郭穎 吳貴峰

摘 要：隨著信息技術的高速發(fā)展，越來越多的現代信息技術被運用到高校檔案管理工作中，檔案管理信息化、數字化已經成為了高校檔案管理的必然趨勢。因此，高校應加強自身的檔案數字化建設工作。這里的檔案數字化建設并不只是簡單的將館藏進行數字化處理的過程，而是要以促進高校檔案可持續(xù)發(fā)展為目標，并借助信息環(huán)境和先進的基礎設施，實現檔案與社會的交融。為此，本文主要基于可持續(xù)發(fā)展理念，對于高校檔案數字化建設進行了分析和探討，以期推動高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：可持續(xù)發(fā)展理念;高校檔案管理;數字化建設

高校檔案數字化建設是高校數字化校園建設的重要組成部分，其主要擔負著將高校政務、黨務信息系統和數字化校園所產生的電子文件、檔案信息進行存儲、管理和查詢服務等基本職能。利用信息化、數字化手段對檔案進行管理，不僅可以使得檔案管理的效率得到極大提升，同時也是確保高校各項工作高效開展的重要保障。因此，高校應樹立與時俱進的發(fā)展理念，充分利用信息化技術手段，優(yōu)化檔案管理工作，推進檔案數字化建設進程，以此來提升高校檔案管理的質量和水平，促進自身可持續(xù)發(fā)展。由此可見，加強對基于可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設的研究是非常具有現實意義的。

一、基于可持續(xù)發(fā)展理念下高校檔案數字化建設需遵循的原則

（一）經濟性原則

在高校檔案數字化建設過程中遵循經濟性原則是指在合格完成檔案數字化建設的基礎上，盡可能的節(jié)省資金投入，即用最少的資金，高效率的完成學校檔案數字化建設工作。這就要求高校根據自身的實力，投入相應的資金用于檔案數字化建設中。同時在檔案數字化建設過程中，應堅持節(jié)約性原則和適應性原則，做到物盡其用，避免資金和資源的浪費，最大限度的為學校節(jié)約資金，促進學校可持續(xù)發(fā)展。

（二）安全性原則

將數字化和信息化手段運用到檔案管理工作中，可以使得檔案管理工作的效率和水平得到全面提升，但與此同時檔案安全問題逐漸暴露出來。檔案數字網絡化建設會極大的增加高校檔案管理的風險，比如在利用網絡對檔案資料進行導入、傳輸、存儲、利用等環(huán)節(jié)，如果操作不當，就很有可能會出現檔案信息泄露、丟失、病毒入侵等問題。因此，高校必須要加強對檔案數字化建設中安全問題的重視，做好檔案安全防范工作，以此來確保檔案的完整性和安全性。

（三）重點性原則

高校檔案資源數量龐大、種類繁多，要將這些檔案資源全部轉化為信息資源，工程量非常之大。然而高校檔案管理人員數量有限，要想在短時間完成這項工作是非常困難的。這就要求檔案管理人員在檔案數字化建設過程中，遵循重點性原則，將重要檔案資料優(yōu)先處理[1]。檔案管理人員需先將館藏的檔案資料進行分類整理，并將重要檔案或師生使用頻率較高的檔案率先進行數字化處理，其余不重要的檔案資料則可以在之后逐漸完成，這樣才能夠確保在最短的時間內完成檔案數字化和信息化建設。

（四）真實性原則

在高校檔案數字化建設的過程中，為了便于管理，檔案管理人員可以對檔案進行適當的加工和處理。而在這一過程中，極易因為檔案管理人員的個人原因，出現隨意篡改檔案信息的情況，導致檔案信息與事實不符，這會給檔案使用者造成極大的困擾[2]。因此，高校應遵循實事求是的原則，加強對檔案數字化建設工作的監(jiān)督，禁止檔案管理人員對檔案的真實性進行篡改，即便是加工和處理，也必須要基于尊重歷史事實的基礎上，以此來確保數字檔案的真實性和可加工性。

二、基于可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設策略

（一）完善檔案數字化基礎設施建設，推進檔案現代化管理

基礎軟硬件設備是高校開展檔案數字化建設工作的前提和基礎，因此，高校需要投入資金，完善檔案數字化建設的基礎設施。首先，高校需要完善軟硬件設備，如電腦、掃描槍、檔案管理軟件等，以此來確保檔案數字化建設工作的正常開展。其次，高校需借助互聯網技術，在校園內部建立一個信息共享平臺，用于實現校內師生之間的信息共享，以此來提升檔案資源的利用率[3]。再次，高校應建立電子文件中心，對所有的檔案資源進行數字網絡化管理，以此來推進檔案數字網絡化進程，確保高校各項工作的有序開展。最后，高校應將檔案管理信息系統和其他信息系統進行有效連接，實現檔案資源和信息平臺的無縫對接，進而將學校的各項工作的開展成為一個連貫的整體。

（二）檔案建設應優(yōu)先服務學校重點工作

檔案管理工作的開展主要是為了學校的各項工作而提供服務。在檔案數字化建設的過程中，為了確保學校各項工作的有序開展，檔案管理部門應根據重點性原則，將根據檔案資源的用途，將檔案資源進行分類整理，優(yōu)先對學校重點工作項目的檔案資源進行數字化和信息化處理。首先，檔案管理部門需要制定檔案館的歸檔時間和歸檔單位，并將檔案數字網絡化建設工作與學校重點工作相結合，比如學校的一些重要科研項目、重要會議等資源，在檔案數字網絡化建設過程中將需要優(yōu)先處理這些檔案資源。其次，在重點檔案歸檔后，工作人員同樣不能放松警惕，還需要完成對這些檔案資源的核對和檢查工作，確保檔案資料的價值型和完整性。另外，對于學校的一些重大項目，檔案管理人員可以提前介入，隨時了解項目的進程和部分情況，并建立一個項目檔案資料庫，讓全校師生能夠及時了解項目的最新進程情況，同時也便于后續(xù)歸檔工作的開展，以此來提升檔案管理工作的時效性和水平。

（三）挖掘高校文化資源，提升檔案資源價值

每所高校在創(chuàng)辦和發(fā)展的過程中，都會形成非常豐富的文化資源，這些資源對于學校的可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的推動作用。因此，在高校檔案數字化建設的過程中，檔案管理人員應積極挖掘高校的文化資源，并合理利用這些文化資源推進學校檔案工作的服務創(chuàng)新。這就要求高校加強校園文化建設，形成自己的文化特色和文化內容，為檔案數字化建設提供豐富的文化資源，并借助檔案數字化管理的優(yōu)勢，來弘揚學校優(yōu)秀文化，以此來促進自身的可持續(xù)發(fā)展[4]。同時在檔案數字化建設過程中，高校還應當要建立校史館和檔案館之間的聯系平臺，實現這二者的資源互動，進而將檔案資源的文化價值充分體現出來，更好地為全體師生服務。大多數高校都非常重視學校的文化建設，并經常會開展一些文化活動，以此來提升學校的文化內涵，增強校內的文化氛圍，比如，在校慶之際，高校都會組織開展校史、校慶紀念活動。校園文化是學校在幾十年、甚至上百年的發(fā)展過程中所慢慢積淀下來的，具有非常深厚的文化底蘊，是高校得以持續(xù)發(fā)展的關鍵，是學校重要的檔案資源。因此，在高校檔案數字化建設中，必須要積極挖掘學校的文化資源，并將其運用到數字化建設中，推動學校檔案管理工作服務的創(chuàng)新，促進學校優(yōu)良文化的傳承和發(fā)揚。

（四）注重優(yōu)質檔案管理隊伍的建設

高校檔案管理隊伍的整體素質直接關乎學校檔案數字網絡化的推進。不過就具體情況來看，高校檔案管理人員素質往往都比較高，不過隨著社會不斷發(fā)展，對他們的要求越來越高，如果他們一直停步不前，將很難滿足新時代要求。而且還有部分檔案管理人員并不是本專業(yè)出身，對于具體專業(yè)知識掌握不是很深入。所以，高校方面應該加強注重檔案管理人才隊伍的建設，具體可以通過以下兩種方式來進行;一方面就是培訓，具體可以組織優(yōu)秀檔案管理人才出外進修，也可以聘請專業(yè)人士來校組織開展講座，加強數字化、信息化等知識的講解;另一方面就是提升崗位福利待遇，吸引更多懂技術、高知識以及高素質的人才加入。

（五）科學改造檔案管理部門，加強檔案管理制度的完善

就高校檔案管理部門來說，在數字化挑戰(zhàn)下，首先就得積極轉變自身傳統檔案管理理念，化被動為主動，全面調查本校檔案利用率，分析檔案應用者的需要，然后基于此進行檔案的收集。同時，還應該將館藏資源進行公開，使得廣大師生能夠對此有著深入的了解，從而能夠更好的應用。此外，還得注重檔案管理制度的完善。檔案數字網絡化的建設極大轉變了學校的檔案管理方式，所以相關管理制度也得積極創(chuàng)新與轉變。在具體數字化建設中，高校應該加強注重檔案資源網絡化與信息化的特點，對其實施高校的制度化管理，如歸檔制度、保密制度等等，以便有效提升該項工作的安全穩(wěn)定性，為廣大師生提供更為優(yōu)質的檔案服務，而且還能在很大程度上避免損壞高校數字檔案。

三、結語

綜上所述，加強高校檔案數字化建設，不僅是提升高校檔案管理效率和水平的有效途徑，同時也是促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要動力。但高校檔案數字化建設是一個不斷探索、可持續(xù)發(fā)展的過程。這就要求高校在檔案數字化建設過程中，遵循各項基本原則，并設立科學的目標，借助信息化手段優(yōu)化檔案管理工作模式和方法，這樣才能夠做好檔案數字化建設工作，繼而更好地為高校教學、科研和管理工作提供信息服務，促進高校可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]尹小莉.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設分析[J].蘭臺內外，2019（05）：11-12.

[2]陳丹.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設分析[J].科技經濟導刊，2017（26）：166.

[3]韓彬彬.探析可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設[J].電子世界，2016（14）：24.

[4]謝文杰.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數字化建設分析[J].城建檔案，2016（02）：20-21.