姜會(huì)圖

[摘 要] 文書檔案管理工作作為學(xué)校各項(xiàng)信息的有效記錄，在學(xué)校檔案管理工作中占有重要地位。學(xué)校加強(qiáng)文書檔案管理工作，能夠?qū)⒖蒲?、教學(xué)等方面的情況反映出來，為學(xué)校管理、建設(shè)和改革提供可靠依據(jù)，推動(dòng)學(xué)校的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是學(xué)校文書檔案管理工作涉及程序較多，管理難度較大，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，檔案管理人員思想上存在疏忽，將導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)破損、丟失和裝訂錯(cuò)誤等問題，不利于真正體現(xiàn)文書檔案的價(jià)值。本文將簡(jiǎn)述學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出具體可行的應(yīng)對(duì)之策。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)校 文書檔案 管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文書檔案是學(xué)校發(fā)展的首要紀(jì)實(shí)載體，而文書檔案管理是衡量學(xué)校檔案管理水平的一個(gè)重要尺度。在新形勢(shì)下，加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，讓電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理充分結(jié)合起來，這樣檔案工作人員才能增強(qiáng)信息化服務(wù)理念。隨著檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的發(fā)展，學(xué)校要在文書檔案管理方法上加強(qiáng)創(chuàng)新，讓文書檔案管理工作真正做到程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，為學(xué)校各方面的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

一、學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理制度不完善

因?yàn)樗枷胝J(rèn)識(shí)不到位，學(xué)校文書檔案管理制度不完善，所以很難真正落實(shí)文書檔案管理的工作責(zé)任，導(dǎo)致在文書檔案管理工作中出現(xiàn)了松散的問題，各部門在工作上缺乏有效的協(xié)調(diào)。學(xué)校日常管理中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與制度來，還未在檔案管理部門進(jìn)行有效推廣，且檔案管理部門的制度建設(shè)非常落后，造成學(xué)校文書檔案管理工作只能“按部就班”地開展。這樣難以保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，不能發(fā)揮出文書檔案促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的作用。

（二）文書檔案管理信息化建設(shè)緩慢

在進(jìn)入信息化時(shí)代后，很多學(xué)校都加快了網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用水平也不斷提升。但是在文書檔案管理工作中，因?yàn)橘Y金投入較少，管理方式落后，造成學(xué)校文書檔案管理的信息化和電子化水平不高，不能顯著提升文書檔案管理工作效率。第一，檔案管理部門設(shè)備不先進(jìn)，與實(shí)際工作需求的匹配度很低，給文書檔案管理技術(shù)的革新帶來了不利影響。第二，雖然部分學(xué)校檔案室配置了現(xiàn)代化設(shè)備，但是檔案管理人員不熟悉各項(xiàng)設(shè)備的使用，很難有效應(yīng)用在實(shí)際工作中，這不僅浪費(fèi)了大量資源，也不利于提升文書檔案管理工作效率。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

學(xué)校是培養(yǎng)人才的主要陣地，但是對(duì)很多學(xué)校的日常運(yùn)營(yíng)來說，非常關(guān)注教學(xué)工作，很大程度上卻忽視了綜合管理工作，尤其是對(duì)文書檔案的管理工作，因?yàn)閷?duì)學(xué)校管理的影響力不大，使其始終處于邊緣狀態(tài)。很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，未能對(duì)檔案管理部門配置足夠的人才。首先，檔案管理人員出現(xiàn)了老齡化趨勢(shì)，對(duì)文書檔案管理人員來說，大多為其他崗位上替換下來即將退休的工作人員，在檔案管理部門抱著“養(yǎng)老”的心態(tài)工作，不僅工作積極性不強(qiáng)，也缺失了責(zé)任心。其次，部分人員檔案管理技術(shù)能力不強(qiáng)，未能掌握電子化檔案管理等新興技術(shù)。當(dāng)前學(xué)校也忽視了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在檔案管理工作上要求不嚴(yán)格，導(dǎo)致學(xué)校文書檔案管理水平長(zhǎng)時(shí)間得不到提升。

二、學(xué)校文書檔案管理工作的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度

檔案工作在記錄事實(shí)、傳承歷史和服務(wù)社會(huì)等方面發(fā)揮著重要作用，對(duì)此我們要盡快轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案作為學(xué)校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，很多人對(duì)其價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，也不了解文書檔案管理的職責(zé)范圍與工作內(nèi)容，也有部分人認(rèn)識(shí)存在片面性，錯(cuò)誤地認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無。個(gè)別檔案管理人員對(duì)文書檔案缺乏足夠的重視，工作中責(zé)任心不強(qiáng)，這些都是需要改進(jìn)的地方[1]。學(xué)校的文書檔案管理工作來主要包括上級(jí)部門和本單位形成的文件資料。做好學(xué)校文書檔案管理工作，要堅(jiān)持信息化技術(shù)的應(yīng)用，完善各項(xiàng)軟、硬件設(shè)施，保證紙質(zhì)檔案、電子檔案管理更加規(guī)范化，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。此外，要不斷分析與總結(jié)文書檔案管理細(xì)節(jié)，結(jié)合存在的不足制定有效的改正措施，并在全年工作計(jì)劃中納入文書檔案管理工作，明確具體的責(zé)任人，提升文書檔案管理水平。

（二）加快推動(dòng)文書檔案管理信息化建設(shè)

文書檔案可以將學(xué)校的發(fā)展情況反映出來，是重要的信息資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案資料的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)文書檔案管理體系改革的支持與投入。第一，應(yīng)該對(duì)文書檔案管理工作增加投入，讓檔案管理體制改革有充足的資金，只要將掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器和除濕柜等硬件設(shè)施配置齊全，才能保證學(xué)校文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。第二，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，確定具體的責(zé)任人，確定文書檔案管理的具體流程與標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理部門與學(xué)校其他部門的聯(lián)系與溝通，在條件允許的情況下，加快辦公自動(dòng)化與檔案管理一體化的發(fā)展[2]。通過這種方式，學(xué)校各部門形成的檔案資料，才能及時(shí)向檔案管理部門后臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，防止文書檔案出現(xiàn)丟失與信息泄露等現(xiàn)象。第三，不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，這樣學(xué)校文書檔案才能根據(jù)相關(guān)法規(guī)開展管理工作。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理工作考核

為了提升學(xué)校文書檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)該完善檔案管理制度，加大對(duì)文書檔案管理效果的監(jiān)督與考核力度。學(xué)校要成立專門的考核小組，確定具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，靈活運(yùn)用抽查、普查等方式，促使檔案管理部門與其他部門將自查與互查等結(jié)合起來，這樣文書檔案管理工作的高效運(yùn)行才有保證。學(xué)校要積極在文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，尤其是在進(jìn)入信息化時(shí)代以后，在文書檔案管理工作中也要積極運(yùn)用新的科技手段，實(shí)行電子化檔案管理模式[3]。要使文書檔案更加具有完整性與真實(shí)性，將檔案加密技術(shù)、防改寫技術(shù)和防泄密技術(shù)等利用起來，為文書檔案管理的安全性提供可靠保障。結(jié)合學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，需要繼續(xù)提升學(xué)校文書檔案管理工作的連續(xù)性，這是因?yàn)閷W(xué)校檔案管理人員的流動(dòng)性與變動(dòng)性很大，一些高價(jià)值的文書檔案在收集、整理、外借和收回中容易發(fā)生斷檔的問題，如何解決文書檔案管理中的這些問題，應(yīng)當(dāng)引起學(xué)校的重點(diǎn)關(guān)注。對(duì)此，要將細(xì)節(jié)工作做到位，在借閱手續(xù)上提出嚴(yán)格的要求，加強(qiáng)方法的創(chuàng)新，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案流向進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，這樣文書檔案才能及時(shí)歸還。要將文書檔案潛在價(jià)值充分挖掘出來，樹立起現(xiàn)代化檔案意識(shí)，合理劃分檔案保密層級(jí)，做好不涉密檔案的開放與共享工作，保證檔案服務(wù)職能得到體現(xiàn)，發(fā)揮出文書檔案推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的作用。

（四）提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)

學(xué)校要提升文書檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)該注重人才培養(yǎng)工作。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用，為了保證學(xué)校文書檔案管理工作的順利開展，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，要注重引進(jìn)更多優(yōu)秀的檔案管理人才[4]。學(xué)校要提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，在檔案人才培養(yǎng)方式上加強(qiáng)創(chuàng)新，為他們提供更多培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們掌握更多現(xiàn)代化檔案管理技能，這樣文書檔案管理工作才能高效運(yùn)行。同時(shí)，也要消除文書檔案管理老齡化問題，配置更多年輕的檔案管理人員，讓檔案管理隊(duì)伍年輕化并不斷提升專業(yè)化水平，為學(xué)校文書檔案管理工作的正常運(yùn)行打牢基礎(chǔ)。要做好對(duì)文書檔案管理人員的管理工作，實(shí)行完善的激勵(lì)機(jī)制與責(zé)任機(jī)制，確定其中的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，靈活運(yùn)用獎(jiǎng)懲機(jī)制，促使檔案管理人員責(zé)任感與積極性得到調(diào)動(dòng)，保證學(xué)校文書檔案管理工作的良性發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，文書檔案作為學(xué)校工作中的重要內(nèi)容，能夠?qū)W(xué)校歷史真實(shí)面貌反映出來，對(duì)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展有促進(jìn)作用。因此，要提高對(duì)學(xué)校文書檔案管理工作的重視程度，運(yùn)用科學(xué)合理的管理措施，滿足新形勢(shì)下文書檔案管理工作要求。同時(shí)，要增加資金投入，完善規(guī)章制度，并培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人才。將文書檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出來，為學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

參考文獻(xiàn)：

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