辛霞

[摘 要] 合同管理屬于企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作的重要組成部分，但在實(shí)際合同管理中的合同訂立、履行、變更、撤銷、轉(zhuǎn)讓及終止等都面臨相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)。常見風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為忽略對(duì)方信用審查、合同內(nèi)容協(xié)議存在缺陷、合同擔(dān)保審查出現(xiàn)遺漏、合同執(zhí)行監(jiān)督薄弱等，因此做好合同管理工作就顯得尤為重要。為此，文章擬通過論述合同管理中的較為常見的風(fēng)險(xiǎn)類型，探討合同管理中常見風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的主要因素，結(jié)合對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的分析最終提出合同管理中常見風(fēng)險(xiǎn)的有效控制對(duì)策以供參考。

[關(guān)鍵詞] 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)因素 控制

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

合同管理屬于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中較為重要的內(nèi)容之一，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要方式。然而合同管理本身也存在相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，為了降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)，必須充分了解和掌控合同管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理工作通常分為合同前期準(zhǔn)備，包括合同計(jì)劃制定、信用調(diào)查、合同的初步確定，談判合同文本起草和審查的程序；合同正式簽訂階段，包括正式簽訂合同和分發(fā)合同。通常合同管理風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，究其主要原因多與內(nèi)部合同管理機(jī)制有關(guān)，因此為切實(shí)防范合同風(fēng)險(xiǎn)，需要在簽訂合同的初期就積極做好信用調(diào)查工作、了解簽訂合同必須遵守相應(yīng)的原則、依法加強(qiáng)對(duì)合同擔(dān)保事項(xiàng)的審查、強(qiáng)化合同履行情況監(jiān)督等[1]。具體討論如下：

一、合同管理中常見風(fēng)險(xiǎn)因素

（一）忽略對(duì)另一方的信用審查

在簽訂合同之前，一些公司沒有注意對(duì)合同另一方的信用審查，也不了解另一方的業(yè)務(wù)范圍、信譽(yù)等基本信息，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失及人力浪費(fèi)。在實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，許多公司或個(gè)人為了獲得合同簽署資格而存在欺騙行為，甚至故意隱瞞自身的主體資格、合同履行能力及社會(huì)聲譽(yù)等。結(jié)果在合同簽訂后，卻導(dǎo)致無法按照協(xié)議履行義務(wù)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失和人力浪費(fèi)，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)黄冗B帶卷入犯罪活動(dòng)。還有一些公司擁有未經(jīng)授權(quán)的銷售辦事處、銷售中心、作業(yè)部等內(nèi)部部門，若與其簽訂合同，實(shí)際上是無效的。

（二）合同內(nèi)容的缺陷

在簽訂合同的過程中，由于合同條款和內(nèi)容完整性不夠明確，導(dǎo)致公司面臨合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。甚至有違反合同合約的情況發(fā)生時(shí)，在合同中找不到相應(yīng)的處理約定。此外，還有些合同條款含糊不清，容易引起爭(zhēng)議。也有的為了節(jié)省進(jìn)度而更改合同簽訂時(shí)間，一些公司選擇建立另外簽署一份書面協(xié)議用以更改原始協(xié)議，甚至以口頭協(xié)議代替?？陬^協(xié)議的最大缺點(diǎn)在于發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)很難取證，最終難以有效劃分責(zé)任[2]。

（三）合同履行過程中監(jiān)督管理不足

合同的法律風(fēng)險(xiǎn)也同樣存在于合同履行過程中。當(dāng)事方簽署合同時(shí)，有時(shí)雙方可能很難就合同的某些條款和條件達(dá)成一致。于是隨著合同的逐步履行，特別是一些主題重大、條款復(fù)雜、執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)的合同，合同在具體執(zhí)行當(dāng)中將很有可能產(chǎn)生相應(yīng)變化。因此，合同審查只是合同管理工作的一部分，但是許多公司將合同管理限制為僅對(duì)合同進(jìn)行審查，并且缺乏對(duì)合同績(jī)效的全面監(jiān)督和管理。結(jié)果在合同履行過程中，企業(yè)管理部門無法由具體實(shí)施部門進(jìn)行管理和控制。有時(shí)合同的履行已經(jīng)與合同的內(nèi)容大為不同，但是合同管理部門并不清楚這種現(xiàn)象的存在，這種現(xiàn)象在工程企業(yè)合同中較為普遍。

二、合同管理常見風(fēng)險(xiǎn)因素的有效控制對(duì)策

（一）權(quán)責(zé)分明與授權(quán)審批控制

企業(yè)合同管理需執(zhí)行分級(jí)分類授權(quán)與歸口管理的形式，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1.建立合同管理崗位責(zé)任制，針對(duì)相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限加以明確，對(duì)規(guī)模小的合同管理崗位進(jìn)行分離，限制和監(jiān)督管理。合同管理中的小型兼容職位至少包括：合同的起草和批準(zhǔn)；合同的批準(zhǔn)和執(zhí)行。

2.建立合同訂立授予權(quán)的分級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)制度，以此針對(duì)相應(yīng)的單位、部門機(jī)構(gòu)和職責(zé)的授權(quán)范圍、日期時(shí)間、條件等因素加以明確。

3.執(zhí)行合同歸口管理。主要要求企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合合同管理工作實(shí)際需求及具體單位職責(zé)范圍建立一個(gè)專門的合同管理部門，由此實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的合同管理。中央管理部門可以設(shè)立法律事務(wù)崗位，并配備法律專業(yè)資格工作人員。

4.需結(jié)合單位本身的業(yè)務(wù)發(fā)展性質(zhì)進(jìn)行組織設(shè)置，具體可在此基礎(chǔ)上建立合同的分級(jí)分類管理體系。比如當(dāng)上級(jí)合同管理單位權(quán)限的合同交由下級(jí)單位簽署時(shí)，一旦下級(jí)單位認(rèn)定簽訂合同超出自身權(quán)限時(shí)，應(yīng)提出申請(qǐng)。經(jīng)上級(jí)管理部門審查批準(zhǔn)后，實(shí)施授權(quán)或委托簽訂。

（二）加強(qiáng)合同的起草和審查控制

1.在正式簽訂合同之前建立相應(yīng)的體系，以規(guī)范資格審查、內(nèi)容談判和文本起草過程，確保合同按照相關(guān)的國(guó)家和行業(yè)法規(guī)以及公司自身的利益簽署，并避開如舞弊風(fēng)險(xiǎn)、合同簽訂過程中欺詐風(fēng)險(xiǎn)等。

2.針對(duì)重大合同及存在復(fù)雜法律關(guān)系的合同，需邀請(qǐng)各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)人士參與談判，必要時(shí)可外聘專家協(xié)助。談判當(dāng)中涉及的重要事項(xiàng)需做好相應(yīng)的記錄工作。

3.嚴(yán)密審查業(yè)務(wù)合同的主體資格、注冊(cè)資本、資本運(yùn)作、技術(shù)水平、質(zhì)量保障能力等方面內(nèi)容，同時(shí)需做好市場(chǎng)信譽(yù)、產(chǎn)品、品質(zhì)、質(zhì)量等內(nèi)容的資格審批，由此明確其履約及履責(zé)的能力，并驗(yàn)證對(duì)方合法身份和法律資質(zhì)。

4.指定負(fù)責(zé)起草合同文書的人員。合同文本在具體原則上需交由承包商起草，但是對(duì)于一些重大或特殊合同，應(yīng)交由法律部門負(fù)責(zé)起草，如有必要，還可以請(qǐng)外部專家起草擬定。非己方起草的合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查另一方的合同起草內(nèi)容，以確保合同的內(nèi)容能夠真實(shí)、準(zhǔn)確地反饋企業(yè)需求[3]。

（三）合同簽訂控制

企業(yè)合同的執(zhí)行，變更或終止應(yīng)受到有效監(jiān)督。具體如下內(nèi)容：

1.建立合同專用章，并交由專人保管和建立追回制度。印章管理部門（或相關(guān)崗位）不得在沒有編號(hào)、沒有經(jīng)過合同審查、簽署文件以及缺乏代表合同授權(quán)書的情況下在合同上使用印章。合同蓋印完成后，應(yīng)及時(shí)收回合同專用章并做好相應(yīng)保管工作。

2.企業(yè)原則上應(yīng)與合同另一方簽訂重要合同。針對(duì)要求蓋印簽名的企業(yè)，需在移交簽名蓋印之前，應(yīng)通過在合同頁碼之間加蓋印章和使用防偽標(biāo)志控制合同文件。

3.正式締結(jié)的合同，除立即解決外，應(yīng)采用書籍形式，包括合同，補(bǔ)充協(xié)議，正式信函，數(shù)據(jù)電文等。如果由于緊急情況或條件未及時(shí)簽署合同，隨后應(yīng)進(jìn)行相關(guān)的補(bǔ)簽合同程序。

4.合同訂立后，應(yīng)將合同副本和相關(guān)的審核材料提交給當(dāng)?shù)貦n案管理部門，提交保管及履行。

（四）控制合同履行

針對(duì)企業(yè)違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)秉持及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決的原則，具體控制舉措如下所示：

1.要求相關(guān)合同管理部門需做好對(duì)合同執(zhí)行情況的定期監(jiān)督管理。在實(shí)際履行當(dāng)中，如果對(duì)方違反合同，小規(guī)模履行，延遲履行等，或者企業(yè)自身無法履行或延遲履行合同，應(yīng)及時(shí)采取對(duì)策。并向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。合同到期后，應(yīng)立即與另一方處理相關(guān)的和解程序，并建立義務(wù)關(guān)系。

2.合同已訂立，但事后發(fā)現(xiàn)另一方存在明顯的不公平、不正確條款或欺詐行為，已經(jīng)或可能嚴(yán)重?fù)p害公司的利益。這就要求合同管理部門必須及時(shí)向企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)詳情。并在此基礎(chǔ)上采取有效法律舉措，以此控制有害行為產(chǎn)生及持續(xù)拓展。如有必要，也可以申請(qǐng)仲裁機(jī)構(gòu)更改或終止原始合同。

3.搭建嚴(yán)格化合同執(zhí)行結(jié)果驗(yàn)收機(jī)制。具體要求依照內(nèi)控規(guī)章制度明確獨(dú)立合同的職能，最終切實(shí)保障合同的履行。

4.公司財(cái)務(wù)部門需嚴(yán)格依照合同具體條款針對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行審查。并且有權(quán)駁回未按照合同條款履行合同的人員、已簽合同但未簽正式合同或未能接受業(yè)務(wù)的人員付款。

5.制定違約處罰管理制度。一旦其中一方產(chǎn)生違反合同行為，要求應(yīng)當(dāng)按合同條款收受違約賠償金；當(dāng)違約賠償金能夠充分補(bǔ)償企業(yè)損失時(shí)，要求由對(duì)方賠償相應(yīng)損失，情況緊急可實(shí)施有效的防控舉措。

6.建立及時(shí)解決合同糾紛的制度。合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭(zhēng)議的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)與另一方協(xié)商解決，并按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定報(bào)告有關(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人。經(jīng)雙方約定的合同爭(zhēng)議解決方法，應(yīng)當(dāng)經(jīng)簽字同意，并經(jīng)雙方授權(quán)人共同簽字蓋章才可真正生效。如果合同爭(zhēng)議無法借助協(xié)商的方式解決，則要求應(yīng)當(dāng)上報(bào)至企業(yè)負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人結(jié)合合同條款采取仲裁或訴訟形式加以解決。

四、結(jié)語

簡(jiǎn)而言之，防控合同管理風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)發(fā)展必須重視的基本任務(wù)。應(yīng)當(dāng)以持續(xù)完善制度，強(qiáng)化管控為前提，采取預(yù)防措施，在活動(dòng)進(jìn)行中進(jìn)行控制，事后進(jìn)行補(bǔ)救，以預(yù)防和應(yīng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)。在工作中，要求企業(yè)需制定包含合同管理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控舉措，以此達(dá)成對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的防控效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳乾.全過程合同管理的工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避技巧[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（03）：9，11.

[2]周建華.企業(yè)合同管理中常見風(fēng)險(xiǎn)及防范[J].中共伊犁州委黨校學(xué)報(bào)，2016（02）：79-80.

[3]鄧小容.為企業(yè)合同管理提供借鑒——讀《企業(yè)合同管理常見問題與對(duì)策》[J].中國(guó)石油企業(yè)，2015（06）：121.