張夕

前言

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是我國高等院校普遍采用的基層管理模式，這套管理模式多年來為學(xué)校的基層事務(wù)管理貢獻(xiàn)了不小的力量，是學(xué)院建設(shè)發(fā)展不可或缺的管理手段。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，學(xué)校在各方面跟進(jìn)改革，力圖給學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)更好地學(xué)習(xí)生活環(huán)境，作為基層事物管理中樞的二級(jí)學(xué)院辦公室要處理事務(wù)的范圍擴(kuò)大，工作越來越繁雜，在急需效率的日常工作中所出現(xiàn)的問題也越來越多。為了學(xué)校日常工作的平穩(wěn)運(yùn)行，必須針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室在運(yùn)轉(zhuǎn)中暴露出來的一些問題進(jìn)行針對(duì)性分析，提出切實(shí)的解決對(duì)策，提升學(xué)校的管理水平。

目前高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中存在的問題

近年來隨著我國高校教育改革的深入，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的職能不斷擴(kuò)大，管理工作包括人事、教研、黨政、會(huì)議等方方面面。處理的事物增多，問題也隨之而來。第一，辦公室工作人員數(shù)量較少，且辦事水平參差不齊。高校對(duì)辦公室工作人員的編制控制十分嚴(yán)格，幾乎不對(duì)外招聘。大部分工作人員為教職工轉(zhuǎn)崗、校友親屬舉薦、政策安排崗位、勤工助學(xué)學(xué)生，他們大部分都沒有經(jīng)歷過專業(yè)的辦公室事務(wù)培訓(xùn)，上崗后需要很長的時(shí)間適應(yīng)工作內(nèi)容，個(gè)人能力水平也有限制。第二，工作考核制度和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制仍不完善，工作人員缺乏上進(jìn)心。高校二級(jí)學(xué)院辦公室日常處理的工作瑣碎繁雜，且類別各不相同，這就很難給工作人員的工作水平做出一個(gè)有效的評(píng)定，隨之就會(huì)影響到工作人員的薪資獎(jiǎng)勵(lì)。如果沒有一套合理的績效考核規(guī)則，就會(huì)導(dǎo)致工作人員的工作熱情消退，產(chǎn)生職業(yè)倦怠。第三，辦公室內(nèi)工作人員的職能定位不夠清晰。因?yàn)橐幚淼氖聞?wù)很多，而辦公室工作人員數(shù)量又不足，所以就會(huì)出現(xiàn)員工是塊磚，哪里需要往哪搬的情況，這種工作模式很容易出現(xiàn)工作遺漏、重復(fù)工作的問題，導(dǎo)致高校二級(jí)學(xué)院辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)效率降低。第四，管理手段沒有與時(shí)俱進(jìn)?，F(xiàn)在是科技發(fā)展的時(shí)代，許多企事業(yè)單位都用上了計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助事務(wù)管理，學(xué)校雖然也引入了計(jì)算機(jī)管理的方案，但大部分工作人員在此前沒有接觸過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理反而使辦公室的工作效率降低。

提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作水平的對(duì)策

完善工作培訓(xùn)機(jī)制。目前，很多高校都存在著二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員水平不均的問題，究其原因是上崗培訓(xùn)制度沒有得到重視。上崗培訓(xùn)有助于職工快速進(jìn)入崗位，提升辦公室工作人員的整體辦事效率。高?？梢蚤_展二級(jí)學(xué)院辦公室工作交流，從其他體系完備的企事業(yè)單位或其他高校處汲取管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身情況進(jìn)行管理升級(jí)。調(diào)用勤工儉學(xué)的學(xué)生，可以采用一帶一或一帶二的方式，讓固定的工作人員帶學(xué)生熟悉辦公室業(yè)務(wù)，處理一些較為簡(jiǎn)單的瑣碎工作。同時(shí)，辦公室的日常工作要求應(yīng)該詳細(xì)清晰地展示出來，最好可以讓剛進(jìn)入崗位的工作人員根據(jù)流程示意圖獨(dú)立完成部分日常工作。

改革工作績效評(píng)價(jià)機(jī)制。因?yàn)楦咝６?jí)學(xué)院辦公室的工作繁多，很難簡(jiǎn)單對(duì)在職人員的工作能力做出評(píng)價(jià)。部分高校采取了寫論文的方式給工作人員評(píng)定職稱，作為檢查工作的紙質(zhì)證明。這樣的方式十分不可取，首先，二級(jí)學(xué)院辦公室工作任務(wù)重，很難擠出時(shí)間去完成一篇高質(zhì)量的論文。其次，部分工作人員的統(tǒng)籌能力和動(dòng)手能力優(yōu)越，但寫作能力略微欠缺，用寫論文的方式評(píng)定工作實(shí)在有失偏頗[1]。高校二級(jí)學(xué)院辦公室的績效評(píng)定應(yīng)從工作速度、工作質(zhì)量、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等方面入手，至少一個(gè)月進(jìn)行一次短期評(píng)定?？梢砸怨ぷ魅藛T互評(píng)，領(lǐng)導(dǎo)總評(píng)的方式對(duì)工作人員的整體工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。同時(shí)要根據(jù)全面性的工作績效評(píng)價(jià)機(jī)制制定新的績效獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)在職員工為學(xué)校的發(fā)展繼續(xù)貢獻(xiàn)力量。

精準(zhǔn)定位工作人員職能。高校二級(jí)學(xué)院辦公室處理的工作類別很多，各項(xiàng)事務(wù)應(yīng)該安排專門的工作人員去處理，專項(xiàng)專攻，提升辦公桌的總體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。工作人員應(yīng)每天對(duì)自己的當(dāng)日工作進(jìn)行兩三句話的總結(jié)，統(tǒng)計(jì)自己當(dāng)日的工作情況，完成了什么樣的工作，此舉意在避免重復(fù)工作，也可以作為職工績效考核的參考。工作人員的職能確定后，其工作范圍也可以清晰地展現(xiàn)，教師學(xué)生要辦事也可以快速找到相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人，避免到處奔忙。精準(zhǔn)定位工作人員職能還可以完善高校二級(jí)學(xué)院辦公室的責(zé)任管理，建立健全責(zé)任追查制度。

革新高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理手段。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的技術(shù)如果可以應(yīng)用在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理工作中，可以給基層工作帶來很大的便利。教師和學(xué)生的信息統(tǒng)一登記在教務(wù)系統(tǒng)中，在需要時(shí)可以隨時(shí)調(diào)用，就不需要教師和學(xué)生每年都重復(fù)填寫一樣的表格來應(yīng)對(duì)學(xué)校的工作核查，參與評(píng)選等[2]。這要求高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行信息管理，不斷學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平。

在當(dāng)前環(huán)境下，高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理制度的改革需要重視工作培訓(xùn)，建立健全績效評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓工作人員擁有崗位責(zé)任意識(shí)，將工作落實(shí)到個(gè)人，全面提升職工的個(gè)人能力，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)。高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理與學(xué)校的發(fā)展息息相關(guān)，隨著學(xué)校教育改革的深入，管理工作必然還會(huì)出現(xiàn)更多的問題。高校二級(jí)學(xué)院辦公室在職人員需要定期進(jìn)行階段性工作總結(jié)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況和教育改革的需求提出問題，共同商討解決對(duì)策。所有的制度都是有時(shí)效性的，會(huì)隨著時(shí)代的變革發(fā)生改變。所以高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理也必須是動(dòng)態(tài)的，為促進(jìn)學(xué)校發(fā)展而不斷革新。

參考文獻(xiàn)

[1]左麥枝.當(dāng)前形勢(shì)下提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能的對(duì)策探討[J].中外交流，2018，000（045）：98-99.

[2]韓曼瑜，靖永坤.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的困境與對(duì)策分析[J].黑龍江教育：高教研究與評(píng)估，2018，1263（11）：71-72.