摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來，加速了云計算、云存儲的崛起。企業(yè)日益劇增的案卷和傳統(tǒng)“收、存、管、用”管理工作模式，讓檔案工作者面臨的壓力越來越大，集團企業(yè)各公司之間的數(shù)據(jù)也不能很好共享。構(gòu)建云上數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然選擇。探討了基于私有云環(huán)境的數(shù)字檔案室的構(gòu)建意義、構(gòu)建思路、管理策略等。

關(guān)鍵詞：云計算;私有云;國有企業(yè);數(shù)字檔案

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）19-0234-02

開放科學（資源服務(wù)）標識碼（OSID）：

1 概述

近年來，隨著企業(yè)檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的特點，僅靠紙質(zhì)查詢難以滿足用戶的需求;另一方面，檔案作為企業(yè)的一種重要資源，對企業(yè)的競爭力和服務(wù)管理有著重要的影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。因此，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，必須改變傳統(tǒng)的管理模式，采用新的管理形式。

2017年，國家檔案局辦公室印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的通知，鼓勵國有企業(yè)逐步推進企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的通知中的檔案管理發(fā)展目標提到，到2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系，全面推進檔案資料存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。由此可見，數(shù)字檔案室將成為檔案信息化發(fā)展的必然趨勢。

所謂的數(shù)字檔案室是指運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介而建成的數(shù)字管理系統(tǒng)。采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息的一種新穎的組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。

2 云計算及私有云模式

云計算的產(chǎn)生是借用了量子物理中的“電子云”，強調(diào)說明計算的彌漫性、無所不在的分布性和社會性特征。云計算是并行計算、分布式計算和網(wǎng)格計算的綜合發(fā)展，或者說是計算機科學概念的商業(yè)實現(xiàn)，同時又提升了虛擬化、效用計算。云計算擁有超大規(guī)模的各種信息資源，可以將這些分布在不同地理位置的數(shù)據(jù)資源、模型資源、知識資源及計算資源等整合在一起，達到數(shù)據(jù)和資源共享的目的。云計算已然成為趨勢，2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中明確“鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲服務(wù)”。

私有云是指針對單個機構(gòu)（例如金融機構(gòu)或企業(yè)）特別定制的云服務(wù)平臺?？紤]到檔案的特殊性和安全性要求，一般企業(yè)都不應(yīng)該盲目地將檔案信息交給公共的互聯(lián)網(wǎng)，而是應(yīng)該采用私有云的服務(wù)模式。這里的私有云不是指在原來第三方提供的公有云的基礎(chǔ)上開辟一個私有空間僅供某個企業(yè)使用，而是在集團企業(yè)內(nèi)部搭建一個獨立的云平臺，將該集團的資源集中起來，形成其內(nèi)部的“自有云”。它的實質(zhì)是將集團各公司的計算、存儲和數(shù)據(jù)資源整合，再面向檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者提供云服務(wù)，如圖1所示。這種模式的優(yōu)點是特定的“云”為特定的用戶所用。企業(yè)既能合理地應(yīng)用云計算，享受到高效率的云服務(wù)，又可以適當?shù)匾?guī)避公有云的信息風險。

3 企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)意義

使用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，并將系統(tǒng)部署在云端，可以最大限度地實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，大大提升企業(yè)的檔案管理水平，提高檔案工作的社會地位。檔案數(shù)字化建設(shè)為企業(yè)帶來的成效具體體現(xiàn)在：首先，確保檔案安全。數(shù)字化后，檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)異地異質(zhì)備份，后續(xù)的統(tǒng)計、開發(fā)、借閱等工作，可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害;其次，節(jié)約企業(yè)人力成本。根據(jù)分析，處理傳統(tǒng)的檔案借閱每件需要0.3小時.數(shù)字化后，處理每件時長大約在0.15小時，人力成本節(jié)省了50%，把檔案員從繁重的重復(fù)勞動中解脫出來，極大減輕了工作人員的負擔;然后，節(jié)約公司紙張成本，數(shù)字化后，檔案復(fù)印量減少，按年需復(fù)印的借閱量1550件計算，每年節(jié)約紙張大約36000張，經(jīng)年累月，是一筆不小的費用;最后，提高工作效率。檔案信息化后，企業(yè)的無形資產(chǎn)可以快速向需求者提供瀏覽，檔案室逐漸從保管部門轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅行?、記憶庫?/p>

4 構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案室的思路

構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案，需要對企業(yè)檔案進行分類，依托企業(yè)現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等資源和云計算技術(shù)，建立符合企業(yè)自身管理、生產(chǎn)經(jīng)營相匹配的云上檔案館。其具體實施步驟主要包括存量數(shù)字化、增量電子化、部署云端等三步。

4.1 存量數(shù)字化

存量數(shù)字化是指對歷史既已形成的實體檔案，有選擇性地開展進行數(shù)字化。國有企業(yè)成立早，出現(xiàn)一批產(chǎn)生年代久遠的檔案，隨時間推移，早期檔案容易風化受損。另外，有一批檔案在實際工作中利用頻率比較高，因此甄選出這類檔案開展數(shù)字化。檔案數(shù)字化主要是通過掃描或者拍照方式實現(xiàn)，但整個工藝流程復(fù)雜，包括檔案前期登記檢查、對破損檔案重新修復(fù)和整理，已有條目的核對、補缺、完善，檔案掃描，圖像處理，圖像存儲，數(shù)據(jù)掛接，已掛接文件的核對、更改（對掛接錯位或明顯不能利用的頁面重新進行掃描），OCR識別（手寫檔案不要進行OCR識別），數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)驗收，數(shù)據(jù)提交，數(shù)據(jù)備份，檔案實體消毒、入庫上架等整套工作。

4.2 增量電子化

增量電子化是指與將企業(yè)新產(chǎn)生的各類信息按標識輸入到檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)增量檔案電子化。根據(jù)國有企業(yè)的行業(yè)特征、生產(chǎn)經(jīng)營、內(nèi)部管理等情況，通過調(diào)研形成一個符合自身要求的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，基于Intranet/lntrente和大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，建成一套具備人員組織管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、檔案分類管理、檢索管理、借閱管理、統(tǒng)計管理等為一體的大型信息管理系統(tǒng)。將企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)對接。

4.3 部署云端

將檔案管理系統(tǒng)部署在云平臺上，將云計算技術(shù)與檔案信息資源共享進行有機融合，可以使得人們對數(shù)據(jù)信息獲取的方式得到有效轉(zhuǎn)變。在云計算環(huán)境下，要想完善數(shù)字檔案資源信息共享，最主要的是應(yīng)用資源和軟硬件的緊密結(jié)合，營造一個虛擬的檔案館服務(wù)平臺，幫助用戶隨時隨地登錄云上檔案館，確保用戶對數(shù)據(jù)信息資源進行快速地搜索與查閱。在私有云數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，數(shù)據(jù)信息直接從該企業(yè)集團的各數(shù)據(jù)中心上傳至中心服務(wù)器的云端，并且由檔案管理人員對數(shù)據(jù)信息進行全面管理，確保檔案信息的安全有效并得到及時更新。

5 結(jié)束語

云計算技術(shù)作為“既能提高資源利用率，節(jié)省總擁有成本，又能增強IT靈活性和效率”的新方法，被視為科技領(lǐng)域的下一次革命，它將帶來工作方式和商業(yè)模式的根本性改變。然而，目前基于云計算技術(shù)的企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)還有許多問題有待解決，比如安全問題、數(shù)據(jù)集成問題、標準問題、版權(quán)糾紛問題、技術(shù)和系統(tǒng)管理問題等。因此，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)積極加強對數(shù)據(jù)標準的規(guī)范統(tǒng)一處理，不斷提高信息資源管理和共享的水平，并且重點考慮檔案的安全問題，涉及國家安全或未解密文件不得上傳到云端。

隨著云計算技術(shù)的進一步發(fā)展及云計算理念被用戶的廣泛接受，云計算技術(shù)必將成為最為重要的信息技術(shù)，云計算平臺必將成為最為重要的基礎(chǔ)設(shè)施，基于云計算平臺的應(yīng)用也將成為人們最重要的選擇，值得進一步認真追蹤研究。

參考文獻：

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【通聯(lián)編輯：王力】

作者簡介：葉國梅（1977-），女，江西撫州人，廣州市檔案專家，南京郵電學院通信工程本科。