彭宇 吳黔

財務檔案管理是高校工作中的一個方面，在我國高校教育改革中，其體制不斷深化，對財務檔案管理的要求也更加嚴格。它關系著高校具體經(jīng)營項目的各類狀況，記錄著高校的各類活動，其管理非常重要，提升其管理的質量意義重大。本文從高校財務檔案管理的特征出發(fā)，并就當前管理中的問題進行分析，討論提升檔案管理質量的路徑。

隨著我們國家教育事業(yè)的發(fā)展，高校的辦學經(jīng)費迅速增長，經(jīng)濟活動也越來越豐富。與此同時，財務檔案管理的相關制度也相繼出臺，檔案管理面臨著較大的挑戰(zhàn)。檔案管理反映著高校的各種事項，包含圖表、文字等資料，形式有紙質和電子兩類，是高校寶貴的資料資源。學校在以后的發(fā)展中，可以根據(jù)這些財務檔案進行參考，對學校的建設具有很大的推動作用。因此，提升財務檔案管理的質量，保證其完整和真實，對高校的發(fā)展具有很重要的作用。

一、高校財務檔案的基本特征

（一）真實性特征

高校財務檔案是學校記錄每一項活動的詳細記錄，很多票據(jù)都清楚地反映著當時學校的各項活動。因此，學校財務檔案具有真實性，在實際的管理中要嚴格按照相關票據(jù)進行管理，不允許私自改動，不管在任何時候，也不管任何原因，所有的資料憑證都要保證是最原始的。在財務檔案管理中，管理人員要牢記這一點，不能私自改動檔案，更不能胡編亂造一些數(shù)據(jù)，必須體現(xiàn)出財務檔案的真實可靠性。

（二）專業(yè)性特征

財務檔案具有很強的專業(yè)性，其主要體現(xiàn)在以下方面：首先，財務檔案包含各種票據(jù)，包含學校內部的收入和支出，比如辦公用品的支出，學生的收費票據(jù)，研究經(jīng)費等，這些內容要求學校財務管理必須要專業(yè);其次，學校財務管理還包含核算憑證，比如學校老師的工資，節(jié)日福利和獎金。這些專業(yè)的憑據(jù)需要專業(yè)化的收集，并應用專業(yè)的手段進行處理。因此，高校財務檔案管理具有很強的專業(yè)性，在實際的管理中，要通過專門的人員進行管理，應用專業(yè)的知識處理各種票據(jù)，直觀反映學校的各項財務信息。

（三）政策性

在高校檔案管理中，需要對一些數(shù)據(jù)和資料進行全過程的管理，并要按照相關部門的規(guī)定進行存放和銷毀。在這個過程中，絕對不能出現(xiàn)任何不符合政策的行為，相關管理人員在工作方面不能有一絲馬虎，思想上不能出現(xiàn)松懈。因為這些檔案是國家和有關部門核查學校經(jīng)營的重要依據(jù)，如果在管理中出現(xiàn)一些違法行為，后果非常嚴重，相關責任人要承擔重大的責任。所以，高校財務檔案管理程序嚴格，不允許要辦點馬虎。

（四）易破壞性

現(xiàn)在各種電子財務檔案出現(xiàn)在學校管理工作中，但是還是有很多的紙質檔案，因而在管理中無法避免會發(fā)生破壞。造成財務檔案破壞的原因有人為原因，也有自然原因。在人為原因方面，因工作人員的疏忽可能導致檔案丟失，或者有人故意對檔案進行毀壞，影響檔案的完整性;在自然原因方面，一些自然災害也會導致檔案丟失、損壞，比如地震、火災等自然災害導致檔案損害。

二、高校財務檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

檔案管理意識不強是當前高校普遍存在的問題，也是檔案管理中的難點問題。從當前的高校發(fā)展來看，財務檔案管理人員不足，工作量繁重，學校對財務檔案管理并沒有重視起來。近幾年，學校經(jīng)營狀況逐漸多樣化，學校支出和收入的種類也越來越多，需要各個部門之間進行統(tǒng)一協(xié)調，檔案收集工作更加繁重，資料無法有效整理，甚至出現(xiàn)資料無人管理的情況;同時，部分高校沒有及時送達財務檔案，導致財務檔案管理無法歸檔。高校運營的情況比較復雜，在實際管理中，要詳細記錄各種資料，但是因管理意識缺乏，導致財務檔案管理質量低下。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏

財務檔案的專業(yè)性決定了檔案管理必須有一批專業(yè)性較強的管理隊伍，特別是進入信息化時代以后，需要更多信息化的人才進行管理。在傳統(tǒng)的財務檔案管理中，管理人員利用其專業(yè)、學歷和經(jīng)驗進行檔案管理。在信息化的今天，還需要一批信息化水平高的管理人才，而高校在這個方面的人才儲備還不完善，工作人員的素質還不高，信息化操作技術還有待完善。在實際的經(jīng)營中可以發(fā)現(xiàn)，大部分高校在進行財務檔案管理過程中，其信息化建設還需要借助第三方單位，造成檔案管理不穩(wěn)定;同時，檔案管理人員技術計算機水平不高，業(yè)務能力不過關，對一些新型的信息手段操作不熟練。

（三）檔案管理制度不完善

通常情況下，高校的財務檔案管理具有很強的政策性，管理制度非常嚴格，但是，現(xiàn)實中高校管理制度在某些方面還不完善，管理存在漏洞，造成財務檔案管理不嚴謹。首先，關于信息化的管理制度不完善，時代在發(fā)展，財務管理也要順應社會的發(fā)展，要在新的管理技術基礎上建設新的管理制度，但是我國部分學校的檔案管理制度沒有及時更新，管理無法滿足實際需求。隨著信息化的建設，已有的管理制度和目前的管理工作存在矛盾，導致檔案管理效益低下。另外，監(jiān)督機制不完善，工作人員在管理中容易出現(xiàn)一些工作失誤，缺乏流程化和規(guī)范化的指導，對檔案的利用和保管產(chǎn)生了阻礙作用，管理中很容易出現(xiàn)問題。

（四）檔案查詢效率低下

高校進行財務檔案管理過程中，因管理制度、人員素質和其他方面的因素，導致查詢檔案工作效率較低。在實際的管理中，首先因學校在管理設備方面缺乏投入，沒有引進一些先進的檔案管理設備，部分學校還是用老舊的管理系統(tǒng)工作，這些管理設備已經(jīng)不能滿足高校財務檔案管理的需求了。同時在管理技術方面比較缺乏，一些先進的檢索技術沒有引進來，導致相關人員在查詢檔案中無法快速獲得檔案。其次，檔案管理人員受思想方面的影響，在管理中服務態(tài)度不到位，他們對學校檔案管理工作沒有正確的認識，加之一些先進的檢索技術需要學習才能掌握，因而導致高校財務檔案管理在服務水平和態(tài)度方面落后，沒有做到服務學生和老師的宗旨。

三、提升高校財務檔案管理質量的路徑

（一）重視信息化建設

信息化建設是提高高校檔案管理質量的必然路徑。如今，信息技術引發(fā)了各個領域的變革，高校的管理也呈現(xiàn)出了多元化的特點。因此，檔案管理的信息化已經(jīng)是一種必然方向，學校要重視這方面的工作，完善信息化建設。首先，要在信息化設備方面做好準備，完善信息化的硬件設施，引入一些新型的設備，通過加大投入的方式，購買一些硬件設施，完善基礎網(wǎng)絡，建成一套系統(tǒng)的財務檔案管理體系，給后期的檔案管理打好基礎。其次，合理選擇供應商，提高信息化的質量，選擇一些高質量的供應商，通過云計算、大數(shù)據(jù)等形式，將檔案資料綜合處理，提高檔案管理的效率，促進信息化建設的水平。

（二）提升從業(yè)人員的素質

檔案從業(yè)人員素質的高低，影響著高校檔案管理的質量。檔案管理需要工作人員具備很強的專業(yè)素質，因此，高校要在這個方面出發(fā)，提升業(yè)務人員的素質。具體來說，高校在人才引進方面要重視其綜合素質，盡量引進一些專業(yè)能力強，了解會計管理、熟悉法律法規(guī)和計算機操作的人才，重視工作人員網(wǎng)絡、信息安全方面的知識，確保能夠勝任檔案的分類、編目和錄入工作;高校要重視其培訓工作，通過培訓對工作人員進行相關知識的普及，督促工作人員積極參與培訓講座，并納入其績效考核。高校財務檔案管理依賴于專業(yè)的人才隊伍，高校要改變單一化的人才管理特點，提高檔案管理人員的業(yè)務技能，保證它們的專業(yè)知識能與時俱進。

（三）轉變財務檔案管理的意識

高校負責人要轉變檔案管理的意識，給予檔案管理工作積極的重視，充分調動全體學校工作人員的積極性，上到相關領導，下到基層員工，都要讓他們認識到財務檔案對學校的重要意義。比如，可以定期舉辦財務檔案管理宣傳會議，讓學校職工認識到財務檔案的重要意義，了解檔案的相關知識，在思想上把檔案管理工作放在重要位置。其次，要做好檔案管理的監(jiān)督工作，落實檔案管理負責人機制，保證出現(xiàn)問題能及時找到負責人。高校財務檔案的管理，建立在全體教職工都重視的基礎上，是每一位員工的責任，在工作中要樹立“檔案管理人人有責”意識，只有這樣，檔案管理人員才能全身心投入到工作中來。

（四）強化財務檔案保管制度

財務檔案中有的信息需要銷毀，有的信息則需要永久保留，實際的工作中，要嚴格落實這方面的制度，對檔案工作進行分類管理。對學校的年度結算表、員工工資表、債務原始憑證和未完結的工程項目等檔案，要永久保存下來;對一些其他的檔案，在保管期限達到后，要按照相關的規(guī)定進行銷毀。銷毀前要按照財務機構和檔案管理機構的銷毀意見進行處理，在此基礎上編寫銷毀清冊;銷毀后將清冊報送給上級批準，需要相關人員進行簽字。銷毀前要做好清點工作，根據(jù)清冊中的內容進行檢查，盡可能避免工作失誤。高校財務管理是一項非常復雜的工作，需要嚴格遵守檔案管理的規(guī)定，嚴格其中的每一個環(huán)節(jié)，并做好備案工作，這樣，才能實現(xiàn)檔案管理合法化。

（五）挖掘財務檔案的潛在作用

很多工作人員認為，檔案管理工作就是簡單的資料收集，對檔案管理工作沒有一個全面的認識。其實，檔案管理工作具有很大的價值，在管理中需要不斷創(chuàng)新和完善，這樣才能發(fā)揮出它的真正價值。在具體的管理過程中，管理人員要創(chuàng)新管理方法，挖掘其中的隱性價值。比如，可以通過檔案管理工作，看出高校發(fā)展中存在的問題，如學校主要資金的流向等，進而優(yōu)化學校管理;或者通過學校財務檔案管理，可以避免部分學校工作人員濫用資金，給學校的發(fā)展做好監(jiān)督，保證學校在各個方面都在法律規(guī)定的框架下經(jīng)營。同時，管理人員也要創(chuàng)新檔案管理手段，在平時的工作中要重視檔案管理工作，樹立不斷學習的觀念，在工作中探索提高財務檔案管理質量的方法，發(fā)揮出財務檔案管理的隱性價值。這樣，才能給高校的未來提供參考依據(jù)，保證學生和學校的利益。

四、結語

高校財務檔案管理是學校的發(fā)展資料，學?？梢愿鶕?jù)其調整發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化管理模式，是高校寶貴的數(shù)據(jù)資源。但是大家也應該看到，我國高校在檔案管理中還存在一些問題，管理者意識不強，無法落實財務檔案管理工作;信息化水平不高，管理模式比較落后;檔案管理的制度也不完善，缺乏相應的監(jiān)督。鑒于此，學校領導要轉變思想觀念，重視財務檔案管理，并采取一定的措施提高檔案管理人員的業(yè)務素質;建立嚴格的監(jiān)督機制，對檔案的保管和銷毀依照法律進行管理。

（作者單位：四川大學錦城學院）

本文受四川大學錦城學院校級課題資助（2020jcky0012）。