理文

摘? 要：為解決大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案用戶在高校檔案利用實踐中的矛盾和問題，本文將集成的理念運用到高校檔案信息資源管理中，在分析高校檔案信息資源集成服務(wù)存在問題的基礎(chǔ)上，明確高校檔案信息資源集成服務(wù)的方式和途徑，并具體說明高校檔案信息資源集成服務(wù)的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;數(shù)字檔案信息資源;集成管理

Abstract： In order to solve the contradictions and problems of archives users in the practice of archives utilization in colleges and universities under the big data environment， this paper applies the concept of integration to the management of archives information resources in colleges and universities， on the basis of analyzing the problems existing in the integrated service of archives information resources in colleges and universities， clarifies the ways and means of the integrated service of archives information resources in colleges and universities， and specifically explains the integrated service of archives information resources in colleges and universities content.

Keywords： Big data; University archives; Digital archives information resources; Integrated management

檔案信息資源集成服務(wù)是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)對檔案信息資源建設(shè)工作提出的與時俱進(jìn)的建設(shè)要求。如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，提高高校檔案信息資源集成服務(wù)水平對高校檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息資源集成服務(wù)存在的問題

1.1 檔案用戶對高校檔案信息的需求與高校檔案部門提供檔案信息能力之間存在矛盾。大數(shù)據(jù)時代，檔案用戶越來越看重檔案信息的時效和價值，高質(zhì)量、數(shù)據(jù)化的檔案信息需求越來越多。高校檔案部門提供給用戶的數(shù)據(jù)和信息不僅有限，而且檔案信息資源不夠豐富，檔案信息化水平較低，信息化成果多數(shù)停留在數(shù)字化加工層面而非數(shù)據(jù)化、結(jié)構(gòu)化的檔案信息，無法通過全文檢索提取有用的檔案信息。

1.2 檔案用戶對高校檔案部門主動服務(wù)意識的期待與高校檔案部門被動提供利用之間存在矛盾。高校檔案館傳統(tǒng)的檔案服務(wù)意識是“檔案館提供什么，用戶接受什么”，仍然存在重藏輕用的傳統(tǒng)思維模式，而在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館需要構(gòu)建“用戶需要什么，檔案館提供什么”[1]的服務(wù)意識和共享意識，轉(zhuǎn)變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

1.3 檔案用戶對高校檔案利用平臺的完整性、規(guī)范性的需求與平臺數(shù)據(jù)不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一之間存在的矛盾。從源頭上講，高校對利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息資源建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠充分，尚沒有一個統(tǒng)一的長遠(yuǎn)規(guī)劃。在管理體制上，傳統(tǒng)的相對單極、封閉的檔案管理方式和行政命令為主、縱向等級管理、橫向分工合作的傳統(tǒng)檔案管理模式，[2]導(dǎo)致高校檔案管理部門對數(shù)據(jù)采集的技術(shù)、協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)等缺乏統(tǒng)一規(guī)范。

1.4 檔案用戶對高校檔案部門提供線上服務(wù)的需求與高校檔案部門以傳統(tǒng)線下服務(wù)方式為主之間存在的矛盾。傳統(tǒng)的高校檔案信息服務(wù)方式是線下辦理，以及線上預(yù)約、審核、線下辦理兩種方式，操作繁瑣，效率較低，無法滿足人們便捷利用檔案信息的實際需求。大數(shù)據(jù)時代，檔案用戶希望得到的是“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”或“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾不跑路”的服務(wù)方式，這些方式都對高校檔案部門提出了更高的要求。

1.5 檔案用戶對高校檔案人員專業(yè)素養(yǎng)、信息處理能力的要求與高校檔案部門缺乏既懂檔案專業(yè)又懂現(xiàn)代信息技術(shù)人才之間的矛盾。檔案專業(yè)原有的培養(yǎng)模式多偏重于文科，大數(shù)據(jù)思維受局限，能夠主動開發(fā)和處理數(shù)據(jù)資源的能力和職業(yè)意識較弱，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計不全、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)共享質(zhì)量不高等系列問題。[3]

1.6 檔案用戶對于高校檔案信息資源平臺安全性、穩(wěn)定性、隱私保護(hù)的需求與高校檔案部門在信息資源共享和開放可能存在的安全隱患之間的矛盾。由于大數(shù)據(jù)相關(guān)政策法規(guī)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的滯后性，高校檔案部門在數(shù)據(jù)收集、存儲、分析和使用的過程中也受現(xiàn)階段信息技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的限制，檔案信息資源管理和利用平臺本身存在安全性、穩(wěn)定性問題，數(shù)據(jù)的開放有可能涉及學(xué)校安全性的關(guān)鍵信息，數(shù)據(jù)的開放可能會導(dǎo)致個人隱私的泄露，對學(xué)校利益、個人隱私權(quán)造成侵犯。如何平衡檔案信息資源管理與服務(wù)平臺建設(shè)中的安全性和穩(wěn)定性問題，如何平衡隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)開放的矛盾等問題亟須解決。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息資源集成服務(wù)的內(nèi)容

2.1 檔案組織及內(nèi)部人員、功能的集成。（1）組織集成，將高校檔案信息建設(shè)和開發(fā)中涉及的學(xué)校各部門集合成系統(tǒng)的組織體，在保證現(xiàn)有格局大體不變的前提下，以學(xué)校檔案部門為主，加強(qiáng)內(nèi)外部的協(xié)調(diào)，建立跨部門、跨專業(yè)的校內(nèi)檔案組織保障體系和協(xié)調(diào)工作機(jī)制。（2）組織內(nèi)人員的集成，是指要重視高校檔案管理組織內(nèi)不同類型檔案工作人員的協(xié)調(diào)性，通過建立高校檔案組織認(rèn)可的價值取向來實現(xiàn)人和組織的集成。（3）組織功能的集成。要實現(xiàn)以高校檔案館為核心，整合全校各類檔案信息資源并實現(xiàn)無障礙互聯(lián)與共享，使檔案部門成為全校永久保存檔案信息的基地和各方面利用檔案信息的集成中心。

2.2 檔案數(shù)據(jù)和信息的集成。（1）搭建面向SOA 集成架構(gòu)的集成平臺，解決檔案信息資源系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間存在的信息壁壘，通過動態(tài)管理流程來整合各類信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的集成管理。（2）將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為柵格文件或其他格式的電子檔案，促使檔案信息與其載體剝離，深化檔案價值。（3）將學(xué)校已經(jīng)不再使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的舊檔案數(shù)據(jù)，以及把校內(nèi)不能兼容、異構(gòu)的數(shù)據(jù)庫間的檔案數(shù)據(jù)妥善地遷移，按照已規(guī)劃的內(nèi)容、體系、結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的再分類管理，統(tǒng)一存放，防止遺失。

2.3 檔案管理過程的集成。檔案管理過程的集成是最重要也是最基礎(chǔ)的，主要涉及文件管理和檔案管理業(yè)務(wù)流程的集成，通過對文件前端控制管理，將檔案管理的要求、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等全面融入學(xué)校各應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案生命周期運動與學(xué)校各業(yè)務(wù)活動的一體化集成，即生成一體化、管理一體化、利用一體化，[4]通過這種文檔一體化來保證檔案收集、管理、利用的整個業(yè)務(wù)流程都能夠得到有效的控制，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案信息資源的整體優(yōu)化。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成。（1）高校檔案部門應(yīng)該在學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，統(tǒng)籌規(guī)劃，會同學(xué)校相關(guān)部門成立類似于檔案信息資源建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組或相應(yīng)的研究小組推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)，以此來指導(dǎo)全校的檔案信息資源建設(shè)。（2）制訂有關(guān)電子檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，只有統(tǒng)一的數(shù)字化資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成，才能實現(xiàn)校內(nèi)檔案管理部門與建檔部門及其他相關(guān)部門之間的流通和共享，實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的集成和共享。

2.5 技術(shù)集成。（1）要注重把檔案部門的應(yīng)用需求和應(yīng)用能力有機(jī)結(jié)合，避免技術(shù)資源與實際應(yīng)用的脫節(jié)，保障檔案信息管理的穩(wěn)定性、可持續(xù)性。（2）要注重新技術(shù)與現(xiàn)有檔案技術(shù)的融合，高校檔案部門要在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上持續(xù)引入新技術(shù)，通過學(xué)校內(nèi)部相關(guān)職能部門間的并行合作開發(fā)，實現(xiàn)整個學(xué)校內(nèi)部的技術(shù)集成。（3）通過與學(xué)校外部技術(shù)應(yīng)用成熟的行業(yè)實行技術(shù)外包、技術(shù)引進(jìn)、聯(lián)合開發(fā)等實現(xiàn)技術(shù)的集成，如借鑒數(shù)字圖書館建設(shè)中信息集成、個性化服務(wù)方面的經(jīng)驗和成果。

2.6 人才的集成。（1）增加外援，為我所用?？梢赃m當(dāng)引進(jìn)或聘用高端技術(shù)人才，使其成為加快高校檔案信息資源建設(shè)的助推器和領(lǐng)頭羊。（2）建立人才培養(yǎng)機(jī)制，增強(qiáng)內(nèi)動力。一方面，可以通過定編定崗、考核激勵和發(fā)展愿景等方面的有機(jī)結(jié)合，調(diào)動人員的積極性和歸屬感;[5]另一方面，可以將高校檔案形成者、管理者、檔案集成系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)者進(jìn)行分類、分層次，開展不同形式的培訓(xùn)，有針對性地培養(yǎng)大數(shù)據(jù)型人才的專業(yè)技能，提升對大數(shù)據(jù)型檔案信息資源建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)的培養(yǎng)，更新高校檔案人員的知識儲備、知識結(jié)構(gòu)。

2.7 安全集成。（1）硬件安全設(shè)施的建設(shè)，包括對防火防災(zāi)、溫濕度控制、防塵、防盜等設(shè)施的建設(shè)，為高校檔案信息資源建設(shè)營造安全環(huán)境。（2）檔案信息資源的安全存儲。為防止數(shù)據(jù)被篡改，可以運用區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)分布式存儲;通過云計算技術(shù)實現(xiàn)云端備份，防止信息丟失。（3）網(wǎng)絡(luò)安全。量子通訊這一新型通訊技術(shù)，在通訊傳輸中具備高效率和絕對安全性，利用這項技術(shù)可以實現(xiàn)檔案信息資源安全快速地傳輸;針對檔案信息資源在傳輸過程中受到的黑客惡意攻擊，也可以利用量子密鑰分發(fā)技術(shù)保證檔案信息資源在傳輸中的安全。（4）安全監(jiān)管。一方面可以在高校范圍內(nèi)設(shè)立系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員和安全審計員，分別對檔案信息資源管理、檔案管理系統(tǒng)管理和安全運行審計方面進(jìn)行維護(hù)和保障;另一方面也可以通過對檔案外包公司、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)公司、檔案硬件及基礎(chǔ)軟件集成商等進(jìn)行可信認(rèn)證，成立第三方監(jiān)管評估機(jī)構(gòu)，對檔案信息資源管理工作進(jìn)行有效監(jiān)管，彌補(bǔ)高校檔案部門在安全監(jiān)管上人力和技術(shù)的不足。（5）制定統(tǒng)一的安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)類型的劃分，分別統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保障檔案信息資源集成的安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

*基金項目：安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會重點研究項目《大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息資源的集成與服務(wù)研究》（項目編號：2019zd03）

參考文獻(xiàn)：

[1]周國鋼，王卓平.高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2012，15（03）：40-42.

[2]陳中.大數(shù)據(jù)：檔案信息資源建設(shè)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)向驅(qū)動[J].蘭臺世界，2019（01）：68-71.

[3] 金秀鳳.大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)處理的優(yōu)化[J].檔案管理，2018（06）：29-32.

[4]唐姝.基于集成理念的檔案信息管理優(yōu)化研究[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2019（02）：95-96.

[5] 李愛華.大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究[J].檔案管理，2020（02）：82-83.

（作者單位：安徽大學(xué)檔案館 來稿日期：2020-05-06）