李婕

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和時代進(jìn)步，人力資源的作用越來越凸顯，而人力資源檔案作為人力資源管理中重要的組成部分，對人力資源管理具有不可或缺的作用。但是在實際應(yīng)用過程中，由于人力資源檔案的管理方式過于傳統(tǒng)，很難滿足新時代背景下人力資源管理的需求，因此，本文根據(jù)這一現(xiàn)狀，對人力資源檔案信息化的建設(shè)策略進(jìn)行研究，為人力資源檔案管理提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化建設(shè)

人力資源檔案作為人力資源管理中重要的組成部分，不僅可以對企業(yè)單位的人員成長和發(fā)展進(jìn)行詳細(xì)地記錄，還可以推動企業(yè)單位各項工作的開展，而隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人力資源檔案模式已經(jīng)很難滿足人力資源管理的需求，因此為了提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，就需要對人力資源檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行探究，從而提高人力資源檔案管理的水平。

1 人力資源檔案信息化建設(shè)分析

1.1 人力資源檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

為了提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，對人力資源檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行探究時，大部分的企業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案信息化與檔案數(shù)字化之間的區(qū)別，使得檔案信息化的建設(shè)并不全面，而且在實際建設(shè)過程中，由于人力資源檔案信息化建設(shè)的效益問題不夠規(guī)范，過于追求當(dāng)前的利益，使得人力資源檔案信息化建設(shè)的效果并不是很好。不僅如此，在進(jìn)行人力資源檔案信息化建設(shè)時，企業(yè)單位缺乏對于體制的創(chuàng)新，使得人力資源檔案信息化建設(shè)跟不上時代的步伐，無法滿足新時代背景下人力資源管理的需求。

1.2 人力資源檔案新消息化建設(shè)作用

由于傳統(tǒng)人力資源檔案管理主要使用人工的方式進(jìn)行，使得檔案管理的時間成本和人工成本非常高，并且管理的效率和質(zhì)量還不是很好。而信息化人力資源檔案管理，通過充分利用信息技術(shù)的方式，可以有效簡化人力資源檔案管理的歸檔過程，提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量。不僅如此，在使用信息化人力資源檔案管理時，可以實現(xiàn)人事檔案的多元化、多樣化管理，豐富和完善人事檔案資料的內(nèi)容，提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，

2 人力資源檔案信息化的建設(shè)策略分析

2.1 基于自身方面的建設(shè)策略

人力資源檔案信息化建設(shè)是新時代背景下，人力資源管理對人事檔案管理提出的新要求，主要是利用現(xiàn)階段比較先進(jìn)的信息化技術(shù)，通過人才、資源信息化的方式，提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，為人力資源管理提供良好的基礎(chǔ)和前提。但是在進(jìn)行人力資源檔案信息化建設(shè)時，大部分企業(yè)單位的人力資源檔案管理制度并不完善，人事檔案的檔案信息錄入、檔案信息跟進(jìn)、檔案信息管理等制度都或多或少存在一定的問題，導(dǎo)致在開展人力資源檔案新消息化建設(shè)時，大部分企業(yè)單位的人事檔案管理制度跟不上信息化建設(shè)的進(jìn)程，對人力資源檔案信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重地影響。因此在對人力資源檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行分析時，企業(yè)單位要做好“打鐵還要自身硬”強(qiáng)化自身實力，完善自身的管理機(jī)制，提高與人力資源檔案信息化建設(shè)之間的契合度，從而推動人力資源檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

例如在對人力資源檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行分析時，企業(yè)單位可以通過完善自身管理機(jī)制的方式，提高與人力資源檔案信息化建設(shè)之間的契合度，從而推動人力資源檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。在建立健全人事檔案管理制度時，可以從以下幾個方面進(jìn)行考慮：

1）建立健全人事檔案管理制度，促進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。首先要對人事檔案管理的部門和職責(zé)進(jìn)行明確的展示，然后對人事檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，如收集分析及整理檔案資料，辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞手續(xù)，登記所屬部門、職務(wù)以及工資變動狀況，做好人事檔案資料的保密和保護(hù)工作等等。其次是對人事檔案管理過程中需要遵循的要求和原則進(jìn)行明確的規(guī)定和完善，在規(guī)定和完善時可以根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和操作規(guī)范，結(jié)合其他企業(yè)單位案例的方式進(jìn)行規(guī)定和完善，不僅如此，還要對人事檔案中包括的內(nèi)容進(jìn)行明確的展示，可以通過分類型的方式進(jìn)行規(guī)定，如履歷資料方面包括簡歷、人員登記表;考核考察材料方面包括自我鑒定;前任單位鑒定;學(xué)校鑒定;調(diào)動資料等;資格證書方面包括學(xué)歷證書、專業(yè)技能證書等;政審資料方面包括團(tuán)關(guān)系、黨關(guān)系等等。

2）完善人事檔案管理流程和管理架構(gòu)，提高內(nèi)部借閱和調(diào)換檔案的效率。在完善人事檔案管理流程和管理架構(gòu)時，首先是對員工的檔案進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，然后根據(jù)密封是否完整、材料是否齊全的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，是直接提交還是讓員工進(jìn)行補(bǔ)充，最后是對人事檔案進(jìn)行登記、整理和歸檔，從而完成人事檔案管理流程的架構(gòu)。

2.2 根據(jù)實際情況，對人力資源檔案信息化建設(shè)的軟件和硬件部分進(jìn)行完善

在探究人力資源檔案信息化建設(shè)的具體策略時，除了對自身的人事資源檔案管理制度和管理流程進(jìn)行完善和強(qiáng)化，為人力資源檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)和前提以外，還要根據(jù)企業(yè)單位的實際情況，以實際需求為主要方向，對人力資源檔案信息化建設(shè)的軟件和硬件部分進(jìn)行完善，從而加快人力資源檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高人力資源檔案信息化建設(shè)的水平。

例如在探究人力資源檔案信息化建設(shè)的具體策略時，還要根據(jù)企業(yè)單位的實際情況，以實際需求為主要方向，對人力資源檔案信息化建設(shè)的軟件和硬件部分進(jìn)行完善，從而加快人力資源檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高人力資源檔案信息化建設(shè)的水平。首先是人力資源檔案信息化建設(shè)的硬件部分，在建設(shè)時企業(yè)單位要加大經(jīng)濟(jì)投入，以實際需求為核心，對自身的人事檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新和替換，提高自身的設(shè)備水平，為人力資源檔案信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的設(shè)備基礎(chǔ)。如在建設(shè)時可以根據(jù)人事檔案管理的工作流程需求，進(jìn)行設(shè)備的更新和替換，在收集和錄入方面，要在準(zhǔn)備檔案袋、檔案柜、各類型打印紙等基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，對人事檔案管理的打印機(jī)、電腦、保存、掃描儀等設(shè)備進(jìn)行更新和替換，選擇更加先進(jìn)便捷，更加全面的設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理。而人力資源檔案信息化建設(shè)的軟件部分，要基于人事檔案管理的流程和主要內(nèi)容，充分利用現(xiàn)代新進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建全面系統(tǒng)的人事檔案管理平臺，提高人事檔案管理的智能化和信息化，為人力資源檔案信息化建設(shè)提供先進(jìn)的軟件基礎(chǔ)。如在建立人事檔案管理平臺時，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云平臺技術(shù)進(jìn)行建立，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)和云平臺技術(shù)，構(gòu)建一個管理平臺，然后根據(jù)人事檔案管理的流程和具體內(nèi)容，在平臺中設(shè)置各種板塊。其次是在設(shè)置好板塊的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案管理的需求，在管理平臺中加入錄入、預(yù)覽、整理、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)換等功能，從而提高人事檔案管理平臺的全面性。最后要對人事檔案管理平臺的權(quán)限設(shè)置、查閱日志、安全保密系統(tǒng)、登錄系統(tǒng)等方面進(jìn)行完善，提高人事檔案管理平臺的便捷性和信息化水平。

3 總結(jié)

探究人力資源檔案信息化建設(shè)的策略時，首先要對現(xiàn)階段人力資源檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行充分地了解，結(jié)合人力資源檔案信息化建設(shè)的作用，通過對自身人事檔案管理制度和管理流程進(jìn)行完善的同時，充分利用信息技術(shù)，對人力資源檔案信息化建設(shè)的硬件部分和軟件部分進(jìn)行完善，從而促進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)開展的速度，提高人力資源檔案信息化建設(shè)的水平。

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