楊靜

摘 要：本文了闡述檔案管理與實(shí)現(xiàn)信息化之間的聯(lián)系，明確了檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，提出了有效的策略，促進(jìn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，建立健全的規(guī)范體系，對(duì)檔案進(jìn)行有效的規(guī)范。同時(shí)，要提供技術(shù)支持，加強(qiáng)相應(yīng)配套設(shè)備的健全。促進(jìn)安全措施的落實(shí);要對(duì)文件進(jìn)行保密，加強(qiáng)安全防護(hù)效果的提升，從多角度對(duì)檔案進(jìn)行一體化標(biāo)準(zhǔn)化管理，使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新的過(guò)程中，能夠發(fā)揮技術(shù)的作用，推動(dòng)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;聯(lián)系分析;應(yīng)用策略

眾所周知，檔案是記錄重要信息的載體。特別在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中檔案進(jìn)行有效的管理，加強(qiáng)檔案的保存應(yīng)用，有利于提高檔案的利用效果。尤其在當(dāng)前的信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化技術(shù)的融入，要推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，借助先進(jìn)的通信技術(shù)形成集成化的管理系統(tǒng)，使檔案能夠由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。同時(shí)，提供安全措施和技術(shù)，使得檔案管理的安全性得以提升。同時(shí)，在信息化構(gòu)建的過(guò)程中，要對(duì)管理制度和體系進(jìn)行規(guī)范，管理工作人員要轉(zhuǎn)變管理的理念對(duì)信息技術(shù)給予更多的重視。除此之外，檔案信息化建設(shè)要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理，按照規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行，將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，以網(wǎng)絡(luò)為載體，延伸到事業(yè)單位各個(gè)職能部門(mén)，形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系，使得檔案管理的效果得到有效的提升。

1 檔案管理創(chuàng)新與實(shí)現(xiàn)信息化的必然聯(lián)系

在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)信息進(jìn)行采集，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存，建立信息化的檔案管理模式。

1.1 檔案管理信息化要以創(chuàng)新的管理理念為前提

在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際狀況，對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理進(jìn)行重新界定，要加強(qiáng)信息技術(shù)的合理運(yùn)用。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，往往只注重管理形式，而沒(méi)有使檔案的服務(wù)作用進(jìn)行發(fā)揮。在當(dāng)前的信息化建設(shè)過(guò)程中，要提高檔案管理的應(yīng)用，完善信息技術(shù)設(shè)備，使得檔案人員能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)的檢索應(yīng)用。

1.2 檔案管理創(chuàng)新以檔案管理信息化建設(shè)為目的

在對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，要融入先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)于檔案建立資料庫(kù)，對(duì)檔案保存、應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。要充分借助信息技術(shù)進(jìn)行完成，應(yīng)用技術(shù)可以使得檔案資源進(jìn)行及時(shí)共享，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但管理信息化使得過(guò)去的檔案管理模式得到了有效的創(chuàng)新，提高了檔案管理效率，同時(shí)，保證了整體的管理質(zhì)量。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理范圍在不斷的拓展，使得檔案管理理念進(jìn)一步創(chuàng)新。

2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

在進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，要充分利用信息技術(shù)，引導(dǎo)人員對(duì)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使得到管理信息化的作用能夠得到有效的發(fā)揮。

2.1 促進(jìn)辦公效率的提升

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，往往依照紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行手工的操作，對(duì)于檔案的資料收集工作較為繁雜，容易出現(xiàn)人為出現(xiàn)的操作失誤，在進(jìn)行用筆規(guī)范和字跡方面要求非常嚴(yán)格，而在利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，涉及收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、查閱、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)，可以提高工作效率，使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)便有效的促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

2.2 推動(dòng)資源的有效共享

在傳統(tǒng)的手工檔案操作的過(guò)程中，不能對(duì)信息進(jìn)行有效共享，導(dǎo)致大資源閑置浪費(fèi)，同時(shí)，對(duì)于信息不能進(jìn)行快速的查找，而利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，借助軟件進(jìn)行快速查詢，使得檔案管理內(nèi)外部特征能夠得到有效結(jié)合。同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息與載體分離，建立信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)，可以進(jìn)一步提高檔案利用的質(zhì)量和效率。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的平臺(tái)，了解事業(yè)單位其他檔案工作部門(mén)的具體狀況和工作特點(diǎn)，對(duì)信息資源進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的動(dòng)態(tài)把握。

2.3 電子檔案保存具有一定的穩(wěn)定性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存過(guò)程中，往往受到紙張?zhí)攸c(diǎn)的影響，容易在一些特殊情況下受到損壞，而利用電子文件載體進(jìn)行材料的保存，可以保存的時(shí)間更久，同時(shí)，避免紙質(zhì)檔案所存在情況的發(fā)生，電子檔案載體能夠有效地對(duì)待資料進(jìn)行讀取、傳遞、儲(chǔ)存，受到外界環(huán)境的影響較小，穩(wěn)定性高，可以結(jié)合不同的工作來(lái)選擇不同的電子載體，其利用價(jià)值較高。

2.4 有效推動(dòng)檔案?jìng)鬟f效率提升、傳遞安全性提高

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，往往一些人員對(duì)于文件傳遞容易出現(xiàn)丟失的狀況，同時(shí)，在傳達(dá)的過(guò)程中受到地點(diǎn)的限制容易造成延誤，給其他人員的工作造成許多的不便，而在當(dāng)前利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理、傳遞的過(guò)程中，有利于提高文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)

在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行有效的更新。首先，要對(duì)已有的資源進(jìn)行管理，做好檔案的錄入工作，使檔案資源的管理效果得到提升，針對(duì)一些特殊的檔案資源，要延長(zhǎng)入庫(kù)檔案年限，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè);其次，對(duì)電子檔案入檔和管理工作進(jìn)行開(kāi)展，要保證電子文件的規(guī)范性完整性，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范的界定，使得錄入、存儲(chǔ)、入黨等各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效的優(yōu)化。

4 促進(jìn)檔案管理信息化的具體路徑探索

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，要形成多樣化的檔案管理模式，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理效果。因此，在下文中，對(duì)具體路徑進(jìn)行探索。

4.1 促進(jìn)檔案規(guī)范體系與制度的有效健全

一方面，在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，要對(duì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行落實(shí)，在過(guò)去的檔案管理過(guò)程中，往往管理的質(zhì)量不佳，導(dǎo)致各類(lèi)檔案的細(xì)則相容性不強(qiáng)。在進(jìn)行檔案應(yīng)用的過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，而在當(dāng)前的信息化建設(shè)過(guò)程中，全面實(shí)施和統(tǒng)一推廣標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案整理、分類(lèi)、注入的過(guò)程中，要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

另一方面，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行健全，建立完善的規(guī)章制度，要符合事業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理的需要，發(fā)揮制度的引導(dǎo)和規(guī)范作用。同時(shí)，檔案管理要體現(xiàn)科學(xué)性的要求，符合事業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際，同時(shí)，具有一定的可操作性，更好的發(fā)揮對(duì)人員的約束作用。

4.2 加強(qiáng)技術(shù)的優(yōu)化與支持

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，技術(shù)是其中非常關(guān)鍵的部分，技術(shù)推動(dòng)著檔案信息化建設(shè)。因此，要配備性能優(yōu)良的硬件設(shè)備和配套設(shè)施，減少檔案損壞的可能性;其次，在對(duì)檔案信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，要與事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行融合;再者，要采取有效的措施，使軟硬件能夠安全運(yùn)行;最后，要建立檔案儲(chǔ)存庫(kù)，增加信息的儲(chǔ)存量，對(duì)其功能和模塊進(jìn)行不斷的開(kāi)發(fā)，從不同的角度對(duì)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)，實(shí)現(xiàn)一體化的有效管理。

4.3 促進(jìn)檔案管理安全措施的落實(shí)

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，依靠人為操作來(lái)進(jìn)行保護(hù)屏障的設(shè)立。特別針對(duì)電子文件的內(nèi)容，要提高其文件的保密性。因此，檔案管理人員要設(shè)立防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施，警惕黑客所造成的威脅，提高文件的保密性，使得檔案管理的效果得到有效的提升。同時(shí)，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行檢索，借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，可以有效的提高文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

4.4 運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案管理的應(yīng)用

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)云計(jì)算的融入，要促進(jìn)管理模式的優(yōu)化時(shí)，檔案信息化建設(shè)能夠結(jié)合時(shí)代特色。在具體的云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，要借助專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)資料進(jìn)行云端管理，儲(chǔ)存在云端的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的集成化管理。同時(shí)，應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，傳入數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶可以隨時(shí)隨地登錄云端，獲取相關(guān)的檔案資料，有效的提高檔案資料利用效率同時(shí)，也能夠促進(jìn)檔案信息管理質(zhì)量的提升。

4.5 推動(dòng)多樣性檔案服務(wù)模式的建立

在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，要結(jié)合信息環(huán)境的特點(diǎn)，引導(dǎo)檔案工作人員對(duì)檔案管理的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)信息技術(shù)的充分利用。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作落實(shí)到服務(wù)層次，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展特征，采取多樣化的服務(wù)形式，使得服務(wù)的質(zhì)量得到有效的提升。同時(shí)，檔案管理服務(wù)化，更注重在信息技術(shù)的支持下進(jìn)行檔案資源的共享，并不是只是將檔案資料進(jìn)行封存，而是利用檔案資料為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案工作能夠得到有效的延伸，提高檔案信息的利用效果。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展，要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的融入，使檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果得到有效的提升。同時(shí)，在當(dāng)前的檔案管理過(guò)程中，往往出現(xiàn)一些較為復(fù)雜的因素，影響檔案信息化的有效建設(shè)，檔案管理人員要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)安全措施的落實(shí)，使得檔案在傳遞使用保存的過(guò)程中能夠提高保密性，解除一些因素對(duì)信息系統(tǒng)所造成的威脅。同時(shí)，要建立健全的管理制度和規(guī)范體系，使得檔案管理具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，要加強(qiáng)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理，實(shí)行集成化的管理模式，從而提高檔案資源的使用效率。

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