張璇

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)時，檔案管理是較為重要的內(nèi)容，對事業(yè)單位綜合發(fā)展效益有著重要影響。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題和對策展開分析，并根據(jù)具體問題提出了相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;事業(yè)單位現(xiàn)狀分析;解決對策

在事業(yè)單位檔案管理中一般是采用傳統(tǒng)人工管理的方式，在日常管理過程中，工作人員因重要事項需要對檔案信息重復(fù)統(tǒng)計工作，在一定程度上會使工作人員的日常工作更加煩瑣，同時，采用人工檔案分類管理模式的缺點是容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，，嚴重影響事業(yè)單位綜合發(fā)展效益。因此，在今后我國事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)時，應(yīng)該逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。

1 現(xiàn)如今我國事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視力度不足

在我國檔案管理工作實際建設(shè)時，事業(yè)單位對該項工作的重視力度不足，經(jīng)常會存在各種各樣的問題。同時，相關(guān)工作人員的責任意識和服務(wù)意識不足，只是一味注重檔案的無限堆積，在后期使用時經(jīng)常會出現(xiàn)較為混亂的局面，嚴重影響事業(yè)單位各項工作的開展。

1.2 把管理設(shè)備相對落后

在傳統(tǒng)事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)時，有一部分管理者認為，檔案管理工作對事業(yè)單位綜合發(fā)展效益的提高影響不大，對這部分內(nèi)容的重視力度不足，企業(yè)管理者投入的技術(shù)設(shè)備不足，只是采用傳統(tǒng)人工管理的模式，不僅不能有效提高檔案管理工作效率，在實際搜索檔案內(nèi)容時經(jīng)常會搜索錯誤的情況。因此，在今后事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)時，應(yīng)該加強對計算機設(shè)備的引入力度，從而促使檔案管理工作能夠更加井然有序化，能夠在最短時間內(nèi)搜索到相關(guān)檔案內(nèi)容，也能有效降低管理人員的工作任務(wù)。

2 解決事業(yè)單位檔案管理工作問題的有效措施

2.1 逐漸提高檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)

在今后我國事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)時，相關(guān)管理人員應(yīng)該注重提高工作人員綜合素養(yǎng)，從而促使事業(yè)單位檔案管理工作能夠更加井然有序化，主要措施可以從以下幾個方面展開論述分析。第一，可以定期召開工作人員參加技術(shù)交流培訓會，在技術(shù)交流培訓會上可以向工作人員介紹檔案管理的相關(guān)工作技巧和工作技能。第二，應(yīng)該逐漸提高工作人員責任意識和服務(wù)意識，應(yīng)該促使工作人員了解到本案是國家重要財富之一，是促進事業(yè)單位健康發(fā)展的重要內(nèi)容。第三，檔案管理服務(wù)中心應(yīng)該定期組織工作人員進行相關(guān)電子設(shè)備使用技巧和應(yīng)對付故障性問題的解決能力，使得工作人員在使用電子設(shè)備統(tǒng)計檔案信息出設(shè)備故障性問題時，能夠在較短時間內(nèi)解決故障性問題，防止對檔案管理正常工作進度造成影響。

只有這樣，工作人員在后期工作時才能減少懶散和懈怠工作情緒，認真對待每項工作內(nèi)容和管理內(nèi)容。

2.2 逐漸完善事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度

檔案信息對現(xiàn)如今我國社會和地區(qū)的發(fā)展進步有著重要的借鑒意義，但在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理過程中由于各項規(guī)章制度不健全，在一定程度上會造成檔案管理難度較大。因此，在如今信息化檔案管理過程中應(yīng)該加強各項規(guī)章制度的制定，在潛移默化中減少檔案管理工作中出現(xiàn)無序混亂的局面，主要措施主要包括以下幾個方面。第一，檔案管理服務(wù)中心在錄入檔案信息時應(yīng)該更加統(tǒng)一化，對于檔案中的字體、格式、排版有更加明確化的規(guī)定，進而在一定程度上使得檔案信息更加規(guī)律化，方便檔案管理后續(xù)查找工作高效率進行。第二，檔案管理服務(wù)中心在對檔案進行分類保存的過程中，應(yīng)該按照不同分類指標妥善保存，同時應(yīng)該將紙質(zhì)版檔案信息統(tǒng)一錄入計算機系統(tǒng)，使得各類檔案信息分類更加具體化，方便后續(xù)工作人們查找相關(guān)檔案信息。

2.3 完善事業(yè)單位檔案管理各項設(shè)備

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于基礎(chǔ)設(shè)備較為簡陋，檔案管理服務(wù)中心在進行檔案分類處理和保管的過程中大多數(shù)是采用人工分類的方式，在一定程度上使得工作人員的工作任務(wù)量增大，同時人工檔案分類方式也存在分類準確度不高等問題，進而使得工作人員在后期查找檔案信息時查找環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，也有可能出現(xiàn)檔案丟失的問題。因此，在今后檔案管理服務(wù)中應(yīng)該根據(jù)檔案管理的不同步驟合理采購計算機和打印機等相關(guān)電子設(shè)備。同時，檔案管理服務(wù)中心在挑選相關(guān)硬件設(shè)備的過程中更應(yīng)該從多方面考慮，選擇質(zhì)量較好、使用壽命較長的相關(guān)硬件設(shè)備。

2.4 注重事業(yè)單位檔案管理安全防護

隨著現(xiàn)如今我國信息化建設(shè)的逐漸普及和發(fā)展，信息化為現(xiàn)如今人們的生產(chǎn)和生活帶來了巨大便利性。檔案服務(wù)管理中心的檔案信息逐漸在互聯(lián)網(wǎng)公開，進而在一定程度上有利于促進人們更加方便快捷的查詢檔案信息，減少了傳統(tǒng)人工檔案管理模式中的各種煩瑣工序。但是隨著現(xiàn)如今檔案信息的逐漸公開，也會一些不法分子盜取檔案信息帶來了可能，檔案服務(wù)管理中心的檔案信息大多是一些機密性文件，一旦被不法分子盜取利用便會造成嚴重的后果。因此，在如今檔案信息化管理過程中應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，檔案管理服務(wù)中心工作人員對于檔案中較為重要的機密性文件更應(yīng)該加強防護工作，從而防止事業(yè)單位檔案信息被不法分子盜取。

2.5 逐漸建立高效率的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

隨著我國科學技術(shù)水平的逐漸提高，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到人們?nèi)粘Ｉ罟ぷ髦械母鱾€角落，從而為人們?nèi)罕娙粘Ｉ罟ぷ魈峁┝烁颖憷姆?wù)。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著現(xiàn)如今我國信息化建設(shè)逐漸普及，傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變逐漸成為社會發(fā)展的必然趨勢。因此，在現(xiàn)如今檔案管理過程中應(yīng)該完善各項規(guī)章制度、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備、加強檔案管理安全防護、增強工作人員專業(yè)知識技能，進而在一定程度上加強信息檔案管理工作建設(shè)，為現(xiàn)如今人們的生產(chǎn)生活提供了便利化服務(wù)。

參考文獻

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