李經(jīng)緯

摘 要：綜合辦公室作為很多單位不可或缺的重要部門，其在單位當(dāng)中有著獨(dú)特的作用，而檔案管理工作又是綜合辦公室的工作內(nèi)容之一，其自身重要性不言而喻。但是，在現(xiàn)如今綜合辦公室檔案管理工作當(dāng)中如何做好檔案管理工作卻成為首要問(wèn)題。基于此，本文將主要針對(duì)如何做好綜合辦公室檔案管理工作展開(kāi)探討，以期為相關(guān)從業(yè)者更好地開(kāi)展自身工作提供參考。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;檔案管理;重要性

伴隨信息技術(shù)不斷發(fā)展，綜合辦公室檔案管理工作也邁入全新層次，長(zhǎng)久以來(lái)，諸多綜合辦公室檔案工作者付出大量精力，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的手機(jī)、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等工作的熟練精通，令自身滿足職業(yè)要求，但是伴隨時(shí)代發(fā)展，僅僅依靠傳統(tǒng)方式無(wú)法良好開(kāi)展綜合辦公室檔案管理工作，相關(guān)工作人員在保持這一敬業(yè)精神的同時(shí)，還需掌握新時(shí)代檔案管理工作方法，才能夠進(jìn)一步做好此項(xiàng)工作。

1 綜合辦公室檔案管理工作存有問(wèn)題

現(xiàn)階段，雖然綜合辦公室檔案管理工作相關(guān)工作人員具有十分可靠的敬業(yè)精神，但在日常檔案管理工作當(dāng)中仍然存有一些普遍性問(wèn)題，首先，由于綜合辦公室擁有繁多種類的檔案文書，導(dǎo)致其無(wú)法保證分檔歸類的準(zhǔn)確性，其次，因綜合辦公室不僅需要開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)也肩負(fù)日常接待這一職責(zé)與電話接聽(tīng)等其他任務(wù)，導(dǎo)致檔案無(wú)法得到及時(shí)整理。此外，因綜合辦公室人員配比在某種程度上與其多樣化工作無(wú)法形成正確比例，導(dǎo)致綜合辦事檔案管理工作不具備較高詳細(xì)性，并且由于檔案管理缺乏規(guī)范體質(zhì)，令檔案工作水平相對(duì)來(lái)講較為滯后。另外，因相關(guān)專業(yè)人員稀缺，知識(shí)檔案工作隨機(jī)性有余，靈活性不足[1]。

2 綜合辦公室檔案管理工作良好開(kāi)展措施

2.1 提高工作人員素質(zhì)，滿足新時(shí)代檔案管理工作所需

首先，應(yīng)通過(guò)對(duì)綜合辦公室檔案管理工作人員思想與工作作用建設(shè)加以強(qiáng)化，促使其自身檔案管理工作責(zé)任感、使命感、事業(yè)感得到進(jìn)一步強(qiáng)化，而若想切實(shí)做到這一點(diǎn)，首先需綜合辦公室檔案管理工作人員在政治思想上要就安定，同時(shí)精通業(yè)務(wù)，不斷解放自身思想以及更新觀念，促使其能夠在開(kāi)展日常工作過(guò)程當(dāng)中具備一定開(kāi)拓性。其次，綜合辦公室檔案管理工作人員需具有強(qiáng)烈事業(yè)心與責(zé)任感，以及高度敬業(yè)精神，在工作時(shí)不斷拓展自身思路。除此之外，還需對(duì)其學(xué)習(xí)與培訓(xùn)教育加以強(qiáng)化，促使綜合辦公室檔案管理工作人員整體素質(zhì)得到有效提升，同時(shí)在這一基礎(chǔ)之上，深入學(xué)習(xí)《檔案法》與相關(guān)檔案管理知識(shí)，通過(guò)國(guó)家政策方針不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。

2.2 完善現(xiàn)代化檔案管理體系

通過(guò)有效運(yùn)用先進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)能夠?qū)n案管理工作模式不斷完善改進(jìn)，但是，現(xiàn)在大部分單位綜合辦公室檔案管理工作仍在沿用傳統(tǒng)方式，這一方式無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展所需，相對(duì)來(lái)講，也不具備較高工作效率，檔案管理工作完成效率也較為低下，耗時(shí)耗力。伴隨信息化時(shí)代到來(lái)，綜合辦公室檔案管理工作也正面臨工作方式與技術(shù)的全面革新，如何通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)有效開(kāi)展綜合辦公室檔案管理工作，是所有相關(guān)工作人員首要思考問(wèn)題。首先，可通過(guò)對(duì)其他單位綜合辦公室檔案管理工作優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)與借鑒，通過(guò)將先進(jìn)工作模式的引入更好開(kāi)展檔案管理工作。另外，也可將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與綜合辦公室檔案管理工作相結(jié)合，通過(guò)檢索功能令檔案資料查找以更加方面快捷的姿態(tài)展現(xiàn)?；蛲ㄟ^(guò)設(shè)置權(quán)限，對(duì)綜合辦公室檔案實(shí)施分級(jí)管理，此類方式不僅能夠促進(jìn)綜合辦公室但檔案管理工作效率，同時(shí)也能夠令其安全性大幅度得到提升[2]。

2.3 加強(qiáng)檔案保存過(guò)程保護(hù)力度

在綜合辦公室檔案管理工作當(dāng)中，保存是一項(xiàng)漫長(zhǎng)時(shí)間的工作，而具備科學(xué)性的檔案保存方式對(duì)于延長(zhǎng)檔案壽命而言至關(guān)重要，加強(qiáng)檔案保存力度主要可以分為具備科學(xué)性的分類保管、監(jiān)控檢查、檔案選擇、檔案排列等四種，其中，在分類保管這一方面當(dāng)中應(yīng)做到不同載體的檔案做到分庫(kù)或分柜保存，并且備份檔案必須與原始檔案分別存放。在監(jiān)控檢查這一方面當(dāng)中，應(yīng)對(duì)檔案管理庫(kù)房溫度與控制質(zhì)量嚴(yán)加管控，對(duì)保管狀況、安全隱患、蟲霉、鼠情等定期檢查，而針對(duì)新載體檔案，則需以更加嚴(yán)格的態(tài)度實(shí)施定期檢查，若發(fā)現(xiàn)大難存有蟲霉、破損、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)登記，并納入至修復(fù)計(jì)劃當(dāng)中。在檔案柜選擇這一方面，具有重要性質(zhì)的文件建議使用五節(jié)柜進(jìn)行保存，針對(duì)磁性載體檔案則需放置于防磁專用柜。最后，在檔案排列這一方面當(dāng)中，檔案排列擺放時(shí)首先應(yīng)對(duì)避免相互擠壓嚴(yán)格注意，針對(duì)篇幅較多的檔案應(yīng)最大限度展開(kāi)平放，或?qū)⑵渚沓赏惭b進(jìn)行擺放，針對(duì)照片類檔案應(yīng)將其放入專用相冊(cè)內(nèi)進(jìn)行保存，其相互之間不能相互接觸[3]。

2.4 健全制度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性

在綜合辦公室檔案管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)對(duì)檔案管理范圍、原則、方式加以更深層次明確，確保綜合辦公室檔案管理工作能夠做到有章可循。首先應(yīng)制定歸檔制度，對(duì)各類文件材料歸檔原則、范圍、要求、時(shí)間明文規(guī)定，以便使用者能夠快速找到。其次是檔案安全保管制度，在綜合辦公室檔案保管工作當(dāng)中，其是切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案維護(hù)完整與安全的重要顯現(xiàn)方式，這一制度需對(duì)單位現(xiàn)有客觀條件充分考慮，從而制定能夠與其相匹配的安全保管措施。最后，建立保密制度。這一制度主要是通過(guò)運(yùn)用大難自身保密措施對(duì)綜合辦公室檔案工作人員提出保密要求，通過(guò)明確規(guī)定，不得擅自泄露任何檔案信息，如若檔案需要借閱，便需通過(guò)各類手續(xù)后對(duì)其復(fù)制或抄錄。

3 結(jié)語(yǔ)

綜合上文所述，伴隨現(xiàn)階段社會(huì)步入信息化時(shí)代，綜合辦公室檔案管理工作仍然有著不可或缺的重要作用，單位需與自身實(shí)際情況相結(jié)合，使檔案管理工作人員樹(shù)立正確工作意識(shí)、提高素質(zhì)，通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)，采取更加方便、快捷、有效的檔案管理措施，從而建設(shè)具備更強(qiáng)科學(xué)性的檔案管理工作體系，加強(qiáng)檔案保存過(guò)程保護(hù)力度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性，從而令綜合辦公室檔案管理工作能夠得到更加高效的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]姜鋒.淺談新時(shí)期如何做好檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（8）：108-108.

[2]朱玉靜.淺談如何提升辦公室檔案管理工作效率[J].中國(guó)科技投資，2019，000（001）：164.

[3]陳萍.淺談如何做好信息時(shí)代下的檔案管理工作[J].商情，2019，000（029）：116.