吳建剛
摘要:會計職能轉(zhuǎn)型升級對財務(wù)會計工作提出了更高的要求,但由于會計核算軟件二次開發(fā)成本高、難度大、效率低,Excel軟件本身存在一定局限性和函數(shù)參數(shù)復(fù)雜會計人員工作運用較少等原因,使會計軟件和Excel等軟件難以滿足財務(wù)管理日常工作需求。作者從財務(wù)軟件和Excel表在財務(wù)管理中運用的局限性和久其軟件在財務(wù)管理工作中運用的優(yōu)點進(jìn)行分析,充分利用久其數(shù)據(jù)管理軟件效率高、功能強、成本低等特點,舉例分析久其數(shù)據(jù)管理軟件在實際財務(wù)管理中編制全面預(yù)算、資產(chǎn)管理和薪酬統(tǒng)計等方面的具體應(yīng)用。
關(guān)鍵詞:財務(wù)管理;久其軟件;應(yīng)用
引言
近年來,為推進(jìn)會計領(lǐng)域治理體系和治理能力現(xiàn)代化,提升會計工作質(zhì)量和效率,全國上下都在大力推進(jìn)管理會計體系建設(shè),促進(jìn)會計職能轉(zhuǎn)型升級,這對財務(wù)管理工作提出了更高、更精、更細(xì)的要求。同時,隨著我國會計信息化水平的不斷提高,會計軟件、Excel電子表等電子信息技術(shù)也已深入財務(wù)管理各項工作中,對提高會計核算效率和財務(wù)管理水平都起著非常重要的作用。但是,由于會計核算軟件二次開發(fā)成本高、難度大、效率低,Excel軟件本身存在一定局限性和由于函數(shù)參數(shù)復(fù)雜,會計人員對函數(shù)運用不熟練等原因,在實際財務(wù)管理工作中,會計軟件和Excel軟件難以滿足企業(yè)財務(wù)管理中很多日常工作需求。本文試從目前行政企事業(yè)單位廣泛使用的久其通用數(shù)據(jù)管理軟件(以下簡稱久其軟件)為例,深入分析久其軟件在煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用。
一、會計軟件和Excel表在財務(wù)管理中應(yīng)用的局限性
(一)會計軟件的局限性
會計軟件在會計憑證、會計賬簿、會計報表等方面均具有高效、準(zhǔn)確等優(yōu)點,但主要缺點是其主要功能是會計憑證的審核記賬、編制會計報表等,財務(wù)分析仍需通過查詢會計賬簿或由軟件開發(fā)人員按照需求設(shè)計開發(fā)固定格式報表查詢后展開分析。會計數(shù)據(jù)種類繁多,財務(wù)分析點多面廣,特別是分析會計賬簿外管理數(shù)據(jù),如財務(wù)預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、閑置資產(chǎn)、員工薪酬等時,會計軟件日常功能已無法滿足廣大會計人員的需要。
(二)Excel軟件的局限性
1.數(shù)據(jù)安全性差
Excel提供了有限的安全性,需要限制用戶訪問和修改權(quán)限,如果數(shù)據(jù)上報單位在表格插入或刪除一行(或列)、修改刪除數(shù)據(jù)公式或格式等時,當(dāng)處理數(shù)據(jù)量大時,這種錯誤不易發(fā)現(xiàn),從而會導(dǎo)致匯總數(shù)據(jù)發(fā)生嚴(yán)重錯誤而會計人員無法查找或核對錯誤需要花費大量時間,最終可能導(dǎo)致分析結(jié)果錯誤。如果經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤,需重新調(diào)整報表格式、數(shù)據(jù)屬性或由上報單位重新上報等,導(dǎo)致會計工作效率下降。
2.無法實現(xiàn)多用戶管理
Excel電子表是一個單機程序,一個Excel文件通常無法被多個用戶同時管理。
3.數(shù)據(jù)分析運用較少
數(shù)據(jù)透視等分析工具運用不普及,財務(wù)人員運用Excel通常只進(jìn)行簡單數(shù)據(jù)分析,復(fù)雜數(shù)據(jù)分析通常由科技信息部門完成或請Excel高手幫忙,導(dǎo)致Excel在實際財務(wù)分析中運用較少。
二、久其軟件在財務(wù)管理工作中運用的優(yōu)點分析
久其報表軟件可以克服財務(wù)軟件和Excel軟件的上述缺點,主要表現(xiàn)在:
(一)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確高效
久其軟件參數(shù)下發(fā)后,上報單位只需要也只能根據(jù)報表格式要求填報,并通過預(yù)先設(shè)定公式審核無提示錯誤后方可上報,保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,提高會計工作效率。
(二)分析利用簡單
數(shù)據(jù)匯總功能強大,可以選擇匯總條件,生成分析、匯總、差額等報表數(shù)據(jù),滿足各種數(shù)據(jù)需求。匯總數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等可隨時導(dǎo)出到Excel中,滿足財務(wù)管理各種需要。
(三)參數(shù)設(shè)計靈活
財務(wù)人員可以根據(jù)財務(wù)管理工作實際需要靈活設(shè)計報表參數(shù),報表格式、計算公式和審核公式等均可由會計人員靈活設(shè)置,在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)需要增加統(tǒng)計指標(biāo)、內(nèi)容、格式等,可以隨時調(diào)整任務(wù)參數(shù)后下發(fā)至填報單位,填報單位只需簡要修改錄入后重新上報或由數(shù)據(jù)統(tǒng)計人員直接修改即可。
(四)應(yīng)用要求不高
設(shè)計任務(wù)參數(shù)對會計人員會計知識和電子信息技術(shù)要求不高,只需清楚數(shù)據(jù)統(tǒng)計目的、未來可能數(shù)據(jù)需求,認(rèn)真學(xué)習(xí)久其軟件系統(tǒng)幫助,了解報表設(shè)計流程、參數(shù)公式運用及其參數(shù)等內(nèi)容,甚至不需要計算機基礎(chǔ)知識。而對數(shù)據(jù)填報人員的要求則更低,只需熟悉一般軟件操作,按照任務(wù)參數(shù)要求填報均可完成全部操作。
(五)軟件成本不高
企業(yè)單位通過久其軟件(定義版)設(shè)計下發(fā)參數(shù),經(jīng)簡單培訓(xùn)即可下發(fā)填報單位通過軟件(錄入版)填報。而購買錄入版、定義版久其軟件費用低且安裝數(shù)量幾乎不受限制。對已使用該軟件填報年報的單位,軟件成本幾乎為零。
三、久其軟件在企業(yè)財務(wù)管理中的具體應(yīng)用
(一)在企業(yè)全面預(yù)算管理方面的應(yīng)用
1.設(shè)計構(gòu)架
報表封面、企業(yè)基本情況表、卷煙銷售明細(xì)表、卷煙銷售統(tǒng)計分析表、三項費用預(yù)算表、其他業(yè)務(wù)收支預(yù)算表、稅金預(yù)算表、資本性支出預(yù)算明細(xì)表、捐贈支出預(yù)算明細(xì)表、預(yù)算定額明細(xì)表、預(yù)算定額執(zhí)行分析表、稅利預(yù)算表和主要指標(biāo)預(yù)算表等。
2.設(shè)計思路
卷煙銷售、三項費用、其他業(yè)務(wù)收支、營業(yè)外收支、稅金等預(yù)算報表錄入后自動匯總生成利潤表等報表;卷煙銷售預(yù)算由業(yè)務(wù)部門錄入后直接生成統(tǒng)計分析表;三項費用預(yù)算由各預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)錄入后自動匯總。
3.前期準(zhǔn)備
新增久其任務(wù),任務(wù)類型為年度;設(shè)置預(yù)算單位、預(yù)算指標(biāo)、資產(chǎn)類別、卷煙類別、捐贈類別、判斷類別等枚舉字典。
4.報表設(shè)計
(1)封面代碼。唯一主代碼中設(shè)置年度,必須含報表類型;設(shè)置上級代碼,構(gòu)建樹型結(jié)構(gòu)。
(2)三項費用表。設(shè)計預(yù)算費用項目為固定行,預(yù)算指標(biāo)設(shè)置浮動行,預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)后錄入后自動匯總生成預(yù)算費用項目。設(shè)置預(yù)算過程計算明細(xì)、預(yù)算說明、季度預(yù)算等欄目。
(3)基本情況表。包括分部門、崗位性質(zhì)人員數(shù)量,房屋資產(chǎn),基層部所資產(chǎn),閑置資產(chǎn)數(shù)量、租金收入,查處卷煙數(shù)量、案值計劃,扶貧人員等信息。
(4)銷售預(yù)算表。申報單位按含增值稅金額直接錄入銷售申報表;自動生成銷售統(tǒng)計表。
(5)其他業(yè)務(wù)收支表。包括其他業(yè)務(wù)收入和其他業(yè)務(wù)支出,營業(yè)外收入和營業(yè)外支出等,按照預(yù)算項目明細(xì)設(shè)計,表格設(shè)置固定行直接錄入。
(6)資本性支出和捐贈明細(xì)表。設(shè)置浮動行,由預(yù)算單位分別選擇支出類別錄入,按類出類別自動匯總。
(7)稅利表和主要指標(biāo)表。從其他表格中自動取數(shù)生成。
(8)預(yù)算定額和定額執(zhí)行分析表。設(shè)計參數(shù)時將已預(yù)算定額直接錄入,申報單位不可修改;預(yù)算執(zhí)行分析,根據(jù)基本情況表、預(yù)算銷售數(shù)量等與預(yù)算定額自動計算,與預(yù)算申報數(shù)雙比分析后生成比較數(shù)據(jù)。
5.報表任務(wù)效果分析
(1)提高預(yù)算編制效率。通過系統(tǒng)預(yù)設(shè)報表公式和表間取數(shù),自動計算匯總計算實現(xiàn)利潤、稅金等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等,提高了預(yù)算報表編制效率。
(2)提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。錄入預(yù)算數(shù)據(jù)計算過程,系統(tǒng)進(jìn)行自動核驗,保證數(shù)據(jù)計算準(zhǔn)確。
(3)提高數(shù)據(jù)安全性。通過固定報表格式,填報單位只能按照報表要求錄入數(shù)據(jù),不能更改報表格式和計算公式,保證錄入數(shù)據(jù)人為改動可能性,確保預(yù)算數(shù)據(jù)安全。
(二)在企業(yè)資產(chǎn)管理方面的應(yīng)用
1.設(shè)計構(gòu)架
報表封面、房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明明細(xì)表、閑置資產(chǎn)明細(xì)表等。
2.設(shè)計思路
報表設(shè)計資產(chǎn)原值、房屋面積等;權(quán)證信息;評估信息;出租信息;租金信息;填報單位錄入后按單位、類別自動匯總。
3.前期準(zhǔn)備
新增久其任務(wù)類型為不定期;設(shè)置單位代碼、單位簡碼、資產(chǎn)類別、土地性質(zhì)、出租方式、判斷類別等枚舉字典。
4.報表設(shè)計
(1)封面代碼。將年度設(shè)置到唯一主代碼中;唯一主代碼必須含報表類型。
(2)房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明表。按是否閑置和按單位簡碼匯總設(shè)計為固定行,資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動行,填報單位錄入資產(chǎn)基本信息、權(quán)屬、評估、出租等信息后自動匯總。
(3)閑置資產(chǎn)表。將出租性質(zhì)和單位代碼匯總設(shè)計為固定行,資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動行,填報單位錄入閑置資產(chǎn)閑置類別、出租、評估等信息后自動匯總。
5.報表任務(wù)效果分析
(1)提高準(zhǔn)確性。大量數(shù)據(jù)通過預(yù)設(shè)公式計算自動計算,保證匯總數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
(2)減少工作量。報表格式統(tǒng)一,資產(chǎn)發(fā)生變動時僅需對個別變動項目進(jìn)行修改,無須重新填報,保證數(shù)據(jù)適時更新,減少手工工作量。
(3)資料項目全。通過預(yù)設(shè)資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù),一次錄入,適時修改,可以滿足不同時期不同數(shù)據(jù)需求。
(三)在薪酬統(tǒng)計方面的應(yīng)用
1.設(shè)計構(gòu)架
報表封面、工資明細(xì)表等。
2.設(shè)計思路
按人員類別、管理環(huán)節(jié)分類,填報單位錄入后自動匯總,統(tǒng)一匯總口徑,統(tǒng)計單位可按姓名統(tǒng)計全年月份薪酬數(shù)據(jù)。
3.前期準(zhǔn)備
久其任務(wù)類型為月度;設(shè)置單位代碼、人員類別、管理環(huán)節(jié)、年度、月份等枚舉字典。設(shè)置第13月為發(fā)放年終薪酬虛擬月份。
4.報表設(shè)計
(1)封面代碼。唯一主代碼設(shè)置年度和月份;唯一主代碼必須含報表類型。
(2)工資明細(xì)表。設(shè)計人員類別匯總為固定行,人員工資明細(xì)設(shè)置浮動行,填報單位按人員類別、管理環(huán)節(jié)等錄入數(shù)據(jù)后自動匯總。
5.報表任務(wù)效果分析
(1)為年度薪酬分配提供決策參考。通過統(tǒng)計各類人員年度薪酬數(shù)據(jù),橫向?qū)Ρ确治龈黝惾藛T年度薪酬,為薪酬分配提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐。
(2)提高會計處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。會計稽核人員通過對比匯總數(shù)據(jù),輔助審核會計賬務(wù)處理,發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理中存在問題。
結(jié)語
久其軟件是操作簡單、統(tǒng)計方便、應(yīng)用廣泛、成本較低的數(shù)據(jù)管理軟件,財務(wù)管理過程中數(shù)據(jù)量大、需要經(jīng)常進(jìn)行統(tǒng)計分析的管理工作,都可以通過分析研究開發(fā)數(shù)據(jù)任務(wù)參數(shù),作為向管理會計轉(zhuǎn)型升級的重要工作方法,提高財務(wù)管理信息化水平和工作效率,促進(jìn)財務(wù)管理工作高質(zhì)量發(fā)展。