摘 要：如今，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，世界進(jìn)入了嶄新的大數(shù)據(jù)時代，這也對我國的人事檔案管理工作提出了新的要求。如何在大數(shù)據(jù)時代中抓住機遇，善用信息技術(shù)，建設(shè)起一個更加有利于存儲、分類、分析、共享并且更為安全的人事檔案信息系統(tǒng)是當(dāng)今的人事檔案管理人員必須要考慮的。本文提出了現(xiàn)今人事檔案信息化工作中所存在的一些問題，并給出了相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);大數(shù)據(jù)

在如今這個信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的大數(shù)據(jù)時代，任何工作建設(shè)都免不了要轉(zhuǎn)變工作模式，以與時代接軌。對于人事檔案工作來說，大數(shù)據(jù)時代是一個轉(zhuǎn)型的機遇，也是一個沖擊傳統(tǒng)工作思維的巨大挑戰(zhàn)。人事檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今時代背景下人事檔案工作者必須研究的課題，因為人事檔案歸根結(jié)底是在做“人才”的工作，其工作的主要目的是幫助用人單位及時系統(tǒng)性地掌握人才的信息，進(jìn)而針對人才的不同特征來進(jìn)行合理配置，進(jìn)行人才培養(yǎng)和人才資源分配等工作。所以，緊跟時代步伐，引入新技術(shù)、新理念，對人事檔案工作進(jìn)行合理地改進(jìn)完善有著非常重大的意義。如何抓住機遇，善用信息技術(shù)手段去對檔案信息進(jìn)行采集、處理分析，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，及時改進(jìn)，切實提高工作效率和工作質(zhì)量，是每個檔案管理人員都必須要思考學(xué)習(xí)的。

1 當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

人事檔案管理工作的內(nèi)容主要是信息收集、信息整理以及檔案保存。而在大數(shù)據(jù)背景下，我國的人事制度也正處于一個深化發(fā)展的階段，在信息收集、管理以及提取利用信息等環(huán)節(jié)的工作模式上都有了一定的改變，這就為人事檔案管理工作提出了更高要求。人事檔案信息化工作不是一蹴而就的，需要在從建立信息管理系統(tǒng)平臺、檔案信息數(shù)字化、信息采集數(shù)字化、完成云端信息共享等方面入手進(jìn)行技術(shù)與工作模式上的改革，這就要求工作人員從工作理念和工作技能兩個方面進(jìn)行改進(jìn)。目前，我國的人事檔案信息化建設(shè)主要存在以下幾點問題：

1）人事檔案的收集分類存在短板。每一位職工從入職到離職、退休，會經(jīng)歷短則幾個月，長則幾十年的時間，期間會產(chǎn)生大量檔案信息，這就要求檔案收集、分類工作及時跟上。然而如今許多地方還在沿用傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案工作，沒有及時建立數(shù)字化的人事檔案信息庫進(jìn)行信息采集，更無法盡快地搜集變動信息進(jìn)行檔案更新，這在一定程度上拖低了工作效率，也讓檔案的長久保存難以實現(xiàn)。

而大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢在目前的人事信息分類工作中也沒有被體現(xiàn)出來。大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于對浩如煙海的信息進(jìn)行精確地分類管理和分析，而由于人事檔案數(shù)字化上的不足，數(shù)字化信息庫中的人事檔案信息不全，甚至存在空白，這就讓新技術(shù)沒有用武之地。并且，一些單位雖然將人事檔案數(shù)字化工作做得較為完善，但所運用的方法還是傳統(tǒng)的概要性表格和條目式，這也難以適應(yīng)如今大數(shù)據(jù)分類管理的要求。

2）人事檔案信息存儲面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工管理、紙質(zhì)存儲的模式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息存儲需求。如今的人事檔案管理工作所需要的不只是封存擺放、收發(fā)翻閱，而是需要善用其中的信息，對其中的信息進(jìn)行高速定量分析處理，需要在專業(yè)的數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)、云端存儲信息，并對其進(jìn)行高效地分析計算。但是目前，雖然相關(guān)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，但相關(guān)的單位部門卻并沒有對其重視起來，導(dǎo)致這些單位中的相關(guān)工作人員工作方式陳舊、知識結(jié)構(gòu)更新慢、沒有及時掌握相關(guān)信息技術(shù)，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案存儲管理工作要求而不自知。

不僅如此，在一些信息化工作做得稍好的單位，系統(tǒng)安全方面所存在的漏洞也同樣堪憂。人事檔案是涉及當(dāng)事人個人隱私的信息，有時還會有涉密信息，一旦系統(tǒng)被不法分子攻擊，檔案信息被竊取或篡改，后果不堪設(shè)想。而人事檔案數(shù)量大、種類雜，倘若不慎丟失，又沒有合格的攔截、警報系統(tǒng)，也難以在第一時間被察覺。

3）人事檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案工作對從業(yè)人員提出了新的要求，以往慣用的傳統(tǒng)工作模式和觀念已經(jīng)不能滿足當(dāng)今人事檔案工作的要求。但許多單位和部門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的管理者和一般工作人員往往還沒有意識到這些新的要求，沒有對人事檔案信息化建設(shè)提起重視，依然沿用傳統(tǒng)的工作方式。還有的單位部門雖然開始了人事檔案信息化建設(shè)的工作，但一來沒有更新相應(yīng)的設(shè)備，二來也沒有聘請專業(yè)人員，甚至也沒有對轉(zhuǎn)崗到人事檔案信息化建設(shè)崗位的工作人員進(jìn)行足夠的培訓(xùn)，有時還會出現(xiàn)行政人員“身兼數(shù)職”的情況。不僅如此，人事檔案工作的業(yè)績評定也較不完善，績效考核也容易流于形式。這些問題的存在，將會導(dǎo)致工作人員整體專業(yè)素質(zhì)不高的問題，現(xiàn)有的工作人員沒有專業(yè)的設(shè)備、足夠的精力和完備的知識技能去完成人事檔案信息化建設(shè)工作，而其中一些“老”員工或者“合同工”“臨時工”更是存在怠惰思想，認(rèn)為信息化建設(shè)工作就是“走走形式”，不愿主動更新知識儲備，長此以往，人事檔案信息化建設(shè)工作很難順利進(jìn)行下去。

2 完善人事檔案信息化建設(shè)的有效路徑

1）善用信息技術(shù)，完善人事檔案管理系統(tǒng)框架。要做好人事檔案信息化建設(shè)工作，對信息的完整采集、精確分類是一切后續(xù)工作的大前提。要做到這一點，人事檔案信息化建設(shè)工作需要做到拓寬信息收集的渠道，在精準(zhǔn)采集紙質(zhì)檔案內(nèi)容、實現(xiàn)全部人事檔案數(shù)字化的同時，與社會各個相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，及時獲取人事檔案更新的最新動態(tài)，盡可能詳盡、迅速地更新每一份檔案的信息。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)工作人員要充分利用大數(shù)據(jù)時代的先進(jìn)信息技術(shù)，依照人事檔案管理的相關(guān)制度要求和實際需要，構(gòu)建起能夠?qū)⒑Ａ咳耸聶n案信息永久存儲、精準(zhǔn)計算、分類管理并能連接多個平臺信息共享的人事檔案管理系統(tǒng)框架，實現(xiàn)從檔案接收、退還、更新、比對、展示、查閱、共享、備份、信息維護(hù)等全套工作的數(shù)字化與智能化。

2）提高信息存儲、管理系統(tǒng)的安全性。數(shù)字化信息打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲管理的空間限制，不再占據(jù)實體空間，電腦、云端可以存儲海量信息，但是，數(shù)字信息存儲和管理對網(wǎng)絡(luò)信息安全也提出了新要求。人事檔案信息搜集、存儲、管理、計算、傳遞共享等工作十分繁雜，涉及的部門、設(shè)備、線路多，產(chǎn)生的信息層次多，需要的信息技術(shù)支持更多，每一個工作環(huán)節(jié)，都需要在安全性和保密性非常完善的系統(tǒng)中進(jìn)行。所以，存儲管理信息的系統(tǒng)安全和相關(guān)單位、部門的網(wǎng)絡(luò)安全保障顯得極其重要。管理人員需要加強對人事檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，對存儲、備份檔案信息的電腦、硬盤要及時進(jìn)行病毒查殺和信息檢查，對檔案信息檢索、傳遞的線路要進(jìn)行嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)隔離、數(shù)據(jù)加密工作，還要建立起能夠切實防止黑客攻擊的網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期檢測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并定期進(jìn)行對系統(tǒng)的更新維護(hù);同時，更嚴(yán)格控制能夠登錄系統(tǒng)、查看并使用信息的人員權(quán)限，責(zé)任到人，嚴(yán)防檔案信息外泄。

3）優(yōu)化人事檔案信息化管理的工作團(tuán)隊。人事檔案信息化管理工作需要更多具有專業(yè)素養(yǎng)的人才參與，所以，首先，相關(guān)單位部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對該項工作重視起來，加強學(xué)習(xí)，深刻地理解人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性，避免因自己的疏漏阻礙部門工作的開展進(jìn)程;之后，相關(guān)部門應(yīng)完善崗位的規(guī)劃，設(shè)立專人專崗來負(fù)責(zé)人事檔案信息化管理工作，向社會招聘信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，并邀請專業(yè)人員為目前負(fù)責(zé)人事檔案信息化建設(shè)工作的工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高工作團(tuán)隊的專業(yè)技能素養(yǎng)。同時還要對工作人員進(jìn)行思想觀念教育，并且在部門內(nèi)實施更為嚴(yán)格地績效考核制度，設(shè)置有效可行的獎懲措施，對不合格的從業(yè)者及時清退，從而讓工作人員在“內(nèi)”“外”兩方面感受到人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性，從而主動提高業(yè)務(wù)能力，形成更為優(yōu)秀的工作團(tuán)隊。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

陳世萍（1968-），女，山西省文水縣人，現(xiàn)任職于河南省體育工作大隊，人事科，一級館員，研究方向：檔案管理。