楊柳

摘 要：網(wǎng)絡技術的發(fā)展與廣泛運用，為檔案管理提出全新挑戰(zhàn)與要求。為切實提升檔案管理質效，管理者應順應時代與社會發(fā)展需求，打破以往檔案管理模式與理念，創(chuàng)新檔案管理工作體系，進而促使檔案管理作用得以有效發(fā)揮。本文簡要闡述了網(wǎng)絡背景下檔案管理應處理好的關系，分析了網(wǎng)絡背景下檔案管理工作的改變以及檔案管理創(chuàng)新的必要性，并提出網(wǎng)絡背景下檔案管理工作存在的問題以及可行性策略，以供參考。

關鍵詞：網(wǎng)絡環(huán)境;檔案管理工作;創(chuàng)新

伴隨網(wǎng)絡時代來臨，信息的迅速發(fā)展和進步，帶動社會產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，對社會群體的生活與學習產(chǎn)生直接影響，亦使社會群體工作與學習效率大幅提升，網(wǎng)絡不僅為社會群體提供便利的生活方式，亦轉變了有關行業(yè)領域的管理形式。在網(wǎng)絡時代下，檔案管理所面對的機遇及挑戰(zhàn)并存。在此環(huán)境下，以往的檔案管理體系已不能滿足當代工作需求，急需對其進行創(chuàng)新與完善，檔案管理更應適應當前網(wǎng)絡工作環(huán)境。所以，探究網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理創(chuàng)新對策具有現(xiàn)實意義。

一、網(wǎng)絡背景下檔案管理應處理好的關系

1.網(wǎng)絡建設和基礎工作相互間的關系

檔案館的發(fā)展是各項基礎工作的重要積累過程，亦是知識與技術的一個積累過程，如若想在一夜間達到信息化是無法實現(xiàn)的。檔案信息網(wǎng)絡化創(chuàng)建需要與以往工作實行完美融合，基礎工作需要網(wǎng)絡建設，而網(wǎng)絡建設的主要目標是對原有基礎工作實行高效合理改造，真正實現(xiàn)管理形式與服務形式的巨大轉變。切記不可為了建設網(wǎng)絡而建設網(wǎng)絡，將網(wǎng)絡建設和檔案基礎工作相脫離。在網(wǎng)絡建設過程中，需要將用戶需要作為主要導向，將網(wǎng)絡建設以及基礎工作進行全面充分考慮，做好完善健全的準備工作，特別是實現(xiàn)館內收藏檔案信息資源的網(wǎng)絡化與電子化。

2.軟件和硬件相互間的關系

網(wǎng)絡主要由硬件與軟件組成，硬件是網(wǎng)絡的身軀，軟件是網(wǎng)絡的靈魂，硬件是為軟件而服務的，而軟件則是網(wǎng)絡管理以及網(wǎng)絡功能實現(xiàn)的中心。在網(wǎng)絡建設進程中，要通過對檔案相關部門自身特征、網(wǎng)絡建設的最終目標、規(guī)模與日后發(fā)展所選定的軟件進行充分了解，隨后根據(jù)軟件架構、功能與設計思路來進行網(wǎng)絡建設，全方位考慮。如此才可將軟件和硬件達到真正融合，組成完整的網(wǎng)絡體系。

3.開放和保護相互間的關系

根據(jù)《檔案法》發(fā)布以來，中國各階層檔案館正在逐漸走向開放，并且服務范圍亦在逐漸擴充。從檔案館收藏答案內容而言，大部分均能夠對外開放，網(wǎng)絡平臺檔案信息數(shù)據(jù)庫的對外開放需要與館內收藏檔案實體對外開放維持一致，在國內更需要這樣。然而需要重視的是，一部分館內收藏檔案依舊需要保密或者限制人員的特定運用權，設置網(wǎng)絡防火墻、數(shù)據(jù)多層加密以及身份鑒別認證等多種限制，能夠提供相應的館內數(shù)據(jù)安全保障技術，一部分安全技術尚未達到完善，對一些檔案的上網(wǎng)需要謹慎嚴格把關。故而，需要對現(xiàn)有檔案時常、及時的實行鑒定，真正做到需要保密的檔案一定要進行保密，需要開放的檔案一定要對外開放?？偠灾^內檔案信息的開放使用和保密是對立統(tǒng)一的，在檔案管理工作中不但應積極提供各類檔案信息為社會各項工作服務，但亦應堅持保密原則。

4.檔案信息和區(qū)域及廣域網(wǎng)的關系

網(wǎng)絡建設的主要目標即是為了實現(xiàn)全球信息資源共享，故而，任何檔案館網(wǎng)絡均需要成為國家網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及區(qū)域網(wǎng)的一個重要組成部分，均有責任、有義務為世界信息建筑添磚加瓦，這是由現(xiàn)如今網(wǎng)絡發(fā)展規(guī)則以及人們共享效益所決定的。網(wǎng)絡如果脫離國家網(wǎng)與國際網(wǎng)絡，則會變成信息孤島，最終走向滅亡。唯有將自身網(wǎng)絡與國家網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)有效銜接，才可真正實現(xiàn)信息資源共享，真正發(fā)揮了網(wǎng)絡自身的價值。

二、網(wǎng)絡背景下檔案管理工作的改變

1.創(chuàng)新性

在網(wǎng)絡背景下，檔案數(shù)據(jù)資源涵蓋紙質化檔案、圖形資料、音頻資料以及圖像資料等。并且，互聯(lián)網(wǎng)平臺中的檔案數(shù)據(jù)借助網(wǎng)絡技術實時傳輸與閱讀，為受眾應用帶來較大便利。而這便要求檔案管理緊跟社會發(fā)展腳步，按照管理對象的改變，創(chuàng)新管理手段，把信息管理和知識管理充分融合。與此同時，我國傳統(tǒng)的檔案管理工作模式和理念也得到了改變，檔案管理人員不僅需要將信息化思想融入到檔案管理工作中，更需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理工作的數(shù)據(jù)錄入、存儲、分離、傳輸更具時代性、現(xiàn)代性及信息性。

2.便捷性

伴隨網(wǎng)絡技術發(fā)展，民眾獲得知識和信息愈發(fā)便捷，借助網(wǎng)絡便可得到所需信息。同時，網(wǎng)絡亦為當前檔案管理工作提供諸多方便，數(shù)字化和信息化的檔案數(shù)據(jù)存儲和傳播，真正提升了檔案管理工作便捷性。具體表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的查詢、分析、保管和歸納等層面。特別在檔案查詢方面，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)查詢，需要管理人員在檔案柜中，根據(jù)年限、類別對數(shù)據(jù)進行查詢，查詢時間長、信息丟失風險大。而在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理人員可通過信息化技術，在有限時間內，準確地獲取特定的數(shù)據(jù)信息，降低了檔案查詢時間。

3.安全性

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質檔案歸檔、存儲、保管為主，在檔案安全層面上存在著諸多的或然性因素。很容易受外界不可抗力或人工操作因素的影響，導致關鍵檔案或數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、泄漏等問題。然而在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理者可將檔案文件錄入到虛擬網(wǎng)絡空間中，用云終端或數(shù)據(jù)庫的形式，保管數(shù)據(jù)檔案，即便實體檔案發(fā)生損壞、丟失，管理員依舊能夠通過數(shù)字檔案的方式，還原實體檔案內容，滿足高校的發(fā)展需求。

4.協(xié)同性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，信息錄入和數(shù)據(jù)收集都需要檔案管理者獨自完成，。工作內容繁重，任務艱巨，且歸檔時間較長。如果發(fā)生突發(fā)事件，很容易導致檔案數(shù)據(jù)歸檔不及時、不準確。然而在網(wǎng)絡背景下，管理者可通過信息技術和網(wǎng)絡交際平臺，與其他部門建立聯(lián)系，形成協(xié)同共助的合作關系，進而使數(shù)據(jù)收集、傳輸、錄入更加準確、及時、便捷。

三、網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.檔案管理創(chuàng)新是社會發(fā)展的需求

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，數(shù)據(jù)信息日益增加，既滿足了高校發(fā)展和社會進步的需求，更使高校進入了信息化和數(shù)字化時代。而檔案作為關鍵的數(shù)據(jù)資源，逐漸得到了高校的關注和認識，并將其作為高校信息化發(fā)展和建設的重要內容。而通過創(chuàng)新高校的檔案管理工作，能夠有效地使科學技術與檔案工作融合起來，為社會發(fā)展提供全面、準確而及時的信息資源。從信息時代的發(fā)展趨勢來分析，在新媒體、大數(shù)據(jù)、云計算等技術出現(xiàn)以來，我國逐漸步入了信息化時代，海量的數(shù)據(jù)信息為高校把握教育方向、提升教學質量，提供了條件。而為有效切合時代的發(fā)展，高校必須將信息化作為高校教學管理和事務管理的抓手，通過信息化的手段，提升高校的辦學質量。而檔案管理是高校信息化的核心和關鍵，是最能推動高校發(fā)展的先決力量。所以通過信息化手段創(chuàng)新檔案管理工作，能夠有效地提升高校的檔案管理質量及信息化水平。

2.檔案管理創(chuàng)新是自身發(fā)展的要求

在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理體制和管理內容都發(fā)生了深刻的轉變，電子檔案在歸檔或立卷的過程中也不再用“卷”作為單位。因為傳統(tǒng)的檔案立卷的工作要求存在太多的可變性和不確定性，標準也沒有得到統(tǒng)一。所以在網(wǎng)絡發(fā)展的過程中，實體案卷逐漸衍生為能夠進行隨機存儲的電子檔案。此外，由于計算機技術能夠廣泛地應用在高校的檔案管理中，能夠使檔案數(shù)據(jù)的文件載體和排列組織發(fā)生變化，所以加快創(chuàng)新高校的檔案管理工作，能夠使檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術更好地契合在一起，推動檔案管理工作的長遠發(fā)展。簡而言之，創(chuàng)新檔案管理工作可以有效地幫助檔案事業(yè)適應網(wǎng)絡時代所帶來的變化和挑戰(zhàn)，提升檔案管理工作的質量和效率，推動高校的長遠發(fā)展。

四、網(wǎng)絡背景下檔案管理工作存在的問題

1.管理理念與網(wǎng)絡時代發(fā)展水平脫節(jié)

如圖書檔案管理在這方面非常突出。在對于圖書管理工作實施一系列評價和比較時，相應評選機制或者指標僅停滯在對于館藏文獻與書籍數(shù)量的比較，以此來保障館內館藏量。同時，圖書館是為受眾群體服務的教育性場所，其管理工作要觸及到受眾與管理工作者，即提供服務和獲得服務兩方，但是現(xiàn)如今管理理念卻是相應管理工作的執(zhí)行權由圖書館提供服務的一方獨立決定。另外，因我國網(wǎng)絡技術與發(fā)達國家相比起步較晚，且發(fā)展時間較短，相關管理者在經(jīng)過系統(tǒng)化教育后，對圖書館管理或者運營層面都存有一定傳統(tǒng)理念，管理方法與模式較為死板，這一管理理念盡管十分正規(guī)，但過于死板的管理理念對檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展具有消極影響，亦限制了檔案管理的創(chuàng)新與改革。為此管理人員應轉變傳統(tǒng)的管理理念、開拓進取、積極創(chuàng)新，及時抓住時代發(fā)展的脈搏，努力實現(xiàn)管理理論與網(wǎng)絡技術的同步共贏。

2.管理人才網(wǎng)絡應用素養(yǎng)亟待提升

普遍檔案管理者網(wǎng)絡應用素養(yǎng)偏低，是導致檔案管理整體工作質效降低的關鍵性因素，該問題主要表現(xiàn)在兩個層面：首先，在科技與網(wǎng)絡技術持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理趨于信息化與數(shù)字化方向發(fā)展，但對于信息化檔案管理人才缺乏引進，導致檔案管理團隊水平與質量之間降低。其次，在網(wǎng)絡技術發(fā)展的影響下，檔案管理工作在具體創(chuàng)新改革當中存在眾多不足與問題，究其原因在于人才結構設計缺乏合理性，激勵機制尚不完善，導致檔案管理工作者稀缺，人才數(shù)量難以滿足網(wǎng)絡時代檔案管理訴求，最終使得檔案管理面臨諸多困境。

3.檔案信息化建設尚未完善

現(xiàn)階段，基于國內檔案信息建設的整體情況而言，多數(shù)檔案室已落實信息化與數(shù)字化的檔案建設工作，同時部分電子檔案數(shù)據(jù)建檔與整理工作已經(jīng)充分完成，切實提高了檔案管理工作有序性，亦使得檔案室管理員工作質效大幅提升，檔案管理更為規(guī)范與便捷。但是，這其中仍存在眾多不足與弊端。一方面，尚未建設統(tǒng)一化的檔案信息查詢與管理系統(tǒng)，導致無法實現(xiàn)內部各項的對接與聯(lián)系。同時，部分檔案室存在信息化設備設施較為陳舊的情況，導致檔案儲存年限與有關設備運行時速受到限制，對檔案管理體系的有序運行有著不利影響。另一方面，相對于以往紙質檔案來說，電子檔案仍存在急需解決的問題。如電子檔案較易被他人惡性刪除、修改與轉存利用，尤其是網(wǎng)絡連接的狀況下更易受到黑客的病毒攻擊，從而被其盜取關鍵檔案信息與資料，為檔案管理造成安全危害。

五、網(wǎng)絡背景下創(chuàng)新檔案管理工作的有效對策

1.明確創(chuàng)新性檔案管理理念

創(chuàng)新以往檔案以數(shù)據(jù)為基準的管理理念，不再局限于采集文獻資料層面。把資料收集型檔案管理向導向型與轉變，在合理增加館藏資源的前提下，積極掌握受眾現(xiàn)實訴求，為其創(chuàng)建更為便捷的檔案資源獲取渠道和環(huán)境，進而為檔案室發(fā)展奠定基礎?；诰W(wǎng)絡發(fā)展狀況，檔案室可依托于內部網(wǎng)站構建網(wǎng)絡檔案室，令受眾群體隨時隨地查閱相關資料。當前，與網(wǎng)絡時代的檔案管理脫節(jié)，這便要求管理者針對不同問題展開具體分析，依托于專業(yè)知識轉變以往管理理念。在條件允許的狀況下，檔案管理者可在網(wǎng)頁中對于各項資料實施多種分類，同時配以可公開與不可公開，在受眾查閱后，檔案管理者可對其進行不可下載或不可拷貝等安全保護，呼吁其對于檔案資料進行保密性查閱，這有助于對該資料的保護，防止資料外泄，切實提升檔案查閱利用率。

2.加大引進復合型人才的力度

在我國科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，內部檔案管理逐漸趨于信息化與數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢。在此形勢下，若想確保檔案管理工作質效與水平，必須加大引進復合型人才的力度。具體而言，一方面應對于內部檔案管理工作者展開專業(yè)化培訓，強化內部檔案管理工作者信息技術相關知識以及計算機實操能力等層面的培訓，令檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)得以提高，充分順應信息化與數(shù)字化檔案管理工作。另一方面，應引進社會復合型檔案管理人才，并建立完善健全的激勵制度，使這些人才能夠認真負責的完成檔案管理工作。同時，還應針對這部分管理人才展開培訓工作，在培訓后實施專業(yè)化考評，所有考評工作全部結束并合格后方可上崗，針對考評不理想或不合格的管理人才展開二次培訓，相關培訓考評完全合格后準許其上崗工作，令管理人才可切實順應信息化檔案管理的崗位工作任務。除此之外，在實施檔案管理當中，應對于信息化檔案管理設備設施展開定期檢查與維修等工作，強化網(wǎng)絡防護，防止檔案被不法人士侵權的現(xiàn)象發(fā)生，真正提高檔案管理水平與質量。

3.完善檔案信息化建設

一方面，建立檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫。在落實檔案信息化管理的過程當中，首要步驟便是建立與完善檔案信息目錄，把完整的信息目錄錄入內部電子系統(tǒng)當中。檔案目錄作為內部檔案管理的基礎條件，亦是實施檔案信息化管理的前提條件。管理工作者應以制作詳細、具體的檔案目錄為著眼點，使信息化目錄支撐檔案高效、便捷的查詢檢索。經(jīng)過持續(xù)完善與健全目錄數(shù)據(jù)庫，同時把所有館內檔案數(shù)據(jù)整合到儲存媒介中，經(jīng)由客戶端與網(wǎng)絡等介體展開傳播，從而為廣大受眾群體提供更為便利的信息查閱服務。在構建目錄數(shù)據(jù)庫時，要以自身特征為依托，建設相對完善和健全的檢索框架，可實現(xiàn)分類別的信息檢索，從而提升受眾檢索效率，實現(xiàn)科學化檔案管理。另一方面，建設全文數(shù)據(jù)庫。檔案應在目錄數(shù)據(jù)庫建設且完善后，進一步構建完備的全文數(shù)據(jù)庫，把目錄數(shù)據(jù)庫指向的資料全文錄入數(shù)據(jù)庫內。如此一來，把檔案原文數(shù)據(jù)實施精益化錄入后，使內部整個檔案數(shù)據(jù)庫所涵蓋的內容更具層次化，亦更為完善。建設全文數(shù)據(jù)庫，不但可便于受眾群體引用內部檔案資料，而且還可提升檔案資料信息關注度，強化館內特色檔案數(shù)據(jù)的建立，從而真正展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)特色。

綜上所述，檔案管理在各項發(fā)展中發(fā)揮著不可代替的作用。在網(wǎng)絡背景下，檔案管理應牢抓時代發(fā)展所帶來的機遇，積極創(chuàng)新檔案管理工作，明確創(chuàng)新性檔案管理理念、完善檔案信息化建設、加大引進復合型人才的力度，從而提升檔案管理質效。

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（作者單位：晉中師范高等專科學校）