李佳麗 王廣新

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科技和信息化的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式注入了新鮮血液，檔案管理的建設(shè)工作也是農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要記錄。種子檔案管理和居民生活息息相關(guān)，為此，要加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作，實(shí)現(xiàn)種子工作的優(yōu)化服務(wù)。種子管理站在我國(guó)的社會(huì)生活中占據(jù)著重要的地位，其檔案管理工作和種子單位工作的高效開(kāi)展也是相關(guān)的，為了讓單位工作能夠順利高效進(jìn)行，對(duì)其檔案建設(shè)實(shí)施信息化管理是有必要的，以促進(jìn)檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案;建設(shè)與管理;種子工作;優(yōu)質(zhì)服務(wù)

引言

城市中種子管理站的檔案管理工作非常復(fù)雜，內(nèi)容涉及很多方面，事關(guān)我國(guó)農(nóng)業(yè)的發(fā)展，以及依法用種，依法種植。對(duì)于不同種子的檔案建設(shè)可以做好種子特征以及差異生長(zhǎng)的詳細(xì)記錄，不僅要保障檔案的完整性，更是可以為日后的復(fù)查核對(duì)工作提供切實(shí)的依據(jù)，幫助今后在種子工作中有追根溯源的機(jī)制，將種子工作的檔案建設(shè)更好的整理完善。傳統(tǒng)的種子檔案建設(shè)主要是依靠人力完成，記錄在紙質(zhì)文件中，這樣的方式不僅工作效率低，一旦檔案丟失或者損壞就很麻煩，不能及時(shí)記錄，在尋找時(shí)也非常困難，非常浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。為了改變現(xiàn)狀，就要讓種子單位的檔案管理更加信息化，根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展要求，不斷將信息化的內(nèi)容注入到檔案管理工作中來(lái)，將檔案管理的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)更好地融合起來(lái)，提高檔案信息化管理水平，使信息檔案管理工作能更好的節(jié)省人力、物力和財(cái)力，讓種子檔案管理工作能更加快捷高效，在今后尋找和比對(duì)數(shù)據(jù)上也能有據(jù)可循。

一、檔案建設(shè)與種子工作

眾所周知，我國(guó)是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國(guó)，也是一個(gè)人口大國(guó)，農(nóng)業(yè)發(fā)展是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一大部分，糧食產(chǎn)量的充足和質(zhì)量保證是保證其它產(chǎn)業(yè)能夠順利發(fā)展的基礎(chǔ)。在過(guò)去一段時(shí)間，我國(guó)的糧食產(chǎn)業(yè)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步和發(fā)展，但是，在很長(zhǎng)一段時(shí)間都是停留在傳統(tǒng)的農(nóng)作物水平上，在農(nóng)作物的研發(fā)和進(jìn)步方面都比較少，不能滿足人們的發(fā)展需求。因此，進(jìn)一步提高農(nóng)作物的產(chǎn)量，豐富農(nóng)作物的種類，就要改變種子的生產(chǎn)質(zhì)量。在農(nóng)業(yè)發(fā)展過(guò)程中，種子工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不同農(nóng)作物種子的品種以及生產(chǎn)質(zhì)量都是影響的關(guān)鍵因素，而種子檔案管理工作更是種子管理工作中的重要內(nèi)容，是民生發(fā)展中的一部分，做好種子檔案管理工作，勢(shì)在必行。種子檔案建設(shè)可以對(duì)某種子從研發(fā)、適用、銷售以及后期生長(zhǎng)、收成效果等一系列的事宜進(jìn)行詳細(xì)的記錄，明確記錄的時(shí)間，并且將其安全地保存下來(lái)，在今后的種子管理工程中，能更好地針對(duì)種子的發(fā)育和銷售的成果，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)，不用人力進(jìn)行計(jì)算，便可以自動(dòng)生成，不僅優(yōu)化了種子管理工作，更是可以為之后的工作提供真實(shí)的依據(jù)，這是技術(shù)的進(jìn)步給種子檔案管理工作帶來(lái)的一大變革。

1.檔案建設(shè)工作

檔案建設(shè)是社會(huì)生活的重要部分之一，每一個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)都會(huì)有檔案建設(shè)管理工作，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，可以詳細(xì)記錄一個(gè)東西的逐漸發(fā)展歷程，包括好的、壞的數(shù)據(jù)，都是記錄的內(nèi)容，都是基于真實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行記錄，能更加詳實(shí)的反映種子的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，促進(jìn)種子發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)。檔案工作的管理可以為相關(guān)工作的展開(kāi)提供依據(jù)，為加強(qiáng)種子管理工作起到提升的作用，例如，種子檔案管理，如果對(duì)于某品種的實(shí)際生產(chǎn)效果不理想，可以通過(guò)查看檔案記錄來(lái)獲取信息，該品種的種植成功經(jīng)驗(yàn)是什么，曾經(jīng)在研發(fā)的過(guò)程中，有過(guò)什么失敗的經(jīng)歷，在進(jìn)行種子推介的工作中，什么情況是有利的，什么情況下是不利于發(fā)展的，這些記錄下來(lái)的信息在進(jìn)行種子檔案管理的過(guò)程中，具有重要的作用。因此，檔案建設(shè)工作是社會(huì)生活的重要內(nèi)容，關(guān)乎人民的利益以及城市的整體進(jìn)步，也關(guān)乎人們?cè)谶M(jìn)行食品享用過(guò)程中的體驗(yàn)感和內(nèi)涵，種子檔案的信息化管理流程，促進(jìn)了管理工作的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)發(fā)工作。

現(xiàn)如今，種子檔案建設(shè)工作很多都停留在傳統(tǒng)方式，沒(méi)有通過(guò)信息化的手段實(shí)現(xiàn)優(yōu)化服務(wù)，也沒(méi)有將信息化的工作內(nèi)容和工作的內(nèi)涵更好地貫徹在種子檔案建設(shè)工作中，因此，在種子檔案的管理中，仍然存在一定程度上的缺失。檔案信息化建設(shè)指的是，對(duì)于紙質(zhì)記錄的檔案，在不改變?cè)瓋?nèi)容、不損害其信息的前提下，以其為依據(jù)，對(duì)檔案的記錄形式做出改變，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段呈現(xiàn)出來(lái)，以促進(jìn)檔案管理工作的安全性和便捷性。例如，利用聲音文件、視頻文件，對(duì)檔案信息做出規(guī)整，使得檔案信息更加清晰化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效性，使得檔案信息查找更加快捷，減少人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。值得我們注意的是，必須要保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，才能保證信息化的檔案管理工程更好地付諸實(shí)踐。檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理、保管等活動(dòng)的通稱，如何加強(qiáng)種子檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，我們要將種子檔案的工作做好，首先就要盡可能詳盡地收集數(shù)據(jù)，幫助檔案管理工作的有效性實(shí)施。同時(shí)，還要進(jìn)行相應(yīng)的整理，將數(shù)據(jù)進(jìn)行歸并和整理，促進(jìn)檔案管理工作的有效整合推動(dòng)，最重要將檔案的保管工作做好，利用當(dāng)前的信息化的檔案管理模式，更加快捷高效的整合檔案管理的內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.種子工作服務(wù)

農(nóng)業(yè)發(fā)展是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，是民生的根本保障，推動(dòng)農(nóng)業(yè)發(fā)展的核心工作就是種子的建設(shè)工作，如果對(duì)于種子不進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展，那么農(nóng)業(yè)生產(chǎn)就不會(huì)朝著優(yōu)化的方向前進(jìn)。其中，種子推廣工作是種子工作服務(wù)的重要內(nèi)容，只有把更優(yōu)良的種子推廣到市場(chǎng)上，并且用于生產(chǎn)實(shí)踐，才能切實(shí)提高農(nóng)作物的產(chǎn)量以及發(fā)揮種子工作的價(jià)值，更好地為人民群眾服務(wù)。從我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)階段來(lái)看，農(nóng)業(yè)產(chǎn)量可以說(shuō)是非常有保障的，人民對(duì)于食品的需求不再是溫飽，而是更注重糧食的安全和質(zhì)量，這也就對(duì)種子服務(wù)工作提出了更高的要求，需要我們不斷進(jìn)行研究和實(shí)踐，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)不斷改良品種，提高農(nóng)作物的產(chǎn)量和質(zhì)量，推進(jìn)我國(guó)的農(nóng)業(yè)發(fā)展。

二、檔案建設(shè)與管理的問(wèn)題

1.檔案管理人員的工作積極性不高

現(xiàn)階段來(lái)看，種子管理站的檔案管理人員的工作積極性不高，很多檔案管理人員的工作態(tài)度都比較懶散，不愿主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，這嚴(yán)重制約著檔案管理工作的提高，也嚴(yán)重影響著檔案管理工作的發(fā)展。因?yàn)槿藛T是基礎(chǔ)，只有我們有充實(shí)的人員作為動(dòng)力，才能更好地保障種子檔案管理工作的積極落實(shí)。歸根結(jié)底，和員工的檔案建設(shè)意識(shí)低下有關(guān)，很多的工作者認(rèn)為種子檔案建設(shè)是沒(méi)有什么實(shí)際意義的工作，不能從正面促進(jìn)種子管理工作的發(fā)展，對(duì)檔案的記錄都是簡(jiǎn)化，隨便記錄一下，有的甚至在數(shù)字的記錄上有很大的出入，或者是想起來(lái)記一下，想不起來(lái)就拋之腦后。檔案管理人員認(rèn)為種子的推廣工作才是最重要的，只有推廣出去，才有更多的人知道。我們要明確，這種理念是非常錯(cuò)誤的，因?yàn)椋N子檔案的完整化建設(shè)可以提供可以用的價(jià)值，如果記錄不詳細(xì)，就會(huì)造成數(shù)據(jù)和信息沒(méi)有可參考的意義，對(duì)今后種子工作的發(fā)展和進(jìn)步是沒(méi)有可參考的意義和價(jià)值的。因此，對(duì)于規(guī)范化的檔案建設(shè)是非常有必要的，可以推進(jìn)管理的規(guī)范性，讓種子檔案管理工作更加規(guī)范的開(kāi)展，并且能更加高效的完成管理工作，促進(jìn)種子的生長(zhǎng)有跡可循。但是，我們從實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，很多工作人員難以接受工作模式的改變，不愿意接受一些新的工作手段和軟件的利用，不想利用新時(shí)代的信息管理技術(shù)進(jìn)行檔案工作的管理，對(duì)于檔案管理的流程和認(rèn)識(shí)的熟悉度還不夠，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高，工作效率低下，嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，最終使得檔案信息化建設(shè)很難開(kāi)展，信息化的流程建設(shè)也很難落實(shí)。

2.現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)施不足

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的種子檔案管理都是靠人力完成的，這樣就會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力資源，工作效率低下，不能跟隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行變化。為了提升工作效率，很多工作人員對(duì)種子檔案信息都進(jìn)行了簡(jiǎn)化，甚至有的出現(xiàn)簡(jiǎn)化到看不懂的狀態(tài)。為了改變這種現(xiàn)狀，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，將信息管理系統(tǒng)引入到當(dāng)前的種子檔案管理工作中，更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。我們要明確的是，信息化建設(shè)離不開(kāi)以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)，因此，針對(duì)計(jì)算機(jī)的使用就是不可避免的，也是非常具有參考性意義的。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，種子單位的檔案管理工作更加系統(tǒng)化了，但是使用網(wǎng)絡(luò)不可避免地就會(huì)有安全性問(wèn)題，很多工作人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)工作不熟，也不夠重視，很容易在管理軟件中存在漏洞，從而造成檔案信息的丟失和篡改，這是非常不可取的。所以，對(duì)于檔案管理不能停留在“紙上談兵”的層面上，要進(jìn)一步深入建設(shè)，使得檔案利用率和安全性提高。

3.檔案管理缺乏現(xiàn)代化的思維與模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往只看重對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理模式并沒(méi)有積極利用起來(lái)，這也限制了種子單位檔案資料的采集、保存、后期服務(wù)。雖然現(xiàn)代化檔案模式已相當(dāng)完善了，但是在思想模式和工作中，很多工作人員還是習(xí)慣用傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)辦公，對(duì)于信息化時(shí)代的電子檔案管理仍然缺乏深入的認(rèn)識(shí)。例如，我國(guó)的玉米種類比較多，對(duì)于不同品種的長(zhǎng)勢(shì)情況如果只是通過(guò)文字進(jìn)行記錄，對(duì)于從檔案種獲取信息會(huì)不夠清晰，如果能夠通過(guò)圖片、視頻進(jìn)行記錄，可以更直觀化。

三、檔案建設(shè)與管理的優(yōu)化對(duì)策

1.提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)

種子管理站的檔案管理工作對(duì)于單位的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮著積極的保障作用，更是對(duì)農(nóng)業(yè)發(fā)展的保障，因此，無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理的基層工作人員，都必須把種子檔案管理工作放在心上，為其出謀劃策，推進(jìn)創(chuàng)新改革，從根本上推動(dòng)檔案管理工作的展開(kāi)，讓檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化。要想提高種子檔案的管理工作，首先就要提升工作人員的管理意識(shí)，不能把檔案建設(shè)看作是走過(guò)場(chǎng)，所以相關(guān)工作人員在記錄某種子的品種、產(chǎn)量、特征時(shí)，都要進(jìn)行規(guī)范化的詳細(xì)記錄。為此，可以在單位開(kāi)展一些相關(guān)講座，或者組織員工進(jìn)行職能培訓(xùn)，通過(guò)這樣的方式加強(qiáng)工作技能，學(xué)習(xí)最新的管理手段，不斷優(yōu)化提升種子檔案建設(shè)，做好種子服務(wù)工作。同時(shí)，要長(zhǎng)期化堅(jiān)持進(jìn)行培訓(xùn)，在長(zhǎng)期化的工作動(dòng)態(tài)中，更好地將信息化的內(nèi)容融入到當(dāng)前的發(fā)展中，并且利用好信息化的使用手段，拓展培訓(xùn)的內(nèi)容，通過(guò)日常的培訓(xùn)和定期培訓(xùn)相結(jié)合的形式，更新管理人員的思想觀念，促進(jìn)管理人員的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，很多專業(yè)化檔案管理人才都比較緊缺，種子檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平普遍低下，嚴(yán)重制約著農(nóng)業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。所以，檔案管理者應(yīng)該盡自己所能為完善檔案管理人員培訓(xùn)制度貢獻(xiàn)力量，創(chuàng)造積極有利的工作環(huán)境和待遇福利，讓他們來(lái)為檔案建設(shè)信息化出謀劃策，用先進(jìn)的知識(shí)來(lái)為種子工作服務(wù)貢獻(xiàn)。由于天災(zāi)，很多的地區(qū)每年都會(huì)遭受洪災(zāi)和旱災(zāi)，如果不采取及時(shí)的補(bǔ)救措施，造成的損失不可想象，種子工作可以為其服務(wù)，推廣適合當(dāng)?shù)囟唐谏L(zhǎng)的作物。因此，我們要在成立專業(yè)隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，形成更好的專業(yè)發(fā)展機(jī)制。

3.提高檔案管理的信息化建設(shè)

在種子工作的檔案管理建設(shè)中要投入一定的人力和物力，完善基礎(chǔ)管理設(shè)施，檔案資料管理和利用要分工明確，檔案的更新和數(shù)據(jù)備份工作要做到高效科學(xué)，要設(shè)立專門的檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，提高檔案管理工作的有效性。我們可以聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，進(jìn)行信息化的檔案建設(shè)和管理以及后期的維護(hù)工作，在工作中成立良好的工作態(tài)勢(shì)，幫助信息化的電子檔案管理更加具有安全性，維護(hù)好信息化檔案的安全操作流程。同時(shí)，針對(duì)信息化的電子系統(tǒng)的使用，也要利用專業(yè)的人才進(jìn)行傳授，保證在上傳和使用的過(guò)程中，電子檔案的信息能準(zhǔn)確詳實(shí)，也能更加具有安全性。另外，對(duì)于檔案記錄的信息進(jìn)行深入分析，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)施電子網(wǎng)絡(luò)和紙質(zhì)的結(jié)合，防止丟失，用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)完善種子檔案的建設(shè)管理工作。同時(shí)，也要建立防火墻機(jī)制，保證電子檔案管理的延續(xù)性發(fā)展，抵御外界的干擾和侵襲，更好地促進(jìn)種子檔案管理工作的發(fā)展。

4.加強(qiáng)素質(zhì)教育

不斷提高檔案工作者的服務(wù)水平。隨著農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，種子檔案工作面臨的任務(wù)，工作環(huán)境和管理模式正在發(fā)生變化。高科技還應(yīng)用于種子檔案管理，這需要種子檔案管理。人員不僅要了解和研究種子檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，還要結(jié)合新時(shí)期檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。不斷提高政治素質(zhì)和現(xiàn)代企業(yè)管理水平。使用“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”之類的培訓(xùn)方法來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的教育和培訓(xùn)，使他們掌握檔案專業(yè)知識(shí)。精通檔案管理程序和方法，并具有全面的分析和高度綜合的信息組織技能。同時(shí)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件，并對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行微機(jī)管理。種子文件的收集，分類，存儲(chǔ)和利用可以系統(tǒng)且有效地滿足種子文件管理長(zhǎng)期發(fā)展的需求。更好地為農(nóng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)種子管理站的檔案管理工作在農(nóng)業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越明顯，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于檔案管理也應(yīng)該改革與創(chuàng)新，緊抓當(dāng)前的發(fā)展機(jī)遇，規(guī)范檔案管理機(jī)制。同時(shí)，檔案管理人員在專業(yè)上也要不斷提高，在工作中利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理與利用的程度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)種子服務(wù)工作的更加優(yōu)化。

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（作者單位：1.巴彥淖爾市種子管理站;

2.內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局館）