肖新華
(湖北理工學院 機電工程學院,湖北 黃石435003)
高校實驗室的儀器設備一般是通過外部采購、師生研制等形式形成資產(chǎn)。國家和企業(yè)對高等院校投入的資金大部分用于購買先進、精密的科研及實驗教學儀器設備。然而,很多高校對實驗室設備的采購、使用和維護等管理工作的重視程度還不夠,尚未建立統(tǒng)一有效的實驗室設備采購管理平臺。若僅依靠傳統(tǒng)的人工管理方式來完成實驗室設備的管理工作,既難以保證數(shù)據(jù)的及時性和準確性[1],又無法充分發(fā)揮設備的使用效益。高校實驗室設備的采購管理是高校教學、科研、資產(chǎn)和預算管理的核心,加強實驗室設備的采購管理是科學合理地分配使用經(jīng)費、確保設備使用效益最大化的關鍵,也是實現(xiàn)國有固定資產(chǎn)管理與學校財務預算管理以及教學、科研需求管理有機結合的橋頭堡?!靶鹿た啤崩砟畹奶岢鰹楦叩仍盒嶒炇以O備采購的科學管理和實施提供了新的思路。
本文在“新工科”理念的指導下,結合管理信息系統(tǒng)的相關理論和最新發(fā)展動態(tài),對高校實驗室設備采購管理系統(tǒng)進行深入研究,并結合多年的實際工作經(jīng)驗,提出采用精細化管理模式,初步構建適應“新工科”教學體系的高校實驗室設備采購管理平臺,旨在加強實驗室建設及實現(xiàn)設備配置的全過程管理。
目前,許多高校在進行設備采購時,對實驗室的建設需求未進行充分調(diào)研與統(tǒng)籌規(guī)劃,一方面購買價格昂貴的“高精尖”儀器設備,另一方面又購買低端演示參觀類儀器設備,而實驗教學與教師科研真正需要的儀器設備卻采購不到位。因此,設備采購出現(xiàn)嚴重的兩級分化,“高精尖”儀器設備的功能沒有得到充分發(fā)揮,低端演示參觀類儀器設備形同擺設。這不僅影響了正常的實驗教學,阻礙了教師科研水平的提高,降低了高校服務社會的能力,而且購買不實用的實驗設備還造成了嚴重的資金浪費[2]。
實驗設備資料的歸檔是實驗室設備采購管理的任務之一,也是設備后期使用管理和維護必不可少的指導性資料。 許多高校在實驗設備購買和驗收合格后,未及時合理地將實驗設備的相關資料收集整理和存檔。同時許多高校普遍存在設備管理規(guī)章制度不完善,或者規(guī)章制度的操作性不強、內(nèi)容空泛、執(zhí)行力度不夠的現(xiàn)象。設備使用情況記錄不詳細或無記錄、資料文件丟失,導致實驗設備的統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確,影響設備的日常使用與維護,甚至會重復購買類似設備而造成資金浪費。
目前,許多高校普遍存在重視新設備購置,忽視對現(xiàn)有設備定期維護的現(xiàn)象。 在購置的新設備驗收合格后,往往忽視了設備的安裝與調(diào)試,給排查設備故障帶來很大的困難。特別是一些貴重精密實驗設備,由于使用率低或長時間閑置,缺少日常維護,再次使用設備就容易出現(xiàn)故障。此外,很多實驗室人員沒有接受過操作專業(yè)設備的技術培訓,因人員操作不規(guī)范或錯誤操作,影響了新設備的正常使用[2],提高了維修成本,增加了設備報廢率。
為滿足“新工科”背景下高校對高素質(zhì)人才培養(yǎng)和服務社會的需求,對高校實驗室設備的采購流程進行調(diào)研,并結合湖北理工學院機電工程學院實驗室設備采購管理的特色,運用結構化編程的分析方法,構建一套完整的設備采購管理平臺,該平臺需具備如下管理功能。
各教學院根據(jù)學校下達的年度實驗室建設采購項目任務,本著“先進、實用、通用”和優(yōu)勢售后服務原則選購儀器設備,同時考慮儀器設備的安裝、調(diào)試、運行、維護等相關工作條件,依照科學論證和規(guī)劃的原則,科學合理地制定采購計劃,及時將相關信息錄入到設備采購平臺的項目庫中。設備采購管理平臺能對申報的項目進行受理、匯總、歸類,然后分送給主管部門及領導審核,審核通過后自動生成采購計劃書,由采購人員負責計劃并執(zhí)行采購。項目采購申報流程及采購流程分別如圖1和圖2所示。
圖1 項目采購申報流程
圖2 項目采購流程
校設備處根據(jù)已審核通過的采購項目與供應商簽訂項目采購合同,校法制辦備案報送省財政廳,授權同意后生成政府采購合同備案表,最后簽訂采購合同。合同生效后便可實施采購計劃,要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)供貨[3]。合同管理流程如圖3所示。
圖3 合同管理流程
根據(jù)合同規(guī)定,采購管理平臺記錄資金的流向及狀態(tài),并實時追蹤項目的余額,避免出現(xiàn)項目經(jīng)費浪費的現(xiàn)象。
學校相關部門可以通過設備采購管理平臺查詢設備采購和使用中的各種信息,以便對數(shù)據(jù)進行分析、比較和統(tǒng)計,獲得相應的數(shù)據(jù)報表,指導后續(xù)工作有序進行。采購管理平臺對所有采購項目實現(xiàn)全過程管理跟蹤,以項目執(zhí)行任務書、合同為依據(jù),能以可視化的方式隨時將項目完整的資料展現(xiàn)出來,使得查詢更加直觀、便捷[4]。
設備管理人員能通過設備采購管理平臺查看設備的存放位置、使用情況、報廢情況和責任人,對設備信息進行動態(tài)管理,提高設備管理水平[5]。
實驗室設備采購管理平臺的項目采購計劃申報流程如圖4所示,項目采購計劃審核流程如圖5所示。
圖4 項目采購計劃申報流程
圖5 項目采購計劃審核流程
本設備采購管理平臺按照計算機技術中的第三范式(Third Normal Form,3rd NF)要求設計數(shù)據(jù)表、運行數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫等。該數(shù)據(jù)庫可以生成各類報表,并能夠根據(jù)用戶需要加入二次開發(fā)功能,包含經(jīng)費預算表、項目計劃表、項目明細表、采購計劃表、合同及明細表、付款記錄表、維護保養(yǎng)表[5]。
選用Microsoft Visual C++開發(fā)前臺軟件,利用Microsoft SQL Server 2000創(chuàng)建后臺數(shù)據(jù)庫。采用C/S模式(Client/Server,客戶機/服務器模式)開發(fā)管理系統(tǒng),C/S模式充分利用了兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢,將任務合理地分配給客戶端和服務器,滿足系統(tǒng)通信速度的要求,具有可靠的交互性和安全性[6]。
設計開發(fā)的實驗室綜合管理系統(tǒng)、設備采購項目管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分別如圖6~8所示。
圖6 實驗室綜合管理系統(tǒng)
圖7 設備采購項目管理系統(tǒng)
圖8 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
高校的實踐實驗教學和科研服務工作是“新工科”教學體系的核心組成部分。實驗室儀器設備的管理水平對該工作的順利開展起到至關重要的作用[7-9]。基于目前儀器設備管理中存在的采購不合理、實驗設備資料建檔不完善和保養(yǎng)維護不到位問題構建了設備采購管理平臺。該設備采購管理平臺可對儀器設備使用和設備采購的全過程進行管理,增強設備信息的共享,提高儀器設備采購管理的效率。