馮曉萍

摘 要：新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)不是什么新鮮事，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的工作效率，有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合和處理，可以為篩選和提取信息資料提供科學(xué)的保障，因此，在檔案管理中建立數(shù)字化系統(tǒng)和平臺是十分必要的，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑之一。本文就是從實(shí)際出發(fā)，以基層檔案管理工作為研究對象，分析了數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)，指出了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的意義，分析了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，并針對問題提出了科學(xué)的改進(jìn)建議和措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一部分，在確保組織協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要的作用。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種重要的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)對檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應(yīng)的解決策略為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.1 傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備更換龐雜

有的單位對于檔案管理缺乏科學(xué)、規(guī)范化，也不夠重視。甚至有些檔案管理沒有充分的防潮防火措施，因陋就簡。對于檔案的調(diào)閱也采用傳統(tǒng)的文本檢索法，缺乏現(xiàn)代化的索引，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化需要“大破大立”。傳統(tǒng)信息資源不能進(jìn)行電子化、數(shù)字化的二次開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的困難重重。

1.2 工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性

就當(dāng)前情況來看，很多事業(yè)單位都開始重視檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，但是并沒有認(rèn)真、仔細(xì)的探討單位的數(shù)字化檔案管理開展到什么程度？數(shù)字化管理要達(dá)到什么樣的成效？單位所制定的檔案數(shù)字化管理制度也沒有對其做出明確的規(guī)范和要求，部分管理人員在開展檔案管理工作的時(shí)候會抱有“僥幸”心理，漫不經(jīng)心、敷衍了事，并沒有統(tǒng)一規(guī)范化的要求，只對那些特別重要、價(jià)值特別高的檔案進(jìn)行了嚴(yán)格意義上的編號、歸檔，導(dǎo)致事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的局面比較被動。

1.3 數(shù)字化檔案利用率較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作相對復(fù)雜，尤其是檔案資料的收集、整理和篩選工作較為繁瑣，管理過程中還存在一些障礙，很多檔案資料不夠齊全，缺乏完整性，檔案資料的利用率較低。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案管理的效率，但是實(shí)際情況是，部分企業(yè)或事業(yè)單位檔案資料的管理中技術(shù)應(yīng)用較少，檔案資料利用率有待進(jìn)一步提高。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對策

2.1 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化技術(shù)必須要依賴先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)來應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)具有較為強(qiáng)大的功能，檔案管理單位要結(jié)合實(shí)際檔案資料的管理情況，建立數(shù)字化檔案資料管理系統(tǒng)，做好檔案資料的整合和處理，進(jìn)而保持檔案管理的高效性。檔案管理數(shù)字化建設(shè)要加大投入，購置需要的掃描機(jī)復(fù)印是被餓，做好檔案資料的檢索和編目等，突出檔案資料的價(jià)值。

2.2 加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備

檔案數(shù)字化管理主要是采集和整理比較有價(jià)值的信息資源，這些有價(jià)值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價(jià)值，創(chuàng)造出新的效益。檔案作為重要活動的紀(jì)錄材料見證事業(yè)單位的成長，在組織運(yùn)營管理過程中的使用頻率也在提升，對檔案數(shù)字化收集與歸檔管理的時(shí)效性提出了新的要求，要在確保時(shí)效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作開展的價(jià)值。所以，事業(yè)單位管理者要提升對檔案數(shù)字化管理的重視度，投入專項(xiàng)資金配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等，在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時(shí)候參考檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資源在維持組織政策運(yùn)行方面的重要作用。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

2.3 運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段

現(xiàn)代化管理手段主要是指數(shù)字虛擬技術(shù)、高微縮技術(shù)、智能技術(shù)等，隨著科技的快速發(fā)展，這些現(xiàn)代化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用日益廣泛。就事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)來看，事業(yè)單位可以引入密碼技術(shù)、面部識別技術(shù)、指紋技術(shù)等，來提高文件管理的安全系數(shù)。第一，可以建立專門的檔案室，用于存儲紙質(zhì)檔案、檔案硬盤，進(jìn)入查閱的人員必須要通過指紋識別、面部識別以后才能夠進(jìn)入，避免外人進(jìn)入檔案室竊取、修改、隨意查閱檔案;第二，數(shù)字化檔案則是可以利用密碼來實(shí)現(xiàn)保存，對于需要共享的檔案也應(yīng)該做好加密處理，只有輸入正確的密碼才能夠查閱，最大程度上保證數(shù)字化檔案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技術(shù)，配合聲音識別技術(shù)，可以通過聲音來直接調(diào)取檔案，減少中間環(huán)節(jié)可能會出現(xiàn)的差錯，降低檔案管理工作難度，為更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

2.4 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴(kuò)容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，符合日后升級的可靠性。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗(yàn)。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性。第三，提升檔案管理的性能。機(jī)房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、在線升級、在線存儲能力。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長電子文件載體的保存時(shí)間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權(quán)限控制，不斷強(qiáng)化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權(quán)限訪問。

2.5 做好檔案數(shù)字化信息加工

首先是制訂檔案數(shù)字化工作方案。根據(jù)檔案數(shù)量、類型、年代、全宗等全面分析，制訂行之有效的數(shù)字化工作方案。方案應(yīng)明確檔案數(shù)字化加工過程中的各方職責(zé)，如檔案管理者負(fù)責(zé)提供檔案，以及數(shù)字化加工，并由各方共同進(jìn)行數(shù)字化成果的驗(yàn)收。要明確檔案數(shù)字化的內(nèi)容、目標(biāo)、進(jìn)度、責(zé)任、技術(shù)要求，以及相應(yīng)的保密要求等。其次是要確保檔案資料準(zhǔn)確清晰。在檔案數(shù)字化加工過程中要逐一認(rèn)真檢查核對檔案資料，確保檔案資料準(zhǔn)確、清晰和完整。再次是要嚴(yán)格遵循數(shù)字化加工流程，即“提卷—編頁—核對—數(shù)據(jù)錄入—掃描—圖像處理—檢查驗(yàn)收—數(shù)據(jù)抽查—圖像掛接—數(shù)據(jù)庫圖像檢驗(yàn)—數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查—還原裝訂—?dú)w還—入庫”等。最后是要做好檔案數(shù)字化驗(yàn)收。通過抽查與檢查的方式進(jìn)行驗(yàn)收審核，重點(diǎn)是要檢查檔案數(shù)字化結(jié)果的操作程序是否規(guī)范、有序。

3 結(jié)語

綜上所述，就是檔案數(shù)字化管理工作的主要內(nèi)容和重點(diǎn)注意事項(xiàng)，完善我國檔案數(shù)字化管理還有很長的一段路要走，相關(guān)人員應(yīng)該不斷尋找、完善檔案數(shù)字化管理方式，只有做好檔案數(shù)字化管理工作，才能更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效用，才能更好的為社會服務(wù)。

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