李林
摘要:目前大多數(shù)單位都在響應(yīng)中央號召,積極進(jìn)行各項改革工作,原有人事管理模式面臨巨大挑戰(zhàn),怎樣提高單位人事檔案的完整性、真實性,為單位提供可靠的人才資源,這是在管理人事檔案時必須注意的部分。所以本文主要闡述企事業(yè)單位人事檔案管理問題,提出解決對策,希望能為各單位改革的正常運(yùn)行提供一定的借鑒。
關(guān)鍵詞:企事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;問題與對策
現(xiàn)如今,企事業(yè)單位的人事檔案管理在其改革與發(fā)展進(jìn)程中得到顯著的改善,但依舊存在一些問題,急需探索切實可行的對策,妥善解決問題,有效提高單位人事檔案管理水平,使其更好地履行服務(wù)職能。
一、企事業(yè)單位人事檔案管理的普遍問題
(一)檔案管理制度還不完善。完善的制度對于單位加強(qiáng)人事檔案管理是不可或缺的,但不少企事業(yè)單位基于目前條件正缺乏完善、系統(tǒng)的人事檔案管理制度,導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作無從著手,落實不到位。沒能建立系統(tǒng)的、規(guī)范的人事檔案體系,引發(fā)人事檔案混亂以及人力資源流失等問題,不利于單位各項工作的正常進(jìn)行。
(二)檔案管理內(nèi)容不夠豐富。在過去,單位的人事檔案管理工作主要是收集、保存、管理查閱等。新時期檔案工作不但要做好這些工作,還要能夠促進(jìn)單位的發(fā)展。然而人事檔案管理的內(nèi)容并不豐富,無法滿足新時代的新要求,也不利于一些企事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型,從而影響單位服務(wù)能力的提升,無法讓群眾獲得更多幫助,有待改善。
(三)檔案的信息化程度不高。隨著科技手段的持續(xù)更新,人事檔案普遍使用新的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,但很多單位特別是部分事業(yè)單位并未使用一些先進(jìn)有效的技術(shù)手段。在管理人事檔案時缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,不僅阻礙單位提高人事檔案管理工作效率,還會在一定程度上浪費(fèi)人事檔案資源,不利于企事業(yè)單位優(yōu)化人事檔案信息服務(wù)。
二、企事業(yè)單位人事檔案管理的對策建議
(一)出臺規(guī)章制度,強(qiáng)化人事檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)干部要秉承我們是為了不忘初心,堅持真理而來,我們的初心,真理就蘊(yùn)含在這些檔案中,充分認(rèn)識人事檔案的重要性,在單位出臺一系列強(qiáng)化檔案管理的規(guī)章制度,配備專人管理人事檔案,并對檔案專員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。對單位其他部門也要提出嚴(yán)格要求,要建立主動送交職工檔案材料歸檔的制度,對于要及時歸檔的相關(guān)資料,及時交至人力資源部,做到不拖資料,不欠材料。此外,隨著人事檔案信息化程度的不斷加強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)配備經(jīng)費(fèi),購買先進(jìn)的設(shè)備,早日實現(xiàn)人事檔案的電子信息化,提高檔案的安全性、可利用性。
(三)人事檔案管理者要全面提高自身素質(zhì)。樹立“以人為本”的公共服務(wù)理念,提供細(xì)致、耐心、熱情的檔案服務(wù)。隨著檔案信息化程度的不斷加強(qiáng),檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)整理、調(diào)檔向電子化轉(zhuǎn)變,人事檔案管理者不僅要熟識傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識,改變以往的僅僅對人事檔案目錄實現(xiàn)電子化,而應(yīng)更加深層次地挖掘人事檔案信息,使其為領(lǐng)導(dǎo)干部作出正確的決策提供可靠的資料。通過參加每年的全省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班發(fā)現(xiàn),從事檔案工作的95%以上為女性,且年齡普遍為40歲以上,但是研究表明,男性的邏輯思維較女性強(qiáng),且對電子計算機(jī)信息技術(shù)的敏感程度高于女性,對人事檔案信息化的發(fā)展能夠提供更多的幫助,因此單位領(lǐng)導(dǎo)在選擇人員從事人事檔案工作時要適當(dāng)考慮當(dāng)前檔案信息化這一大趨勢,合理安排匹配人員。(二)擴(kuò)充檔案工作內(nèi)容,豐富信息資源。對于新時代的企事業(yè)單位而言,原有人事檔案管理內(nèi)容不夠豐富,應(yīng)注意擴(kuò)充,豐富人事檔案信息資源。例如在人事檔案管理工作過程中要注意保留以前整理、收集、存儲單位相關(guān)人員信息的部分,在此基礎(chǔ)上針對人員信息與特點(diǎn)開展分析工作,在分析中找到人事信息的一些規(guī)律,加強(qiáng)對人力資源的開發(fā),最大限度挖掘人員的工作潛力,幫助單位儲備更多優(yōu)秀人才,為有需要的單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);各單位的人事檔案管理工作不但要管理紙質(zhì)檔案,還要根據(jù)新要求管理好電子版人事檔案,工作內(nèi)容不但涉及到電子版人事檔案的收集、整理、存儲,還要加以核對,及時發(fā)現(xiàn)問題,聯(lián)系當(dāng)事人即刻改正,開展定期備份工作和信息錄入、信息核對、信息安全、信息分享等工作,提升人事檔案管理水平。
(四)加強(qiáng)信息化建設(shè),提高檔案利用率。單位的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫,應(yīng)利用各種新技術(shù)和資源,提高檔案工作效率,延長單位人事檔案的壽命,最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。特別是在大數(shù)據(jù)時代,應(yīng)基于信息技術(shù)的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作,從軟硬件兩個方面加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè),提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入,定期檢修事業(yè)單位的硬件設(shè)備,確保其順暢運(yùn)行;在軟件上按照人事檔案管理需要優(yōu)選合適的軟件,做好安全控制,安裝防火墻和補(bǔ)丁,實現(xiàn)信息加密,確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外,基于計算機(jī)系統(tǒng)完善管理人事檔案的流程,建立信息庫,為利用者快速準(zhǔn)確地調(diào)出所需檔案信息;轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案存儲模式,通過信息化手段確保及時更新檔案數(shù)據(jù)信息,實現(xiàn)動態(tài)化管理,了解人員的個人技能特征、工資發(fā)放情況以及獎懲情況等;構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,為單位的決策者配置人力資源提供參考,促使人才和崗位匹配,為單位的運(yùn)作、管理與發(fā)展提供便利。
(五)專項審核要做到細(xì)致仔細(xì),認(rèn)而有據(jù)。隨著專項審核工作的推進(jìn),對人事檔案管理提出了更高的要求,管理人員要認(rèn)真參加培訓(xùn),研習(xí)政策,工作中認(rèn)真負(fù)責(zé),一絲不茍,做到認(rèn)而有據(jù)、不錯認(rèn)、不漏認(rèn)。
人事檔案是工具價值和信息價值雙元價值的結(jié)合體,既能為個人提供必要的個人證明信息,又能為單位作出決策提供依據(jù),是重要的人才信息庫;人事檔案工作者是精細(xì)管理的實踐者、文獻(xiàn)邏輯的構(gòu)造者,核心信息的守護(hù)者,身兼重任。新時期人事檔案工作為單位及人事檔案工作者提出了更高的要求,人事檔案工作由傳統(tǒng)載體向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變,實體管理朝著自動化發(fā)展,服務(wù)向智慧化、遠(yuǎn)程化轉(zhuǎn)換,這值得單位及人事檔案管理工作者深思。
參考文獻(xiàn):
[1]李永航.淺談人事檔案的開發(fā)與利用[J].檔案管理,2014(3).
[2]中共中央組織部.關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答[Z].檔案管理,2015(2).
[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社, 2002(6).