何鳳儀

摘 要：本文首先探討了檔案數(shù)字化工作對(duì)建設(shè)企業(yè)的重要性，接著從檔案數(shù)字化工作的準(zhǔn)備、工作的環(huán)境以及數(shù)字化檔案管理三方面探討了開(kāi)展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑，最后對(duì)檔案數(shù)字化工作開(kāi)展應(yīng)注意的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)。本文認(rèn)為，檔案數(shù)字化工作的開(kāi)戰(zhàn)時(shí)建設(shè)企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然走向，數(shù)字化檔案則對(duì)建設(shè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)起到重要的促進(jìn)作用，希望本文能夠?yàn)榻ㄔO(shè)企業(yè)檔案工作的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)企業(yè);檔案數(shù)字化;途徑

引言：企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)在某一段時(shí)期的工作內(nèi)容的細(xì)節(jié)匯總，企業(yè)的檔案管理工作不但能夠?yàn)槠髽I(yè)提供發(fā)展建議參考，還能夠?yàn)槠髽I(yè)提供工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的資料。對(duì)于建設(shè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案對(duì)企業(yè)的服務(wù)作用表現(xiàn)在通過(guò)檔案資料的分析，總結(jié)企業(yè)建設(shè)技術(shù)和建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展方面，這對(duì)建設(shè)企業(yè)的全面發(fā)展和企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)是十分重要的。

1.開(kāi)展檔案數(shù)字化工作對(duì)建設(shè)企業(yè)的重要性

1.1檔案數(shù)字化能夠提高建設(shè)企業(yè)檔案的服務(wù)作用

檔案數(shù)字化指的是應(yīng)用計(jì)算機(jī)和電子信息技術(shù)，使原本的紙質(zhì)資料和實(shí)物資料轉(zhuǎn)化成為信息資料。檔案數(shù)字化能夠使原本只能展示在圖紙和工作報(bào)告上的建設(shè)資料和信息以視頻、音頻的方式呈現(xiàn)，使檔案資料本身的內(nèi)容更加豐富，對(duì)企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用更高。

1.2檔案數(shù)字化工作能夠提高建設(shè)企業(yè)檔案工作的效率

檔案工作包括了對(duì)企業(yè)檔案資料的收集、管理和調(diào)取，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，能夠大大縮減檔案工作的時(shí)間，使檔案調(diào)取不受時(shí)間和空間的限制，是提高建設(shè)企業(yè)檔案工作效率的方法之一。

2.開(kāi)展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑

2.1對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，必須從工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃;企業(yè)檔案數(shù)字化工作又是一項(xiàng)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的綜合性工作，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌，確保各部門的協(xié)調(diào)一致。只有這樣才能確保整個(gè)數(shù)字化的健康有序發(fā)展。因此，開(kāi)展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的第一步，是建立檔案數(shù)字化工作制度，除了對(duì)企業(yè)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將建筑檔案、員工個(gè)人檔案和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案等進(jìn)行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要，對(duì)各類檔案的提交格式、提交時(shí)間等進(jìn)行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔;另外，如果企業(yè)有能力進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，則檔案工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮自身的數(shù)據(jù)管理能力，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期的整理和管理。這些都應(yīng)該體現(xiàn)在檔案數(shù)字化工作制度之中。

2.2對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行硬件和軟件準(zhǔn)備

檔案數(shù)字化工作的實(shí)現(xiàn)需要一系列與電子信息有關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。硬件設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤等;軟件設(shè)備則包括適合于建設(shè)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該以檔案數(shù)字化工作的實(shí)際內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)目前已有的硬件和軟件資源進(jìn)行考察和整合，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，并列舉出數(shù)字化檔案工作發(fā)展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請(qǐng)材料，進(jìn)行設(shè)備申請(qǐng)。檔案數(shù)字化工作的硬件和軟件準(zhǔn)備并不是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工作的真正基礎(chǔ)，有了數(shù)字化工作環(huán)境而檔案工作人員的職業(yè)能力不足，數(shù)字化工作也是難以實(shí)現(xiàn)的。因此，建設(shè)企業(yè)檔案工作人員應(yīng)有意識(shí)地進(jìn)行自身職業(yè)能力的提高，要經(jīng)常閱讀檔案工作相關(guān)書(shū)籍并學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的先進(jìn)技能，使檔案數(shù)字化工具的作用發(fā)揮到最大。

2.3對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行精細(xì)化管理

檔案數(shù)字化工作以檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)和提取為基礎(chǔ)，而檔案資料的數(shù)字化工作是十分龐大的，如果建設(shè)企業(yè)各部門呈報(bào)的檔案都是紙質(zhì)資料，那么這個(gè)工作量對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)幾乎是難以完成的。因此，要全面開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，還需要對(duì)對(duì)檔案數(shù)字化精細(xì)管理，即明確數(shù)字化檔案的來(lái)源責(zé)任、管理責(zé)任和服務(wù)責(zé)任。數(shù)字化檔案的來(lái)源是建設(shè)企業(yè)各個(gè)部門，例如施工部門呈報(bào)的施工總結(jié)、財(cái)務(wù)部呈報(bào)的企業(yè)季度收支報(bào)表等，在數(shù)字化檔案工作實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，需要企業(yè)和檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案工作進(jìn)行企業(yè)全員宣傳，敦促企業(yè)各部門負(fù)起檔案來(lái)源責(zé)任，按照數(shù)字化檔案管理制度提交符合檔案管理規(guī)范的文書(shū);另外，檔案工作者還需要明確自身對(duì)檔案的管理責(zé)任和服務(wù)責(zé)任，認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的安全管理技能，指導(dǎo)并幫助企業(yè)員工熟悉自助調(diào)取檔案的程序，提高檔案工作的服務(wù)效率。

3.開(kāi)展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作應(yīng)注意的問(wèn)題

開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑比較復(fù)雜，每種方法對(duì)檔案工作的影響也作用不一致，因此，數(shù)字化檔案工作的實(shí)施應(yīng)符合企業(yè)需要，這是數(shù)字化檔案工作發(fā)揮其積極作用的基礎(chǔ);另外，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)行不免要耗費(fèi)企業(yè)資源，因此，瑞檔案工作硬件、軟件的準(zhǔn)備等工作應(yīng)在企業(yè)實(shí)力允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)是企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化工作從制度到實(shí)際實(shí)施各方面需要的支持，而檔案數(shù)字化工作發(fā)揮其對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的協(xié)助作用以及對(duì)員工的服務(wù)作用的基礎(chǔ)是企業(yè)全員對(duì)數(shù)字化檔案工作的深刻理解。因此，在建設(shè)企業(yè)中發(fā)展檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，相信隨著企業(yè)發(fā)展，檔案數(shù)字化工作也會(huì)不斷完善，最終使檔案工作成為建筑企業(yè)發(fā)展的助力之一。

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