摘要：隨著國家對本科教育的日益重視，高校教學(xué)管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)與機遇。在教學(xué)管理工作中，本科教學(xué)秘書作為教學(xué)一線的管理者，其工作質(zhì)量與效率直接體現(xiàn)了教學(xué)工作的管理水平，但是目前部分高校尚未深刻意識到提高教學(xué)秘書工作效率對推動教學(xué)管理工作的重要性。本人通過多年的工作經(jīng)驗，對現(xiàn)存問題進行梳理，提出了高校教學(xué)秘書實現(xiàn)高效辦公的可行性建議與策略。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;教學(xué)秘書;工作效率;管理制度

2018年，教育部在四川成都召開新時代全國高等學(xué)校本科教育工作會議。會議強調(diào)，堅持“以本為本”，推進“四個回歸”，加快建設(shè)高水平本科教育、全面提高人才培養(yǎng)能力。在這樣一個大背景下，全國高校都積極響應(yīng)并全面貫徹落實。作為高校的教學(xué)管理工作者——本科教學(xué)秘書，提高工作效率對提升教學(xué)管理質(zhì)量起到了重要作用。本人針對教學(xué)秘書素質(zhì)提升、管理制度完善等工作中面臨的實際問題，提出如下建議。

一、組織工作技能提升的培訓(xùn)

學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書進行針對性的崗位培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括學(xué)校的規(guī)章制度解讀、辦公軟件使用、公文寫作技巧提升等方面。

（一）全面解讀學(xué)校各項制度，重點講解教學(xué)相關(guān)的管理制度。只有對規(guī)章制度爛熟于心，在工作中才能有的放矢。目前，新進教學(xué)秘書在工作的第一年中，遇到問題不知道怎么解決，其中一個重要原因就是對相關(guān)管理制度不熟悉。比如：學(xué)生結(jié)業(yè)后還能拿到畢業(yè)證、學(xué)位證嗎？要解答這個問題，必須了解《中南民族大學(xué)普通全日制本科學(xué)生學(xué)分制管理辦法》《中南民族大學(xué)普通學(xué)士學(xué)位授予工作實施辦法》。

（二）對常用辦公軟件使用進行培訓(xùn)，對學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)操作進行重點指導(dǎo)。教學(xué)秘書工作中，經(jīng)常要制作各種表格，例如：在做實踐工作量核算工作時，要完成明細表與匯總表兩個表格數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。我們可以用比較傳統(tǒng)方法，將明細表數(shù)據(jù)核算后進行匯總并錄入?yún)R總表。而如果熟練運用EXCEL的數(shù)據(jù)透視表、VLOOKUP等功能，即可將一天的工作縮短到幾十分鐘完成。

（三）注重公文寫作技巧培訓(xùn)。日常工作中，教學(xué)秘書需要起草教學(xué)文件，撰寫工作總結(jié)，其與學(xué)術(shù)寫作有一定區(qū)別，也應(yīng)該進行專門培訓(xùn)。公文寫作培訓(xùn)不僅能提高工作效率，還能增強發(fā)布文件的嚴謹性、規(guī)范性。

（四）定期進行后續(xù)培訓(xùn)，開拓教學(xué)秘書工作思路。在很多職業(yè)中，都有后續(xù)教育，例如財會人員每年要進行后續(xù)教育培訓(xùn)。教學(xué)秘書這個職業(yè)，也應(yīng)該有其穩(wěn)定的專業(yè)的后續(xù)培訓(xùn)體系。工作年限越久，工作的思路與方法越容易固化，工作的技能也越容易跟不上時代的進步，在工作中就會出現(xiàn)舉步維艱的局面。只有通過不斷提升思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德水平，開闊眼界，教學(xué)秘書才能在崗位上持續(xù)地提高工作的效率，使教學(xué)管理工作更上一層樓。

二、建立健全的規(guī)章制度

（一）及時更新管理文件。2019年學(xué)校教務(wù)處匯編了本科教學(xué)管理制度，文件包括教學(xué)基本文件、教師與教學(xué)基層組織、專業(yè)建設(shè)與課程建設(shè)、教學(xué)運行管理文件、實踐教學(xué)管理文件、質(zhì)量監(jiān)控等內(nèi)容，涵蓋了學(xué)校教學(xué)相關(guān)的各項工作。匯編中最早的文件是2003制訂的，距今已經(jīng)十幾年，有些文件滯后于當前發(fā)展水平，或是與其他高校存在差距，對于這些不符合現(xiàn)有發(fā)展水平的文件要進行及時修訂，才能讓學(xué)校的教學(xué)管理真正做到“有法可依”，不至于使教學(xué)秘書在遇到相關(guān)問題時再去咨詢教務(wù)處現(xiàn)有的工作如何處理，從而節(jié)約工作時間。

（二）嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。在“有法可依”的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)“有法必依、執(zhí)法必嚴”。比如教學(xué)管理工作中，如有學(xué)生作弊，應(yīng)取消其學(xué)士學(xué)位，但因為某些特殊原因作弊學(xué)生仍可申請學(xué)位，這就造成了原本一次可完成的工作要多次才能完成，既增加了工作量，又損害了制度的權(quán)威。有時超過通知的時間節(jié)點，未完成的學(xué)生、教師仍能申請，教學(xué)秘書須再次進行處理，降低了工作效率。學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院應(yīng)該嚴格按文件執(zhí)行，事務(wù)性工作才能減少重復(fù)勞動。

（三）分編管理文件。學(xué)校教務(wù)處可按不同的用戶需求，匯編教學(xué)管理文件，以省去不同用戶查找相關(guān)文件的時間，從而提高工作效率。例如：按教務(wù)處、教學(xué)秘書、教師、學(xué)生等不同用戶分編成冊。查看分編的教學(xué)秘書工作相關(guān)管理文件，對于新教學(xué)秘書盡快適應(yīng)崗位，能起到事半功倍的效果。在分編教學(xué)管理文件的同時，教務(wù)處應(yīng)制作不同用戶常見問題解答的小冊子（Q&A）。一冊在手，使教學(xué)秘書、教師、學(xué)生更輕松應(yīng)對常見問題，減少教學(xué)秘書重復(fù)解答共性問題的工作量。

（四）教學(xué)管理權(quán)力下放、責(zé)權(quán)制度化。教學(xué)秘書的高效辦公，必須有一個高效的團隊。高效的團隊要有相應(yīng)的教學(xué)管理權(quán)限，團隊成員的責(zé)權(quán)要制度化。學(xué)校教務(wù)某些工作需要層層審批，如將一些學(xué)院能掌控的權(quán)力下放，則可簡化中間審批程序。例如：在期末錄入平時成績時，系統(tǒng)設(shè)計不合理、老師對系統(tǒng)操作不熟悉等原因，導(dǎo)致提交成績后要撤回修改。目前撤回程序包括：教師寫申請，教學(xué)院長簽字，交到教務(wù)處辦理。對這類事務(wù)，學(xué)院不會隨意亂審批及操作，相關(guān)權(quán)限可下放學(xué)院。另外，要明確教務(wù)處各科室人員的工作責(zé)權(quán)，明確學(xué)院教學(xué)管理人員的工作責(zé)權(quán)，對于教務(wù)處各科室有交叉工作的，要安排具體負責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并將其制度化。避免出現(xiàn)責(zé)權(quán)不明，互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，提高工作效率。

三、協(xié)調(diào)管理機構(gòu)

學(xué)校教務(wù)處有8個科室22名工作人員，但學(xué)院只有1-2名教學(xué)秘書，教學(xué)秘書不僅要面對教務(wù)處的各科室的工作人員，還要面對學(xué)院教學(xué)院長、全體教師、輔導(dǎo)員、學(xué)生。部分學(xué)院教學(xué)秘書還要承擔檔案管理、實驗課安排、公共課任務(wù)等其他工作。教學(xué)秘書要實現(xiàn)一對多處理繁雜事務(wù)，同時又要使工作游刃有余，其中關(guān)鍵一點取決于教務(wù)處各科室工作時間的合理安排。每個學(xué)期，教務(wù)處各科室之間可以提前協(xié)調(diào)相關(guān)工作時間。比如排考與排課是教學(xué)活動中兩項重要而又耗時的工作，考務(wù)科與運行科在布置這兩項工作時安排不同時間段進行，既可以減少出錯幾率，提高工作質(zhì)量，也能縮短單項工作時間。

教務(wù)處各科室發(fā)布通知都是各分管工作人員對自己分管的工作進行發(fā)布。時常會出現(xiàn)教學(xué)秘書接到教務(wù)處某一工作人員通知去教務(wù)處領(lǐng)文件，回到辦公室后發(fā)現(xiàn)其他工作人員也發(fā)布了要領(lǐng)文件通知，造成一次可完成的工作要分兩次才能完成?；谶@一情況，教務(wù)處可安排一位人員匯總發(fā)布當天全部工作人員的工作通知，上午、下午各發(fā)布一次，以減少上述現(xiàn)象的發(fā)生。

目前，教務(wù)處通過QQ群發(fā)布通知，涉及到教務(wù)處建的群，教學(xué)秘書要加10個左右。個別群每天都會有很多信息，但真正有效的信息可能只有1%，但教學(xué)秘書往往為了獲得這1%的有效信息要看99%的無用信息。因此，建議只保留兩個群，一個群由教務(wù)處指定人員發(fā)布匯總通知，其他成員不允許發(fā)言，另一個群進行日常工作交流。這可以大大節(jié)約工作時間，保證重要信息不覆蓋，垃圾信息可屏蔽。

四、教務(wù)系統(tǒng)的資源整合及升級

（一）加強教務(wù)系統(tǒng)資源整合。

學(xué)校各部門都有自己的管理系統(tǒng)，隨著校園信息化建設(shè)發(fā)展，雖然各系統(tǒng)都可以通過信息門戶平臺進入，但由于缺乏早期的統(tǒng)一規(guī)劃，這些管理系統(tǒng)之間相互獨立，不同系統(tǒng)之間很難實現(xiàn)資源共享、信息交換和數(shù)據(jù)實時同步，給教學(xué)秘書工作制造了很多困難。只有實現(xiàn)資源共享，系統(tǒng)打通，才能為現(xiàn)代化辦公提供保證，提高工作效率。比如：本科教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，在排課時，兩個系統(tǒng)可以在同一時間段安排同一教室。由于兩個系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，無法排查教室沖突的情況，導(dǎo)致學(xué)生上課時才發(fā)現(xiàn)教室沖突，影響正常教學(xué)秩序。如果使用數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)則可有效避免類似情況發(fā)生，減少工作失誤。

（二）增加教務(wù)系統(tǒng)功能。

隨著現(xiàn)代教育管理的發(fā)展，教務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)有功能已經(jīng)不能滿足師生的基本需求。例如：學(xué)生國內(nèi)外交流日益增長，越來越多的學(xué)生需要中英成績單、成績排名證明、學(xué)籍證明等材料。教務(wù)系統(tǒng)可以根據(jù)學(xué)生需求升級相關(guān)功能，讓學(xué)生能自行打印材料，即省去了學(xué)生來回跑開證明的時間，也節(jié)約了教學(xué)秘書的時間。

目前的教務(wù)系統(tǒng)很多功能操作繁瑣，不人性化。比如：畢業(yè)生四級成績分數(shù)審核，系統(tǒng)要導(dǎo)出數(shù)據(jù)后再根據(jù)EXCEL數(shù)據(jù)人工審核填表，如直接用系統(tǒng)審核則可做到既準確又高效。教學(xué)秘書在做教學(xué)任務(wù)時，系統(tǒng)沒有一鍵設(shè)置常用固定選項功能，若每個學(xué)院可根據(jù)自己的情況設(shè)置排課要求，而不是每一條任務(wù)都做一個限制，則可極大提高工作效率。

五、穩(wěn)定的本科教學(xué)秘書隊伍

國家強調(diào)“高校領(lǐng)導(dǎo)注意力要首先在本科聚焦，教師精力要首先在本科集中，學(xué)校資源要首先在本科配置，教學(xué)條件要首先在本科使用，教學(xué)方法和激勵機制要首先在本科創(chuàng)新，核心競爭力和教學(xué)質(zhì)量要首先在本科顯現(xiàn)，發(fā)展戰(zhàn)略和辦學(xué)理念要首先在本科實踐，核心價值體系要首先在本科確立?！?教學(xué)秘書作為本科教學(xué)工作中必不可缺的一個因素，對于穩(wěn)定教學(xué)管理，促進教學(xué)管理質(zhì)量提高起到了很重要的作用。因此，學(xué)校建設(shè)一支穩(wěn)定的本科教學(xué)秘書隊伍是提高教學(xué)管理質(zhì)量和教學(xué)秘書整體工作效率的關(guān)鍵所在。根據(jù)我校2013-2018年間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，全校共計29位本科教學(xué)秘書，其中14人調(diào)崗到其他崗位。6年時間，本科教學(xué)秘書崗位調(diào)整了將近50%。學(xué)院教學(xué)院長、教研室主任幾年一換，在這種情況下，教學(xué)秘書的長期穩(wěn)定，對于學(xué)院教學(xué)管理的穩(wěn)定，制度的延續(xù)有一定的積極作用。特別是幾年一次的培養(yǎng)方案的修訂，有經(jīng)驗的教學(xué)秘書可以有針對性提出建設(shè)性意見。

那么，我校如何穩(wěn)定這支隊伍？培養(yǎng)員工時，學(xué)校需要幫助他們尋找最合適的位置，而不是一味往高處爬，不斷獲得更高的職位和頭銜。每個人都有自己擅長的方面，在低一層級表現(xiàn)優(yōu)秀并不代表稍加訓(xùn)練，在上一層級也可以表現(xiàn)優(yōu)秀。學(xué)?？梢匀ネ貙捖毼坏男劫Y范圍，為這一個職位設(shè)計大幅度的浮動工資計劃，使得低職位也可以拿到上一級職位的薪資范圍，甚至超過上一級的上限。高水平的低職位比表現(xiàn)平平的高職位更有價值。

本文通過對中南民族大學(xué)本科教學(xué)秘書現(xiàn)有工作環(huán)境存在問題的分析，提出了提高教學(xué)秘書工作效率的若干建議。希望通過本文，推動高校本科教學(xué)管理更上一個新臺階。

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基金項目：

中南民族大學(xué)教師教學(xué)發(fā)展中心2018年度教學(xué)改革專題研究項目，編號：CTLD201807.