高佳

摘要：我國的機(jī)關(guān)單位是行使國家職能的各種部門、機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作涉及各部門工作和各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄、涉及一些國家機(jī)密，機(jī)關(guān)檔案管理工作至關(guān)重要。但是，現(xiàn)階段，我國機(jī)關(guān)檔案管理工作存在很多問題亟待解決。筆者就新形勢下，機(jī)關(guān)檔案管理工作的高效開展提出一些優(yōu)化措施，旨在為實(shí)踐操作提供一定借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形式;機(jī)關(guān)檔案;工作水平;應(yīng)對(duì)策略

引言

社會(huì)的發(fā)展越來越快速和便捷，因此我們?cè)诠ぷ髦幸S著社會(huì)的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個(gè)單位對(duì)待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對(duì)檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)部門甚至一個(gè)單位的工作水平和整體工作效率，必須對(duì)其進(jìn)行高度重視，提出具體的解決措施。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，檔案的管理和處置是一件十分重要的事情，處理檔案的方式不正確可能引起資料的泄露和文件的損毀等重要問題，檔案作為一個(gè)單位的重要存在，管理不容半點(diǎn)馬虎。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的文件應(yīng)該及時(shí)備份、編號(hào)、收存等，并且對(duì)于工作中產(chǎn)生的文件要及時(shí)進(jìn)行翻閱、整理、分類和保存，對(duì)于文件的有序處理能夠在工作中起到事半功倍的作用，大大節(jié)約工作中不必要的準(zhǔn)備時(shí)間，便于工作的展開和總結(jié)。從目前的機(jī)關(guān)工作來看，工作內(nèi)容是十分繁雜的，這就意味著機(jī)關(guān)單位的檔案內(nèi)容十分龐大，對(duì)于檔案的有效處理能夠使機(jī)關(guān)單位的檔案工作跟上社會(huì)的需求，工作的需要，使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，成為機(jī)關(guān)單位工作時(shí)的得力助手，共同增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的工作效率。

二、新形勢下提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的策略

（一）樹立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理理念

機(jī)關(guān)檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊，缺乏科學(xué)的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、科技的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理面臨新的種種問題，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念，稍有不慎便與時(shí)代脫軌。其次，部分單位沒有正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理的重要性，沒有引起高度的重視，導(dǎo)致一些工作人員工作中出現(xiàn)敷衍了事、拖沓滯后的現(xiàn)象，毫無責(zé)任感可言;另外，一些行政部門開展工作時(shí)沒有高效利用機(jī)關(guān)檔案，導(dǎo)致工作效率長期得不到提高，最終導(dǎo)致國家職能部門的工作效率和工作質(zhì)量難以提高。筆者認(rèn)為，隨著科技的發(fā)展，信息化、電子化的發(fā)展和普及，電子文件、電子檔案管理健全制度的建立，電子檔案管理技術(shù)成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。新形勢下，已有很多單位采用電子檔案管理方式，電子檔案的管理水平、管理技術(shù)也在不斷提高，眾多單位已基本實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理。

從目前的發(fā)展趨勢來看，我們能清楚地認(rèn)識(shí)到電子檔案的采集、存儲(chǔ)、管理和歸檔等等工作必須在計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等電子設(shè)備上進(jìn)行。因此，各單位要樹立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理工作理念，加強(qiáng)宣傳推廣電子檔案管理的力度，定期組織相關(guān)培訓(xùn)來學(xué)習(xí)如何做好電子檔案管理工作。另外，必須補(bǔ)全開展電子檔案管理工作的硬件設(shè)備，途中不容有任何疏忽，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案遭受損失。

（二）創(chuàng)新管理方法和管理技術(shù)

落后的檔案管理技術(shù)和管理方法是我國機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的又一個(gè)嚴(yán)重的問題，現(xiàn)階段，我國的機(jī)關(guān)檔案管理工作還是以人力管理為主，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化智能設(shè)備沒有被充分利用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的優(yōu)勢在檔案管理工作中沒有得到充分展現(xiàn)，落后的管理技術(shù)和方法難以滿足現(xiàn)代高科技和信息化的要求，導(dǎo)致檔案管理工作效率和工作質(zhì)量長久得不到提高，甚至還會(huì)導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)檔案受損或丟失。很多機(jī)關(guān)單位供存放檔案的空間小、內(nèi)部硬件設(shè)備不夠完善、存放檔案的柜子各種各樣、不統(tǒng)一，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理存在安全問題，有時(shí)可能因?yàn)橐淮位馂?zāi)、地震等災(zāi)害就會(huì)導(dǎo)致這些檔案不復(fù)存在，造成嚴(yán)重的損失。新形勢下，機(jī)關(guān)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、克服改正自身的缺點(diǎn)，以促進(jìn)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。筆者認(rèn)為，必須建立健全機(jī)關(guān)檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)和制度，規(guī)范檔案管理工作，讓檔案管理工作的開展有法可依、有法必依。

首先，成立專門的檔案管理工作部門，實(shí)行責(zé)任制、問責(zé)制，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，提高工作人員責(zé)任感;做到分工明確，各司其職，提高工作有效性;加強(qiáng)各單位組織之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)了解掌握各單位的實(shí)際情況，提高工作效率。其次，各單位可采取激勵(lì)競爭機(jī)制，為提高工作人員之間的競爭意識(shí)，可采取相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，因?yàn)橛懈偁?，才?huì)有動(dòng)力，才會(huì)有進(jìn)步，才會(huì)有成果，促進(jìn)高素質(zhì)、高水平人才的培養(yǎng)。另外，要完善檔案管理經(jīng)費(fèi)制度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門要適當(dāng)加大在機(jī)關(guān)檔案管理工作方面的資金投入，完善檔案管理工作需要的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施。通過建立健全相關(guān)的檔案管理制度、規(guī)范各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作，來提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。隨著科技的日新月異，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的普及，傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理工作已經(jīng)滿足不了21世紀(jì)發(fā)展的需要。因此，要想做好檔案管理工作，必須加大技術(shù)、管理方式方法的創(chuàng)新力度，利用現(xiàn)代化的科研成就，結(jié)合自身的檔案管理相關(guān)制度，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的管理手段，找出現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足并加以改正，創(chuàng)新檔案管理方式，創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式，并不斷與時(shí)俱進(jìn)。以此來大大提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

（三）重視管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)

要想做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，工作人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)起到至關(guān)重要的作用。但是，現(xiàn)階段，從事機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員普遍專業(yè)技能、綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，大部分工作人員缺乏先進(jìn)、科學(xué)的管理理念，缺乏創(chuàng)新精神，沒有完全掌握有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，甚至很多人沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致在工作的過程中常常沒有嚴(yán)格要求自己，敷衍了事，缺乏責(zé)任感。因此，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要手段之一。

機(jī)關(guān)檔案管理工作要想適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，還必須重視檔案管理團(tuán)隊(duì)、人才隊(duì)伍的建設(shè)，重視提高工作人員的綜合素質(zhì)。因?yàn)闄n案管理工作非常講究專業(yè)性、連續(xù)性、系統(tǒng)性。檔案管理工作者必須具有超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，堅(jiān)持為本單位服務(wù)、為國家服務(wù)、為人民服務(wù)。必須要有嚴(yán)格的職業(yè)操守、較高的綜合素質(zhì)，要忠于職守、愛崗敬業(yè)。其次，相關(guān)行政部門要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，可定期組織相關(guān)的知識(shí)講座、專家座談會(huì)，組織不同省、市的機(jī)關(guān)檔案管理工作者開展工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、分享工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì);另外，加強(qiáng)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，選拔一些專業(yè)技能強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的工作人員，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，組建優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最后，還可建立相關(guān)的薪資激勵(lì)制度，以調(diào)動(dòng)工作人員的工作主動(dòng)性與積極性。

三、結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、多元化的綜合性工作，工作人員在了解掌握相關(guān)的理論知識(shí)的同時(shí)，必須注重社會(huì)實(shí)踐、工作實(shí)踐，還需要掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子檔案管理技術(shù)，遵守相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理工作關(guān)系到國家職能部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系到一些國家機(jī)密，所以必須引起高度重視，增強(qiáng)責(zé)任感。

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