王曉紅
摘 要:6月9日是第13個國際檔案日,國家檔案局以“檔案見證小康路、聚焦扶貧決勝期”為主題,通過回顧精準(zhǔn)扶貧、脫貧攻堅的各個節(jié)點和畫面,進一步增強社會組織、群眾認知檔案的價值,增強保護檔案意識,營造全社會關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。如今的檔案工作,與人民的生活息息相關(guān),對于一個單位、團體工作的開展發(fā)揮著愈加重要的作用。對于事業(yè)單位來說,推進信息化建設(shè),加強信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用,這對于對當(dāng)前事業(yè)單位提升管理水平和工作效率的是非常重要的。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化
隨著以大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術(shù)的高速發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)成為新時期檔案工作的開展趨勢。事業(yè)單位在政府推行“放管服”的政務(wù)改革的號召下,也在積極推動內(nèi)部檔案管理的優(yōu)化革新。本文將以事業(yè)單位檔案管理信息化為切入點,闡述檔案管理信息化的特點與優(yōu)勢,分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化的現(xiàn)狀,并據(jù)此針對性地提出切實可行的措施。
1 檔案管理信息化的特點與優(yōu)勢
1.1 檔案線上管理,存儲環(huán)境持續(xù)優(yōu)化
在現(xiàn)有的大部分單位的檔案管理中,檔案的記錄媒介多為紙張,而由于紙張的保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點,檔案管理資料需要定期進行重新記錄和整理,檔案的存放時間較短,存放條件限制也較多。因此,從這一角度來說,在進行檔案管理過程中,事業(yè)單位要專門選取合適的儲存環(huán)境進行檔案的存放和整理。若全面推行信息化管理,大部分檔案都可以存儲到電子硬盤或者線上系統(tǒng)中,且隨時實地可以根據(jù)需要對檔案進行復(fù)刻或備份。將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理,通過數(shù)據(jù)庫來對相關(guān)的人事檔案進行分類歸檔存儲,不僅能夠減少檔案存儲的空間,減輕工作人員的工作壓力,同時還能夠跨越時間和空間的限制,實現(xiàn)對檔案的長時間保管。
1.2 查詢使用便捷,人力物力有效節(jié)省
傳統(tǒng)的檔案由于大多由紙張記載形成,耗費檔案管理工作人員大量的時間和精力進行整理,因此檔案資料相對來說都十分珍貴。所以在借閱和查詢時,程序都較為繁瑣。另外,由于借閱使用的過程中,檔案與粉塵進行了大量接觸,因此檔案很容易受到磨損,更增加了檔案管理工作的困難性。而信息化檔案管理可以在減少檔案占據(jù)的時間和空間的同時,使得檔案管理工作的外部共享和內(nèi)部使用都更加方便。在進行檔案查閱時,相關(guān)工作人員只要利用電子信息搜索和查閱的功能尋找相關(guān)的資料,不必多次查閱卷宗,盡可能避免了檔案資料的磨損。另外,檔案管理查閱的手續(xù)也更加簡便,借閱人員可以根據(jù)需要隨時進行檔案查閱。
1.3 信息資源融合,績效管理顯著提升
檔案基礎(chǔ)資料作為績效管理的有效載體,不但直接記載了績效管理的工作重點,而且反映了基層對落實績效管理的行動速度和標(biāo)準(zhǔn)指向。傳統(tǒng)檔案管理模式,人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢,不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化不僅能夠有效提高工作效率,更加快速地收集、編纂,還能保真保全的留存文件、文檔、圖片等檔案資料,為績效管理提供了新的途徑和重要依據(jù),為工作落實提供強有力抓手。
2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題
一是信息化檔案的信息化水平仍需加強。信息化的檔案管理模式讓傳統(tǒng)意義上的檔案的功能得到了拓展。然而,即便是已經(jīng)推行信息化管理的許多單位中,只是單純將檔案資料由線下移至線上,沒有讓過去只是單純地被保存的檔案資料成為能夠服務(wù)于當(dāng)下工作模式的有用的信息資料。有些單位對檔案管理硬件保障力度不夠,軟件系統(tǒng)不規(guī)范,技術(shù)水平不夠高,造成裝備版本陳舊,運行緩慢、卡頓、存儲空間小等問題時有發(fā)生,未能真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的最大功效。
二是檔案管理工作人員的素質(zhì)略顯不足。目前,很多事業(yè)單位都呈現(xiàn)老齡化的趨勢,部分檔案管理人員年齡偏大、對信息化等新興事物的接受能力偏弱,信息化業(yè)務(wù)能力儲備不夠,對檔案資料方面的收集、整理、裝訂工作進展不到位,導(dǎo)致檔案信息采集、整理質(zhì)量不高,經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤、導(dǎo)入信息及導(dǎo)出信息不夠及時,最終出現(xiàn)輸入時的初始信息出現(xiàn)誤差,導(dǎo)出時的信息也不夠完善甚至是錯誤等現(xiàn)象,這些因素都影響著檔案管理信息化的順利推進。
三是信息化檔案的安全管理不夠完善??陀^來講,信息化的檔案管理為人們帶來便利的同時,也伴隨著線上數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險,在當(dāng)前不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)安全大背景下,如果事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)的安全保障平臺的技術(shù)更新不夠及時,安全防護等級不高,就容易導(dǎo)致信息泄露、文件流失,危及檔案安全甚至社會穩(wěn)定。
3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對策
一是創(chuàng)新加強檔案管理信息化建設(shè)。工欲善其事,必先利其器。高速運轉(zhuǎn)的信息化檔案管理系統(tǒng),離不開技術(shù)的支持。相關(guān)部門應(yīng)科學(xué)合理地利用現(xiàn)有設(shè)施設(shè)備和技術(shù)水平,加強檔案管理部門和其他部門以及用戶的溝通交流與合作,從需求出發(fā),廣泛征求實際操作人員的意見建議,研發(fā)出滿足當(dāng)代市場需求的檔案服務(wù)業(yè)務(wù),讓檔案服務(wù)業(yè)務(wù)不單具備基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)性質(zhì),而且還能夠具備一定的增值性能,例如增加網(wǎng)絡(luò)簽章的功能,讓檔案管理工作朝專業(yè)化、個性化的方向發(fā)展,全面提升檔案的管理水平。同時,加強對檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新運用,將檔案管理同信息化管理相結(jié)合,讓檔案在分類、統(tǒng)計、檢索等方面更加方便、快捷、有效,從而在工作中發(fā)揮出檔案管理信息化應(yīng)有的作用和優(yōu)勢。
二是積極做好檔案的安全保密工作。在數(shù)據(jù)信息高速傳播的現(xiàn)在,信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前要更快、要更廣。當(dāng)事業(yè)單位對檔案管理實施信息化建設(shè)時,如果各種檔案、信息都在互聯(lián)網(wǎng)上進行交流傳播,將會嚴(yán)重威脅到事業(yè)單位的信息安全,為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此,在事業(yè)單位進行檔案信息化管理過程中,要積極做好檔案的保密管理工作,定期維護好單位的信息安全,提高數(shù)據(jù)信息的安全性,切實維護單位信息安全。首先,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的檔案保密管理機制,對檔案的各種數(shù)據(jù)信息加強安全管理;其次,要讓單位員工,尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視,簽署保密協(xié)議,加強對高素質(zhì)員工的培養(yǎng),防止信息的內(nèi)部丟失;最后,還要加強事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全保護,防止檔案信息被黑客攻擊而丟失。
三是強化檔案管理人員的引進和培養(yǎng)。打鐵還需自身硬,要充分發(fā)揮檔案信息化的效能,事業(yè)單位檔案管理工作者必須要具備相當(dāng)扎實的專業(yè)管理技術(shù),同時還必須要掌握足夠的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)知識。因此,事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理專業(yè)人員的引進及培養(yǎng),一方面,要加大對計算機技術(shù)專業(yè)人員的招錄,根據(jù)他們信息化水平高、操作能力強的特點,崗盡其責(zé),人盡其用;另一方面,要提升干部培養(yǎng)的針對性,通過“引進來+走出去”等形式,開展學(xué)習(xí),增強培訓(xùn),提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和意識,啟發(fā)干部通過理論學(xué)習(xí)與實際工作相結(jié)合的方式,對工作方法進行改革和創(chuàng)新,從而實現(xiàn)檔案管理信息化工作水平的全面提升。
參考文獻
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