李霞

摘 要：高校的發(fā)展離不開(kāi)基礎(chǔ)建設(shè)，而基建檔案工作是基建工作的完整重要組成部分，它反映了高等學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的歷史軌跡和過(guò)程，同時(shí)為當(dāng)下以及今后學(xué)校的基本建設(shè)工作提供了依據(jù)和基礎(chǔ)。然而，在現(xiàn)實(shí)中高校檔案管理工作卻存在滯后的現(xiàn)象，不能有效地為學(xué)校管理提供更好的服務(wù)。文章通過(guò)論述高?；n案管理的含義、特點(diǎn)及存在的問(wèn)題，尋找有效提高基建檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;基建檔案特點(diǎn);存在問(wèn)題;改進(jìn)措施

“檔案”，是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的物質(zhì)外現(xiàn)，是某一具體歷史階段人類(lèi)文化的產(chǎn)物。在中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中，對(duì)檔案的定義表述為：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！?/p>

“高校基建檔案”，是高?；üこ添?xiàng)目從籌備、實(shí)施到竣工交付全過(guò)程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文件材料。這些材料既有文字、圖紙也有照片、聲像等;它是校園各種建筑物、構(gòu)筑物、管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維護(hù)和檢修等活動(dòng)的直接記錄，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。

一、高?；n案的意義和作用

1.高校基建檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄

俗話說(shuō)，萬(wàn)丈高樓平地起，基建檔案如實(shí)地記錄了學(xué)校建設(shè)的全過(guò)程，任何基建項(xiàng)目從無(wú)到有，無(wú)論是土建、水、暖、電還是園林綠化、道路;無(wú)論是新建工程還是維修改造項(xiàng)目?；n案忠實(shí)地記錄了每項(xiàng)工程的興建和蛻變，可以說(shuō)基建檔案就是一部活生生的校園建設(shè)史，它是學(xué)校發(fā)展和變遷的見(jiàn)證，是學(xué)?；v史的再現(xiàn)。如果想要查詢或者回憶一座學(xué)校的發(fā)展史，檔案是最為有力見(jiàn)證。

2.高?；n案為今后學(xué)校的管理和發(fā)展提供了依據(jù)

山西農(nóng)業(yè)大學(xué)是一所擁有百年歷史的農(nóng)業(yè)院校，校園坐落于山西省太谷縣，整個(gè)校區(qū)分為南院教學(xué)區(qū)和北院家屬區(qū)兩個(gè)部分，總占地面積3515畝。學(xué)?，F(xiàn)有各類(lèi)教學(xué)辦公樓、學(xué)生宿舍及生活用房、家屬住宅樓共計(jì)約200棟，這些建筑中既有清代中葉建成的孟家花園建筑群、又有二十世紀(jì)初期（1907--1931年前后）建成的太谷銘賢學(xué)校建筑群，也有二十一世紀(jì)新建的崇實(shí)樓、綜合教學(xué)樓，這些建筑年代跨度大、建筑項(xiàng)目體量大、建筑風(fēng)格多樣（有仿俄、仿美、中式的、現(xiàn)代的），由于建筑年度久遠(yuǎn)，這些古建筑的保養(yǎng)和維修經(jīng)常發(fā)生，再加上其建筑風(fēng)格各異，各類(lèi)建筑檔案的管理需要不斷的累加和修正，管理難度很大。同時(shí)隨著我省農(nóng)高區(qū)建設(shè)和我校與省農(nóng)科院合署辦公工作的不斷深入，未來(lái)勢(shì)必會(huì)有更多的基建項(xiàng)目上馬投產(chǎn)，學(xué)校的校園規(guī)劃不斷調(diào)整和完善，各類(lèi)新建、改建、擴(kuò)建和維修項(xiàng)目也將不斷增加。因此，充分做好我?；n案的收集、整理、管理和利用工作，能及時(shí)提供準(zhǔn)確、有效地項(xiàng)目信息，進(jìn)而促進(jìn)基建管理工作和整個(gè)學(xué)校管理能力的提高。

二、高?；n案的特點(diǎn)

1.專(zhuān)業(yè)性

基建工程具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，它包含勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，是有著固定程序的系統(tǒng)工程，這就決定了基建檔案的管理工作也具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。在收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索以及利用等方面多要以基建工程本身的客觀發(fā)展規(guī)律來(lái)組織和開(kāi)展檔案的管理工作。

專(zhuān)業(yè)性要求高?；n案管理中必須組織一支專(zhuān)業(yè)化的管理隊(duì)伍，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)參與到檔案管理中，在提升檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平中，同時(shí)能夠進(jìn)一步挖掘檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

2.復(fù)雜性

（1）涉及部門(mén)多

從學(xué)校內(nèi)部看，項(xiàng)目建設(shè)的開(kāi)展與規(guī)劃、招標(biāo)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、黨政辦等多個(gè)部門(mén)需要密切配合和協(xié)調(diào)，涉及多層次、多部門(mén)的檔案類(lèi)別;同時(shí)隨著我省農(nóng)高區(qū)建設(shè)和我校與省農(nóng)科院合署辦公工作的不斷深入，更多的部門(mén)和人員將會(huì)參與到我校各類(lèi)新建、改建、擴(kuò)建和維修項(xiàng)目當(dāng)中。

從學(xué)校外部看，項(xiàng)目建設(shè)從立項(xiàng)、施工到交付使用，需要與包括環(huán)保、城建、文物管理、勘察、土地、公安、規(guī)劃、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、消防等多個(gè)政府及企業(yè)的相互配合和支持，其工程檔案涉及文件之多可想而知，同時(shí)，經(jīng)手人多、信息量大、歷時(shí)較長(zhǎng)。

（2）基建工程管理過(guò)程程序復(fù)雜

如上文所述，工程管理分為前期準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段三各部分，在這三大部分中包含立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、工程招標(biāo)、竣工驗(yàn)收、決算審計(jì)等若干內(nèi)容，（如下圖表1所示），其管理過(guò)程手續(xù)繁多，對(duì)接部門(mén)多，所產(chǎn)生的資料之間存在嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，不能任意倒置，也不可缺少和遺失。

3.周期性

一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目從落地生根到投入使用，要經(jīng)過(guò)從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等多道程序，工期往往以年為單位計(jì)算;另外有的建設(shè)項(xiàng)目雖然已經(jīng)完工，但由于消防驗(yàn)收整改等情況的發(fā)生，實(shí)際的資料管理過(guò)程往往比工期要長(zhǎng)更多。

同時(shí)，這些資料在未來(lái)的幾十年以內(nèi)都將作為該建筑維修、改建、擴(kuò)建、遷建的依據(jù)，具有一個(gè)使用周期內(nèi)的參考價(jià)值，并且在使用周期內(nèi)還會(huì)不斷產(chǎn)生新的檔案資料。

三、高?；n案管理存在的問(wèn)題

以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，基建檔案的管理工作采用二級(jí)管理方式，首先，基建規(guī)劃科設(shè)有檔案管理職能，主要負(fù)責(zé)在建工程的檔案的收集和整理;其次，在工程結(jié)束后將檔案資料悉數(shù)移交至校檔案館進(jìn)行集中保管，這樣的管理便于基建資料的隨時(shí)調(diào)閱和參考，但在現(xiàn)實(shí)的管理過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題。

1.管理觀念相對(duì)滯后

相當(dāng)一部分學(xué)校管理的參與者對(duì)于涉及到招生、就業(yè)、科研、財(cái)務(wù)、人事方面的工作給予了足夠的重視，但基建工作往往缺乏宣傳和造勢(shì)、與師生日常教學(xué)生活的互動(dòng)程度較低，而常常被邊緣化，基建檔案工作因不能立時(shí)為學(xué)校帶來(lái)人力或者財(cái)力的變化，而往往更是處于不受重視的狀況。

同時(shí)，檔案管理人員還存在“你查我找”的被動(dòng)工作思維，把檔案工作看成是“順手捎帶的活兒”，在思想和觀念上輕視和怠慢基建檔案的收集、歸檔、保管和移交工作，使得資料在收集和整理過(guò)程中質(zhì)量降低。