【摘? 要】對(duì)于檔案管理行業(yè)而言，數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，有效結(jié)合信息與計(jì)算機(jī)技術(shù)，有助于提高檔案管理效果，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可建立多種類型的交通檔案管理，進(jìn)而促使檔案管理工作更加高效。本文對(duì)檔案數(shù)字化管理的意義進(jìn)行了概述，對(duì)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，對(duì)如何做好檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】交通檔案;檔案數(shù)字化;檔案錄入;檔案數(shù)據(jù)庫

引言

在交通系統(tǒng)中，交通檔案管理占據(jù)重要位置，對(duì)于交通檔案管理而言，需確保檔案信息的安全與全面，進(jìn)而便于及時(shí)查詢檔案信息，提高交通檔案的利用率。此外，還需確保檔案的真實(shí)，以便在對(duì)交通檔案進(jìn)行查詢時(shí)，能夠有效恢復(fù)檔案原貌。要落實(shí)好檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)從檔案管理人員入手，并充分考慮檔案錄入方式。

1.檔案數(shù)字化管理的意義

對(duì)于交通檔案管理而言，檔案數(shù)字化管理是必然方向，基于計(jì)算機(jī)計(jì)算，將其與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效結(jié)合，可加快生成交通檔案的速率，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可及時(shí)對(duì)多種類型的檔案進(jìn)行分類管理，在此基礎(chǔ)上，在將來的檔案查詢過程中，或者是在交通管理方面，可確保安全與真實(shí)，進(jìn)而可彌補(bǔ)以往檔案管理存在的不足，針對(duì)于交通檔案管理，保證其具備一定的可行性以及高效性。達(dá)到數(shù)字化管理的目標(biāo)，有助于提高檔案管理效率，檔案數(shù)字化管理具有較多優(yōu)點(diǎn)，比如更新速率較快、可涵蓋較多信息量以及具有較強(qiáng)的事實(shí)性等，在交通檔案管理方面，人工錄入方式難以滿足管理需求。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，在一定程度上，可節(jié)省大量的人力資源，可提高檔案錄入的真實(shí)性，進(jìn)而可彌補(bǔ)人工錄入方式存在的弊端，基于檔案管理能力的提高來說，可起到一定的促進(jìn)作用。

2.檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

對(duì)于檔案數(shù)字化管理而言，有著諸多的特點(diǎn)，比如真實(shí)性以及高效性等，然而，在實(shí)際管理過程中，不容易避免發(fā)生漏洞。在進(jìn)行數(shù)字化錄入時(shí)，所使用的軟件不統(tǒng)一，錄入格式不夠規(guī)范。針對(duì)于檔案數(shù)字化管理，若要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檔案管理體系，則需在錄入檔案信息的過程中，對(duì)所使用的軟件以及錄入格式進(jìn)行統(tǒng)一。與之相反，若在檔案數(shù)字化管理的過程中，未對(duì)錄入格式進(jìn)行統(tǒng)一，軟件之間發(fā)生不兼容的情況，在此情況下，有礙于后期檔案管理工作的有序開展，難以有效利用檔案管理信息。缺失檔案數(shù)字化管理，難以有效落實(shí)規(guī)范化工作。對(duì)于檔案信息化管理而言，針對(duì)于不同的檔案部門，要求具有獨(dú)自規(guī)范格式，而且在管理檔案時(shí)，需確保檔案達(dá)到當(dāng)日化管理的目的，實(shí)際上，信息化技術(shù)在國內(nèi)發(fā)展并不長，因此，在部分工作方面，無法達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范，在此情況下，在檔案管理過程中，導(dǎo)致規(guī)范化工作的缺失;此外，若存在規(guī)范化工作缺失的情況，容易導(dǎo)致多種檔案數(shù)據(jù)摻和一起，從而極大降低檔案利用效率，與此同時(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)備份而言，亦存在一定的缺陷。

有的管理人員素質(zhì)偏低，專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)。部分管理人員跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，針對(duì)于交通檔案管理，不能有效掌握相關(guān)的軟件，在工作中未能充分應(yīng)用這些軟件，在此情況下，針對(duì)于數(shù)字化管理人員，極大缺失崗位能力，無法確保檔案信息的真實(shí)，而且難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。針對(duì)于檔案數(shù)字化管理，相關(guān)的硬件設(shè)備存在不足。對(duì)于檔案數(shù)字化管理來講，在制定硬件管理措施的同時(shí)，需配套好有關(guān)的設(shè)施。實(shí)際上，在一些相對(duì)偏僻的地方，難以實(shí)現(xiàn)這種水平，數(shù)值化設(shè)備缺乏，相關(guān)的設(shè)施不配套，在很大程度上，有礙于檔案數(shù)字化管理工作的有序開展，甚至部分區(qū)域由于檔案數(shù)字化管理水平不高，再加上有關(guān)部門不夠重視檔案管理工作，這些情況的存在，極大降低檔案數(shù)字化管理的效率。

3.做好檔案數(shù)字化管理的建議

有效落實(shí)檔案數(shù)字化管理工作，確保檔案管理具備一定的真實(shí)性以及高效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性的提高，應(yīng)從以下方面著手：對(duì)操作軟件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)檔案信息錄入格式進(jìn)行規(guī)范，做好管理人員培訓(xùn)工作，促使管理人員工作能力的提高，針對(duì)于交通檔案文件，進(jìn)行定期的保管或者是利用等，進(jìn)而針對(duì)于檔案數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及系統(tǒng)化。針對(duì)于檔案數(shù)值化軟件，對(duì)操作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)檔案信息錄入格式進(jìn)行統(tǒng)一。基于管理工作文件，對(duì)其錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，不斷改進(jìn)數(shù)字化管理工作，此外，在檔案數(shù)字化管理方面，若開展的時(shí)間并不長，基于此，針對(duì)于電子與紙質(zhì)檔案，有關(guān)單位應(yīng)落實(shí)好兩者的銜接工作，在檔案數(shù)字化管理工作中，避免檔案數(shù)據(jù)丟失是重要內(nèi)容。此外，需認(rèn)真落實(shí)好檔案錄入工作，保證檔案數(shù)據(jù)具備一定的真實(shí)性，可在較短時(shí)間內(nèi)查閱到檔案信息，確保檔案信息的有效性，針對(duì)于數(shù)字化錄入操作，不斷進(jìn)行規(guī)范，并認(rèn)真落實(shí)到位，對(duì)于有關(guān)的規(guī)章制度，應(yīng)及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，針對(duì)于檔案信息錄入工作，確保工作的規(guī)范性以及整體性。

強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理工作，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并確保數(shù)據(jù)庫的高效。在交通檔案管理工作中，對(duì)于所使用到的操作方法，進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，并確保電子管理系統(tǒng)的高效，依據(jù)不同的科目，來對(duì)交通檔案進(jìn)行分類，是非常重要的，針對(duì)于道路交通信息，盡最大可能確保信息的安全與真實(shí)。針對(duì)于檔案管理人員，做好有關(guān)的培訓(xùn)工作，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。針對(duì)于檔案信息錄入人員，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)定期組織錄入人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，在培訓(xùn)過程中，注重對(duì)員工業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，促使工作人員能盡早了解信息化管理，不斷提高有關(guān)人員的管理水平，保證檔案信息錄入的真實(shí)，檔案信息保管的高效，以及交通檔案利用的有效?；跀?shù)字化管理，加大相關(guān)設(shè)備以及硬件設(shè)施的投入力度。對(duì)于檔案數(shù)字化管理而言，離不開對(duì)有關(guān)硬件設(shè)備的使用，比如對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，計(jì)算機(jī)設(shè)備的植入，針對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備而言，需配備相應(yīng)的管理軟件，比如針對(duì)于交通檔案，與其有關(guān)的整理軟件以及錄入裝置，通過這樣的方式，可為管理工作有效進(jìn)行，提供堅(jiān)實(shí)的保障。值得注意的是，對(duì)于檔案管理設(shè)備配置而言，需充分結(jié)合實(shí)際情況，綜合分析不同地區(qū)的交通環(huán)境與壓力，可從多方面來共享道路信息，便于查詢交通數(shù)據(jù)。

4.結(jié)論

通過以上的分析可以得知，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可節(jié)省大量的人力資源，可提高檔案錄入的真實(shí)性，對(duì)于檔案管理水平的提高，可起到一定的促進(jìn)作用;針對(duì)于數(shù)字化錄入操作，不斷進(jìn)行規(guī)范，并認(rèn)真落實(shí)到位，對(duì)于有關(guān)的規(guī)章制度，應(yīng)及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整;定期組織錄入人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，注重對(duì)員工業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，不斷提高有關(guān)人員的管理水平，保證檔案信息錄入的真實(shí);針對(duì)于電子與紙質(zhì)檔案，應(yīng)落實(shí)好兩者的銜接工作。

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作者簡介：李堃（1981.1--）;女，山東萊蕪人，本科，館員，研究方向?yàn)榻煌n案。