摘要：本文基于南京地鐵資產(chǎn)全壽命周期管理體系建設(shè)的背景，研究了南京地鐵業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)中采購(gòu)系統(tǒng)的搭建問(wèn)題，明確了系統(tǒng)設(shè)計(jì)總體方向，結(jié)合目前的業(yè)務(wù)狀況，詳細(xì)介紹了各個(gè)功能模塊的業(yè)務(wù)邏輯、功能需求、系統(tǒng)接口等。利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)采購(gòu)全程的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了在線(xiàn)管理，提高了工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全生命周期的過(guò)程管理。

關(guān)鍵詞：地鐵;采購(gòu)管理;業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)

0.引言

隨著南京地鐵運(yùn)營(yíng)線(xiàn)路的增加，公司管理的資產(chǎn)規(guī)模急劇增長(zhǎng)，為承接公司發(fā)展戰(zhàn)略與內(nèi)控體系落地需要，南京地鐵以統(tǒng)籌兼顧國(guó)有資產(chǎn)管理、集團(tuán)一體化發(fā)展、資產(chǎn)全壽命周期管理等全方位多目標(biāo)管理要求，以資產(chǎn)全壽命周期管理體系建設(shè)為重點(diǎn)，以業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，以業(yè)財(cái)一體化管控平臺(tái)為手段，不斷完善南京地鐵采購(gòu)管理體系，有效地整合企業(yè)的資源，幫助企業(yè)降低成本，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1.采購(gòu)系統(tǒng)功能框架

采購(gòu)管理主要處理用戶(hù)招標(biāo)、供應(yīng)商投標(biāo)報(bào)價(jià)過(guò)程中常用的業(yè)務(wù)，包括請(qǐng)購(gòu)管理、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)、年度招標(biāo)計(jì)劃、尋源管理、尋源流程管理、質(zhì)疑投訴管理、招標(biāo)委員會(huì)管理、供應(yīng)商管理、統(tǒng)一采購(gòu)門(mén)戶(hù)、統(tǒng)一規(guī)范庫(kù)等管理等各方面業(yè)務(wù)的管理功能。該系統(tǒng)實(shí)施以業(yè)務(wù)需求導(dǎo)向?yàn)槭滓蛩?。從最終用戶(hù)的需求出發(fā)，選擇重點(diǎn)與關(guān)鍵的環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理與控制[1]。

（1）全生命、全流程、全過(guò)程化管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)閉環(huán)

在采購(gòu)周期中，所有關(guān)鍵步驟，從采購(gòu)計(jì)劃到采購(gòu)尋源、定點(diǎn)定價(jià)等各階段都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管控尺度標(biāo)準(zhǔn)。

（2）業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、可視化、可追蹤化，提高工作效率，降低管理成本

對(duì)采購(gòu)管理相關(guān)業(yè)務(wù)及審批流程通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、圖形可視化、可追溯的方式進(jìn)行管理和展現(xiàn)，到達(dá)提高效率，降低成本的目的。

（3）實(shí)現(xiàn)采購(gòu)進(jìn)度可視化，便于對(duì)采購(gòu)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，控制風(fēng)險(xiǎn)

針對(duì)采購(gòu)過(guò)程的個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行可視化展示，方便用戶(hù)及時(shí)查詢(xún)、跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程透明化，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)耗時(shí)較長(zhǎng)的環(huán)節(jié)，及時(shí)提醒跟進(jìn)以達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

（4）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析多維化、可視化，輔助決策分析

支持從不同維度對(duì)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析及可視化、圖表化處理，為決策分析提供輔助。

（5）實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化主線(xiàn)的集成、信息互通互聯(lián)、數(shù)據(jù)集成共享

實(shí)現(xiàn)集團(tuán)與各子公司的分級(jí)控制的同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)據(jù)的互通與共享，實(shí)現(xiàn)與投資、財(cái)務(wù)預(yù)算、合同、庫(kù)存等系統(tǒng)的互聯(lián)，打通整個(gè)業(yè)財(cái)管控主線(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整個(gè)業(yè)財(cái)過(guò)程的集約化。

總體功能框架如圖1-1所示：

2.采購(gòu)計(jì)劃管理

南京地鐵根據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型分為物資采購(gòu)類(lèi)項(xiàng)目和工程服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目，同時(shí)計(jì)劃管理也分成物資類(lèi)計(jì)劃和工程服務(wù)類(lèi)計(jì)劃。物資計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)了物資采購(gòu)計(jì)劃新增、

調(diào)整、審批、取消審批、作廢及審批流程查看。工程服務(wù)類(lèi)計(jì)劃根據(jù)年度確認(rèn)的項(xiàng)目信息（來(lái)自投資系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)），補(bǔ)充其他信息作為工程服務(wù)項(xiàng)目類(lèi)采購(gòu)計(jì)劃的源頭。年度采購(gòu)計(jì)劃也是編制采購(gòu)預(yù)算的依據(jù)，預(yù)算審批通過(guò)后返回信息給年度采購(gòu)計(jì)劃，只有預(yù)算審批通過(guò)的項(xiàng)目才允許啟動(dòng)和執(zhí)行采購(gòu)事項(xiàng)，同時(shí)短信通知需求部門(mén)可以按計(jì)劃啟動(dòng)采購(gòu)項(xiàng)目。

3.采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)任務(wù)管理

南京地鐵物資采購(gòu)申請(qǐng)由各單位進(jìn)行填報(bào)，填報(bào)時(shí)可以通過(guò)與EAM（資產(chǎn)管理系統(tǒng)）的接口獲取庫(kù)存相關(guān)信息，提交審批時(shí)能夠與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，各單位提報(bào)完成的申請(qǐng)單可支持按分中心、線(xiàn)路進(jìn)行匯總。另外，借助安全庫(kù)存管理功能，當(dāng)庫(kù)存出現(xiàn)不足時(shí)庫(kù)存系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)生預(yù)警，由庫(kù)存管理人員生成采購(gòu)申請(qǐng)單，不占用部門(mén)預(yù)算，申請(qǐng)的物資可由各個(gè)部門(mén)進(jìn)行領(lǐng)用。

采購(gòu)任務(wù)管理分為物資采購(gòu)任務(wù)和工程服務(wù)類(lèi)采購(gòu)任務(wù)。物資采購(gòu)任務(wù)首先由負(fù)責(zé)分配的人員根據(jù)條件過(guò)濾出其分配的申請(qǐng)單明細(xì)，在系統(tǒng)中對(duì)申請(qǐng)單打包成任務(wù)，任務(wù)里包含采購(gòu)方式、采購(gòu)人員、備注等信息。操作人員可以對(duì)任務(wù)里某條申請(qǐng)進(jìn)行調(diào)整、再確認(rèn)或取消操作，相關(guān)的采購(gòu)明細(xì)也可以調(diào)整或者作廢。工程服務(wù)類(lèi)采購(gòu)任務(wù)由實(shí)施單位/職能單位對(duì)需求部門(mén)提報(bào)的年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行打包組合。實(shí)施單位將匯總后的資料上傳，經(jīng)職能部門(mén)確認(rèn)后啟動(dòng)，采購(gòu)單位根據(jù)啟動(dòng)的年度計(jì)劃執(zhí)行采購(gòu)。每個(gè)實(shí)施單位確定對(duì)應(yīng)的分配人員，當(dāng)年度采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算審核通過(guò)后，可以由分配人員把項(xiàng)目分配給相應(yīng)的采購(gòu)人員進(jìn)行執(zhí)行采購(gòu)。

4.尋源過(guò)程管理

采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了南京地鐵招標(biāo)、非招標(biāo)制度中規(guī)定的幾種尋源模式，如招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等。其中招標(biāo)采購(gòu)管理從以前的招標(biāo)代理模式實(shí)現(xiàn)全流程線(xiàn)上辦理，如招標(biāo)采購(gòu)公告的編制及審批、標(biāo)書(shū)補(bǔ)遺、澄清、抽取專(zhuān)家、供應(yīng)商報(bào)價(jià)投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、生成評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公示功能等。詢(xún)價(jià)采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)了詢(xún)價(jià)通知書(shū)編制、審批及發(fā)布、詢(xún)價(jià)文件編制及發(fā)布、詢(xún)價(jià)加密（ 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行加密，需要通三把密鑰才能開(kāi)啟項(xiàng)目詢(xún)價(jià)）、解密（在詢(xún)價(jià)開(kāi)啟前由各個(gè)部門(mén)人員錄入密鑰進(jìn)行解密，解密后的項(xiàng)目才允許開(kāi)啟報(bào)價(jià)）、開(kāi)啟報(bào)價(jià)、報(bào)價(jià)評(píng)審（實(shí)現(xiàn)采購(gòu)單位對(duì)詢(xún)價(jià)項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行匯總，生成定標(biāo)結(jié)論，并支持審批）。當(dāng)尋源完成后，可將相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)紼AM（資產(chǎn)管理系統(tǒng)）便于創(chuàng)建訂單以及合同管理系統(tǒng)用于生成合同。

采購(gòu)系統(tǒng)打通了采購(gòu)任務(wù)、采購(gòu)操作、供應(yīng)商報(bào)價(jià)之間的線(xiàn)上通道，使得尋源過(guò)程愈加高效，實(shí)現(xiàn)了陽(yáng)光采購(gòu)的同時(shí)也大大提高了采購(gòu)效率。

5.供應(yīng)商管理

企業(yè)采購(gòu)質(zhì)量管理通常是通過(guò)對(duì)供應(yīng)商閉環(huán)管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)的，具體來(lái)說(shuō)包括嚴(yán)格把控供應(yīng)商準(zhǔn)入門(mén)檻、合理評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效表現(xiàn)、及時(shí)清退績(jī)效不良的供應(yīng)商。該采購(gòu)系統(tǒng)針對(duì)廣大供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)了通過(guò)供應(yīng)商門(mén)戶(hù)自助式注冊(cè)申請(qǐng)管理、信息維護(hù)管理、送貨預(yù)約管理、支持供應(yīng)商各類(lèi)資質(zhì)資料的上傳管理。針對(duì)南京地鐵內(nèi)部用戶(hù)，通過(guò)同步合同管理系統(tǒng)中供應(yīng)商的合同簽約情況實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商信息查看功能、供應(yīng)商考評(píng)分級(jí)、供應(yīng)商凍結(jié)和黑名單管理。建立了供應(yīng)商良性競(jìng)爭(zhēng)觀(guān)念，保證從源頭降低采購(gòu)成本。

6.系統(tǒng)間接口

采購(gòu)系統(tǒng)作為業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)若干子系統(tǒng)的一員，與平臺(tái)內(nèi)其他系統(tǒng)間（如投資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)控制管理系統(tǒng)、固資管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、全面預(yù)算管理系統(tǒng)等）通過(guò)數(shù)據(jù)接口來(lái)傳遞數(shù)據(jù)[1]，本系統(tǒng)與外部系統(tǒng)接口關(guān)系如圖6-1所示：

數(shù)據(jù)接口的作用舉例如下：

（1）投資管理系統(tǒng)

采購(gòu)管理系統(tǒng)提供給投資管理系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)中標(biāo)信息。

投資管理系統(tǒng)提供項(xiàng)目年度（年中）計(jì)劃預(yù)算信息、投資（非投資）項(xiàng)目信息。

（2）財(cái)務(wù)控制管理系統(tǒng)

財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)提供投標(biāo)保證金收到確認(rèn)結(jié)果、投標(biāo)保證金退還結(jié)果。

采購(gòu)管理系統(tǒng)提供投標(biāo)保證金收到、投標(biāo)保證金退還、采購(gòu)申請(qǐng)尋源結(jié)果更新信息、采購(gòu)立項(xiàng)尋源結(jié)果更新信息、采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)調(diào)用業(yè)務(wù)項(xiàng)信息進(jìn)行預(yù)算校驗(yàn)、采購(gòu)立項(xiàng)時(shí)調(diào)用項(xiàng)目信息進(jìn)行項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算校驗(yàn)信息。

（3）合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)提供合同簽訂結(jié)果、合同履約評(píng)價(jià)信息。

采購(gòu)管理系統(tǒng)提供采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)尋源結(jié)果、訂單信息、到貨單評(píng)分、到貨信息、供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商評(píng)級(jí)結(jié)果、物資分類(lèi)信息、物資基本信息。

（4）全面預(yù)算系統(tǒng)

采購(gòu)管理系統(tǒng)提供給全面預(yù)算系統(tǒng)物資請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、工程、設(shè)備與服務(wù)年度計(jì)劃。

（5）EAM（企業(yè)資產(chǎn)管理）系統(tǒng)

采購(gòu)管理系統(tǒng)接受EAM庫(kù)存信息，物資材料領(lǐng)用、退庫(kù)、安全庫(kù)存信息;

采購(gòu)系統(tǒng)提供采購(gòu)訂單、物資收貨信息、物資基本信息。

7.結(jié)語(yǔ)

根據(jù)研究和實(shí)踐，業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)中的采購(gòu)系統(tǒng)展示了采購(gòu)全生命周期管理體系信息化管理的相關(guān)工作，在采購(gòu)管理體系的計(jì)劃管理、尋源管理、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)定義實(shí)現(xiàn)了在線(xiàn)管理功能。并通過(guò)與其他系統(tǒng)接口關(guān)系的設(shè)計(jì)，使得采購(gòu)系統(tǒng)成為南京地鐵資產(chǎn)全壽命周期管理體系中的重要一環(huán)，有效的降低成本并對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先有效的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]浪潮通用軟件有限公司， 南京地鐵業(yè)財(cái)一體化管理平臺(tái)（一期）項(xiàng)目采購(gòu)管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)方案[R].南京： 南京地鐵運(yùn)營(yíng)有限責(zé)任公司，2020

作者簡(jiǎn)介：顧寅（出生年1986-），男，漢族，（籍貫：江蘇南京人），碩士，工程師，從事供應(yīng)商管理工作