霍超宇

【摘要】本文重點有兩個部分：一是檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐途徑，二是對當前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析以及未來發(fā)展策略的研究，即創(chuàng)新服務(wù)觀念和方式、加大人才培養(yǎng)力度等，希望為相關(guān)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供合理參考。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化;數(shù)字化建設(shè);檔案管理

我國的科學技術(shù)水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作無法滿足我國的實際發(fā)展需求，因此在檔案管理工作中需要盡快融入信息化數(shù)字管理技術(shù)，保障我國有關(guān)部門在時代的沖擊和挑戰(zhàn)下獲得更加迅速和高效的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵是通過對計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用來轉(zhuǎn)換以往的檔案管理方式，即將原本的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信號，將原有的內(nèi)容更加多元化地呈現(xiàn)出來，數(shù)字化檔案管理技術(shù)在使用的過程中有明顯的間接性和可操作性。在當下我國的信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)獲得了良好的發(fā)展背景。實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)后，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中以電子文件的方式呈現(xiàn)出來，最終存儲在電子設(shè)備當中。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐途徑

（一）樹立正確的檔案數(shù)字化工作意識。目前在我國的檔案管理工作中，所使用的檔案管理方式與信息時代對檔案管理工作提出的要求還存在差距，想盡快解決此問題，相關(guān)工作人員需意識到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要程度，并在整個檔案管理工作當中融入先進的信息設(shè)備和技術(shù)，著手提高相關(guān)工作人員的思想認識。但檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此實際的建設(shè)工作存在長期性，因此在檔案管理人員不斷展開數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要保障工作主體、介質(zhì)和客體之間的統(tǒng)一聯(lián)系，在此項工作當中，工作人員是實際落實者，因此為加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的落實速度，需要著手提升工作人員自身的專業(yè)水平和思想觀念，促使工作人員能夠從根本上保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的達標程度。如：某企業(yè)為保障檔案管理人員樹立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)工作意識，在日常的大小會議和企業(yè)文化中都融入了相關(guān)概念，引導工作人員展開學習。此外該企業(yè)還要求工作人員自主學習檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)概念，并在每周的例會上進行分享，切實落實了引導工作人員樹立正確工作觀念的任務(wù)。

（二）做好檔案鑒定工作。眾所周知，檔案管理工作量大，主要原因在于檔案資料的數(shù)量多，且其中也包含大量冗雜重復(fù)的內(nèi)容，因此工作人員需要耗費較多的時間和精力進行檔案資料篩選，將能夠永久保存以及價值較高的資料挑選出來，并針對此類資料進行數(shù)字化管理，通過合理的手段提升檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實際價值。且有關(guān)部門也要注意控制數(shù)字化建設(shè)的成本和開發(fā)使用收益之間的對比，并通過對檔案資料的合理管理，區(qū)分不同種類檔案之間的劃分關(guān)系，進行有針對性的檔案資料篩選。如：某企業(yè)檔案管理人員在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)進行了檔案資料的篩選，根據(jù)檔案的內(nèi)容將檔案資料進行劃分，將有較高價值的檔案資料進行數(shù)字化管理，并按照重要程度繼續(xù)細分，切實保障了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

（三）專業(yè)化檔案信息采集和建庫。專業(yè)化的檔案信息的采集和整理入庫工作能夠?qū)φ麄€檔案數(shù)字化建設(shè)工作起到重要的完善作用，同時可提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的專業(yè)性，相關(guān)工作也能獲得更加規(guī)范和全面的發(fā)展。如：某檔案數(shù)字化管理人員使用保障檔案信息采集整理工作專業(yè)程度的方式提升了自身對檔案管理工作和資料內(nèi)容的理解程度，同時對檔案資料進行全方位的分析后，該工作人員在潛移默化中將數(shù)字化和信息化優(yōu)勢融入了整個檔案數(shù)字化建設(shè)工作當中，最終達到了高效整理大量資料的目的，促使檔案數(shù)字化建設(shè)工作更加規(guī)范化的發(fā)展。

（四）培養(yǎng)專業(yè)管理人員。我國當下對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視程度越來越高，因此許多高校發(fā)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展趨勢后開設(shè)了檔案管理專業(yè)。眾所周知，檔案管理工作必須由專人負責，而檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要求工作人員具有優(yōu)秀的專業(yè)能力，還需要具備信息技術(shù)使用能力，為保障檔案管理工作的效果，企業(yè)可以與高校取得合作，同時自己也應(yīng)著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員，確保每名工作人員都有專業(yè)的檔案管理能力。如：某企業(yè)為保障自身檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量和實際落實效率，與當?shù)馗咝Ｈ〉昧寺?lián)系，進行校企合作，即在企業(yè)內(nèi)部為高校學生提供實習崗位，在學生實習的過程中選擇與企業(yè)發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)工作相符合的學生簽約，完成人才引進。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展的有效策略

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀。相關(guān)法規(guī)已有明確規(guī)定，指出發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)需要加快。在此類方針的指導下，我國多地已經(jīng)開始進行檔案數(shù)字化建設(shè)的試點，且各地的相關(guān)部門都在不斷地建設(shè)工作過程中探索完善，同時對新的文件檔案進行數(shù)字化處理，建立了數(shù)據(jù)庫，切實提高了檔案管理工作的價值和現(xiàn)代化水平。但目前國內(nèi)的檔案數(shù)字化建設(shè)正處于起步階段，依舊需要提高，主要工作集中在數(shù)字化檔案館的建設(shè)當中。在我國電子政務(wù)較為發(fā)達的一線城市，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)基本普及，部分城市的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)進入了第二階段，雖然整體發(fā)展仍需完善，但我國的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)有了整體的發(fā)展方向。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展策略。1.創(chuàng)新服務(wù)觀念和內(nèi)容。未來我國的檔案數(shù)字化建設(shè)不可避免的需要對服務(wù)觀念和具體內(nèi)容進行創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，數(shù)字化檔案管理工作的包含度更高，針對性也更強。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要根據(jù)客戶的實際需求實現(xiàn)資源共享，且企業(yè)也可以根據(jù)自身實際能力開發(fā)專門進行檔案數(shù)字化建設(shè)的管理平臺，對其中存儲的信息進行篩選和提煉，并將有價值的檔案資料進行整合，提升企業(yè)自身的自主創(chuàng)新能力。如：某企業(yè)對自身的紙質(zhì)檔案資料進行了全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時對于光盤類的文件資料進行了全面的規(guī)格統(tǒng)一，按照格式類型的不同進行了統(tǒng)一的規(guī)范化管理。且該企業(yè)還在內(nèi)部建設(shè)了多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，將在多個渠道收集的檔案資料信息編制成多媒體檔案資料進行保存，同時在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當中不斷完善，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。我國社會的分工日漸細化且專業(yè)化程度也在不斷加強，在此種背景下，檔案管理部門僅依靠自身力量進行的檔案管理工作效率已經(jīng)日漸低下，逐漸無法滿足社會發(fā)展的需求。因此目前國內(nèi)部分檔案館開始嘗試將自身以往的檔案管理工作與社會力量相結(jié)合，簡單講就是將檔案管理工作外包給第三方機構(gòu)。在選擇外包企業(yè)時需要將專業(yè)能力和經(jīng)驗作為選擇時的參考原則，既能夠節(jié)省自身的管理精力，又有助于提升檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效果。雖然當前的檔案數(shù)字化建設(shè)外包處于起步階段，但未來此種工作方式會成為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實際發(fā)展趨勢。業(yè)務(wù)外包是企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營管理模式，指在傳統(tǒng)工作中需要企業(yè)內(nèi)部人員或組織負責的非核心業(yè)務(wù)工作，企業(yè)可以選擇將工作外包給更加專業(yè)和優(yōu)秀的團隊，同時充分利用外包企業(yè)的專業(yè)化資源保障自身經(jīng)營成本降低，達到提高工作效率和自身綜合競爭力的目的?？傮w而言，檔案數(shù)字化建設(shè)工作包括檔案資源的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)化檔案庫的建設(shè)。此外，外包企業(yè)還要進行檔案資源的數(shù)字化整理和網(wǎng)站維護等工作，而在此過程中企業(yè)需要做的是檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準備工作，并不定期地對數(shù)字化業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和檢查。如：某企業(yè)選擇將自身的檔案數(shù)字化建設(shè)工作外包，因此在外包機構(gòu)的選擇上，嚴格保障外包機構(gòu)的專業(yè)性和可靠程度。同時根據(jù)自身發(fā)展的實際需求對外包機構(gòu)的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)處理能力進行了全面的調(diào)查與評估，為保障調(diào)查結(jié)果的準確性，該企業(yè)還對外包機構(gòu)近幾年的業(yè)務(wù)案例進行了研究，通過其他企業(yè)對該機構(gòu)外包服務(wù)的滿意程度判斷機構(gòu)的專業(yè)性。3.加大人才的培養(yǎng)力度。企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，人才是社會需要的主要資源，檔案數(shù)字化建設(shè)工作也需要專業(yè)人才不斷地完善和落實，因此在進行人才選擇和培養(yǎng)時需要注意傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的實際發(fā)展內(nèi)容，因此企業(yè)對于內(nèi)部的檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員需要不斷提高培訓力度，保障其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的社會和技術(shù)要求。如：某企業(yè)定期組織內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)人員參與培訓，同時為保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的平穩(wěn)落實將相關(guān)工作人員分成批次參加培訓。為減少人才流失的現(xiàn)象，該企業(yè)還幫助專業(yè)人才進行了合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，保障人才的發(fā)展方向與企業(yè)的實際發(fā)展目標相吻合，為后續(xù)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作奠定了堅實基礎(chǔ)。4.解決工作中的技術(shù)問題。檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)技術(shù)的支持，因此在實際工作中需要考慮技術(shù)和實用性之間的聯(lián)系。眾所周知，技術(shù)的發(fā)展需要大量資金，企業(yè)可以通過技術(shù)外包的形式緩解自身技術(shù)和資金不足的現(xiàn)狀，通常企業(yè)的做法是直接購買已經(jīng)成型的檔案數(shù)字化管理軟件或系統(tǒng)?；?qū)⑾嚓P(guān)工作進行外包，都能有效解決且與檔案數(shù)字化建設(shè)當中存在的技術(shù)問題。如：某企業(yè)由于自身的資金需要投入企業(yè)發(fā)展中，因此在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的工作時，購買了市面上已經(jīng)成型的系統(tǒng)，在挑選系統(tǒng)的過程中，該企業(yè)經(jīng)過了大量的對比，將企業(yè)自身的發(fā)展和后續(xù)經(jīng)營方向與檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的功能結(jié)合參考，有效解決了自身在實際的檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的技術(shù)問題。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代，我國的檔案管理工作也要與時俱進，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足工作需求，因此工作人員需要全面認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的價值，通過對科學信息技術(shù)的合理應(yīng)用，發(fā)揮相關(guān)工作的實際價值，為我國檔案管理工作提供持續(xù)推動力。

【參考文獻】

[1]周雪玉.基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].科技風，2020（12）：241.

[2]李艷利.檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（03）：85+87.

[3]劉濤.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：69.