由于單位的檔案需要進(jìn)行長期的儲(chǔ)存，因此，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存環(huán)境和安全性的要求都比較高，必須要得到有效保障，避免出現(xiàn)受潮以及自然災(zāi)害的影響，盡可能避免出現(xiàn)災(zāi)害的發(fā)生概率，對(duì)于傳統(tǒng)的行政檔案，由于儲(chǔ)存時(shí)間長，文檔損失也相對(duì)比較嚴(yán)重，再加之受傳統(tǒng)管理模式的影響，以及檔案需要經(jīng)常進(jìn)行查閱，檔案自然會(huì)受到一定的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)各類腐蝕現(xiàn)象，加重了行政檔案的管理難度。而對(duì)于信息化技術(shù)普及的今天，讓檔案管理插上信息化的翅膀至關(guān)重要，可形成相應(yīng)的電子檔案，方便查閱和進(jìn)行相應(yīng)的檢查，還可能通過信息化技術(shù)加強(qiáng)信息資源開發(fā)，轉(zhuǎn)變對(duì)行政檔案的管理理念，從而提升檔案管理的綜合能力水平。

2 行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用流程

1）檔案信息的收集整理。我國傳統(tǒng)的行政檔案管理模式是人工干預(yù)的方式，在實(shí)際的檔案管理工作中，需要采取手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案信息資料的整合、記錄和儲(chǔ)存。信息化技術(shù)大范圍應(yīng)用的今天，則多是以實(shí)物檔案和數(shù)字檔案結(jié)合收集整理為主。在具體的檔案信息收錄過程中，對(duì)于經(jīng)常出現(xiàn)的文字信息填補(bǔ)不標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容不夠完整或者是字跡模糊等現(xiàn)象，在信息化技術(shù)的處理模式下，行政檔案管理人員則會(huì)利用電子化的收集手段，進(jìn)行檔案信息的收集和整理，一旦出現(xiàn)上述問題，需要利用信息化技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)充。另外，行政檔案管理人員還需要充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，制定有效的電子檔案，規(guī)范檔案信息內(nèi)容，方便檔案信息進(jìn)行整理和保存，并利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的排序。

2）檔案歸納和分類。無論傳統(tǒng)的手動(dòng)歸檔還是利用信息化技術(shù)歸檔，在檔案信息的歸納和分類方面，都會(huì)由于，比如：歸檔人員的認(rèn)知差異、人為的工作疏忽、建檔體系變化等諸多因素，出現(xiàn)檔案信息資料的歸類錯(cuò)誤。在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案歸納和分類的過程中，一方面可以更直觀地理清建檔思路，從最開始就設(shè)計(jì)好檔案架構(gòu)，方便后續(xù)工作的開展;另一方面，電子檔案建立過程中，通過關(guān)鍵詞、備注或者分類等方式，有利于將不同卷宗、不同類型但有結(jié)合使用需要的檔案間建立關(guān)聯(lián)。例如，某檔案資料按照用途進(jìn)行分類，屬于A類，但是，由于在近期的檔案資料的使用過程中，隨時(shí)會(huì)用到B類的內(nèi)容，在這種情況下，檔案管理人員就可以將其也歸類到B類，并加以說明，為檔案資料的后期使用提供便利。

3）檔案信息的查詢和提取。在信息化模式下，行政檔案管理人員利用信息化技術(shù)，可以采取便捷的查詢方式，進(jìn)行檔案信息的查詢和提取，在實(shí)際的信息查詢和提取過程中，可以同時(shí)提取多個(gè)文件。檔案管理人員還可以設(shè)置相關(guān)的信息代碼，以此來實(shí)現(xiàn)信息的準(zhǔn)確提取，避免其在提取過程中受到同類的信息的干擾，影響檔案信息的正常使用。另外，檔案管理人員應(yīng)用信息化技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程提取和使用，避免檔案信息在使用過程中出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。

3 工程檔案管理工作的信息化建設(shè)與應(yīng)用

1）全面樹立電子信息化管理觀念。在信息化、電子化普及到各行各業(yè)的過程中，要引入新的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的保管，要充分認(rèn)識(shí)電子信息化工程檔案管理的趨勢(shì)和方向性，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息的統(tǒng)一形式、標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)，運(yùn)用電子掃描的方式，實(shí)現(xiàn)工程檔案的永久存儲(chǔ)和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務(wù)。

2）完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)建設(shè)，提升管理質(zhì)量。在對(duì)工程檔案電子信息化管理過程中，要建構(gòu)和完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)，引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，統(tǒng)一電子信息化工程檔案的開發(fā)軟件制訂程序，實(shí)現(xiàn)工程檔案網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞和共享。同時(shí)，還要搭建高速、便捷的“云平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，并做好數(shù)據(jù)備份工作，確保工程檔案信息數(shù)據(jù)安全無誤。另外，要培養(yǎng)信息電子化工程檔案的管理技術(shù)團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子工程檔案信息的統(tǒng)一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質(zhì)量。

3）提升電子信息化工程檔案管理的安全性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子信息化工程檔案建設(shè)還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案資料信息的保管質(zhì)量?；趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)工程檔案向電子信息化工程檔案轉(zhuǎn)變過程中的不穩(wěn)定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識(shí)，要建構(gòu)工程檔案的紙質(zhì)化和無紙化并用的管理模式，采用雙項(xiàng)備份的方式，較好地防御網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒感染現(xiàn)象和網(wǎng)絡(luò)攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時(shí)，還要定期對(duì)已備份的電子工程檔案信息進(jìn)行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護(hù)措施和保密制度，依循涉密不上網(wǎng)的原則和理念，使工程檔案數(shù)據(jù)庫信息安全通暢，實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案管理效果。

4）注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行檔案工作。在實(shí)際工作當(dāng)中，由于不同單位的性質(zhì)不同，利用檔案的方式也存在差別。檔案工作者在長期的工作中應(yīng)當(dāng)注意積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)檔案利用的方式，調(diào)整整理檔案的方式和方法。尤其對(duì)于綜合利用的情況，要善于梳理歸納，注意建立檔案關(guān)聯(lián)，提高利用效率。

4 結(jié)語

信息化時(shí)代，檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來了便利，有效提升了檔案管理的信息化和科學(xué)化的水平。相關(guān)的檔案管理人員在實(shí)際工作的開展中，可以借信息化技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，深入了解檔案管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題，并采取針對(duì)性措施，促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，提升行政檔案的實(shí)際管理水平。

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