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        新形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策探討

        2020-08-10 09:08:24謝琪
        卷宗 2020年16期
        關(guān)鍵詞:人事檔案管理新形勢公立醫(yī)院

        謝琪

        摘 要:公立醫(yī)院人事檔案管理工作與醫(yī)務(wù)人員的職稱評定、專業(yè)技能提升以及醫(yī)療服務(wù)水平有著直接關(guān)系。目前公立醫(yī)院人事檔案管理仍存在較多問題,導(dǎo)致人事檔案歸類困難或不及時,甚至檔案利用率低下,不僅影響著人事檔案管理工作的順利開展,還無法保證公立醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性,一定程度上阻礙著醫(yī)務(wù)人員、公立醫(yī)院的生存與發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:新形勢;公立醫(yī)院;人事檔案管理;存在問題;對策

        人事檔案記錄著醫(yī)務(wù)人員的個人信息、工作經(jīng)歷、職位、培訓(xùn)經(jīng)歷、榮譽、學(xué)歷、晉升等,在公立醫(yī)院人才選拔以及培養(yǎng)中有著重要作用,幫助公立醫(yī)院不斷完善人事檔案管理,既可滿足公立醫(yī)院的人員調(diào)配需求,又能充分發(fā)揮人力資源的作用,有助于公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展?,F(xiàn)階段,公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題阻礙著人事檔案管理工作的正常開展,因此,在新形勢下必須加強公立醫(yī)院對人事管理的重視,建立一個共享的信息化檔案庫,優(yōu)化人事檔案管理流程,并積極、及時更新人事檔案,發(fā)揮人事檔案管理自身的優(yōu)勢。

        1 公立醫(yī)院人事檔案管理所存在的問題

        1.1 醫(yī)院招聘和使用人才較為多元化,檔案歸類困難

        在新醫(yī)改的不斷推進(jìn)下,許多公立醫(yī)院都進(jìn)行了相應(yīng)政策和制度改革,醫(yī)院的招聘和使用人才更為多元化,醫(yī)務(wù)人員的身份也變得多樣化。人事檔案的管理壓力有所增加,醫(yī)院對人事檔案的管理要求更嚴(yán)格。一般在職醫(yī)務(wù)人員包括非編制和編制,其中又包含專業(yè)技術(shù)人員和非專業(yè)技術(shù)人員,而前者可分為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員、其他專業(yè)技術(shù)人員,后者可分為管理崗位人員、工勤人員等,不同崗位的醫(yī)務(wù)人員又有不同的檔案管理程序,檔案歸類較為困難,這也增加了人事檔案管理工作壓力。此外,若醫(yī)務(wù)人員出現(xiàn)身份轉(zhuǎn)變,在信息更新不及時的情況下,便會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)誤差,讓人事檔案管理困難重重。

        1.2 醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員流動性比較大,檔案歸類不及時

        在新形勢下,越來越多的公立醫(yī)院醫(yī)生跳槽或單獨執(zhí)業(yè),公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的流動性越來越大,加上公立醫(yī)院對人事檔案管理并未足夠重視,導(dǎo)致人事檔案管理常出現(xiàn)檔案丟失、手續(xù)不完全、檔案更新不及時、材料不完全等現(xiàn)象,直接阻礙人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。同時,一些公立醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行職位評比、晉升時,相關(guān)材料產(chǎn)生時間比較長,造成人事檔案無法及時歸檔或更新。此外,有些醫(yī)務(wù)人員跳槽至新崗位后,沒去人事檔案管理中心及時更新檔案,易導(dǎo)致所需材料丟失。這些都是導(dǎo)致檔案歸類不及時,影響人事檔案管理工作的主要原因。

        1.3 醫(yī)院檔案歸類不一,導(dǎo)致檔案利用率低下

        由于公立醫(yī)院較為注重醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療技術(shù)、財務(wù)和病例檔案等,而忽略醫(yī)院的人事檔案管理,對檔案歸類要求不嚴(yán)格,導(dǎo)致醫(yī)院各單位所收集的第一手檔案資料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,內(nèi)容混亂,加上多數(shù)單位仍使用人工記錄方式進(jìn)行檔案記錄,造成一些檔案不合格,利用率低下。同時將這類不合格的檔案交予人事檔案管理中心,大大增加人事檔案管理人員的工作量,且無法保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

        1.4 醫(yī)院缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員且管理效率低

        由于公立醫(yī)院尚未足夠重視人事檔案的管理,所分配的人事檔案管理人員多是學(xué)歷不高、年齡偏高,且檔案管理專業(yè)水平低下,這些管理人員不僅未經(jīng)系統(tǒng)化培訓(xùn),且檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠完善,頻繁出現(xiàn)檔案更新、歸檔不及時,以及材料缺失等情況,也影響著人事檔案管理工作。

        2 新形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理改革對策

        2.1 加強公立醫(yī)院對人事檔案管理的重視

        公立醫(yī)院重視人事檔案管理是保證人事檔案工作順利開展的重要前提。但在現(xiàn)實中,許多公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并未形成相關(guān)意識和管理理念,導(dǎo)致人事檔案管理效率無法提升。醫(yī)務(wù)人員的個人檔案記錄著其德才表現(xiàn)、工作經(jīng)歷等,對其日后考核、晉升、評比等有重要影響,還關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)資水平,在醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)中起著無可替代的作用,所以做好人事檔案管理非常重要。公立醫(yī)院除了要增設(shè)檔案庫房,配備專業(yè)的檔案管理設(shè)備外,還要挑選政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強的專業(yè)技術(shù)人員,做好人事檔案管理的收集、整理、更新、傳送,不僅能避免公立醫(yī)院變成“甩手掌柜”,還能保證人事檔案管理的正常工作運行。有了專門、專業(yè)的公立醫(yī)院人事檔案管理,與服務(wù)中心的對接、溝通也能有效加強,從根本上減少了檔案的缺失,最終也保證了人事檔案管理的實效性。

        2.2 建立一個共享的信息化檔案庫

        由于種種原因造成的人檔分離,給人事檔案的管理和利用帶來諸多麻煩,導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下。公立醫(yī)院和服務(wù)中心可建立一個能夠共享人事檔案信息的檔案庫,采用現(xiàn)代化技術(shù)更新、保管相關(guān)檔案。這樣公立醫(yī)院在需要調(diào)取相關(guān)材料時,可利用這一檔案庫獲取,在確定材料正確后,再要求服務(wù)中心進(jìn)行提取,既減少了工作人員來回驗證的麻煩,又可流通資料,保證檔案利用效率。當(dāng)然,這樣一個人事檔案庫,必須交由相關(guān)人員維護(hù)和更新,始終保證人事檔案的安全性。同時公立醫(yī)院出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象,也可利用這一檔案庫及時向服務(wù)中心傳送資料,督促其更新,不僅增進(jìn)了公立醫(yī)院和服務(wù)中心之間溝通交流,還保證了人事檔案的完整性,實現(xiàn)人事檔案管理和利用的無縫銜接。

        2.3 優(yōu)化公立醫(yī)院的人事檔案管理流程

        為提高人事檔案管理的效率,必須對公立醫(yī)院的人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化,才能保證檔案的統(tǒng)一性、正確性、完整性。在新醫(yī)改的不斷推進(jìn)下,公立醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員身份越來越多樣化,醫(yī)院的人事檔案管理工作也變得繁瑣、復(fù)雜,更需要一個統(tǒng)一流程進(jìn)行管理,以提高檔案利用率。首先,明確檔案收集、整理的流程,避免檔案出現(xiàn)缺漏。其次,提高每位醫(yī)務(wù)人員的檔案管理責(zé)任意識,共同維護(hù)人事檔案管理工作流程,最大限度保證人事檔案管理的發(fā)展。此外,加強公立醫(yī)院人事檔案管理與服務(wù)中心的檔案對接流程,保證檔案信息的及時更新。

        2.4 利用數(shù)字化技術(shù)管理人事檔案

        在現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展下,公立醫(yī)院更應(yīng)與時俱進(jìn),合理利用數(shù)字化技術(shù)管理人事檔案,才符合新形勢下醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求。首先,通過數(shù)字化技術(shù)可有效記錄每位醫(yī)務(wù)人員的個人信息檔案,避免人工記錄所造成的信息缺失,還有利于人事檔案的存檔、更新。其次,傳統(tǒng)人工記錄、查找會耗費一定的人力、物力,人事檔案傳送至服務(wù)中心也不夠及時,而通過數(shù)字化技術(shù)可縮短檔案查找、記錄的時間,提高人事檔案管理效率,也為人事檔案管理工作帶來極大的便捷。同時,通過數(shù)字化技術(shù)管理醫(yī)院的人事檔案,并不會與服務(wù)中心人事檔案管理相沖突,只是為了更好的保留第一手人事檔案材料,為后續(xù)檔案更新、利用、傳送等奠定良好的工作基礎(chǔ)。

        3 結(jié)語

        總而言之,雖然公立醫(yī)院由服務(wù)中心管理著人事檔案,但也應(yīng)該注重人事檔案管理的工作,優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理流程,利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理,并與服務(wù)中心建立一個共享的檔案庫,安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理、維護(hù)、更新檔案,才能有效促進(jìn)人事檔案管理的工作順利進(jìn)行,最大限度保障醫(yī)務(wù)人員和醫(yī)院的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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