汲洪國

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)既為醫(yī)院文書檔案管理工作注入了新活力，也對其工作開展質(zhì)量提出了新的要求。其中，文書檔案不僅記錄著醫(yī)院黨建工作開展情況、行政工作開展與落實的真實軌跡，更將為本院醫(yī)學(xué)研究、疫情防控等工作的開展提供重要依據(jù)。推進醫(yī)院文書檔案電子化管理進程，完善文書檔案系統(tǒng)建設(shè)，有助于加快醫(yī)院的現(xiàn)代化管理。筆者結(jié)合自身在濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院工作的經(jīng)驗，立足于醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，展開對電子化管理策略的分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;電子化管理

黨的十九大報告指出：應(yīng)推進信息化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字中國、網(wǎng)絡(luò)強國與智慧社會，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能與產(chǎn)業(yè)發(fā)展的深度融合。隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)不斷進步，人們對健康更關(guān)注，期待優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院從業(yè)人員數(shù)量增多、流動性加大，對文書檔案管理提出了新的要求。而推進醫(yī)院文書檔案的電子化管理，不僅使傳統(tǒng)的紙質(zhì)+人工存檔、查閱及管理工作更加便捷、高效，更將助力醫(yī)院檔案管理朝著智能化、數(shù)字化、信息化方向邁進，顯著提高文書檔案利用率與管理水平，助力醫(yī)院的信息化建設(shè)。

一、淺議醫(yī)院文書檔案管理存在主要問題

（一）文書檔案收集工作不規(guī)范。濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院作為省屬綜合性三甲醫(yī)院，現(xiàn)有79個臨床科室、9個重癥監(jiān)護病區(qū)，在職員工近5000人。同時，我院歷史悠久，原始文書檔案、新增資料等不僅種類繁多，數(shù)量也十分巨大。傳統(tǒng)的文書檔案管理多憑借紙質(zhì)+人力的管理模式，在工作開展的過程中，很多檔案整理人員多由科室醫(yī)護人員臨時兼任，這便可能因?qū)I(yè)差異造成文件保管、傳達的錯誤。例如：在下發(fā)院內(nèi)通知時，有的工作人員不清楚書寫規(guī)范、格式，造成傳達文件的內(nèi)容缺失、表達不連貫。還有關(guān)于人員表彰、經(jīng)費劃撥等沒有及時進行文件存檔，或是造成重要批復(fù)文件的遺失、破損等。當(dāng)檔案管理人員進行文件歸檔時，收到的是不完整、有問題的文件資料。

（二）文書檔案管理制度較落后。無論是傳統(tǒng)檔案管理還是現(xiàn)代化檔案管理，工作開展都具有較強的專業(yè)性。尤其在

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，院內(nèi)通知公告的傳達更加信息化。而在紙質(zhì)文檔與電子文檔并存的過程中，應(yīng)完善醫(yī)院的文書檔案管理制度，使檔案管理工作有據(jù)可依，讓檔案歸集更及時。但因醫(yī)院文書檔案管理制度與實際管理有出入，使文書檔案管理工作變得繁雜，需要耗費大量的人力、物力及時間。

（三）工作人員的素質(zhì)參差不齊。院內(nèi)文書檔案從業(yè)人員數(shù)量有限、綜合素質(zhì)參差不齊。辦公室文件處理人員日常工作存在一定的隨意性，很多時候?qū)ξ募奶幚?、存檔不及時，且多為輪換制，這便造成工作開展缺乏連續(xù)性，很多公文處理人員僅負責(zé)自身本周輪值內(nèi)的工作，對文書檔案匯總不重視，存在問題也不能得到及時修正，后續(xù)接替人員很有可能繼續(xù)“將錯就錯”。這也從一定程度上加大了院辦檔案工作人員返工的成本。

（四）醫(yī)院對文書檔案不夠重視。部分院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院文書檔案工作僅是對工作痕跡的留存、保管，其不會對醫(yī)院的運營產(chǎn)生直接影響，因此更重視對醫(yī)療服務(wù)的升級、創(chuàng)新，忽視檔案管理。這便有可能引發(fā)連鎖效應(yīng)，造成相關(guān)部門對檔案管理不關(guān)注、工作配合力度有限。并且，忽視對檔案高新人才的引進與培養(yǎng)，造成整體檔案管理工作落后，阻礙了檔案管理的電子信息化發(fā)展。

（五）檔案管理工作存在局限性。推進醫(yī)院文書檔案的電子化管理，需要資金的投入，建立信息系統(tǒng)、購入先進的設(shè)備。例如：有的醫(yī)院檔案室電腦、系統(tǒng)較為陳舊，對文件的傳送、處理十分緩慢，且缺少室內(nèi)溫濕度的調(diào)節(jié)設(shè)備，造成部分原始紙質(zhì)文檔霉變、受潮。

（六）信息化建設(shè)水平相對較低。新時期醫(yī)院業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)趨于智能化、電子化，服務(wù)在不斷升級。但在文書檔案的處理中，很多時候還要依靠人力查閱、文件復(fù)印，信息化建設(shè)水平低、意識淡薄，不僅難以實現(xiàn)對文書檔案的開發(fā)再利用，也會影響院方信息庫建設(shè)的進程。例如：檔案管理人員缺乏防護意識，外加信息檔案管理系統(tǒng)存在漏洞，給黑客可乘之機，造成資料泄露。

二、推進醫(yī)院文書檔案電子化管理的必要性

（一）確保文書檔案的完整性。鑒于傳統(tǒng)檔案管理形式不能滿足醫(yī)院工作發(fā)展需求，構(gòu)建一體化智能檔案管理系統(tǒng)既有助于減輕各個科室匯集文書檔案工作的壓力，也將使檔案工作更加完整化、規(guī)范化。同時，以云存儲、系統(tǒng)存儲等方式進行檔案留存，有助于快速地進行檔案資料調(diào)取，加強對文書檔案的利用。

（二）實現(xiàn)檔案信息有效共享。文書檔案包含的種類眾多，其中既包含著院內(nèi)黨建工作開展情況、人事調(diào)動，也記錄著醫(yī)療科研、防疫工作開展過程等等，這些文書檔案來自不同的科室、部門。引入電子化管理，有助于建立本院檔案管理大數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)與各項醫(yī)療工作的對接，促進檔案資料的共享。

（三）提升檔案工作服務(wù)能力?？此茻o關(guān)輕重的檔案管理工作，實際卻關(guān)系著醫(yī)院各項工作的開展，是促進各科室工作有序推進、相互銜接的重中之重。促進醫(yī)院文書檔案的電子化管理，有助于收集各科室的檔案信息服務(wù)需求，完善電子信息系統(tǒng)的功能研發(fā)，實現(xiàn)對檔案信息的深入挖掘，提高醫(yī)院文書檔案綜合服務(wù)能力。

三、醫(yī)院文書檔案的電子化管理有效策略

（一）構(gòu)建文書檔案電子化管理體系。伴隨著新時期醫(yī)保改革縱深推進，醫(yī)院文書檔案管理工作也應(yīng)與時俱進，提升服務(wù)意識，構(gòu)建信息化管理體系，出具電子化發(fā)展戰(zhàn)略，使醫(yī)院綜合管理工作邁向智能化、信息化、可視化與數(shù)字化。為此，應(yīng)提高院領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強對文書檔案管理工作的投入力度，引入新的理念把握檔案管理工作的關(guān)鍵性節(jié)點，從全局著眼，促進檔案管理工作的創(chuàng)新。從而使文書檔案數(shù)據(jù)的收錄、整合、應(yīng)用等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，完善平臺功能，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，實現(xiàn)對文書檔案的有效運用。例如：可依據(jù)使用需求，開設(shè)賬戶權(quán)限，使Admin后臺界面更清晰、簡潔，檔案填報、查閱更快速、精準(zhǔn)，同時有助于避免產(chǎn)生人為損壞、保管不當(dāng)?shù)葐栴}，使檔案管理工作健康有序發(fā)展。