周玉興

摘要：機關(guān)行政事務(wù)任務(wù)多、內(nèi)容雜，要求高，服務(wù)性強，要做好機關(guān)行政事務(wù)管理，必須 注重效率，提升質(zhì)量，才能保證機關(guān)業(yè)務(wù)有序運轉(zhuǎn)。然而，隨著時代發(fā)展，機關(guān)行政事務(wù)管理中面臨的問題不斷出現(xiàn)，管理中暴露不少問題，對機關(guān)行政事務(wù)管理運作造成很大影響。為此，本文分析了機關(guān)行政事務(wù)管理中存在的問題，并有針對性地提出了改進對策。

關(guān)鍵詞：機關(guān)行政事務(wù)管理;精準服務(wù);管理效率

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，組織面臨的內(nèi)外事務(wù)更加復(fù)雜，從而增加了機關(guān)行政事務(wù)管理工作難度，對機關(guān)行政事務(wù)管理人員的要求不斷提高，需要相關(guān)人員加強學(xué)習(xí)，提升素質(zhì) ，轉(zhuǎn)型管理觀念，改進服務(wù)方式，保證機關(guān)行政事務(wù)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。然而，只從人員素質(zhì)的角度改善還遠遠不足，必須結(jié)合機關(guān)實際，做好機構(gòu)優(yōu)化配置，制定好崗位職責(zé)，做好人力資源融整合，加強部門團結(jié)協(xié)作，推動服務(wù)型機關(guān)建設(shè)，促進機關(guān)服務(wù)效率得以提升。

一、機關(guān)行政事務(wù)管理中存在的主要問題

機關(guān)行政事務(wù)管理工作性質(zhì)比較特殊，工作任務(wù)多，管理內(nèi)容雜，以事務(wù)性和服務(wù)性工作事項為主，主要是進行上傳下達和做好協(xié)調(diào)工作。然而，在改革情況下，受機構(gòu)編制、職責(zé)權(quán)限、人員素質(zhì)等多方面因素影響，一部分機關(guān)行政事務(wù)管理運轉(zhuǎn)效率低下，內(nèi)部運行不暢，對機關(guān)形象造成很大影響。綜合分析，機關(guān)行政事務(wù)管理中主要存在如下問題：

1. 機構(gòu)配置不科學(xué)

機關(guān)行政事務(wù)事項多、范圍廣、涉及內(nèi)容比較雜，管理難度大。主要是一些事務(wù)雖然交由機關(guān)行政部門辦理，而實際上本部門只是負責(zé)傳達作用，需要由其他科室、部門具體承辦、落實，而對外、外上卻需要機關(guān)行政去做好解釋工作，進行內(nèi)外協(xié)調(diào)。然而，在機構(gòu)改革中，一些組織的機關(guān)行政職能比較弱化，機構(gòu)配置不科學(xué)，運行機制不完善，管理權(quán)限小，難以有效完成協(xié)調(diào)服務(wù)工作。在現(xiàn)階段的實際情況中，有的組織不重視行政事務(wù)工作，機構(gòu)內(nèi)部職責(zé)不分，機關(guān)行政職能未落實，工作職責(zé)與工作內(nèi)容比較模糊，從而影響著工作效率提升。

2. 管理流程不完善

在一部分組織中，機關(guān)行政事務(wù)管理工作沒有理順，機關(guān)行政規(guī)章制度不健全，管理流程不完善，工作執(zhí)行中依據(jù)不足，出現(xiàn)事務(wù)性工作都不愿意負責(zé)，工作上踢皮球，相互推諉等。從機關(guān)行政的職能上看，它是組織的運行中樞，職能多、責(zé)任大，在組織各部門中具有較高的權(quán)威性，如可代表行政負責(zé)人“發(fā)號司令”，傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖，然而，這需要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，在組織中要進一步明確管理事項，厘清職責(zé)，得到內(nèi)部各部門認可，發(fā)揮溝通紐帶作用。然而，在實際管理活動中，部分組織的領(lǐng)導(dǎo)人對機關(guān)行政工作不很重視，行政事務(wù)處于維持狀態(tài)，對行政事務(wù)管理的重要性認識不足，導(dǎo)致機關(guān)行政在組織中的權(quán)威受到影響，從而不利于行政事務(wù)正常運轉(zhuǎn)。有的組織在機關(guān)行政管理流程不清晰，事務(wù)管理運行雜亂無章，一部分事務(wù)幾天工作在此受阻，行政事務(wù)管理陷入困境，影響著單位業(yè)務(wù)進一步發(fā)展。

3 .人員配備不合理

出于精簡的需工，一些組織中機關(guān)行政事務(wù)管理人員減少了，而相應(yīng)的工作任務(wù)沒有調(diào)整，反而增加了，增加了機關(guān)行政事務(wù)工作量，這對工作人員極大壓力。有的機關(guān)行政與其他科室、部門合并，職能雜亂，由于編制緊張，受編制限制，工作人員較少，出現(xiàn)一人多崗位，一人多職，責(zé)任模糊。由于事無巨細，工作繁瑣，一部分工作人員疲于勞作，而又感覺無績可表。有的組織在人員不足的情況下，從其他科室抽調(diào)人員進入機關(guān)行政事務(wù)管理崗位，有的人對行政事務(wù)處理流程不熟，又沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，在事務(wù)處理中顧此失彼，工作難以跟上節(jié)奏，造成差錯時有發(fā)生，管理與服務(wù)效率大打折扣，難以達到預(yù)期目標。

二、完善機關(guān)行政事務(wù)管理的具體對策

1. 優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置，完善機構(gòu)職能

在改革背景下，各個單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)必須保持精簡高效，有利于工作效率提升。各個單位必須根據(jù)各自實際，結(jié)合改革總體目標，對內(nèi)設(shè)機構(gòu)職能進行重新優(yōu)化。 一是機關(guān)行政機構(gòu)力量必須加強，不能削弱。將與行政事務(wù)有關(guān)的事項統(tǒng)一歸集到行政事務(wù)管理機構(gòu)，保持職能的統(tǒng)一性，增強機關(guān)行政事務(wù)管理的調(diào)控能力。二是要明確行政事務(wù)管理機構(gòu)的權(quán)責(zé)。

要做好行政事務(wù)管理機構(gòu)的責(zé)任分工，進行職能定位，從而保證機構(gòu)運行職責(zé)清晰，工作內(nèi)容明確，減少工作中部門間扯皮現(xiàn)象發(fā)生，保證機關(guān)運往的整體性。三是強化行政事務(wù)管理機構(gòu)的綜合協(xié)調(diào)功能。行政事務(wù)管理機構(gòu)是機關(guān)運轉(zhuǎn)的中樞，要發(fā)揮其職能作用，就要賦予其更多的“權(quán)限”，強化其綜合協(xié)調(diào)功能，在一些具體的事務(wù)性業(yè)務(wù)中，由其負責(zé)牽頭，協(xié)調(diào)內(nèi)部各科室、各部門進行參與，完成相關(guān)工作，達到提速增效目標。

2. 明確職責(zé)權(quán)限，精簡優(yōu)化管理流程

要保證機關(guān)業(yè)務(wù)有序運行，必須建章立制，統(tǒng)一流程，規(guī)范行政事務(wù)管理，推動各項業(yè)務(wù)有序完成。為此，必須抓好如下幾個方面的工作：一是做好制度建設(shè)。要根據(jù)單位實際與行政事務(wù)管理的要求，構(gòu)建完善的機關(guān)事務(wù)管理制度，保證各項業(yè)務(wù)運行有章可行，有據(jù)可依。一方面，要針對行政事務(wù)管理機構(gòu)自身建立內(nèi)部業(yè)務(wù)運行規(guī)范，保障機構(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范運行;另一方面，要制定全組織的管理制度，特別是要做好與行政事務(wù)機構(gòu)運行相關(guān)的制度銜接工作，保持制度間的協(xié)調(diào)，從而保證業(yè)務(wù)有序?qū)?。二是要進一步精簡優(yōu)化管理流程。管理程度復(fù)雜、流程圖不清晰，會造成機構(gòu)運行成本增長，運行面臨困難，為此，必須結(jié)合具體的業(yè)務(wù)特點，盡量簡化管理流程，減少中間環(huán)節(jié)，提高服務(wù)辦事效率。三是實行行政管理方式創(chuàng)新。在行政事務(wù)管理中要大膽應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，推行現(xiàn)代行政管理方式，促進行政管理效能提升。如構(gòu)建組織工作群、官網(wǎng)聯(lián)系渠道，加快內(nèi)部信息傳遞通道，改變過去電話溝通、會議交流，上門征求意見等傳統(tǒng)行政方式，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進行政事務(wù)管理效率提升。

3. 做好人才培訓(xùn)工作，做好人員科學(xué)配置

機關(guān)行政事務(wù)工作多、內(nèi)容雜，有人認為工作人員是“勤雜工”，不需要專業(yè)水準，是人人都可做的一項工作。事實上，這一觀點是非常錯誤的。在經(jīng)濟快速發(fā)展的情況下，社會各方對行政事務(wù)管理提出了更高要求，需要工作人員具有較高的綜合素養(yǎng)與應(yīng)變能力，工作人員不僅要“能說會道”，還要“能寫會算”。要了解“上意”，準確把握上級與領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，能夠做好傳達解釋工作;要領(lǐng)會“下情”，對部門及員工的動態(tài)了如指掌，了解他們的想法與要求，從而在工作中能夠采取正確的方法，做好應(yīng)對，促進工作效率提升。為此，在行政事務(wù)管理中，人員要優(yōu)選，專業(yè)素質(zhì)要高，綜合能力要強，要不斷加強工作人員專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們提升綜合素質(zhì)。同時，要做好管理人員綜合搭配，保證隊伍配置科學(xué)，人員性格、素質(zhì)相互互補，從而提升綜合服務(wù)能力。

結(jié)語

在形勢下，機關(guān)行政事務(wù)工作更加復(fù)雜，管理難度更大，而社會各方對機關(guān)行政事務(wù)的要求更高，機關(guān)事務(wù)管理工信顯得尤其重要。必須加強機關(guān)行政事務(wù)管理建設(shè)，進一步明確權(quán)責(zé)關(guān)系，創(chuàng)新行政事務(wù)管理方式，對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，促進管理能力提升，推動單位業(yè)務(wù)長遠發(fā)展。

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