楊長慶

摘? 要：社會信息技術(shù)的提高改變了檔案管理的模式，傳統(tǒng)檔案管理理念無法滿足的當(dāng)下信息技術(shù)的發(fā)展需求，全新視角下的信息自動化檔案管理技術(shù)滿足社會的發(fā)展理念，我國的檔案管理工作變得多樣便利，但新視角下的檔案管理工作存在管理上的安全漏洞，加強(qiáng)元數(shù)據(jù)檔案、非元數(shù)據(jù)檔案以及虛擬檔案技術(shù)的提升，有效加強(qiáng)檔案管理的安全性和必然性，從全新視角探尋對檔案管理的全新認(rèn)知。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案整理技術(shù);應(yīng)用

檔案管理對于社會的發(fā)展占據(jù)重要地位，檔案是見證城市發(fā)展的歷史依據(jù)，對社會的發(fā)展認(rèn)知產(chǎn)生必然聯(lián)系，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在諸多不便，對于老舊的信息內(nèi)容無法及時(shí)查詢，也不能與新的內(nèi)容檔案資源進(jìn)行高效整合，所以在檔案的管理上，利用全新視角下的檔案管理技術(shù)對老舊的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新和處理，電子檔案的出現(xiàn)直接反映檔案管理的現(xiàn)代化視角，更加利于我國檔案管理工作的快速發(fā)展。

1 檔案整理概述

檔案整理主要分為以下三種類型：一是系統(tǒng)編排目錄，紙質(zhì)檔案常用這種存儲方式進(jìn)行編排，檔案的接收部門按照檔案管理類型時(shí)間進(jìn)行檔案的合理劃分，同時(shí)按照接收部門檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行安全移交。此外檔案館按照目錄編排也是直接檢查紙質(zhì)檔案質(zhì)量，制定合理的分類方案對案卷目錄進(jìn)行編排加工。二是局部調(diào)整，檔案館對已經(jīng)接受的檔案進(jìn)行大體上的了解，存在少部分不符合整理要求的檔案，對損失或者缺失的檔案進(jìn)行局部調(diào)整編排。三是檔案全過程的正路，對零散和模糊不清檔案進(jìn)行系統(tǒng)化調(diào)整，可以按照檔案內(nèi)容的劃分進(jìn)行編目處理。

2 做好檔案整理工作的前提條件

檔案管理的前提條件是對檔案進(jìn)行有效劃分，可以按照檔案類型和收集時(shí)間進(jìn)行編目處理，檔案是體現(xiàn)單位和個人的成長歷史見證，所以檔案整理人員要對檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容有深入的了解，將檔案的性質(zhì)了解透徹才能踐行檔案的管理流程，反之，如果檔案管理人員對檔案的內(nèi)容好人性質(zhì)了解不具體會造成檔案管理的操作失誤，對于檔案管理的質(zhì)量難以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)檔案管理人員的技能水平各有不同也會造成檔案管理上的不足，對于檔案管理形成制約阻礙，因此管理人員要豐富檔案管理上的全新認(rèn)知對檔案實(shí)質(zhì)性進(jìn)行深入了解。

3 全新視角下的檔案管理認(rèn)識

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐漸向信息自動化檔案管理模式邁進(jìn)，電子信息檔案更加視同社會發(fā)展潮流，利用數(shù)字信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案異地的管理模式，有效加強(qiáng)檔案信息的共享和交換，在全新視角下的檔案技術(shù)應(yīng)用有助于檔案管理的快速發(fā)展，最為常見的檔案管理技術(shù)是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)以及檔案虛擬整理技術(shù)，這三種檔案整理技術(shù)滿足社會對檔案的有效需求，加快社會信息化數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建。

3.1 元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的產(chǎn)生和電子檔案的出現(xiàn)有著十分密切的聯(lián)系，這種技術(shù)是一些西方檔案領(lǐng)域的研究人員提出的一種新型的技術(shù)，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在實(shí)際的應(yīng)用中有著非常重大的意義，這項(xiàng)技術(shù)是對傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的重要創(chuàng)新，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是一種更加先進(jìn)也更加合理的技術(shù)，在應(yīng)用的過程中，主要是以檔案資料的生命周期作為研究的基礎(chǔ)，從而有效的保證了文檔的一體化管理，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，一個非常重要而且也非常核心的一個環(huán)節(jié)就是檔案數(shù)據(jù)的收集工作，文件中心理論主要是圍繞著文件進(jìn)行闡述的，這種理論是將文件管理和檔案管理融合在一起，這樣才能形成一個更加行之有效的文件系統(tǒng)，該技術(shù)在使用的過程中起到的一個最為重要的作用就是將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案，它也成為了當(dāng)今檔案整理工作中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，但是這一技術(shù)在很多因素的影響下并沒有得到非常廣泛的應(yīng)用。

3.2 非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都是檔案整理工作中非常先進(jìn)和新穎的技術(shù)，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，影響因素相對而言有其自身的復(fù)雜性，所以在我國先進(jìn)的發(fā)展中無法得到十分有效的應(yīng)用，所以我國在元數(shù)據(jù)檔案整理的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國的實(shí)際情況研發(fā)出了非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，該技術(shù)在實(shí)際的應(yīng)用中是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的技術(shù)，同時(shí)該技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴性不是很強(qiáng)，沒有對文檔一體化提出非常高的要求，所以更加適應(yīng)我國現(xiàn)實(shí)國情，這項(xiàng)技術(shù)也使得我國的檔案整理工作出現(xiàn)了新的變化，這一技術(shù)的基礎(chǔ)性理論對我國檔案管理工作而言有著十分重要的參考意義，可以有效的促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展和完善。

4 新視角下的檔案整理信息化

全新視角下的檔案整理技術(shù)達(dá)到廣泛應(yīng)用以成為必然趨勢，建立信息化檔案整合系統(tǒng)主要從以下幾點(diǎn)入手，一是條形二維碼技術(shù)，二是數(shù)據(jù)庫技術(shù)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，二維碼條形技術(shù)被應(yīng)用多個領(lǐng)域，二維碼技術(shù)有效儲存檔案全部信息，只需要通過手機(jī)操作就可快速呈現(xiàn)檔案的全部信息，借鑒這種二維碼技術(shù)，將檔案個體轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€個條形碼進(jìn)行信息的存儲，有效對檔案信息進(jìn)行查詢和共享，但存在信息安全泄露的問題，所以在原有條形二維碼的基礎(chǔ)上在編碼中添加加密系統(tǒng)，通過與手機(jī)號進(jìn)行連接，只要通過短信驗(yàn)證就可查詢檔案信息。數(shù)據(jù)庫信息在全新視角下的檔案整合技術(shù)發(fā)展成熟，電子化檔案整理技術(shù)將檔案管理流程變得便利，所以作為檔案管理中心要加大信息技術(shù)資金的投入，完善檔案管理信息化技術(shù)的升級。

要完善條形二維碼技術(shù)與數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)，就要加大技術(shù)研究資金的投入，作為檔案管理單位要重視檔案管理的重要性，檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證;（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù);（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗(yàn);（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

5 結(jié)束語

綜上所述，新視角下的檔案管理技術(shù)主要體現(xiàn)在檔案的整合上，常見的整合技術(shù)為元數(shù)據(jù)整合、非元數(shù)據(jù)整合以及虛擬數(shù)據(jù)整合，元數(shù)據(jù)整合直接將電子文件通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，非元數(shù)據(jù)整合技術(shù)借助元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對零散的電子文件一體化整合，虛擬數(shù)據(jù)整合利用二維碼技術(shù)和數(shù)據(jù)庫信息網(wǎng)對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，新視角下檔案管理為社會帶來新型技術(shù)檔案文化。

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