陳秀麗 華能瀾

[摘 要] 境外檔案是企業(yè)實(shí)施經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略和政策研究的重要資源，真實(shí)地記錄了企業(yè)融入世界經(jīng)濟(jì)大潮的軌跡。新的歷史時期，隨著我國不斷擴(kuò)大的境外經(jīng)營活動規(guī)模，檔案管理資源的問題也日益凸顯出來。本文對如何做好境外檔案管理工作進(jìn)行了相關(guān)的探索，以期能夠保障境外檔案的完整性、安全性和有效性。

[關(guān)鍵詞] 境外檔案 企業(yè) 問題 措施

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

我國不斷推進(jìn)的“一帶一路”建設(shè)和日漸深入的對外開放政策，日益加劇了經(jīng)濟(jì)全球化、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程。企業(yè)開始設(shè)立境外機(jī)構(gòu)，拓展境外業(yè)務(wù)，以加快實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略。境外檔案管理是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分，它真實(shí)地記錄了企業(yè)境外經(jīng)營管理活動中所形成的各種形式及載體的文件材料[1]。在資產(chǎn)監(jiān)督部門和國家檔案行政管理部門的有效指導(dǎo)和監(jiān)督下，企業(yè)應(yīng)從思想、組織、機(jī)制和管理等方面，構(gòu)建境外檔案管理體系，以期有效利用境外檔案促進(jìn)企業(yè)的健康成長。以下對現(xiàn)階段企業(yè)境外檔案工作特點(diǎn)與存在問題進(jìn)行了剖析，并針對問題，探索了相應(yīng)的管理方式方法。

一、境外檔案工作特點(diǎn)

一是語言具有差異性。因?yàn)榈靥幉煌膰液偷貐^(qū)，具有不同的文化背景，所以存在著多樣化的文件材料的記錄載體和語言。

二是管理具有雙重性。因?yàn)闄n案管理工作需要接受國內(nèi)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，同時要遵循所在國家的檔案法律和規(guī)章制度，其檔案管理具有雙重性。

二、境外檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）缺乏有效的管理制度，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求不統(tǒng)一

在我國目前的檔案法規(guī)中，很少涉及境外檔案管理的條款，導(dǎo)致一些企業(yè)各自為政。因?yàn)轳v外機(jī)構(gòu)工作環(huán)境與規(guī)模不同，有著不同的業(yè)務(wù)流程，企業(yè)檔案管理的參照標(biāo)準(zhǔn)不同，有的依據(jù)國外的，有的依據(jù)國內(nèi)的，還有的根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行檔案管理，由于標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，并且沒有完善的制度進(jìn)行約束，造成相對低下的管理水平[2]。而境外文件材料歸檔范圍、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等不能達(dá)到相關(guān)的條件和要求，對境外檔案的收集產(chǎn)生了直接的影響。

（二）檔案管理人員具有相對淡薄的管理意識

首先，管理者對境外檔案管理工作沒有引起高度的重視。一些境外項(xiàng)目決策者認(rèn)為開展境外業(yè)務(wù)，取得一定的經(jīng)濟(jì)效益，是設(shè)立境外企業(yè)或承攬境外項(xiàng)目的目的，不必收集和管理檔案。尤其是受一些所在國自由管理檔案的影響，普遍存在著自生自滅的問題。另外，所收集的文件材料沒有保存價值，與歸檔要求不符。

（三）檔案管理的專業(yè)化程度偏低

一些工作崗位的頻繁輪換，使境外工作人員具有極大的流動性。而企業(yè)往往要控制自己的經(jīng)營成本，很多負(fù)責(zé)檔案工作的人員還要負(fù)責(zé)翻譯、文書等各項(xiàng)工作，往往要身兼數(shù)職。而檔案工作往往需要具有較強(qiáng)的專業(yè)性，如果不是專職的檔案人員，會降低境外檔案管理的專業(yè)化水平。

（四）檔案保管分散

現(xiàn)階段，境外企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完備，很多沒有配備專門的檔案庫房，不能實(shí)現(xiàn)集中化管理。通常情況下，境外企業(yè)往往比較重視會計(jì)類檔案和人事類檔案，為了統(tǒng)一保管，都配備了專用保管柜。一些企業(yè)或項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模較小，沒有配備齊全的檔案裝具。本著“誰經(jīng)辦，誰保管”的原則，各類文件都是隨意放置，散存在個人手中。由于缺少必要的設(shè)備設(shè)施和場地，很多檔案管理有安全隱患存在[3]。

（五）檔案管理手段落后和信息化建設(shè)水平較低

加大成本投入，構(gòu)建完善的軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺是境外檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。境外企業(yè)為了追求經(jīng)營效益的最大化，不想增加這部分的投入。很多企業(yè)采取相對落后的管理手段，僅僅停留在計(jì)算機(jī)制表、手工填寫階段，信息化管理滯后。

三、加強(qiáng)境外檔案管理的相關(guān)建議

（一）建立科學(xué)的監(jiān)管機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理

國內(nèi)主管單位應(yīng)采取有效措施，加大監(jiān)督和指導(dǎo)力度。首先，完善境外檔案工作備案，督促、檢查和指導(dǎo)境外檔案工作的開展情況，甚至直接參與境外檔案管理工作。其次，構(gòu)建完善的考核機(jī)制。實(shí)行“一把手”負(fù)責(zé)制，在考核內(nèi)容和管理流程中，納入檔案管理，并按階段、按年度進(jìn)行考核[4]。

（二）建立檔案運(yùn)回或備案制度，進(jìn)行分級保管

首先，配備專門的設(shè)備設(shè)施。檔案管理人員可結(jié)合內(nèi)容的重要性，分級管理庫存檔案，并且重點(diǎn)標(biāo)識涉及我國國家秘密、企業(yè)產(chǎn)權(quán)的核心和重要的檔案，以有效應(yīng)對各種突發(fā)事件。其次，對境外檔案運(yùn)回或備案制度進(jìn)行構(gòu)建，深入了解所在國關(guān)于檔案出境的有關(guān)規(guī)定，將檔案按照所在國規(guī)定按時運(yùn)回國內(nèi)保管。

（三）利用信息化手段，建立檔案管理系統(tǒng)

首先，建立完善的檔案管理系統(tǒng)。通過系統(tǒng)完成各項(xiàng)功能，能充分利用、統(tǒng)計(jì)、編目境外非涉密檔案。其次，通過條目級檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)涉外非涉密檔案的數(shù)字化管理，有條件的境外企業(yè)還充分運(yùn)用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備，并向檔案管理系統(tǒng)上傳。再次，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息全文檢索，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，可授權(quán)相關(guān)人員查看利用。最后，通過VPN專線有效連接境外企業(yè)與國內(nèi)主管單位，結(jié)合實(shí)際情況選擇在境內(nèi)或境外放置服務(wù)器[5]。

（四）制定相關(guān)規(guī)范，加強(qiáng)大境外檔案管理的管控

為了做好境外檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，國家應(yīng)盡快制定境外檔案管理有關(guān)政策，以便約束境外檔案工作行為。國內(nèi)主管單位應(yīng)根據(jù)國家政策出臺具體方法，對所屬境外企業(yè)或項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行規(guī)范。為層層做到“有法可依”，境外企業(yè)或項(xiàng)目應(yīng)與所在國的具體情況相結(jié)合，所制訂的檔案細(xì)則應(yīng)具有較強(qiáng)的可操作性和規(guī)范性，并向國內(nèi)主管單位上報(bào)備案。有些“一帶一路”沿線國家沒有制訂相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和法律規(guī)范，對檔案工作要求比較低。為了解決這個問題，境外檔案管理可依據(jù)國內(nèi)制度和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，真正讓我國檔案法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn)“走出去”，以此更好地管控和約束境外檔案工作。境外工程人員緊張，很少配備專門的檔案工作人員，所以應(yīng)在機(jī)構(gòu)職能配置中納入境外工程檔案工作，明確崗位職責(zé)分工，明確各個部門涉及檔案工作的責(zé)任和義務(wù)[6]。

（五）加強(qiáng)對相關(guān)人員培訓(xùn)，提高對檔案管理工作的認(rèn)識

對于境外檔案管理工作，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般職工都要高度重視，要站在對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的高度，對檔案工作踏踏實(shí)實(shí)的開展[7]。對檔案工作在公司基礎(chǔ)管理方面作用深刻認(rèn)識，使檔案工作更好地賦予公司的生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理。轉(zhuǎn)變過去忽視檔案工作，輕管理、重建設(shè)思想，及時查找境外檔案管理工作中存在的不足。在實(shí)施項(xiàng)目的過程中，既要嚴(yán)格管控成本、進(jìn)度和工程質(zhì)量，同時常抓不懈工程建設(shè)資料。如果經(jīng)辦人不移交資料或檔案管理人員不知道、不催交，對于工程檔案的成套性、準(zhǔn)確性和完整性就不能提供保障;對于現(xiàn)階段利用的需要就無法提供滿足，對于境外項(xiàng)目建設(shè)的歷史性和真實(shí)性就不能給予保障;無法將境外檔案管理作用充分發(fā)揮出來。因此要廣泛開展檔案宣傳教育，

為了加強(qiáng)境外檔案管理工作，培養(yǎng)境外檔案工作的責(zé)任感和使命感，需要開展相關(guān)培訓(xùn)工作，提高對境外檔案工作重要性的認(rèn)識。境外工作人員出境前應(yīng)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過積累有關(guān)知識的，做好充足的準(zhǔn)備，更好地完成境外檔案的收集、歸檔工作。加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，可通過多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，如集中面授、網(wǎng)上交流、現(xiàn)場指導(dǎo)等。將境外員工檔案意識和歸檔自覺性充分調(diào)動起來，建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案人員隊(duì)伍，并具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)。既能與現(xiàn)階段境外業(yè)務(wù)拓展的新形勢相適應(yīng)，同時又能熟悉檔案業(yè)務(wù)，對外語知識熟練掌握和運(yùn)用，能對外語語種文件材料進(jìn)行歸檔和整理。

四、結(jié)語

境外檔案管理無序會嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)權(quán)益，進(jìn)而導(dǎo)致大量資產(chǎn)流失，泄露國家重大機(jī)密?；诖?，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的境外檔案管理體系，從思想、組織、制度等方面加強(qiáng)管理。構(gòu)建完善的企業(yè)境外檔案工作組織體系，加強(qiáng)風(fēng)險管控，提升檔案人員的綜合能力，構(gòu)建基于關(guān)鍵控制點(diǎn)的全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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