白斯琴

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位與過(guò)去相比，發(fā)生了明顯的變化，在單位人事管理過(guò)程中，人事檔案管理是其重要的內(nèi)容之一，立足當(dāng)前，單位的人事檔案管理狀態(tài)仍不盡如人意，管理方式滯后，很難滿(mǎn)足日益提高的人力資源的需求。干部人事檔案針對(duì)的對(duì)象是單位干部，包含了干部的各項(xiàng)信息，在評(píng)估干部工作表現(xiàn)的過(guò)程中，干部人事檔案提供了重要的參考作用。因此，要立足于單位人事檔案管理的現(xiàn)階段的發(fā)展實(shí)情，剖析管理中存在的不足，形成具有針對(duì)性的管理模式，滲透創(chuàng)新與發(fā)展理念，在根本上為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

【關(guān)鍵詞】人事檔案? 管理工作? 存在問(wèn)題? 解決方案

引言

事業(yè)單位中人事檔案管理存在的時(shí)間非常長(zhǎng)，從開(kāi)始發(fā)展到現(xiàn)時(shí)期已具備一定專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性。然而伴隨社會(huì)對(duì)于人事管理要求的不斷提高，從中也發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中所存在的問(wèn)題非常多。只要高效處理好這些問(wèn)題，便能夠使事業(yè)單位中的人事檔案管理跟上時(shí)代步伐，獲得更好的發(fā)展。

1人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問(wèn)題

1.1認(rèn)識(shí)不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，一些單位對(duì)人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作，沒(méi)有列入到單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調(diào)配人事的過(guò)程中常出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時(shí)，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問(wèn)題出現(xiàn)。

1.2人事檔案管理工作長(zhǎng)期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業(yè)單位當(dāng)中占有關(guān)鍵性的地位，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或業(yè)績(jī)，部分人員認(rèn)為此項(xiàng)工作無(wú)須具備一定的專(zhuān)業(yè)水平，所以對(duì)人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會(huì)使事業(yè)單位人事檔案管理所用的硬件設(shè)備和軟件跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，再加上人才配置不合理，便會(huì)使得人事檔案管理一直處于應(yīng)付狀態(tài)。

1.3人事檔案管理制度不完善

人事檔案資料中年齡、性別、學(xué)歷等信息錯(cuò)誤或漏記的現(xiàn)象仍然存在，這些與檔案管理工作混亂有關(guān)的問(wèn)題影響了單位相關(guān)事宜的順利開(kāi)展。究其原因，在于人事檔案管理制度的不完善。盡管許多單位根據(jù)自身的發(fā)展情況建立了相應(yīng)的人事檔案管理制度，但是制度沒(méi)有得到有效的貫徹與落實(shí)，使檔案在借閱或轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中容易造成檔案?jìng)鬟f通知書(shū)未填寫(xiě)、相關(guān)借閱手續(xù)未登記、回執(zhí)單填寫(xiě)不及時(shí)等問(wèn)題，不利于人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

2.1豐富人事檔案的內(nèi)容

在人事檔案管理工作中，相關(guān)資料的收集是檔案管理員最基本的工作，在資料收集完成后，檔案管理員要充分發(fā)揮自身的專(zhuān)業(yè)能力，對(duì)資料進(jìn)行甄別，將無(wú)效信息過(guò)濾出去，并且事業(yè)單位人員調(diào)整的過(guò)程中，個(gè)人信息也會(huì)隨之發(fā)生改變，因此，在收集資料時(shí)，檔案管理員要兼顧時(shí)效性和有效性?xún)蓚€(gè)方面，保證收集到的資料具有比較高的有效性、完整性以及客觀性。人事檔案在管理過(guò)程中有轉(zhuǎn)遞有交接，在這個(gè)過(guò)程中要嚴(yán)密?chē)?yán)謹(jǐn)記錄，不讓檔案材料隨著管理人員的變動(dòng)而造成不必要的缺失及信息不完整，這樣做會(huì)更加有助于提高人事檔案信息的價(jià)值。只有這樣，人事檔案才能將自身的作用發(fā)揮到最大，為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。

2.2提高人員素質(zhì)

在單位發(fā)展的同時(shí)，要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，根據(jù)單位自身的發(fā)展前景選用合適的人員來(lái)進(jìn)行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時(shí)具備一定的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)水平。另外，人事檔案管理工作又是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，所以要求從事其工作的相關(guān)人員要具有政治性很強(qiáng)的工作立場(chǎng)。同時(shí)，檔案員要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷地豐富自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

2.3推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制改革

要想有效提升事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的效果，就必須針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行全方位的改革創(chuàng)新。事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)人事檔案管理工作構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的管理部門(mén)，針對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、義務(wù)、權(quán)力、責(zé)任、獎(jiǎng)懲等進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)針對(duì)管理人員在人事檔案管理工作中的工作進(jìn)程、工作效果、工作結(jié)果、工作方法、工作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定，確保人事檔案管理工作在實(shí)際展開(kāi)工作中能夠擁有具體的目標(biāo)、方法、制度、標(biāo)準(zhǔn)和考核，以此促使人事檔案管理工作能夠形成一個(gè)完善科學(xué)的工作體系，能夠結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展形勢(shì)與時(shí)代技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用而不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步。

2.4提高人事檔案管理的信息化水平

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。根據(jù)我國(guó)基層人員對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，使用過(guò)去那種傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行工作，已經(jīng)嚴(yán)重不符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求，并且這種傳統(tǒng)的管理方式由于其自身的復(fù)雜性會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理發(fā)生錯(cuò)誤或者檔案丟失。為此，需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新，其中需要做到：首先，事業(yè)單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來(lái)，配備與更新先進(jìn)的信息化設(shè)備軟件系統(tǒng)。其次，要學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

2.5規(guī)范人事檔案管理工作流程

評(píng)定人事檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位有必要對(duì)人事檔案管理工作流程進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉(zhuǎn)遞等工作真正落到實(shí)處。第一，認(rèn)真做好人事檔案的收集工作。在單位規(guī)定的期限內(nèi)按照規(guī)范要求及時(shí)收集年度考核、干部任免、調(diào)研考察等檔案信息，以確保個(gè)人材料的完整性。第二，認(rèn)真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個(gè)環(huán)節(jié)需要高度關(guān)注檔案材料的日期與真?zhèn)?，判定檔案材料是否屬于該員工、相關(guān)手續(xù)是否完備，如缺少有關(guān)材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、收集與補(bǔ)充。第三，認(rèn)真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進(jìn)行編號(hào)與歸檔，比如為材料編“類(lèi)、頁(yè)、號(hào)”、抄寫(xiě)檔案目錄、裝訂、編寫(xiě)索引號(hào)等等。第四，認(rèn)真做好人事檔案的查借閱工作。根據(jù)查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應(yīng)的服務(wù)，經(jīng)審查符合規(guī)定后進(jìn)行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。第五，認(rèn)真做好人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。必須針對(duì)所需檔案填寫(xiě)“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并批注檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間和轉(zhuǎn)往單位，同時(shí)還要填寫(xiě)轉(zhuǎn)出檔案登記表，確認(rèn)無(wú)誤后在回執(zhí)單上簽名蓋章，完成檔案轉(zhuǎn)出。

結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時(shí)俱進(jìn)。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進(jìn)，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù)，為當(dāng)前的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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