張雯 周可 袁方 王春芳 蘭日晶

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的新科技、新成果廣泛地應(yīng)用在經(jīng)濟社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，檔案管理工作中的信息技術(shù)也得到了廣泛地應(yīng)用，尤其是人工智能技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，在檔案管理的理論、檔案管理的方法、檔案管理的技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)等方面都為檔案管理工作高質(zhì)量開展提供了強大的信息技術(shù)支持。正是基于此對于檔案管理工作高質(zhì)量開展中的人工智能與檔案管理工作相結(jié)合是值得思考與探析的問題。鑒于此，文章對人工智能視角下檔案信息服務(wù)的變革途徑進行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案信息管理;變革途徑

1 人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的重要價值

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的提升了檔案管理工作的效率，也有助于檔案信息資源利用價值的提高，同時也對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行了優(yōu)化和改革。人工智能技術(shù)的應(yīng)用將傳統(tǒng)的檔案信息錄入、信息整理、信息分類歸檔等機械性的流程進行了很大程度上的簡化，使其從根本上做到了檔案信息的準(zhǔn)確性提升，并有效的避免了因人工錄入而出現(xiàn)的檔案信息失真或一些數(shù)據(jù)信息因疏忽而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。并且檔案管理工作也不再需要耗費大量的人力去進行。只需要具備高水平的信息化檔案管理人才。檔案工作主要是進行信息的收集和按照類別進行整理匯總?cè)缓蟠鏅n保存。傳統(tǒng)的檔案信息搜集要依靠工作人員與其他部門工作人員的不斷溝通進行信息的搜集。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以進行更加清晰準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)收集、分類、排列和存儲，且其更加高效。除此之外，用戶對檔案的查詢和調(diào)閱也更加的便捷。用戶可以通過信息設(shè)備終端進行檔案的關(guān)鍵字檢索，并快速的查找到想要查閱的檔案信息，智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足自動化、無紙化等，并具備極快的信息數(shù)據(jù)傳輸速度，極大的滿足了用戶對檔案信息的需要。

2 人工智能視角下檔案信息服務(wù)變革途徑

2.1 利用專家?guī)?，對檔案進行智能鑒定

檔案的二次鑒定主要取決于檔案管理人員的水平。一般而言，檔案館由于人員結(jié)構(gòu)、畏難情緒、鑒定標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等多方面因素，較少對館藏保管期限到期檔案進行解密或者銷毀鑒定。目前，盡管大部分檔案館開展了館藏數(shù)字化建設(shè)，但由于對館藏檔案的開放鑒定做得不完全、不充分，導(dǎo)致可用于提供檔案信息公共服務(wù)的檔案數(shù)量不多，整體利用程度不高。因而，以深度學(xué)習(xí)為代表的人工智能技術(shù)為檔案開放鑒定帶來了新的希望。根據(jù)深度學(xué)習(xí)原理，計算機能夠在理論上實現(xiàn)通過大量數(shù)據(jù)的自我學(xué)習(xí)演化，掌握識別、辨別的技能，激活數(shù)據(jù)從而實現(xiàn)需求。因此，檔案部門可以利用這一點，不斷地收集數(shù)字化檔案信息資源，在建立強大信息資源數(shù)據(jù)庫同時，反復(fù)實踐，從全國各地引進各層次、各專業(yè)檔案鑒定專家，通過將經(jīng)專家鑒定好的檔案納入學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫中，形成專家?guī)?，以供計算機進行深度學(xué)習(xí)，從而掌握類似檔案的鑒定方法，供檔案人員鑒定時參考使用，進而實現(xiàn)館藏檔案的智能劃控和檔案開放的二次鑒定，提升檔案鑒定效率，使可開放的檔案能夠更多、更快捷地服務(wù)社會大眾。

2.2 進行文本挖掘，提供深度服務(wù)

“十二五”規(guī)劃提出了“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”，至今為止，絕大多數(shù)省市級檔案館實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)。大多數(shù)情況下，工作人員通過利用者表述需求尋找到相應(yīng)的檔案，根據(jù)規(guī)程交付其利用即完成服務(wù)流程，情況較好的地區(qū)通過對館藏檔案編研、舉辦檔案展覽等形式提供檔案信息利用服務(wù)。因此，隨著AI技術(shù)的發(fā)展，計算機能夠?qū)n案系統(tǒng)中已有檔案進行語義識別，學(xué)界開始提出借助OCR技術(shù)，以文本形式存儲，對檔案信息重新進行語義拆分。通過建立語義網(wǎng)，運用知識圖譜建立信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)聯(lián)想式服務(wù)，挖掘檔案中的隱藏信息，為信息利用者提供更為深入的精準(zhǔn)服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)向深層化轉(zhuǎn)變。

2.3 更新服務(wù)理念，建成個性化服務(wù)模式

盡管互聯(lián)網(wǎng)沖擊下檔案部門信息服務(wù)理念開始由原先的“大而全”理念轉(zhuǎn)向“小而精”地滿足特定用戶需求轉(zhuǎn)變，為信息服務(wù)內(nèi)容由表層化向深層化轉(zhuǎn)變帶來可能，開始追求用戶利用的“內(nèi)在需求”。但在實際工作過程中，由于檔案信息獲取處于表層化，數(shù)據(jù)挖掘進展緩慢。盡管部分先進地區(qū)已經(jīng)進行了有益的探索，但檔案管理人員仍認(rèn)為檔案不可“隨便開放利用”，且其利用無法產(chǎn)生顯現(xiàn)的效益。因此，提供服務(wù)只需要單純地滿足用戶的顯性需求，服務(wù)缺乏內(nèi)在動力，趨于被動。AI技術(shù)的不斷成熟，一定程度推動了檔案館在檔案信息資源服務(wù)方面的反思，也督促檔案館開展個性化信息資源服務(wù)的進程?！癆I+檔案”的到來，為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)者們所提出的建設(shè)“個性化服務(wù)模式”的設(shè)想提供了實踐的可能，檔案館提出了檔案信息資源服務(wù)以人為本，從檔案服務(wù)方出發(fā)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，從檔案人員的源頭做起，注重檔案信息服務(wù)，樹立新時代檔案信息服務(wù)價值觀，樹立以人為本、服務(wù)為民、主動服務(wù)的精神，加快自身服務(wù)理念的更新和服務(wù)模式的建立，從而適應(yīng)新時代的發(fā)。

3 人工智能在檔案管理中應(yīng)用的建議

人工智能作為一項信息技術(shù)與檔案管理工作實踐相結(jié)合，并促進檔案管理工作水平與質(zhì)量提升是新時代對于檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，在人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用，結(jié)合工作實踐提出以下三個方面的工作建議。

3.1 加強人工智能的理論學(xué)習(xí)

人工智能是一項不斷發(fā)展的信息技術(shù)，隨著發(fā)展和研究的不斷深入，對于人工智能的理論研究也在更廣更深的維度上開展，隨之產(chǎn)生的新科技、新成果更為廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中，產(chǎn)生了更多的檔案管理人工智能理論，這就要求檔案管理工作中應(yīng)不斷加強相關(guān)人工智能的理論學(xué)習(xí)，在充分認(rèn)識和掌握人工智能理論的基礎(chǔ)上更好地將人工智能技術(shù)與檔案管理工作的實踐相結(jié)合，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 加強檔案管理的業(yè)務(wù)總結(jié)

檔案管理工作不斷發(fā)展變化，對于檔案管理工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者在檔案管理工作實踐中不斷加強業(yè)務(wù)總結(jié)，從檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的規(guī)范、檔案管理的流程以及檔案管理的實效等方面不斷加強業(yè)務(wù)總結(jié)，及時梳理存在的問題，特別是能夠通過人工智能技術(shù)解決的問題進行及時的梳理，進而為人工智能促進檔案管理工作精準(zhǔn)找到切入點，更好地將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實踐中。

3.3 加強人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗借鑒

在檔案管理工作中不但要加強理論學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)總結(jié)，更為重要的是善于學(xué)習(xí)和借鑒他山之石，將人工智能與檔案管理工作相結(jié)合，以人工智能技術(shù)促進檔案管理工作的經(jīng)驗進行總結(jié)和借鑒，通過人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗，與自身工作相結(jié)合，提升本區(qū)域、本行業(yè)、本部門的檔案管理水平與質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的豐富了檔案的應(yīng)用價值和檔案信息的規(guī)范化，并且也為檔案管理工作帶來了科學(xué)性的創(chuàng)新，很大程度上提高了檔案管理的效率，優(yōu)化了檔案資源，提升了檔案信息的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的應(yīng)用性，將其所具備的共享性進行了完美的發(fā)揮，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)重要的應(yīng)用價值，為檔案管理的智能化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

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