張靜

摘 要：本文簡明扼要地闡述了紙質(zhì)檔案的概念及特點，深入分析了紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與劣勢，歸納總結檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性，從四個方面提出了發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的對策，能夠對彰顯紙質(zhì)檔案的重要作用提供有效參考。

關鍵詞：紙質(zhì)檔案;檔案信息化;管理;重要作用

隨著計算機技術的廣泛應用，檔案信息化管理已經(jīng)勢不可擋。但是，在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的背景下，紙質(zhì)檔案的重要性依然不能忽視。紙質(zhì)檔案具有自身獨特的優(yōu)勢，認真研究紙質(zhì)檔案的特點和重要性，制定科學的對策與措施，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的重要作用，對提高檔案信息化管理建設的實效具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、紙質(zhì)檔案綜述

1.紙質(zhì)檔案的概念及特點

顧名思義，紙質(zhì)檔案就是以紙張為載體記錄下來的人類活動的信息，包括信札、電報、戶籍、賬冊、契約、日記、書稿、證書、筆記和家譜等等，記錄的方式包括圖表或文字等，其目的是方便日后查閱。

紙質(zhì)檔案管理和使用比較方便，具有三個特點：

一是原始性，也即記錄的信息是原始憑證;

二是可靠性，也即記錄的信息一般來講都比較可靠;

三是耐久性，也即信息存儲介質(zhì)用起來時間較長。

2.紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案從產(chǎn)生至今已經(jīng)有近兩千年的歷史，它之所以能夠有這么長久的歷史生命就在于其具有電子檔案不能替代的優(yōu)勢。

其一，檔案的信息和載體具有不可分離性。這種不可分離性又稱依附性，也即紙質(zhì)檔案所記錄的信息和紙張這一載體有著穩(wěn)定的依附性，既不可分離，也難以被修改，使檔案所記錄的信息具有很大的穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案把信息和載體有效地結合在一起，使用檔案時只能通過記錄的文字或圖表來獲得信息。

其二，紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)信息的原始性。紙質(zhì)檔案是用紙和筆記錄的信息，都是歷史發(fā)生的事件，里面的文字或圖表能比較清楚地表達出時間和事件的基本脈絡，能夠讓大眾認同和信服，也容易讓人接受。此外，紙質(zhì)檔案都有專業(yè)的檔案工作人員進行保管，具有非常高的安全性。

其三，紙質(zhì)檔案的載體具有良好的耐久性。紙質(zhì)檔案保存的時間很長，加之有專業(yè)的保管人員，因此，一般不會輕易被損壞。誠然，在保存過程中紙質(zhì)檔案也會受到氧化、水解等難題，但只要加以注意，并采取有效的針對性措施，這類問題都能得到有效的規(guī)避，從而使紙質(zhì)檔案的壽命更長。

3.紙質(zhì)檔案的劣勢

在漫長的發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案雖然具有一定的優(yōu)勢，但隨著時間的推移和科學技術的不斷發(fā)展同樣也表現(xiàn)出自身的劣勢。

其一，紙質(zhì)檔案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪費大。紙質(zhì)檔案的記錄、整理、歸檔和保存，不但需要大量的人力、物力，還需要很長的時間，這造成了成本高、浪費大的不良現(xiàn)象。

其二，紙質(zhì)檔案檢索量大，利用效率低下，容易造成資源浪費。一是紙質(zhì)檔案具有獨占性，只能一人閱讀，難以實現(xiàn)多人同時共享;二是紙質(zhì)檔案檢索起來工作量很大，檢索所需要的信息比較困難，造成效率不高;三是由于紙質(zhì)檔案使用不便，很多深層次的檔案信息難以開發(fā)和利用。

其三，紙質(zhì)檔案的收集、整理、儲存和管理非常不便，難以滿足社會需求。紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔比較原始，整理需要大量的人力，儲存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無法滿足社會快速發(fā)展的要求。

二、檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性

1.紙質(zhì)實體檔案具有更高的真實性和更強的生命力

檔案的生命力體現(xiàn)在兩個方面，一個是法律憑證，另一個是原始證據(jù)。數(shù)據(jù)化管理時代，較電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有更高的真實性和法律效力。

一是，紙質(zhì)檔案作為原始性證據(jù)，能夠為電子檔案的真實性和法律效力提供有效、可靠的保證;

二是，在檔案信息化管理背景下，隨著檔案資料的深度開發(fā)和廣泛運用，有效保存并發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用的重要性得到進一步提升。

2.紙質(zhì)實體檔案具有更好的穩(wěn)定性和更大的安全性

在信息化檔案管理中，電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計算機軟硬件系統(tǒng)，因系統(tǒng)穩(wěn)定性較差，且容易受到病毒和黑客的襲擊，因此，電子信息的安全性較差，安全防護的難度較大。而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性，且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗，因此，具有更大的安全性。此外，如果電子檔案的安全性受到侵害，紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。

3.紙質(zhì)實體檔案的信息保存和利用具有長久性

電子檔案一般都儲存在光盤或磁盤中，以目前的技術條件看，保存和使用的壽命不可能太長。而紙質(zhì)檔案只要冷暖適宜、干濕適度，沒有人為的破壞，一般壽命均可達千年以上，這已經(jīng)得到了現(xiàn)代考古學的證實。

4.紙質(zhì)實體檔案可確保檔案真實性

檔案生命力還是在于原始證據(jù)、法律憑證這兩個方面。對于檔案而言，要想完全實現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)上合理應用，自然需要先確保檔案真實性以及法律效應這兩點，可是現(xiàn)如今，我國對于電子檔案法律相關內(nèi)容還尚未及時完善?？墒窃诩堎|(zhì)檔案這一方面就較為完善，所以，紙質(zhì)實體檔案真實性是毋庸置疑的。紙質(zhì)實體檔案具有“內(nèi)容原始性”以及“形式原始性”這兩個特征，因為是實體，所以文件資料字體、圖像、字跡自然也不能隨意更改和替換，可是信息化管理過程中檔案真實性很難確定，一些十分重要的檔案也有可能會被修改。

三、發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的對策

1.更新檔案管理觀念，樹立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的正確意識

在現(xiàn)代檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方式正快速向信息化管理方式過渡。檔案管理人員必須及時更新觀念，從內(nèi)心上真誠地接受檔案信息化管理這一大的發(fā)展趨勢，充分認識現(xiàn)階段電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的必然性。

一是要加強學習，盡快掌握檔案數(shù)據(jù)化管理的理論和技能，使自己成為一個復合型的檔案管理人才;

二是要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的成熟經(jīng)驗，創(chuàng)造性地做好傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的過渡工作，實現(xiàn)兩者的相互依存和共同發(fā)展。

2.正確地把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系，為充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用打好思想基礎

在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)階段，正確地把握兩者之間的關系并不是一件容易的事情。紙質(zhì)檔案和電子檔案既有差異又有聯(lián)系，需要辯證看待。

兩者的聯(lián)系：

一是，兩者的記錄價值和作用是一樣的。不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都具有檔案的現(xiàn)實價值和回溯價值，兩者記錄的都是真實發(fā)生的事件，對于檔案閱讀人來講，都具有可鑒定、可取證和可研究的價值;

二是，兩者記錄的內(nèi)容都具有傳承性質(zhì)。紙質(zhì)檔案和電子檔案雖然記錄方式不同，但是，記錄的內(nèi)容卻是相同的，是同一內(nèi)容檔案的不同建立方法，在記錄的內(nèi)容上具有傳承性;

兩者的差異：

一是，兩者記錄載體的壽命和庫房保管上存在一定的差異。電子檔案的保存壽命較短，而紙質(zhì)檔案的保存時間較長。電子檔案對環(huán)境的溫度、濕度和防磁性要求較高，紙質(zhì)檔案則對環(huán)境的溫度、濕度和防火防氧化有一定要求;

二是，兩者的收集和整理方法不同。紙質(zhì)檔案是對已經(jīng)存在的紙質(zhì)文件按時間、用途、類型等進行分類和組卷，進行編號和系統(tǒng)化的整理;而電子檔案通過光盤與磁盤對各類電子文件分門別類，進行數(shù)據(jù)庫備份;

三是，兩者利用方式不同。紙質(zhì)檔案防偽性較高，可以閱覽、復印和外借;而電子檔案使用起來更加方便，不受時間和空間的限制，效率大大提高;

四是，兩者在檢索和編目上有差異。紙質(zhì)檔案需要在文件內(nèi)的目錄上逐一編目，然后再進行案卷目錄的編寫，其檢索是手工查找和翻閱;而電子檔案則是對磁盤上的序列號目錄進行逐個檢索，能夠快速分類和排序，能夠全文自動檢索;

五是，兩者的鑒定程序有差異。紙質(zhì)檔案形成后要進行多次鑒定，也即價值鑒定、生存期鑒定和復審鑒定;而電子檔案的鑒定程序要在檔案形成之前完成，包括保存價值、保存期限和有無攜帶病毒等不安全因素;

六是，兩者在安全防護上有差異。紙質(zhì)檔案只要對紙張存放的環(huán)境進行維護即可，而電子檔案則要防范病毒和黑客入侵等，防護技術需要不斷更新。

3.完善檔案管理標準和制度，建立兩者相統(tǒng)一的工作機制

檔案信息化管理是不可逆轉的大趨勢，在目前紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，必須建立完善的標準和制度，在規(guī)范的基礎上把電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一起來。

一是根據(jù)實際情況和工作需要，從長計議，科學確定將已有紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案的格式、標準和制度，盡快完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉化工作;

二是要科學預測檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，構建一套具有前瞻性的標準、制度體系，從當下開始，把電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一起來，促進兩者的合理共存、科學發(fā)展。

三是采取“雙套制”檔案保管模式，具體而言，就是對于載體不同可是內(nèi)容相同的檔案需要進行雙套存儲，即使用雙套來將統(tǒng)一內(nèi)容的紙質(zhì)、電子檔案進行存儲。因為紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在較大的差異以及各自特點，所以，這一管理模式的實施能夠起到良好的保管效果，有效避免出現(xiàn)重復存儲這一現(xiàn)象，同時，還能將兩者之間的優(yōu)勢有效融合在一起，這不僅能夠將檔案高效存儲以及檢索功能有效發(fā)揮出來，同時也能真正實現(xiàn)檔案憑證價值。

除此之外，電子檔案本身就因其自身特點可以以副本的形式進行異地存儲，這也能夠有效避免檔案數(shù)據(jù)信息受到意外的損壞。為此，檔案館在發(fā)展過程中一定要真正意識到這一管理模式的價值，結合實際情況來積極使用這一管理模式，這能有效優(yōu)化整個館藏結構，同時，提升檔案資料保護效果和質(zhì)量。

4.充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補和協(xié)調(diào)發(fā)展

一是要充分利用紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢和經(jīng)驗，科學推進檔案信息化管理建設工作，構建先進的數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng);

二是根據(jù)現(xiàn)代檔案信息化管理的要求，進一步改進和完善紙質(zhì)檔案管理的各個環(huán)節(jié)，使紙質(zhì)檔案對電子檔案發(fā)揮更好的基礎作用和補充作用;

三是充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用，關鍵時刻給電子檔案的真實性和可靠性提供保障;

四是發(fā)揮紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性作用，為電子檔案提供可靠的安全保障。做好電子檔案的紙質(zhì)備份，對重要的電子檔案進行紙質(zhì)管理，發(fā)揮紙質(zhì)檔案在涉密檔案管理中的作用，能夠給電子檔案提供有效的安全保障;

五是發(fā)揮紙質(zhì)檔案的實體作用，提高現(xiàn)代檔案的保存及利用價值。

紙質(zhì)檔案能夠比電子檔案保存更長的時間，做好紙質(zhì)檔案的管理和保存會讓檔案的價值得到更好的體現(xiàn)。

5.積極推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

在現(xiàn)實生活之中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的相互轉化是十分可行的。對于電子檔案而言，可以在發(fā)展過程中借助于紙張打印的形式來向紙質(zhì)檔案快速轉換，這樣就能有效提升電子檔案直觀性，而不同檔案在這一過程中也能夠起到良好的利用效果。對于紙質(zhì)檔案而言，使用掃描亦或者是計算機輸入等手段，自然能夠有效轉換成為電子檔案，從而有效提升檔案管理工作效率。針對這一點，在發(fā)展過程中就可以基于這一點來做好相互轉換工作，借此來將兩者之間可以共存且十分合適的臨界點及時尋找出來，這樣就能更好地提升檔案管理質(zhì)量和效率。

在推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的期間，需要及時借助于掃描儀亦或者是數(shù)碼相機等一系列數(shù)碼設備來進行數(shù)字化加工，這樣自然能夠促使其向磁盤、磁帶、光盤等載體存儲形式而轉化。在恢復檔案材料模糊褪變字跡以及對于污損殘缺照片的時候，這一技術也能夠起到一定的恢復促進效果，同時及時改變檔案利用孤本狀態(tài)，讓更多的人能夠參與到資源共享之中。

最后，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理真正實現(xiàn)之后，即可直接將已經(jīng)開放的檔案上傳到網(wǎng)絡上，這樣就能便于使用者無限期的查詢與使用，從而有效擴大使用者檔案空間，減少原載體檔案因為頻繁使用而造成的損害，而紙質(zhì)檔案存儲以及使用壽命也能夠因此而得到有效提升。

6.及時改進與調(diào)整檔案存儲設施

只有真正將電子檔案與紙質(zhì)檔案有效結合應用，才能將其價值有效發(fā)揮出來。因為這兩者均需要依賴于物質(zhì)狀態(tài)而存在，所以，安全性以及完整性要想真正得以保障，還是離不開一定的設施和基礎來作為保障，畢竟紙質(zhì)檔案存儲信息量并不大，在長時間積累的案卷之前，紙質(zhì)檔案在存儲過程中庫房壓力不小;而電子檔案的存在則能有效改善這一問題，因為光盤具有較大的信息存儲量，也并不需要較大的存儲空間，在具備基礎保管的條件下還能有效減輕庫房壓力，有效節(jié)約了不必要的資金。

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（作者單位：陜西鋼鐵集團有限公司）