龐媛

摘要：隨著內(nèi)控制度的建立和不斷完善，越來(lái)越多的公司不再滿足于初始的內(nèi)控框架體系及指引，而是更加致力于內(nèi)控制度的健全，建立并完善內(nèi)控管理體系，確保公司的整體運(yùn)營(yíng)下內(nèi)控的有效性和可持續(xù)性。完整的內(nèi)控管理系統(tǒng)有一個(gè)很重要的作用，就是避免內(nèi)控薄弱點(diǎn)的擴(kuò)散。文章通過(guò)分析內(nèi)控管理中難以實(shí)現(xiàn)有效操作的根本原因，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，論述如何有效地管理和解決內(nèi)控薄弱點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控薄弱點(diǎn);缺陷;關(guān)閉;內(nèi)控完整性體系

隨著治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)控制度的建立和健全，越來(lái)越多的公司繼續(xù)致力于建立一個(gè)內(nèi)控完整性管理體系，以確保在公司的日常運(yùn)營(yíng)中保持內(nèi)控的完整性，避免內(nèi)控薄弱點(diǎn)擴(kuò)散，能持久到達(dá)并維持一個(gè)具有成本效益的內(nèi)控環(huán)境，同時(shí)也應(yīng)對(duì)內(nèi)外部披露和監(jiān)管的要求，提升風(fēng)險(xiǎn)管理水平。而有效地管理和解決內(nèi)控薄弱點(diǎn)及違規(guī)情況，并向管理層報(bào)告，從而及時(shí)充分地解決問(wèn)題，是內(nèi)控完整性體系中一個(gè)關(guān)鍵的要素。

有效的管理是解決內(nèi)控薄弱點(diǎn)的關(guān)鍵，真正體現(xiàn)了企業(yè)的內(nèi)控管理水平。對(duì)內(nèi)控薄弱點(diǎn)的界定各有不同，一般包括對(duì)內(nèi)外部審計(jì)、自我評(píng)估、體系評(píng)價(jià)以及相關(guān)違規(guī)違紀(jì)中發(fā)現(xiàn)的缺陷、教訓(xùn)或事件，對(duì)薄弱點(diǎn)的管理，包括報(bào)告、分析、措施跟蹤及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分享等。

一、解決內(nèi)控薄弱點(diǎn)時(shí)存在的普遍問(wèn)題及根本原因

（一）當(dāng)在內(nèi)外部審計(jì)、評(píng)估或評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)了內(nèi)控薄弱點(diǎn)，沒(méi)有完整的程序來(lái)跟進(jìn)和解決、記錄和分享，成為完整性鏈條上的缺失?；蛑贫岁P(guān)閉措施，但關(guān)閉措施是分散在不同的業(yè)務(wù)流程中的，而不同的業(yè)務(wù)流程沒(méi)有在相同的平臺(tái)進(jìn)行整合與優(yōu)化，導(dǎo)致措施難以有效執(zhí)行或沒(méi)有特定或配套的工作指引、模板。

（二）內(nèi)控理念沒(méi)有深入人心，甚至領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)控的認(rèn)識(shí)不足，部分管理層對(duì)生產(chǎn)、安全、采購(gòu)、銷售重視，但是內(nèi)控措施的制定和落實(shí)缺乏敏感度，導(dǎo)致整個(gè)部門的內(nèi)控措施沒(méi)有很好的落實(shí)，而僅僅是為了完成任務(wù)或者應(yīng)付審計(jì)、評(píng)估，同時(shí)，也極大影響到內(nèi)控理念在員工層面的推廣。應(yīng)自上而下地加強(qiáng)對(duì)內(nèi)控職責(zé)的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行，提升內(nèi)控培訓(xùn)的系統(tǒng)性和覆蓋面。

（三）組織架構(gòu)的設(shè)置的影響：不少內(nèi)控部門設(shè)在財(cái)務(wù)、內(nèi)審部門，而財(cái)務(wù)或?qū)徲?jì)部門對(duì)其他部門的內(nèi)控工作卻無(wú)權(quán)進(jìn)行考核，以至于其他部門認(rèn)為內(nèi)控是財(cái)務(wù)或者審計(jì)的職責(zé)范圍。通常，內(nèi)控措施執(zhí)行的好的公司，其組織架構(gòu)合理，考核有效。另外，個(gè)部門內(nèi)控代表常常都是兼職，沒(méi)有激勵(lì)，而內(nèi)控經(jīng)理無(wú)權(quán)跨部門對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核。

（四）考核、指標(biāo)、內(nèi)控評(píng)價(jià)缺失或不完整：指標(biāo)不夠量化，沒(méi)有作為部門、公司的KPI考核指標(biāo)定期跟進(jìn);對(duì)薄弱點(diǎn)的關(guān)閉工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)性考核或者是考核難以執(zhí)行到位;很多公司也沒(méi)有對(duì)自身體系的有效性評(píng)估。

（五）缺乏有效的內(nèi)控信息系統(tǒng)平臺(tái)，依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心和影響力：很多公司還沒(méi)有缺陷管理流程軟件，是通過(guò)登記、更新臺(tái)賬進(jìn)行追蹤和跟進(jìn)。由于內(nèi)控文檔覆蓋范圍大，涵蓋了企業(yè)幾乎所有的業(yè)務(wù)流程，文檔的更新與維護(hù)復(fù)雜，信息多而雜亂，并且容易丟失，同時(shí)受內(nèi)控人員素質(zhì)、責(zé)任心影響大。有時(shí)，在面對(duì)審計(jì)或評(píng)估的時(shí)候，相關(guān)人員仍然有敵對(duì)的心理，不愿意承認(rèn)自己的失誤或者錯(cuò)誤，對(duì)內(nèi)控的薄弱點(diǎn)極力辯解，沒(méi)有以積極的心態(tài)去采取補(bǔ)救和預(yù)防措施。

（六）部分薄弱點(diǎn)的解決只是為關(guān)閉而關(guān)閉，沒(méi)有根本地修復(fù)薄弱點(diǎn)，造成重復(fù)性審計(jì)問(wèn)題出現(xiàn)或者類似、同類的缺陷出現(xiàn)，不能夠舉一反三，推動(dòng)完整性體系的不斷完整、可持續(xù)改進(jìn)。缺乏有效關(guān)閉的驗(yàn)證程序，也沒(méi)有實(shí)施對(duì)完整性體系的評(píng)估，以至于內(nèi)控環(huán)境不能達(dá)到最佳運(yùn)作效果。

二、管理和解決內(nèi)控薄弱點(diǎn)的策略與方法

（一）是否有完整的、可操作的程序來(lái)跟進(jìn)和解決、記錄和分享，成為完整性鏈條上重要的一環(huán)，反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。

1.應(yīng)對(duì)內(nèi)控薄弱點(diǎn)進(jìn)行分類，分別制定程序進(jìn)行跟進(jìn)和解決，使解決過(guò)程中運(yùn)用的工具與模板具有透明度和可操作性。可以按薄弱點(diǎn)的性質(zhì)或嚴(yán)重性來(lái)劃分：

各類審計(jì)/評(píng)估發(fā)現(xiàn)的缺陷：程序關(guān)鍵是對(duì)內(nèi)控缺陷進(jìn)行管理，如果沒(méi)有內(nèi)控信息系統(tǒng)（軟件系統(tǒng)），則需要建立“監(jiān)控缺陷臺(tái)賬”進(jìn)行管理。臺(tái)賬的內(nèi)容應(yīng)至少包括：?jiǎn)栴}描述、主導(dǎo)部門、關(guān)閉責(zé)任人、根本原因、計(jì)劃關(guān)閉措施、計(jì)劃關(guān)閉時(shí)間等關(guān)鍵信息。對(duì)于跨部門或重大缺陷，還可以指定一名更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)作為引導(dǎo)人。程序應(yīng)明確關(guān)閉責(zé)任人等職責(zé)、確立缺陷關(guān)閉應(yīng)符合的原則等，如：怎么才算是有效關(guān)閉、逾期關(guān)閉的認(rèn)定、關(guān)閉確認(rèn)單的審批等。

違規(guī)違紀(jì)的（事件）：對(duì)于涉及違規(guī)違紀(jì)的內(nèi)控事件，需要相應(yīng)部門進(jìn)行事件調(diào)查，按照違規(guī)違紀(jì)的程序進(jìn)行處理并按規(guī)定通報(bào)處理意見(jiàn)。

內(nèi)控教訓(xùn)/不足：一般指還沒(méi)有暴露出來(lái)的內(nèi)控不足，但是為了避免它的消極影響，也避免類似問(wèn)題的發(fā)生，應(yīng)鼓勵(lì)所有員工按照既定的程序/渠道報(bào)告內(nèi)控教訓(xùn)的情況，內(nèi)控部門對(duì)其進(jìn)行篩選和認(rèn)定，并酌情進(jìn)行分享，避免再次發(fā)生時(shí)為公司帶來(lái)?yè)p失。

特別要注意程序制定的可操作性，沒(méi)有具體的操作辦法，或者對(duì)一些工具、模板沒(méi)有配套的操作指引，只是將內(nèi)控檢驗(yàn)點(diǎn)羅列起來(lái)，那這個(gè)程序就是失敗的。要讓實(shí)際工作能夠按照這個(gè)程序執(zhí)行，而不是用來(lái)裝飾墻面，要讓操作人員沒(méi)有理解上的偏差，不同的人在跟進(jìn)同樣的薄弱點(diǎn)時(shí)，都能得到同樣的結(jié)果。

2.確立缺陷跟進(jìn)的溝通匯報(bào)機(jī)制。內(nèi)控會(huì)議分部門、跨部門、內(nèi)控最高機(jī)構(gòu)（如內(nèi)控委員會(huì)），按照內(nèi)控歸屬的責(zé)任部門，定期在相關(guān)的會(huì)議上匯報(bào)跟進(jìn)情況，推動(dòng)缺陷關(guān)閉，在跨部門、重大、逾期等缺陷跟進(jìn)上尋求相關(guān)方支持，并按照缺陷分享標(biāo)準(zhǔn)在相應(yīng)的范圍內(nèi)進(jìn)行分享。

溝通匯報(bào)機(jī)制的建立依賴于公司各個(gè)層面的溝通和支持，并需要將溝通匯報(bào)的形式和結(jié)果形成文件記錄并執(zhí)行。在此之中，管理層需要積極地參與，為缺陷的跟進(jìn)和關(guān)閉提供必要、合適的資源和行動(dòng)，通過(guò)日常的溝通，審閱和推動(dòng)關(guān)閉進(jìn)展，并為此承擔(dān)個(gè)人責(zé)任，這就是管理層的領(lǐng)導(dǎo)力和責(zé)任。工作層要根據(jù)制定的計(jì)劃和目標(biāo)有序地推進(jìn)缺陷的關(guān)閉，并及時(shí)在工作層和向管理層溝通與反饋。在各個(gè)層面的溝通與匯報(bào)中，各部門分別指定內(nèi)控協(xié)調(diào)員（或者叫內(nèi)控代表）是一個(gè)有效的形式。內(nèi)控協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)組織部門、跨部門的溝通匯報(bào)會(huì)議，匯總跟進(jìn)本部門的缺陷關(guān)閉進(jìn)展，為部門缺陷關(guān)閉提供建議與支持。同時(shí)，內(nèi)控協(xié)調(diào)員需保存適當(dāng)、及時(shí)的文件記錄，以供匯報(bào)、分享、和協(xié)助分析、回顧、審計(jì)及評(píng)價(jià)的需要。

3.需要關(guān)注如何在發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷的基礎(chǔ)上對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)閮?nèi)控管理是依賴于業(yè)務(wù)流程的，不能僅限于流程中檢驗(yàn)點(diǎn)的設(shè)定，要對(duì)流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與管理，來(lái)滿足流程優(yōu)化的需要。

大部分的企業(yè)采用的內(nèi)控模式都是以業(yè)務(wù)流程管理為基礎(chǔ)，以關(guān)鍵檢驗(yàn)點(diǎn)為載體的流程業(yè)主負(fù)責(zé)制的在線內(nèi)控模式。隨著業(yè)務(wù)的開(kāi)展、變更和新增而暴露出的內(nèi)控缺陷，為業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)和優(yōu)化提供了輸入與支持。但是，各個(gè)業(yè)務(wù)流程不是單獨(dú)而存在的，在同一個(gè)公司內(nèi)，業(yè)務(wù)流程有交叉或互相指引，這就要求流程的改進(jìn)者和優(yōu)化者，必須完全理解與工作相關(guān)的程序的目標(biāo)和運(yùn)作要求，甚至是對(duì)于跨部門、跨流程的理解和融會(huì)貫通。不能僅僅局限在本流程的需要和便利，而需要有“全流程”的管理意識(shí)，從本流程區(qū)域的管理到整體流程相關(guān)的改進(jìn)和優(yōu)化，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體效率最大化。

4.當(dāng)然，如果能通過(guò)軟件系統(tǒng)搭建內(nèi)控信息系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)內(nèi)控管理進(jìn)行全面支持，對(duì)缺陷管理能夠更準(zhǔn)確地分析、追蹤和落實(shí)，將原先需要手工處理和內(nèi)控人員跟進(jìn)的大量、碎片的信息、記錄、整改、報(bào)告、披露、歸檔等借助于信息平臺(tái)的使用進(jìn)行管理、反饋和考核，才能真正提升企業(yè)的內(nèi)控管理水平，把缺陷的管理由部門被動(dòng)遵從內(nèi)控人員的推動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理。不少跨國(guó)公司已經(jīng)很好實(shí)踐了內(nèi)控信息系統(tǒng)，創(chuàng)立了個(gè)性化的缺陷管理流程，提升了內(nèi)控管理核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）更多的企業(yè)開(kāi)始重視關(guān)閉缺陷的驗(yàn)證與監(jiān)督，以確保有效關(guān)閉。如何強(qiáng)化驗(yàn)證可以有多種措施，多個(gè)環(huán)節(jié)。例如關(guān)閉的當(dāng)下可以指定一名驗(yàn)證人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)和確認(rèn)，后續(xù)在自我評(píng)估時(shí)抽樣，驗(yàn)證關(guān)閉措施和行動(dòng)是否適當(dāng)、有效;或者在體系評(píng)估時(shí)，評(píng)估人員對(duì)內(nèi)控缺陷管理的有效性進(jìn)行驗(yàn)證并做出評(píng)價(jià)。在體系評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，分為要素和部門兩個(gè)部分進(jìn)行跟進(jìn)：對(duì)于要素存在不合理、不完善的內(nèi)容，由要素管理員負(fù)責(zé)整改并關(guān)閉;部門存在要素執(zhí)行問(wèn)題，責(zé)任部門需按照要素要求采取措施并關(guān)閉。也可以有內(nèi)審部門針對(duì)已關(guān)閉的缺陷進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)證等等。

加強(qiáng)對(duì)已關(guān)閉缺陷的驗(yàn)證旨在確保各部門在缺陷的發(fā)現(xiàn)和關(guān)閉中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，避免同類或類似缺陷的重復(fù)出現(xiàn)。重復(fù)性審計(jì)缺陷的出現(xiàn)，表明缺陷關(guān)閉是失敗的，內(nèi)控的有效性仍未落實(shí)到業(yè)務(wù)流程范圍內(nèi)。那么，相關(guān)的人員，不管是員工還是管理層，在自身的職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)監(jiān)控有效性是要承擔(dān)全部責(zé)任的。

（三）定期向管理層匯報(bào)：分別在部門和公司層面設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，定期（月度/季度/年度）向各自的管理層匯報(bào)薄弱點(diǎn)的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)以及內(nèi)控計(jì)劃/工作的進(jìn)展情況。這樣所有的員工和管理層都在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)內(nèi)控的有效期負(fù)全責(zé)，才能保證公司維持一個(gè)具有成本效益、與風(fēng)險(xiǎn)匹配的內(nèi)控環(huán)境。

（四）制定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI），這是管理層用來(lái)評(píng)價(jià)內(nèi)控措施持續(xù)有效的工具和方法。主要的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)包括：未關(guān)閉的內(nèi)控缺陷數(shù)量、逾期未關(guān)閉的內(nèi)控缺陷數(shù)量、重復(fù)的審計(jì)問(wèn)題、相關(guān)內(nèi)控事件/內(nèi)控教訓(xùn)的數(shù)量等。流程業(yè)主需要定期回顧和審閱，以確保其持續(xù)有效。

三、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)控工作不是一項(xiàng)依葫蘆畫(huà)瓢的簡(jiǎn)單重復(fù)，需要在不斷的工作中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，才能敏銳地捕捉到高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和內(nèi)控工作的漏洞。不僅僅關(guān)注薄弱點(diǎn)本身，更要建立處理類似問(wèn)題的流程、預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制，確立并發(fā)揮管理層的領(lǐng)導(dǎo)力，為實(shí)施內(nèi)控工作提供良好的內(nèi)控環(huán)境、制度、工具、遵循的程序、手冊(cè)、模板等，形成一套良性循環(huán)的內(nèi)控完整性體系。而內(nèi)控薄弱點(diǎn)的管理和解決，又為完整性體系的其他要素提供信息和改進(jìn)。只有在一個(gè)良好的內(nèi)控環(huán)境下，內(nèi)控工作才能有效地進(jìn)行，從而支持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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