摘要:資金管理在財務管理體系中占據(jù)非常重要的位置,隨著社會的發(fā)展及管理經驗的積累,大中型企業(yè)對資金管理也日漸置于重中之重的位置。在結合現(xiàn)代管理思想及電算科技集成下,本文擬就企業(yè)在資金計劃、控制、監(jiān)督等方面存在的問題進行探討,在電算化軟件成本投入、財務人員配崗分配、資金賬戶管控、財務信息內部傳遞等各方面提出建議,以期尋求更好的資金管理方式,提高資金的使用效率及收益率,控制風險,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理目標。
關鍵詞:資金管理;財務軟件成本;資金賬戶管控;財務信息傳遞
資金管理是財務管理體系的重要組成部分,是企業(yè)正常運營的關鍵因素,企業(yè)只有建立良好的資金管理系統(tǒng)及制度,才能不斷提升資金使用效率及收益率,促進企業(yè)良性的運轉,進而實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略管理目標。近年來,大中型企業(yè)在現(xiàn)代管理思想下也逐步日益重視資金管理,但有些問題和不足尚存。
一、企業(yè)資金管理存在的問題和不足
(一)財務控制軟件資金投入少、人工管控多
目前企業(yè)針對資金的有效管理意識加強,普遍使用各種財務數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。但實際在運營過程中,發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)存在以下現(xiàn)象:1.軟件公司對財務軟件的升級和擴容受限。最初選購的軟件產品在初始化模塊完成上線后,因公司業(yè)務模式的拓展需要更多元素呈現(xiàn)報表數(shù)據(jù)時,原軟件已無法進一步升級或遇到無法突破的瓶頸。2.財務資金管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。企業(yè)的財務軟件系統(tǒng),與后續(xù)的ERP系統(tǒng)無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳送,導致資金自動化管理系統(tǒng)逐漸演變?yōu)殡u肋之勢。3.管理層對財務軟件的重視度不夠,對財務軟件系統(tǒng)成本投入較少。資金系統(tǒng)屬于科技類產品,為ERP體系中的一個模塊。如果購買一套大型ERP完整系統(tǒng),需要耗資巨大。在選擇ERP時,管理層更多的是重視創(chuàng)造利潤的業(yè)務端的模塊有效性和便捷性,對財務軟件系統(tǒng)成本投入較少。4.為控制系統(tǒng)成本,人力管控為主。因原有的資金管理系統(tǒng)的不便利性,很多企業(yè)選擇人工管控與資金管理系統(tǒng)并行,且人工管控為主。數(shù)據(jù)的及時性及準確性并不能達到好的效果。
(二)IT人員素質匹配與流程設置更新滯后
大中型企業(yè),一般都設有企業(yè)自身的辦公平臺軟件,并配備相應的IT人員進行后續(xù)維護和開發(fā)。在最初平臺開發(fā)模塊設置完畢后,隨著公司業(yè)務模式的變更,存在功能開發(fā)限制。當資金的審批流程發(fā)現(xiàn)變更時,出現(xiàn)IT人員素質匹配與流程維護設置出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。
(三)資金賬戶系統(tǒng)化及檔案保管不規(guī)范
大中型企業(yè)資金流量較大,母公司及下屬公司一般存在幾十個至上百個銀行賬戶,存續(xù)期長,管理人員眾多,但系統(tǒng)化及檔案保管不規(guī)范。主要體現(xiàn)在以下方面:1.賬戶于各地開立,賬戶信息及開戶資料、銀行聯(lián)系人等不能及時完整地更新至系統(tǒng)平臺中。當新舊財務人員交接時,僅能憑前任的紙質文件,容易遺落交接賬戶。2.銀行賬戶的資金余額,因與銀行系統(tǒng)端無法對接,資金余額為人工維護,影響資金動態(tài)的更新時效性及準確性。3.為資金管理需要,購置單獨的資金管理平臺。此類單獨模塊,一般是依靠人工的維護每日的余額,功能單一,僅能提供有限的資金信息;并且因無法對接銀行客戶端系統(tǒng),只能通過人工進行檢查,資金管理平臺軟件日漸成為財務人員的例行工作的負擔。
(四)財務預算執(zhí)行不利
大中型企業(yè),一般有健全的財務核算體系和完整的財務執(zhí)行程序,每年度都會進行財務資金預算。但基于子公司及分支機構眾多,在執(zhí)行中容易存在形同虛設的現(xiàn)象。沒有同步的預算與執(zhí)行比對和監(jiān)督,到了年底回審預算數(shù)時,已無法改變已發(fā)生額開支。
(五)資金管理的內部控制及財務信息傳遞問題
大中型企業(yè)的人員眾多,職別層級也較復雜,在資金管理的內部控制中還存在以下問題:1.有分層授權意識,但平衡授權和放權不足。普遍企業(yè)對主要業(yè)務及高風險領域的管控無單獨劃分,與日常事務的授權均以涉及的金額大小區(qū)分,對事項性質的重要性控制不足;高層領導對資金進出的流程全面控制,放權不足,影響資金的靈活性及管理的效率;2.上市公司的人員較多,交叉?zhèn)鋶徆芾?,權責不明晰。當出現(xiàn)臨時代工或換崗時,相互制約和監(jiān)督的機制出現(xiàn)空檔,容易發(fā)生紕漏。3.資金平行矩陣管理,確導致信息傳達不及時。主要體現(xiàn)在企業(yè)內部之間的有效溝通不足,信息的溝通制度不完善,傳送渠道過多反而出現(xiàn)信息遺漏等狀況,造成資金信息傳遞失真或不能及時傳遞到高層主管或底層員工。
二、加強企業(yè)資金管理的對策措施
(一)加強財務系統(tǒng)管理
資金管理系統(tǒng)是一種管理手段,在成本許可的范圍下,合理增加財務軟件的投入;通過財務軟件與人力雙重管控。公司的管理層更加重視財務軟件開發(fā)的投入,短期效果或許并不明顯,但長期看來,不僅會更有效的管控資金,并且將很大程度節(jié)約管理成本及用人成本。
首先,在選擇新的資金平臺軟件時,盡量選擇大型規(guī)范的軟件公司及模塊的兼容性和拓展性較高的產品。很多大中型企業(yè),業(yè)務拓展得迅猛,后期資金管理軟件無法滿足到新業(yè)務的需求。資金管理最終還是停留在出納人員每日制電子表格,主管匯總數(shù)據(jù)的階段。軟件的開發(fā)或維護不到位,人工管控難免出現(xiàn)疏漏。所以建議在一開始選擇產品時,去選擇資質較好的軟件公司產品,與企業(yè)預計十年或更長時期業(yè)務匹配的、功能拓展性能好的產品。
其次,由于最初產品性能不足以支持業(yè)務發(fā)展,很多企業(yè)選擇購買外掛單獨資金管理模塊。但基于成本要素,模塊的數(shù)據(jù)信息還是只能靠人工維護,效用并不實用。所以,在選擇購買單獨資金模塊時,建議管理層多考慮與原系統(tǒng)對接性。如果采用多套管理軟件并行,不是最佳方式。加大資金管理軟件成本的開支,尋求成本與效率的平衡。
最后,資金管理系統(tǒng),最佳的是能直接正確反映銀行資金余額,并能從出納系統(tǒng)對接到賬務系統(tǒng),同時生成管理層資金總額數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)的正確性和及時性,將大大增加資金報表的可使用性。目前,很多銀行等金融機構,也在不斷升級銀企直聯(lián)系統(tǒng),逐步實現(xiàn)銀企數(shù)據(jù)傳送,大大提升數(shù)據(jù)準確性,這同時也需要企業(yè)有較好的資金管理平臺功能拓展和支撐。
(二)資金流動性系統(tǒng)化管理
在運營中,資金的流動性管理的重要性不言而喻。我們經常會發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象:團隊有新的項目提報,老板就立刻就會問財務主管是否有足夠資金。資金富足時候,財務主管可以根據(jù)賬上的大致數(shù)據(jù)立刻提供;但資金存量較少時,會后再盡快盤點所有大小賬戶內資金。而統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源經常是各地出納人員匯總資金賬戶余額而成。這其中,人工匯總數(shù)據(jù)會存在各種差異,例如當日已收到項目回款,而出納人員未接到通知;或有統(tǒng)計數(shù)據(jù)疏漏等等可能存在現(xiàn)象。而好的資金管理平臺的優(yōu)勢,在短時間內出報告的效用就很容易體現(xiàn)出來。就如按下一個按鈕,每個賬戶的資金總量匯總出來,各種形式的報表也能即可打印,一目了然。通過財務軟件手段和人工管控,現(xiàn)金流預測準確度也將大大提高。同時,公司應匹配相應的管理機制,配置相對水平的IT人員,實時更新系統(tǒng)授權流程系統(tǒng)設置;如果財務系統(tǒng)還處于人工維護的階段,資金數(shù)據(jù)的維護人員應設專崗專職,避免數(shù)據(jù)的維護不及時、不準確,稽核不到位。
(三)賬戶及交易平臺控制管理
資金賬戶管理建立專門檔案,系統(tǒng)化管理。大中型公司,旗下賬戶數(shù)量眾多,分散全國各地。很多企業(yè)由當?shù)氐呢攧杖藛T保管紙質材料,并未形成系統(tǒng)化文件、賬戶開戶的統(tǒng)計表也依靠人工統(tǒng)計。當財務人員離職等情況,因交接不清,新任人員甚至不了解公司存在的全部賬號。賬戶過久不使用,按照中國人民銀行的規(guī)定將轉為久懸賬戶。此類賬戶存在,明顯的缺陷在于:1.如賬戶內存在少量資金,公司的資金未能有效利用;2.新業(yè)務開立需新增賬戶,但鑒于久懸賬戶的存在,業(yè)務受限,影響新項目出資或募集資金。賬戶及其交易的管理,建議也采用系統(tǒng)化的方式;一切載于平臺之上,通過系統(tǒng)的控制,來加強流動性的管理。
(四)加強預算規(guī)劃及控制現(xiàn)金流
財務預算,是大中型企業(yè)必備的一個工作。但在實踐中,特別容易流于形式。預算目標設定,采用從上而下或從下至上的流程,都是可以選擇的。我們探討依據(jù)歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務預判規(guī)劃后的現(xiàn)金流,如何能更好地在執(zhí)行中實現(xiàn)控制。
1.投資和籌資的決策影響現(xiàn)金流
在年度預算時,比較難預計的是未來投資規(guī)模及資金需求量;如投資需求膨脹較快,資金需求量難以匹配,短時間內籌資需求強烈?;I資過激,很容易引發(fā)資本結構不當,出現(xiàn)企業(yè)籌資成本過高或者債務危機。預算的控制,應通過對各項經營活動及相關的財務活動的審批或確認,實現(xiàn)業(yè)余與財務一體化的控制。設定適合企業(yè)發(fā)展階段的財務杠桿比例,不盲目擴張,有計劃的控制投資和籌資的進度。
2.經營過程控制現(xiàn)金流
預算目標值設定后,需定期檢視和監(jiān)督執(zhí)行情況。很多企業(yè)單純依靠人工核查,很難實現(xiàn)實時控制;也存在不少企業(yè),將預算僅僅作為年底階段性工作完成后,就很少再行比對。比較好的方式是,通過系統(tǒng)平臺進行限制;每期填報投資項目、費用支出等需求申報時,設定的資金預算數(shù)自動跳出,系統(tǒng)自動計算已使用額度及剩余額度。每月度自動生成管理報表,供部門檢討審核,并控制后續(xù)的投入資金量。如特殊事項導致當年的發(fā)生額與預算相比波動過大,再通過高層管理會議修訂預算數(shù)據(jù)。
(五)強化資金調度的內控風險管理
1.大中型企業(yè)規(guī)模較大,人員層級多。企業(yè)的各管理層都有分層授權設置,但普遍存在平衡授權和放權不足。出于風險管控機制,建議采用基本和專項授權分離機制;日常開支、定期費用類支出,由系統(tǒng)控制預算數(shù)及較低授權額度;專項投資類,設定專門授權程序;通過辦公平臺軟件或ERP系統(tǒng),建立完善授權管理工作機制。
2.上市公司交叉AB備崗制度,在資金管理方面,需權責更加明確
備崗制度不等于不分權責。當一人休假時,代崗的員工所處理的事件,需留下處理痕跡和明確責任人。資金活動管控如果不嚴,很容易產生資金被挪用或侵占現(xiàn)象。
3.建立完善的信息傳達機制
因通訊的便利,現(xiàn)行公司比較常用的是資金平行矩陣管理;主管通過郵件、微信等多種溝通方式傳達信息。信息的價值,是需要通過互相傳遞和有效利用才能體現(xiàn)。資金信息,特別是緊急資金需求及出資等重大事項,需固定的公司制度溝通交流方式,將有關信息在企業(yè)內部各管理級次中傳送,而不是經常變換溝通工具、或所有事項通過中層主管傳到底層,產生信息失真或信息不及時的狀況。穩(wěn)定的信息渠道,是保證資金高效營運的重要手段。
三、總結
健全的資金管理系統(tǒng),需要建立一個完整的資金管理制度,有效的資金管理軟件和控制平臺,良好的運營內控機制,并合理的配置人力資源。通過現(xiàn)代技術手段與強有力的內控制度,將企業(yè)資金風險降到最低,使企業(yè)持續(xù)保持支付能力及償債能力,從而達到整體利益最大化,實現(xiàn)公司最終戰(zhàn)略目標。
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作者簡介:
黃隨彬,中國光大控股有限公司。