摘 要：電子文件的大量涌現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。由于電子文件自身的特點使歸檔工作凸顯了若干問題，本文通過介紹電子文件歸檔的概念、歸檔的必要性和意義，分析了歸檔存在的問題，進而提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;存在問題;思考

20世紀90年代中期，電子文件開始大量產(chǎn)生，采用傳統(tǒng)的管理方法難以保護其作為檔案必須具備的原始性、可靠性，甚至連最起碼的可以識讀的要求有時也無法滿足，這給檔案界帶來了巨大挑戰(zhàn)。鑒于電子文件將是信息社會檔案管理的主要對象，電子文件的歸檔管理因而迅速成為人們的關(guān)注焦點。到目前，大多數(shù)檔案管理還是電子、紙質(zhì)文件雙軌運行，雙套保存，這在一定程度上折損了電子文件管理方法的科學(xué)性，“單軌制、單套制”成為發(fā)展的必然趨勢。

1 電子文件歸檔的概念

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子文件歸檔現(xiàn)行電子文件向檔案電子文件的轉(zhuǎn)化。指將應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過整理，確定其檔案價值后，通過計算機網(wǎng)絡(luò)或脫機載體，從文件形成部門轉(zhuǎn)移存儲到受檔案部門控制的計算機系統(tǒng)中，向檔案部門移交的過程。

2 電子文件歸檔的必要性和意義

業(yè)務(wù)部門很困惑，電子文件為什么要歸檔，在服務(wù)器中有最好的備份與存儲，為什么還要檔案部門來歸檔呢？

電子文件歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程，其標(biāo)志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交，電子文件管理責(zé)任也隨之由文件生成部門向檔案部門正式轉(zhuǎn)移。電子文件的管理強調(diào)主動控制，亦常用“捕獲”一詞來表示對應(yīng)歸檔文件的主動收集和獲取。

由于現(xiàn)在的科研生產(chǎn)工作都采用信息化手段，比如文檔編制采用OFFICE軟件，圖紙繪制采用AUTOCAD、CATIA軟件，產(chǎn)生大量電子文件，而部分以三維模型形式存儲的文件無法轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，必然會導(dǎo)致單軌制運行方式，電子文件歸檔成為檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。且信息化系統(tǒng)中存在大量的碎片化、未經(jīng)嚴格審查的、不具有歸檔價值的文件，因此對電子文件歸檔管理提出了緊迫的需求和千載難逢的機遇。并且國家倡導(dǎo)推行無紙化，減少紙質(zhì)消耗是對綠色發(fā)展的最好

闡釋。

3 電子文件歸檔存在的問題

文件使用與歸檔為我國各大企業(yè)的發(fā)展提供了重要支撐，但電子文件產(chǎn)生之前，人們并沒有對文件及檔案的長期真實性產(chǎn)生過懷疑，或是盡管有懷疑，也通過各種辦法予以解決。但是，當(dāng)電子文件出現(xiàn)后，因具有非直讀性、信息系統(tǒng)依賴性、載體可轉(zhuǎn)換性、信息易變性、信息存儲高密度性、信息共享性六個特點，

人們對電子文件的長期真實性的確定存在很大的難度，必然給電子文件的歸檔帶來巨大的難度。

1）電子文件歸檔的制度流程還缺乏規(guī)范性。大量電子文件的產(chǎn)生讓人們對歸檔問題越來越重視和關(guān)注，檔案界也在不斷探索研究，但目前還停留在理論層面，實際操作性、應(yīng)用性的方法比較少。

2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口不健全。歸檔接口設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)計開始是難度最大也是最為重要的環(huán)節(jié)。作為接口既要保障文件形成產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)使用、管理元數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確，還要滿足電子文件轉(zhuǎn)化為檔案的各項要求。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)脫節(jié)，目前電子文件歸檔還延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的管理模式，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件經(jīng)過鑒定手工下載轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)進行整理、分類、組卷、保管、利用，并沒有實現(xiàn)電子文件跨系統(tǒng)自動歸檔的目標(biāo)，捕獲數(shù)據(jù)成為虛設(shè)。

3）軟件系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)的差距。業(yè)務(wù)部門使用數(shù)以萬計的辦公系統(tǒng)，檔案人員并沒有在軟件功能的前端設(shè)計就參與，也沒有提出歸檔需求，缺乏自動化較高的電子文件歸檔管理功能，導(dǎo)致軟件在形成和管理電子文件及檔案方面，功能有缺陷，流程不規(guī)范、格式不統(tǒng)一，影響電子文件歸檔。

4 解決電子文件歸檔的對策

1）標(biāo)準(zhǔn)制度保障。根據(jù)實際工作需要，制定內(nèi)容具體、具有可操作性、適用企業(yè)內(nèi)部管理的切實可行標(biāo)準(zhǔn)制度。可由業(yè)務(wù)部門與檔案部門關(guān)于電子文件歸檔共同統(tǒng)籌規(guī)劃，保證文件的輸入輸出格式規(guī)范統(tǒng)一，技術(shù)處理方法一致、對接的軟硬件設(shè)備一致，才能保障在線共享無障礙，提高檔案管理效率。

2）打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的溝通壁壘。將業(yè)務(wù)系統(tǒng)例如OA、AVIDM、CMTOOL等系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行集成，并將收集、整理、鑒定等歸檔方案嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子文件按照設(shè)定規(guī)則自動分類、組卷準(zhǔn)確完整的導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

3）加快系統(tǒng)化、多元化的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將數(shù)據(jù)進行優(yōu)化、整合，以此讓檔案利用更加方便快捷的一項漫長而復(fù)雜的工作。這項工作是將信息積少成多、無序向有序邁進的過程，是將檔案知識與信息技術(shù)整合的產(chǎn)物，所以加快系統(tǒng)、多元的數(shù)據(jù)庫建設(shè)為館藏檔案的深度挖掘也提供了資源，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，服務(wù)用戶。

4）打造一支專業(yè)技術(shù)過硬的檔案團隊。大數(shù)據(jù)時代對信息技術(shù)的要求越來越高，檔案人員不僅要具備專業(yè)的理論知識，還要具備較高的計算機水平。優(yōu)化檔案人才隊伍從兩方面來抓：一、對檔案人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，邀請內(nèi)外部專家來及時講解業(yè)務(wù)工作中遇到的問題。二、招聘專業(yè)檔案人才，基本功扎實，可以更快更好地投入到工作中去。

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作者簡介

劉婷，北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所，館員，檔案學(xué)碩士，研究方向：檔案管理。