【摘要】21世紀(jì)是全網(wǎng)絡(luò)信息時代，是一個創(chuàng)新的時代，我們不僅在教育方式上要加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在經(jīng)濟(jì)上也要不斷創(chuàng)新改革。而審計是一項獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動，審計對于我國經(jīng)濟(jì)活動總的來說是非常重要的一環(huán)，為提高我國經(jīng)濟(jì)總體水平，我國審計機(jī)關(guān)需要加強(qiáng)在此方面的創(chuàng)新，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 ?獨(dú)立經(jīng)濟(jì) ?監(jiān)督視域

為加強(qiáng)審計機(jī)關(guān)的工作效率，需要在現(xiàn)今不斷變化的經(jīng)濟(jì)形勢下積極推進(jìn)審計工作的信息化建設(shè)，充分利用多媒體等高新技術(shù)手段，加強(qiáng)審計檔案的規(guī)范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環(huán)境，并改變相關(guān)職工老舊的固有思維方式和傳統(tǒng)觀念，實現(xiàn)集中管理，提高經(jīng)濟(jì)管理水平。

一、審計軟件在檔案工作中的應(yīng)用

審計軟件傳統(tǒng)定義是指利用計算機(jī)強(qiáng)大的輔助功能，編寫相應(yīng)的計算機(jī)軟件，以便輔助審計工作的進(jìn)行，提高工作效率。而現(xiàn)今主要應(yīng)用的審計軟件主要分以下兩個方面：

（一）基于C/S模式下的審計檔案管理系統(tǒng)軟件

C/S模式下的檔案管理系統(tǒng)主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對各種材料進(jìn)行管理分類，是便于查詢、統(tǒng)計、管理的綜合信息平臺。相關(guān)人員在進(jìn)入此平臺后，能極為便捷的找到自己所需要的審計資料，而管理人員進(jìn)行檔案管理時，也能減輕較大的工作負(fù)擔(dān)。另外，由于計算機(jī)自身可以和云客戶端進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上保證了相關(guān)資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份。

（二）基于B/S模式下的審計檔案管理系統(tǒng)軟件

基于B/S模式下的審計檔案管理系統(tǒng)軟件與C/S模式的區(qū)別就是它有其自身的專用網(wǎng)，和互聯(lián)網(wǎng)是分離的，因此不會出現(xiàn)檔案泄露等一系列安全問題。其優(yōu)點(diǎn)是，它整體上的結(jié)構(gòu)更為清晰，各個模塊之間是分離的，系統(tǒng)的各個功能融入審計之間，能較為方便的實現(xiàn)項目計劃的建立和安全管理，各種文件的流轉(zhuǎn)，為出差在外的人員提供了一個信息查詢平臺。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法和現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相配合，在如此形勢下，信息化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它是管理工作的一次創(chuàng)新，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統(tǒng)計等基本特性，還具有網(wǎng)上數(shù)字化瀏覽和遠(yuǎn)程查詢等現(xiàn)代化特征，這在極大程度上便利了相關(guān)出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)今主要可以分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。以下是對這三個部分的簡單介紹：

（一）日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是實現(xiàn)各種人事檔案的管理工作。包括對相關(guān)人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。

（二）檔案采集系統(tǒng)

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要進(jìn)行對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集，將紙質(zhì)素材轉(zhuǎn)成數(shù)字化形式?，F(xiàn)今較為常見的檔案采集系統(tǒng)主要有了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核這三大功能。并在現(xiàn)今高新的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)下，能夠?qū)崿F(xiàn)單客戶端多人使用、多客戶端多人等運(yùn)行模式，能夠同時對多本檔案和材料進(jìn)行采集和數(shù)據(jù)整理，為數(shù)據(jù)的入庫提供了很大的便利，也便于查閱。

（三）檔案查閱系統(tǒng)

檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S模式架構(gòu)，系統(tǒng)主要在安全方面進(jìn)行了多方面的考慮：可按日期、時間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權(quán)利，并對其閱檔的過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸?shù)确绞剑_保檔案真實安全可靠。

三、檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的先進(jìn)性

隨著電子信息化技術(shù)在各個方面的綜合使用，在審計檔案管理上也推進(jìn)了信息化建設(shè)，為審計工作高質(zhì)量、高效率的展開提供了保證，主要優(yōu)點(diǎn)分以下三個方面：

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

過去一旦出現(xiàn)檔案管理不夠完善，規(guī)整出現(xiàn)困難的情況，我們一般就會采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導(dǎo)致了職工人數(shù)過多，財政支出相應(yīng)增加，管理成本大幅上漲。

另外一個方面，數(shù)字化的檔案管理大大節(jié)約了紙張，油墨等物質(zhì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成可以重復(fù)使用的電子材料，大大節(jié)約了成本和保護(hù)了環(huán)境，很大程度上節(jié)約了人力物力財力，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會因為他人的使用對后來人員的使用造成了阻礙。以相關(guān)組織部門為例，干部的聘請和提拔都需要極為詳細(xì)而準(zhǔn)確的檔案信息，檔案數(shù)字化管理是完全可以提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。

同時，數(shù)字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動速度快，對空間沒有限制等特點(diǎn)，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。

四、結(jié)束語

現(xiàn)今各種現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展無疑為檔案信息化建設(shè)帶來了便利，審計機(jī)關(guān)及時推進(jìn)審計工作的規(guī)范化，法制化，根據(jù)整體經(jīng)濟(jì)要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計工作帶入數(shù)字化時代，并實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

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作者簡介：李麗（1970-），女，漢族，河北保定人，本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，政工師，館員，研究方向：經(jīng)濟(jì)或檔案病案。