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        Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧新探

        2020-10-20 20:16:28劉斐
        數(shù)碼設(shè)計 2020年9期
        關(guān)鍵詞:探究

        摘要:科技的發(fā)展,時代的更迭,使人們的生活愈加便捷。目前我國已進入5G時代,不論是工作辦公還是實際生活,計算機軟件的應(yīng)用范圍都愈加廣泛,特別是Word軟件。本文主要講述關(guān)于Word軟件在日常辦公中所涉及到的一些小技巧,并對Word軟件在實際使用時常出現(xiàn)的一些受損文檔的恢復進行解釋。

        關(guān)鍵詞:Word軟件;日常辦公;應(yīng)用技巧;探究

        中圖分類號:TP391.12?文獻標識碼:A?文章編號:1672-9129(2020)09-0166-01

        1?Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧

        1.1數(shù)據(jù)中的小數(shù)點的輸入技巧。當人們在進行一些工作時,有時候會遇到“.”、“?!钡闹杏⑥D(zhuǎn)換問題,每次點擊“Shift”鍵進行轉(zhuǎn)換的話不免有些浪費時間。那么,為了節(jié)省時間,提高用戶編輯Word文檔的效率,用戶就可以先打開“工具”菜單欄,選擇其中的“自動更正選項”這一對話框,所彈出的對話框中有“替換”和“替換為”的字眼,這時候用戶只需要將“?!碧钊搿疤鎿Q”這一框內(nèi)、將“.”填入“替換為”框內(nèi)即可。這樣一來,用戶在使用Word文檔時,只要在填寫數(shù)據(jù),那么所輸入的“?!本蜁詣幼?yōu)樾?shù)點“.”,大大提高了用戶的作業(yè)效率。

        1.2文本縮進。在用戶編輯Word文檔的過程中,有時候會因為文本縮進問題而煩惱。為了解決這一煩惱問題,用戶就可以在編輯文本內(nèi)容之前,在文檔中點擊右鍵,選擇“段落”這一欄,然后從中找出“特殊格式”,之后用戶就可以根據(jù)自己的實際需要來選擇“首行縮進”或者“懸掛縮進”,并根據(jù)自己需要重新選擇所要縮進的字符。

        1.3多個文檔的打開與切換。如果用戶需要打開兩個或兩個以上的Word文檔時,就可以先選中所需要打開的文檔,之后點擊鍵盤上的“Enter”回車鍵即可打開選中的所有文檔。另外,在選擇所需要打開的文檔時,如果文檔是緊挨著的兩個或者多個,只需要先按著“Shift”鍵,之后再分別點擊位于所需要打開文檔的第一個和最后一個即可;還有一種情況是所需要打開的Word文檔是不連續(xù)的,那么這時候就需要先按著“Ctrl”鍵,之后再逐一點擊需要所需要打開的文件。但需要注意的是,不論是按哪種方式選擇多個文檔,最后都需要點擊回車鍵來打開文檔,此外,如果打開的Word文檔過多的話,為了更加便捷,用戶就可以直接點擊菜單欄上的窗口菜單來進行直接切換。

        1.4對文檔進行保密。在一些特殊時候,比如說用戶電腦需要借出去但是用戶并不希望自己所制作的Word文檔被別人看見,那么此時用戶就可以先打開Word文檔中的“工具”菜單,接著就可以根據(jù)用戶的實際需要來選擇設(shè)置“打開權(quán)限”或“編輯權(quán)限”密碼。如果用戶不希望別人看到Word文檔的內(nèi)容時,就可以按照上面的步驟來設(shè)置“打開權(quán)限”的密碼;如果用戶只是不希望別人編輯自己制定的Word文檔時,就可以設(shè)置“編輯權(quán)限”的密碼。

        1.5重復復制文字格式。一般情況下,用戶復制文字格式都是通過格式刷的途徑來完成的,但是如果想要重復地復制文字格式的話,用戶一直重復點擊格式刷不免有些復雜和浪費時間。為了使復制文字格式的過程變得簡單,用戶就可以雙擊格式刷,這樣一來就可以無限復制文字格式了,這種方式可以作為重復復制文字格式的一個妙用技巧,十分實用。

        2?受損文檔的恢復

        2.1自動恢復。當用戶在使用Word文檔遇到斷電、計算機死機等問題時,如果沒有提前對所編輯的文檔進行保存的話,就很容易使正在編輯的文本丟失。不少初次使用Word文檔的用戶會認為計算機自身就已經(jīng)具備十分良好的文檔恢復功能,但是需要強調(diào)的是,計算機Word文檔中雖然可以自動保存用戶所編輯的文本內(nèi)容,但是保存的并不完整,這依舊會給用戶帶來損失。為進一步改變此類情況,用戶可以對所編輯的Word文檔進行自動保存設(shè)置,首先先點擊“文件”選項卡中的“文件菜單欄”,然后在里面找出“自動保存設(shè)置”選項,之后就根據(jù)用戶自身實際需要來對自動保存的時間和數(shù)量進行設(shè)置。

        2.2修改啟動。在一些特殊時候,用戶在使用宏的時候會導致Word文檔的打開出現(xiàn)故障,為避免出現(xiàn)這類情況,用戶就可以在使用宏之前對Word文檔的參數(shù)進行一個小設(shè)置,先從桌面上找出“我的電腦”,之后再從中找出Word程序,將Winword.exe文件的快捷形式發(fā)送至電腦桌面,然后再繼續(xù)找出桌面上該文件的屬性窗口,找出“目標”這一文本框,將“/m”填入該文本的后面,再對快捷方式進行保存。

        2.3文本恢復。用戶需要進行文本恢復時,可利用“從任意文本中恢復文本”轉(zhuǎn)載器來修復受損傷的Word文檔。具體操作過程如下:

        首先,用戶需要找出“文件”這一菜單欄,然后找出其中的“文本類型”這一對話框;其次,就需要單擊所找出的對話框,并從中選擇“從任意文本中恢復文本”;最后,直接打開受損的Word文檔即可。這三個步驟下來,就可以使受到損傷的文檔得到恢復,避免了用戶的損失。

        結(jié)語:當下辦公軟件十分盛行,人們對于Word文檔的使用范圍已經(jīng)十分廣泛,在使用Word時用戶經(jīng)常會遇到一些復雜的問題。為了保證用戶工作效率,并節(jié)省時間,本文主要對Word文檔在實際運用中的一些小技巧進行了闡述,并給出因特殊問題引起的Word文檔受損的恢復建議,希望通過本篇文章能夠給廣大Word文檔用戶帶來一些好的技巧和建議。

        參考文獻:

        [1]李永軍.計算機Word辦公軟件的使用及操作分析[J].電腦知識與技術(shù):學術(shù)版,2019,15(6X):263-264.

        [2]賈琴.Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧[J].電腦知識與技術(shù):學術(shù)版,2019,15(7Z):265-266.

        作者簡介:劉斐,1983年1月10日,男,漢,山西省大同市人,在職研究生,教師,研究方向:計算機基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)。

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