孫巧玲

摘 要：隨著時間的推移，科技水平的高速發(fā)展，我們即將迎來一個全新的時代，“互聯(lián)網(wǎng)時代”，信息化的全面普及，帶給我們方便快捷的同時，也在考驗著我們對新時代新事物的接受與優(yōu)化能力，如何將新興的大數(shù)據(jù)管理模式與企業(yè)文書檔案的信息化應(yīng)用相結(jié)合就是本文要討論和闡明的問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);文書檔案;信息化管理;利用

引 言

企業(yè)文書對一個企業(yè)來說是非常重要的重要憑證，它是一個企業(yè)在生產(chǎn)管理中對于國家、社會所產(chǎn)生責(zé)任的文字記錄，對于一個企業(yè)來說它是正常生產(chǎn)運行的重要憑證和依據(jù)，所以企業(yè)文書檔案的管理利用方法的革新對于一個企業(yè)來說是非常重要的。也是一個企業(yè)在社會上賴以生存不可或缺的重要條件與依據(jù)，它的管理方法是否科學(xué)化對于提升一個企業(yè)的行業(yè)競爭力來說至關(guān)重要，這就是筆者要討論的話題。

一、在大數(shù)據(jù)背景下對于企業(yè)文書檔案的概述

企業(yè)文書檔案是企業(yè)具有基礎(chǔ)指導(dǎo)意義的文件，它包含了企業(yè)發(fā)展中的諸多文件，例如關(guān)于企業(yè)策劃的文件、企業(yè)往來文書、指導(dǎo)建設(shè)文件，合同等等。以往的企業(yè)文書檔案多為人工整理，費時費力，不僅耗費精力而且工作效率不高，沒辦法高效便捷的將所有資料檔案規(guī)整完畢，而且人工整理的另一個弊端就是容易出錯，同時在查詢時也極為不方便，種種原因致使企業(yè)沒辦法做出規(guī)模調(diào)整改進，限制了影響了企業(yè)效率，企業(yè)的發(fā)展。

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的逐步推進企業(yè)文書檔案的管理也需要與時俱進，信息化技術(shù)的普及也必將改變企業(yè)文書檔案的管理方式，在檔案管理中，數(shù)字化的處理方式不單單是解決了人力浪費問題，同時提高了效率，強化了準(zhǔn)確性，做到了方便快捷，省時省力，甚至還可以做到及時傳遞，實時共享，有效的提高企業(yè)效率，增強競爭力，對于企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內(nèi)容

（一）企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理

為了從根本上提高企業(yè)文書檔案管理的水平，革新處理方式，提升工作效率，所以有了對企業(yè)文書檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)意義上，企業(yè)文書檔案通過人力整理分析，以柜、盒、文書的方式進行儲存，費力占地。企業(yè)隨著時代發(fā)展而發(fā)生變革，文書檔案的管理方式也隨之改變，數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用其中，通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行文書檔案的整理與儲存。這種不同于傳統(tǒng)文書檔案的管理方式，又被稱為數(shù)字化檔案，它們也是大數(shù)據(jù)時代的重要組成部分。數(shù)字化的管理方式實現(xiàn)了文件的高效整合與資源共享，為企業(yè)的高速發(fā)展提供了可能。

（二）企業(yè)文書檔案的安全化管理

作為新時代的企業(yè)文書檔案管理方式，方便快捷是他的優(yōu)勢，高效處理是他的核心，但伴隨著數(shù)字化帶來的便捷同時，也帶了數(shù)字信息化的一大弊端“安全性問題”作為新的管理模式，他在諸多方面還存在著些許問題，而作為信息化的受用者，這些潛在的問題，我們不得不重視起來。首先作為網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)，日常硬件防護一定要做到“定時、專人、專業(yè)”

1.定期進行檢測，對所有文書檔案管理設(shè)備進行全面檢測，包括硬件軟件的及時更新、實時數(shù)據(jù)正確性、安全性的檢測。

2.專門有負責(zé)設(shè)備維修檢測管理人員，確保硬件設(shè)備的正常使用，確保設(shè)備日常的正常使用，并要做到隨時維修、隨時補救。

3.網(wǎng)絡(luò)安全管理團隊，作為線上儲存管理系統(tǒng)，遇見潛在的黑客、病毒、系統(tǒng)漏洞都是不可避免的，所以要做到有專門專業(yè)的隊伍，對文書檔案的信息化管理做到實時防護，實時監(jiān)測，做到應(yīng)變及時，對文書檔案提供線上的安全防護力量。

（三）企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)企業(yè)文書檔案的管理模式從之前的傳統(tǒng)人工調(diào)整為現(xiàn)在的數(shù)字化時，那么伴隨而來的就是網(wǎng)絡(luò)化管理，當(dāng)書面上的文字數(shù)據(jù)同步到電腦計算機上存儲時，為了方便上傳數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)化是必不可少的，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用可以進一步提升數(shù)字化的便捷程度，同時他還為企業(yè)文書檔案管理提供數(shù)據(jù)檢索支持，提升數(shù)字化的處理速度，優(yōu)化工作能力，可以實現(xiàn)隨時隨地的管理，同時也為文書檔案數(shù)字化的傳遞，更改，共享提供線上條件。實現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高效管理，快捷服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析

（一）線上企業(yè)文書檔案的優(yōu)勢與好處

在互聯(lián)網(wǎng)時代的背景下，企業(yè)文書檔案的管理模式應(yīng)該將大數(shù)據(jù)背景的優(yōu)勢合理運用，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)交換極其方便，簡單網(wǎng)站，數(shù)據(jù)，文本就可以實現(xiàn)最基礎(chǔ)、最簡單的線上數(shù)據(jù)交換，所以現(xiàn)在這樣的環(huán)境背景下，就給了我們大量極具價值的企業(yè)文書檔案可供參考和學(xué)習(xí)，顛覆傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案的封閉形式，新興的處理方式 實現(xiàn)了快速高效的資源整合，資源共享與利用。利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化分類、線上歸檔、高效檢索、云儲存等等，為企業(yè)文書檔案的管理提供一系列的便捷服務(wù)，從本質(zhì)上改變企業(yè)文書的管理意義，實現(xiàn)新舊的交替，完善管理模式。

（二）加工處理企業(yè)文書檔案

基于大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，本著高效、簡化的原則對企業(yè)文書檔案進行再加工、二次處理。企業(yè)文書檔案的加工處理核心是文件的檢索能力，文件的準(zhǔn)確性。

1.對于文件檔案的分類是提升檢索效率的最佳途徑之一，運用信息化的手段對企業(yè)文書檔案進行收集、整理、錄入、儲存、整合、分類最終形成科學(xué)簡潔的數(shù)字化企業(yè)文書檔案，在使用時以會議、合同、行程、規(guī)劃等內(nèi)容進行分類管理和查詢，用科學(xué)的方法實現(xiàn)企業(yè)文書檔案檢索能力的提升。

2.當(dāng)上述企業(yè)文書檔案形成有效的資源管理框架之后，就可以將數(shù)據(jù)庫整合制作成網(wǎng)絡(luò)連接，并通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、專用網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)線上的形式對各個企業(yè)文書檔案進行匯總形成資源共享平臺，并依托平臺對企業(yè)文書檔案實現(xiàn)關(guān)鍵詞檢索，提升準(zhǔn)確性。

結(jié)束語

通過上文可知，企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)信息化管理是必然的趨勢，隨著網(wǎng)絡(luò)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的管理方法科學(xué)化具體化也迫在眉睫，所以為了將服務(wù)高效化，科學(xué)化，提升服務(wù)質(zhì)量，所以將信息化應(yīng)用到了檔案管理上。

參考文獻

[1] 才翔.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理及利用[J].蘭臺世界，2018，S2：179-180.

[2] 麥小蘭.大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2017，02：31-32.

[3] 董志敏.基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環(huán)保建材，2017，02：13.

[4] 馬紅梅.試論大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，20：176.