摘 要：中小學(xué)校舍的維修、重建、搬遷等因素帶來的檔案室搬遷問題越來越多，檔案室的搬遷應(yīng)該有預(yù)見性、有計劃性、有一定的步驟和流程，才能確保檔案的安全性。本文以杭州市鳳凰小學(xué)為例，分析介紹了檔案室搬遷過程中出現(xiàn)的問題以及解決途徑。

關(guān)鍵詞：檔案室;搬遷;問題與對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.028

基金項目：2019年杭州市鳳凰小學(xué)校長統(tǒng)籌獎科研項目立項，項目立項時間：20191015。

為了推進(jìn)均衡化辦學(xué)，強(qiáng)校帶弱校共同發(fā)展，杭州市鳳凰小學(xué)由杭州市秋濤路小學(xué)和杭州師范大學(xué)第一附屬小學(xué)錢江校區(qū)合并建立，學(xué)校經(jīng)歷了合并、拆分等，學(xué)校檔案室也隨之進(jìn)行了調(diào)整或搬遷。學(xué)校檔案室存放了學(xué)校大量的原始資料及數(shù)據(jù)，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，學(xué)校檔案工作的全面性、扎實性、完整性，可以給學(xué)校的發(fā)展起到助推作用。

1 學(xué)校檔案室搬遷前的現(xiàn)狀

1.1 檔案種類

杭州市鳳凰小學(xué)檔案室里保管著本校的文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案及黨員檔案。

1.2 軟硬件條件

杭州市鳳凰小學(xué)檔案室分別配備檔案庫房、檔案查閱室、檔案辦公人員辦公室、檔案檢索工具、電腦、照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度計、空調(diào)、防磁柜、碎紙機(jī)、除濕機(jī)、陳列柜、檔案柜等。

1.3 搬遷經(jīng)歷

杭州市鳳凰小學(xué)（前身為杭州師范大學(xué)第一附屬小學(xué)）檔案室因客觀因素從2014年至2017年經(jīng)歷了3次搬遷，在第一次的搬遷過程中，1臺電腦被損壞，導(dǎo)致一部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失。從這一次的損失，讓我們吸取了教訓(xùn)，也總結(jié)了經(jīng)驗，使得后兩次的搬遷順利完成，沒有造成任何損失，并且于最短時間內(nèi)補(bǔ)救回了第一次損失的數(shù)據(jù)，于2019年1月實現(xiàn)了浙江省數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化檔案室。目前，檔案室保管的永久、30年檔案實現(xiàn)了全文數(shù)字化，全部檔案實現(xiàn)全目錄數(shù)字化。

2 搬遷過程中面臨的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案庫房選址不符合檔案室要求

檔案庫房的選址應(yīng)滿足下列要求：遠(yuǎn)離水源、火源、和污染源，一般不宜選擇在地下室或頂層，如設(shè)在以上兩個地方，應(yīng)采取防潮、防水、隔熱等措施;檔案庫房必須專用，與辦公室或生活區(qū)分開;檔案室的載荷符合規(guī)定要求。而往往學(xué)校在決定搬遷檔案室的時候，如果檔案室專職人員不向分管領(lǐng)導(dǎo)或校長提前提出專業(yè)的意見，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的人很難考慮到這些問題，甚至在整體空間不足的情況下，會把檔案庫房往閣樓、地下室、頂層等地方安排，從領(lǐng)導(dǎo)層面來看，他們第一考慮的是保證學(xué)生上課用教室，而檔案室往往被忽略。

2.2 紙質(zhì)檔案面臨順序（檔案號）被打亂

中小學(xué)的檔案室搬遷往往是在假期里，而負(fù)責(zé)學(xué)校維修、貨物搬遷這些工作的往往是后勤保障部門，他們基于缺乏檔案相關(guān)專業(yè)及法律知識、主觀疏忽等原因，把檔案與其它物品同等對待，繞過專職檔案員，自行安排檔案的搬運。由于缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案的順序很有可能被打亂，后期很難按照順序號整理清楚。

2.3 紙質(zhì)檔案被損毀或丟失

在打包、搬運的過程中，由于飲水不小心、打包凌亂、搬運順序凌亂、搬運方式不恰當(dāng)、沒有清點等原因，紙質(zhì)檔案會遭遇被損毀甚至丟失的危險。

2.4 數(shù)字檔案丟失

檔案管理有嚴(yán)格的備份要求，但實際操作中，難以達(dá)到嚴(yán)格備份要求，甚至沒有備份。在搬運的過程中電腦破損或丟失、U盤破損或丟失、磁介質(zhì)檔案被消磁、軟件崩潰等原因都會導(dǎo)致數(shù)字檔案的丟失。在搬運的途中，因為不慎碰撞、搬運車抖動等原因，會導(dǎo)致電腦破損;每個學(xué)校對檔案的投入不一樣，有一些學(xué)校使用的軟件甚至超過10年，早早過了免費維護(hù)時間，學(xué)校也沒有經(jīng)費去續(xù)費維護(hù)，甚至此軟件的開發(fā)公司已經(jīng)不存，如果平時的備份工作不到位，一旦原安裝此軟件的電腦被損壞，很難找回丟失的軟件及檔案數(shù)據(jù)，有些學(xué)校備份檔案的工具是U盤，而U盤的體積和面積都很小，非常容易被遺忘和丟失。

2.5 檔案秘密被泄露

檔案的保管和運輸都需要嚴(yán)格遵守檔案保密制度。然而，中小學(xué)在檔案室搬遷過程中，會因為各種原因?qū)е聶n案秘密被泄露，例如：檔案專員不在現(xiàn)場、檔案打包不嚴(yán)格、檔案運輸方式不妥當(dāng)、檔案整理進(jìn)柜不及時、新檔案庫房門窗不合格等。

2.6 新遷檔案室八防不到位（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）

一般情況下，檔案室是不輕易變換的，如果一個學(xué)校決定變換檔案室，應(yīng)該是遇到了確確實實的客觀原因，不得不變換，然而，當(dāng)不得不變換檔案室的客觀現(xiàn)實下，可能新的檔案室沒辦法滿足已安裝防盜門、已安裝窗簾、已配備防火栓、無漏水隱患等條件，導(dǎo)致檔案室的八防就很難嚴(yán)格落實。

3 對策研究

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，科學(xué)謀劃檔案室選址

2003年5月，時任浙江省委書記習(xí)近平總書記在省檔案局館視察工作時作了重要講話。習(xí)近平總書記指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。檔案工作是當(dāng)前國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案工作將越來越重要”。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備基本的檔案常識及檔案法律法規(guī)知識，在謀劃學(xué)校整體布局時應(yīng)該把檔案室的安全性考慮進(jìn)去。學(xué)校檔案專職人員要有高度的敏感性，一旦發(fā)現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面有換檔案室的意向，就要立即與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，從專業(yè)的角度給領(lǐng)導(dǎo)分析和建議檔案室科學(xué)的選址。這樣，可以從選址上避免檔案可能存在的安全隱患。

3.2 慎重合作，防止檔案搬運人員泄密

“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對委托方進(jìn)行監(jiān)督，委托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案安全?！?因此，在搬遷之前，學(xué)校應(yīng)該慎重選擇服務(wù)公司，應(yīng)與負(fù)責(zé)搬遷檔案的公司簽訂委托協(xié)議及保密協(xié)議，在搬遷過程中，檔案專職人員應(yīng)全程陪同和指揮。

3.3 五嚴(yán)到位，確保搬運過程安全可靠

1）嚴(yán)格編號。搬運前，檔案專業(yè)人員應(yīng)該把檔案室所有檔案柜進(jìn)行流水號排序，應(yīng)做到一柜不漏、一件不漏，在搬家公司進(jìn)行打包之前，檔案專業(yè)人員應(yīng)給他們進(jìn)行培訓(xùn)，在打包過程中檔案專業(yè)人員應(yīng)進(jìn)行全面指揮及指導(dǎo)，確保打包按順序號順利進(jìn)行。

2）嚴(yán)格打包。所有檔案應(yīng)按照打包前排列好的順序進(jìn)行打包，每打完一個包，應(yīng)及時嚴(yán)格按照打包順序進(jìn)行統(tǒng)一的流水號編號，避免有空號和重號。

3）嚴(yán)格押運。應(yīng)嚴(yán)格按照打包編號進(jìn)行搬運上車，整理排列，裝載完成后應(yīng)檢查車門是否上鎖，車頂是否固定穩(wěn)固，在押運的路途中，檔案專職人員應(yīng)全程陪同。

4）嚴(yán)格用水。在進(jìn)行檔案打包、搬運的過程中，參與搬運的人員飲水解渴、洗手進(jìn)餐是必不可少的，飲水后應(yīng)把蓋子擰緊，放置于離檔案比較遠(yuǎn)的地方，以免飲用水被不小心打翻后浸濕檔案;洗手的水，應(yīng)遠(yuǎn)離檔案。

5）嚴(yán)格備份。第一，數(shù)字檔案備份，指對數(shù)字化的檔案進(jìn)行拷貝后另存一份于磁介質(zhì)中進(jìn)行備份，分為目錄數(shù)字備份和全文數(shù)字備份。在平常的工作中，檔案專職人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案備份要求進(jìn)行檔案備份。第二，軟件備份，在購買軟件時，應(yīng)嚴(yán)格把軟件安裝包存檔備份，可能的情況下，在另一臺計算機(jī)上也安裝一個一模一樣的軟件，如果檔案專用電腦出現(xiàn)問題時，安裝此備份軟件的電腦可以及時解決軟件丟失的問題，第三，異地備份，檔案的備份應(yīng)該嚴(yán)格異地保存一份，當(dāng)本地檔案丟失時，可以從異地備份里復(fù)制數(shù)據(jù)。第四，將教師個人業(yè)務(wù)檔案里關(guān)于教師本人的重要檔案由教師本人備份一份電子檔案。教師個人業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到教師職業(yè)生涯的發(fā)展，完善的教師業(yè)務(wù)檔案，可以助推和便利于教師個人生涯發(fā)展，老師評職稱、評優(yōu)、評先、評五階段獎、評星級班主任等都會利用到教室個人業(yè)務(wù)檔案;教師個人業(yè)務(wù)檔案也關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展，可以為學(xué)校及時掌握教師隊伍結(jié)構(gòu)層次，了解教師職業(yè)生涯情況，對學(xué)校崗位聘用、教師招聘、辦學(xué)方向等起到不可或缺的作用。故，應(yīng)慎重對待教師個人業(yè)務(wù)檔案，每年整理新增教師個人業(yè)務(wù)檔案時，盡可能讓他們自己備份一份屬于教師自己的一份以便日后不測時可以補(bǔ)救。

3.4 繼續(xù)教育，不斷提高檔案管理專職人員的政治立場及專業(yè)水平

“檔案工作者的基本職責(zé)是保護(hù)檔案的完整性和安全性，科學(xué)地管理檔案，為社會的各個方面提供檔案服務(wù)，履行保密和職責(zé)?！?2020年6月20日新修訂的《中華人民共和國檔案法》第一章第三條，旗幟鮮明地把“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)” 寫入法律，所以，檔案管理人員應(yīng)明確“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，明確檔案工作姓黨的政治屬性所在。一個學(xué)校檔案管理的水平高不高，還得看學(xué)校檔案管理員的政治站位及業(yè)務(wù)水平的高度。學(xué)校檔案管理崗位人員應(yīng)是編內(nèi)人員，專職專用，由專業(yè)人員任職，學(xué)校應(yīng)保障經(jīng)費，讓檔案管理人員每年定期參加檔案相關(guān)繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新的檔案理論知識，增強(qiáng)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)能力。

4 結(jié)語

以上是杭州市鳳凰小學(xué)最近幾年檔案室搬遷過程中遇到的一些問題及研究對策，這些問題也是大環(huán)境下，其它學(xué)校檔案室可能遇到的問題。學(xué)校檔案記載著學(xué)校的發(fā)歷程，是一個學(xué)校興衰成敗的有力證據(jù)，對學(xué)校未來的發(fā)展起到利用、見證和借鑒作用。因此，如果學(xué)校檔案室面臨搬遷，應(yīng)慎重對待每一個環(huán)節(jié)，管理利用好學(xué)校檔案，確保學(xué)校檔案的安全，助推學(xué)校的綜合辦學(xué)能力。

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作者簡介

吳忠桔（1987-），女，苗族，貴州畢節(jié)人，大學(xué)本科，檔案管理中級，杭州市鳳凰小學(xué)教職工，研究方向：檔案管理。