■田云峰 王 偉 杜姍姍/泰安市中心醫(yī)院

人事檔案指的是人事管理中形成的一種記錄文件，這些文件中真實(shí)的反映出個(gè)人的政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷以及品格作風(fēng)等問題，是醫(yī)院進(jìn)行人員選拔、調(diào)動(dòng)、聘用等人事管理方面的重要依據(jù)，也是人才信息的主要存儲(chǔ)方式。醫(yī)院的高學(xué)歷、高職稱人才比較多，人事檔案內(nèi)容也比較復(fù)雜，通過人力資源檔案的信息化管理有利于人力資源開發(fā)和服務(wù)，對(duì)醫(yī)院人才管理以及素質(zhì)建設(shè)等都具有重要作用。

一、醫(yī)院人力資源管理檔案信息化建設(shè)的作用

(一)提升人力資源管理效率

醫(yī)院傳統(tǒng)人力資源管理工作中主要采用手工方式對(duì)人力資源資料的收集、歸檔和管理，在工作實(shí)施中需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，而且工作效率低，工作內(nèi)容繁復(fù)，難以適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理要求。隨著人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，使得檔案管理人員能夠從繁雜的人工勞動(dòng)中解脫，在人事檔案信息查詢、統(tǒng)計(jì)等方面都更加便捷，降低檔案管理人員的工作量，提升人力資源管理效率。

(二)有利于人力資源信息整合與共享

通過人力資源信息化建設(shè)有利于對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員信息的整合，醫(yī)院中包含多個(gè)科室，包括醫(yī)務(wù)科、護(hù)理科、人事科、財(cái)務(wù)科等。不同部門人力資源的信息如果處于分散的狀態(tài)，都保存在各自的科室中容易使管理人員無法對(duì)醫(yī)院中各類人員的情況進(jìn)行全面掌握。人力資源信息化管理能夠促進(jìn)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全員人才隊(duì)伍整體情況的了解，做好醫(yī)院各科室人員調(diào)整和資源分配工作，保證人力資源信息服務(wù)的及時(shí)性、全面性和可靠性。同時(shí)充分發(fā)揮人力資源管理檔案在人才的選拔、考察以及人力資源隊(duì)伍建設(shè)等方面的作用。

(三)保證人力資源管理工作的高效化

人力資源管理工作并不是一種靜止、一次性的管理方式，而是隨著時(shí)間發(fā)展不斷增長(zhǎng)和補(bǔ)充的形式。通過人力資源檔案管理信息化發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，保證人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)全面、可靠、系統(tǒng)化發(fā)展，保證人力資源管理工作的立體化、動(dòng)態(tài)化發(fā)展。

二、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的問題

(一)信息化制度不完善

人力資源檔案是能夠?qū)σ粋€(gè)人簡(jiǎn)歷、經(jīng)歷以及工作情況等各個(gè)方面進(jìn)行全面反應(yīng)和記錄的一種原始材料，其自身具有機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性以及動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，為了保證人力資源信息采集的準(zhǔn)確性、客觀性和及時(shí)性，必須要做好對(duì)信息來源的安全錄入和信息保密，保證人力資源管理工作的規(guī)范化和制度化。但是在實(shí)際工作開展過程中，由于人力資源檔案涉及到的部門比較多，信息來源復(fù)雜，使得信息錄入過程中隨意性加強(qiáng)，導(dǎo)致信息不完整。此外，由于信息的保密意識(shí)以及安全意識(shí)不足，無法按照程序進(jìn)行操作和數(shù)據(jù)備份，導(dǎo)致人力資源信息檔案管理中存在嚴(yán)重的安全隱患。

(二)軟件建設(shè)不完善

隨著內(nèi)外環(huán)境的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，檔案工作呈現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作面臨很多要求和考驗(yàn)，而一部分醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方式，導(dǎo)致檔案工作實(shí)效性不強(qiáng)，這也是軟件建設(shè)不足的主要體現(xiàn)。另一方面，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得人力資源檔案信息管理系統(tǒng)得到普遍應(yīng)用，人力資源管理軟件中融入了醫(yī)院?jiǎn)T工的基本信息，包括個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、調(diào)動(dòng)以及技術(shù)支撐等方面的內(nèi)容，雖然通過信息化建設(shè)提升人力資源信息管理的效率和能力，但是功能不健全，數(shù)字化能力低，存在信息重復(fù)錄入和重復(fù)管理情況，因此這些軟件在使用功能方面只體現(xiàn)在對(duì)簡(jiǎn)單報(bào)表的編制以及相關(guān)檔案信息的查詢。

(三)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)不及時(shí)

醫(yī)院人力資源檔案管理工作是動(dòng)態(tài)性的形式，會(huì)隨著醫(yī)院人力資源的變動(dòng)不斷的更新和補(bǔ)充，因此人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)也是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的形式，檔案管理人員需要做好對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的更新工作，包括學(xué)習(xí)進(jìn)修、工資晉升以及年度考核等，并保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。但是在實(shí)際的工作中檔案管理技術(shù)人員沒有結(jié)合人力資源管理數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充和更新，導(dǎo)致檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的信息無法真實(shí)反應(yīng)。

三、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理對(duì)策

通過以上分析可知，醫(yī)院人力資源檔案管理工作中仍然存在很多問題，導(dǎo)致醫(yī)院人力資源信息化管理工作難以有效落實(shí)，因此需要結(jié)合這些問題采取相應(yīng)的解決對(duì)策，提升人力資源檔案管理工作效率。

(一)加強(qiáng)對(duì)人力資源工作機(jī)制的完善

醫(yī)院人力資源檔案管理工作中，需要從技術(shù)、管理以及業(yè)務(wù)三個(gè)不同的方向?qū)n案信息化管理的流程和體系進(jìn)行規(guī)范，保證人力資源檔案管理信息的全面性和準(zhǔn)確性，使電子信息在收集、分類、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)都能夠做到有據(jù)可依。第一，做好醫(yī)院人力資源檔案管理信息的采集和錄入制度完善工作，同時(shí)在檔案信息的錄入和采集過程中都需要保證規(guī)范性，并對(duì)檔案信息資源庫(kù)的內(nèi)容進(jìn)行豐富和完善；第二，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的管理和定期維護(hù)，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的規(guī)范化，使檔案信息化系統(tǒng)能夠可靠、規(guī)范運(yùn)行，同時(shí)保證系統(tǒng)管理的統(tǒng)一性；第三，制定安全的線上查詢、保密制度，完善保密體系，保證人力資源管理系統(tǒng)的安全性、可靠性。

(二)加強(qiáng)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的健全

醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)中必須要先建立一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一管理系統(tǒng)。當(dāng)前醫(yī)院人力資源管理工作中信息化建設(shè)的依據(jù)主要以《信息結(jié)構(gòu)體系》為基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)人力資源檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提出更高要求。醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)的選購(gòu)和開發(fā)過程中，必須要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，結(jié)合單位的具體情況，盡可能采取更科學(xué)、合理的人力資源管理系統(tǒng)，并按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，使人力資源管理系統(tǒng)中能夠包含人力資源中基本的信息、檔案目錄數(shù)據(jù)以及檔案數(shù)據(jù)的采集、管理、查閱等功能模塊。此外，還可以加入一些考勤管理、合同管理等方面的功能模塊。

(三)做好信息數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范

醫(yī)院人力資源檔案信息化管理工作中信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是基本的設(shè)備，人力資源檔案信息化系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)形式，必須要進(jìn)行定期維護(hù)、更新，保證人力資源檔案信息管理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的作用。同時(shí)規(guī)范、完善的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，需要保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，才能夠保證人力資源檔案查詢、管理以及分析工作的有效開展。提升醫(yī)院人力資源管理工作的質(zhì)量和效率，為人力資源工作的開展提供現(xiàn)代化服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人力資源檔案管理在醫(yī)院管理中具有非常重要的作用，是醫(yī)院各個(gè)科室人員入職、離職、晉升、評(píng)職稱等方面的重要依據(jù)。其中記錄著醫(yī)院人力資源的基本信息以及成長(zhǎng)經(jīng)歷。但是傳統(tǒng)人力資源檔案管理中主要采用的為人工管理方式，管理效率和質(zhì)量不足，而且準(zhǔn)確性不強(qiáng)，隨著信息化建設(shè)，醫(yī)院人力資源檔案管理工作的質(zhì)量和效率有所提升，但是從當(dāng)前情況來看，其中仍然存在很多問題，還需要針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，從而推動(dòng)該項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。